芻議醫(yī)院人事檔案管理工作創(chuàng)新思路

梁健發(fā)

【摘要】社會經(jīng)濟的發(fā)展帶動了醫(yī)療事業(yè)的進步，醫(yī)療機構正不斷深入改革，如，用人方面的改革。此項改革使醫(yī)院的正常運行以及日常工作發(fā)生了翻天覆地的改變，尤其是人事檔案管理，這項工作在醫(yī)院屬于重要的人力資源管理內(nèi)容，同時，還關系著醫(yī)院人才調(diào)動、人才升遷、人才培養(yǎng)和人才配置等。文章分析了醫(yī)院人事管理存在的問題，并提出創(chuàng)新方法，供各醫(yī)院做參考。

【關鍵詞】醫(yī)院管理;人事檔案;管理方法

醫(yī)院應該重視人事檔案管理工作，一份清晰以及完整的人事檔案，可以促進人力資源活動有條不紊地進行。所以，醫(yī)院在對人事檔案進行管理的時候，必須秉承“以檔為根”及“以人為本”的管理理念，提升檔案管理工作者的綜合素質(zhì)，促使檔案管理制度越來越完善。在實際的檔案管理過程中，依舊有些問題存在，這些問題對檔案管理工作的實施造成一定影響。所以，探究如何運用創(chuàng)新的方法對醫(yī)院人事檔案進行管理極其重要，對此，筆者在下面進行探討。

一、醫(yī)院人事檔案管理問題

（一）保管檔案的硬件條件較差。通常情況下，醫(yī)院人事檔案都有很多份，隨著時間的推移，每年都有很多新入職的員工，在職檔案每年都在增加，同時，死亡人員以及退休人員也需要存檔保存，所以，醫(yī)院人事檔案數(shù)量只會越來越多。存放檔案的密集架已經(jīng)趨向于飽和的狀態(tài)，而且檔案室有著有限的空間，根本無法新增密集架。除此之外，人事檔案都是紙質(zhì)材料，如果長時間放置會出現(xiàn)蟲蛀以及發(fā)霉等現(xiàn)象，而且一般的檔案室沒有較好的通風條件以及采光條件，也沒有除塵設備以及除濕設備，不能有效地保護檔案材料，有可能會影響使用者以及管理者的健康。

（二）信息化使用程度不高。第一，檔案中的紙張材料并不相同，那些紙張比較薄的檔案，經(jīng)過一次又一次的取閱，極容易發(fā)生污損或是破損，對檔案后續(xù)使用造成嚴重影響。第二，本院在收集以及使用人事檔案時未能合理運用信息化手段，這樣在對人事檔案進行收集時，通常把紙質(zhì)材料存放在檔案盒中，然后把檔案盒放到密集架上面。在取閱的時候，也必須進入檔案室，由人工在密集架上對檔案盒進行尋找，當檔案盒找到以后，還需要從中找尋需要的材料，使用完后再將檔案盒放回到密集架上，此種做法不但需要花費人力和時間，而且效率也非常低，有姓名相同的員工時，還會出現(xiàn)弄錯的情況。第三，在對紙質(zhì)材料進行使用或者外借的時候，假如因為疏忽引發(fā)丟失的情況，那么不但會泄露個人隱私，還會使檔案變得不再完整。

（三）檔案管理人員不具備較強的素質(zhì)。檔案學專業(yè)性非常強，需要管理者熟練運用文獻編研學、檔案管理學、檔案保護學和檔案法規(guī)學等知識內(nèi)容，同時管理者還應該具有較強的時間操作能力以及較高的思想素質(zhì)。因為醫(yī)院的工作環(huán)境非常局限和特殊，很難聘請到檔案學專業(yè)畢業(yè)的學生，所以，醫(yī)院通常都會指派人事部工作人員對人事檔案進行管理。而人事部門的工作者大部分都來自藥劑學、護理學、臨床學、管理學等專業(yè)，根本沒有專門學習過檔案學知識，在檔案保護、檔案編研、檔案分類、檔案檢索以及檔案編目等方面經(jīng)驗欠缺。所以，只有在日常工作當中不斷對管理方法進行摸索，或是通過各種培訓掌握一點理論知識。此外，因為檔案管理是由人事部門兼職完成的，人事部工作人員需要利用大部分時間對人事工作進行管理，很少有時間專門管理人事檔案。因為這些不利因素的存在，人事檔案的管理極有可能出現(xiàn)無序化現(xiàn)象，人事檔案的價值將無法體現(xiàn)。

二、創(chuàng)新人事檔案管理的新思路

（一）對保存檔案的環(huán)境進行優(yōu)化。醫(yī)院平日里一定要對存放人事檔案的地方進行維護。定期對檔案室進行整理，將衛(wèi)生死角清掃干凈，確保檔案室清潔以及干凈;安保部門需要定期走進檔案室，查看其門窗是否完好，檔案室屬于消防部門重點保護的地方，需要定期對防火安全隱患進行排查，如果發(fā)現(xiàn)消防滅火用具存在問題，必須及時更換，同時，還要組織培訓，向檔案管理人員講授消防知識。清理一切與檔案有聯(lián)系的資料，安置一個專門存放檔案的房間，使保險柜以及密集室等專門存放檔案，不允許隨意擺放檔案。此外，醫(yī)院還需要購進恒溫設備以及除濕設備，安裝到檔案室當中，保證檔案室溫度以及濕度保持在恒定值，防止出現(xiàn)檔案材料霉變的情況，后勤部門還需要采購防蟲藥物，并定期在檔案室中投放，防止發(fā)生鼠害以及蟲蛀的情況。

（二）使用信息化對檔案材料進行管理。醫(yī)院需要了解人事檔案管理的實際情況，然后再運用數(shù)字化平臺以及信息化手段對人事檔案進行管理。構建專門管理人事檔案的裝訂器、打印機、計算機和掃描儀等，以及保存有變動的人事檔案材料，并將這些材料以數(shù)字化的形式存儲起來。同時，還要邀請專業(yè)的人員對檔案使用系統(tǒng)進行設計，構建一個健全的檔案信息數(shù)據(jù)庫，這樣日常的使用以及管理將會變得更加方便，此過程中，還需嚴格地對管理者的權限以及密碼進行設置，防止數(shù)據(jù)庫信息外泄。假如有必要，存放人事檔案的數(shù)據(jù)庫還可以和醫(yī)院的HIS系統(tǒng)、醫(yī)院的OA系統(tǒng)進行連接，對查找以及借閱人事檔案的流程進行簡化，能夠通過網(wǎng)絡實現(xiàn)人事檔案材料的讀取與調(diào)閱，盡可能少翻取紙質(zhì)材料，使人事檔案盡可能地保持完整，防止人事檔案資料損壞以及丟失。此外，需要定期對系統(tǒng)進行維護，并做好數(shù)據(jù)備份工作，保證人事檔案信息的準確性。

（三）督促管理人員學習檔案管理知識。醫(yī)院應該安排專門人員對人事檔案進行管理。檔案管理者需要主動學習檔案學知識，主動參加各種類型以及層次的學術交流會、培訓班以及學習班等，更新自己的專業(yè)知識、業(yè)務水平和管理理念等，能夠熟練編制檔案目錄、書寫檔案文書等。與此同時，醫(yī)院還應該對檔案管理者進行技術指導，促使每名檔案管理者都能夠對裝訂機、計算機和掃描儀等技術設備進行維護以及使用，使檔案管理效率不斷提升。除此之外，醫(yī)院還需要對檔案管理者進行思想政治教育，促使檔案管理者具備較高的原則性以及政治素養(yǎng)，并使檔案管理者可以時刻牢記自己需要承擔的義務以及責任，提升自身的保密意識，對個人隱私進行保護，防止將檔案信息泄露出去，進而使檔案信息得到應有的保護。

三、結束語

綜上所述，在醫(yī)藥衛(wèi)生體制不斷深入改革的過程中，醫(yī)院的每項工作都面臨著改革，人事制度也不例外，人事檔案管理這項工作雖然不大，可在人事工作當中卻非常重要，我們需要不斷對經(jīng)驗教訓進行總結，并不斷革新自身的管理理念，提升人事檔案管理的質(zhì)量以及水平，保證檔案管理工作和其他工作一同發(fā)展。筆者認為，醫(yī)院在進行人事檔案管理時存在保管檔案的硬件條件較差、信息化使用程度不高、管理檔案的工作人員不具備較強的素質(zhì)等問題，對此，可以通過對保存檔案的環(huán)境進行優(yōu)化、使用信息化對檔案材料進行管理、督促管理人員學習檔案管理知識等方法加強檔案管理，進而使醫(yī)院檔案信息變得更加完善。

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