企業檔案管理存在的問題及創新思路

何小燕

【摘要】隨著企業的發展，企業檔案管理越發重要。但現存的很多檔案管理問題嚴重制約了企業對檔案的需求，通過創新思路來解決這種檔案管理的現狀，變得越來越重要。

【關鍵詞】企業檔案;管理;現存問題;創新思路

在企業發展過程中，企業檔案有著記錄企業發展進程的作用，是對企業過去、現在以及將來經營活動的管理，也是對企業真實存在的見證。但在很多時候，企業檔案管理工作的重要性并沒有被很多企業所重視：一方面，企業檔案并不直接產生企業經濟效益，并未引起管理者的重視;另一方面，企業檔案管理過程較為繁瑣，現存的管理方法并不高效。

然而隨著社會的發展，商業環境成熟，企業檔案的管理問題已經變得越來越明顯，并有阻礙企業健康發展的跡象。因此企業檔案管理工作人員需要有更好創新方式來管理企業檔案，而如何就企業檔案管理問題進行創造性的管理，是一個值得檔案管理者思考的問題。

一、當下企業檔案管理客觀存在的問題

（一）缺乏能動性。在以經濟建設為中心的社會背景下，許多人認為檔案的改革和發展似乎不太重要，而企業也把主要精力和財力用于發展生產上。因此，管理人員能動性的缺乏是普遍的問題，由于檔案管理工作缺少有效的考核機制，難以和管理人員的薪資掛鉤，管理人員在思想上容易出現懈怠的情緒，不能將檔案管理工作落到實處。

（二）管理制度陳舊。很多企業，特別是一些國有企業的管理者，在觀念上認為企業檔案管理并不是核心業務，對檔案的管理只需要維持現狀即可，無需進行創新，只要不出問題就行。管理者這種思想觀念讓企業檔案管理工作變得很單一，也很封閉，隨著外界商業環境對企業檔案管理的要求變高，這種管理方式已經很難適應。

（三）認知局限。很多管理者并沒有認識到檔案管理工作的重要性，認為對檔案管理工作的投入并無太大價值，他們更多的是將精力放在企業生產工作和經營活動中，而在檔案管理工作中缺乏足夠的動力，更無法將企業檔案管理工作與企業生產經營活動進行有機結合，產生更大的價值。

（四）革新意識不強。一方面，現行的大型企業的經營者認為檔案管理屬于附屬工作，按照老規矩做好服務工作就行，因此導致認知的片面性、管理的單一性以及工作方式的單調和原始性，致使其改革缺失動力，無法跟上時代的發展;另一方面，檔案部門長期以來形成的思維定式，使他們害怕承擔改革帶來的不良后果，因此安于現狀的思維比較普遍，所以創新意義也是十分薄弱的，綜合而言是革新意識不強。

二、企業檔案管理工作的創新思路

（一）提升服務意識。企業檔案管理工作者需要提升、強化服務意識。明白自身工作的價值，理解檔案管理的意義，規范檔案工作的程序，并不斷提高管理水平，充分有效去挖掘和管理企業檔案的價值，在工作過程中，將工作落實到細節實處，不但在深度上有所提升，也要在管理的廣度上有所拓展。讓原本“檔案無用”的思維徹底摒棄，更多的是擁有服務的意識，使企業檔案的價值得到利用，甚至讓企業得以更好發展。要提升服務意識，重點在于始終抓住核心，也就是有工作重心。知道企業的發展需要什么、企業的經營活動是什么、知道企業正處于什么發展階段。只有知道了企業發展需要什么，檔案管理工作才能夠更好地與企業的發展協同，也就能發揮企業檔案管理的作用，做到有的放矢，有目標、有條理也有結果。否則缺乏這種服務意識，僅僅是“做一天和尚撞一天鐘”，不可能將企業管理工作落到實處，更不會為企業的發展帶來幫助。

（二）管理機制要創新。對于檔案管理，除了需要管理人員提升服務意識外，還需要在管理機制上有所創新。因為很多企業在快速發展的過程中，將企業檔案管理工作拋之腦后，企業在檔案管理方面的管理機制已經變得非常陳舊，效率低，出錯率高。因此企業領導者首先要重視企業檔案的管理，并能夠在企業檔案管理機制上做出必要的創新，讓整個企業的檔案管理工作能夠適應公司快速發展的需求。

（三）管理對象和手段需要創新。隨著社會的進步，互聯網行業的發展，對于信息的管理越來越便捷。與此同時，很多電子文件取代了原先的紙質文件，企業檔案的形式也由原先以紙質為主，變成以電子文件的形式為主，這個時候需要在企業檔案管理中，考慮電子文件的管理，也就是管理對象需要創新。檔案工作的管理創新必須有一定的手段進行輔助，畢竟檔案是很重要的東西，出了任何差錯都無法彌補損失，因此健全完善的工作機制和律法手段是必不可少的，用以防治檔案工作的隨意和盲目，達到有法可依、違法必究的管理層次，形成規范化工作體系與機制。

（四）工作方式需要創新。傳統的檔案管理定位為提供文件和檔案的查閱，也就是領導需要什么資料，就找到資料給領導。隨著社會的發展、科學的進步以及互聯網信息產業的發展，整個社會對檔案的需求產生了多樣性的需求，這些需求體現在數字化、精準快速的響應上，客戶對傳統的紙質文檔需求不高，而是對電子形式的文檔需求旺盛，因此在企業檔案管理中，需要更多地采用數字化的管理方式，以應對客戶對檔案的新的需求。針對新的需求，我們建立企業檔案管理網絡體系，即從企業的產品效益、市場經營、品牌形象等領域出發，去建立和完善企業檔案管理網絡。在該管理網絡中能夠清晰體現員工在企業中的需求，以便管理人員及時調配資源進行處理，當然也要經常在企業中宣傳檔案知識和相關法規，可以有的放矢地加強檔案意識。檔案網絡建設是一個系統性工程，必然要得到企業以及相關部門的同意，才能有效展開建設工作，管理人員得到保障之后，才能適應現代管理工作。

（五）服務觀念的改變。改變需要打破常規，不應該被各種條條框框束縛。新時代，企業檔案的發展出現了很多問題，這些問題目前沒有什么經驗可以借鑒，只有開闊思維、改變觀念、大膽嘗試、敢于改變才有可能突破現在的狀態，才能在探索中找到合適的企業檔案管理的方法。隨著社會的快速發展，互聯網行業極速變化，企業檔案管理工作變得越來越重要，如何搭建檔案信息化管理團隊，成為企業檔案管理工作亟須解決的問題。在這個過程中，團隊的經驗很重要，但團隊服務觀念的建設不容忽視。不但要提升他們的互聯網操作能力，也要強化他們的服務意識，這樣才能在企業檔案管理工作中配合企業發展，最終實現企業與個人共同成長。

三、結語

綜上所述，對于企業檔案管理者，最重要的職責就是管理好企業的檔案資源，并充分利用好這些資源，在具體的工作中，不斷提升自身的服務觀念，改進檔案管理的方法，建立一套完整有效的檔案管理體系，并主動為企業的經營活動提供力所能及的支持，真正將企業檔案的價值發揮出來。對于檔案管理者而言，明白了檔案工作的價值所在，也就有了積極工作的熱情，能夠勤于思考、勇于改進，并能夠在工作的過程中，始終站在企業角度對待自身的工作。

【參考文獻】

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