工程檔案開發利用的方法和途徑

徐華

【摘要】水利工程是國民經濟和社會發展的主要命脈，而水利檔案對于水利工程具有至關重要的使用價值。本文就水利工程檔案的開發和利用進行探討，針對目前存在的幾個主要問題提出相應的改進對策，以將工程檔案的價值最大化發揮。

【關鍵詞】工程檔案;開發利用;方法

水利工程檔案是國家寶貴的財富，更是考察水利建設的重要依據，其不僅能夠將水利工程建設的實時情況進行記錄和反映，還能夠進一步挖掘其潛在資源，有效開發和利用促進對工程建設的積極影響，進而推動工程事業的發展進程，為其提供重要的參考依據。因此，要總結工程檔案開發利用中存在的問題，有意識有計劃地做好相關開發工作。

一、水利工程檔案管理上存在的不足

（一）檔案管理制度不健全。由于相關領導對檔案管理部門的重視程度不夠，認為其只是一個資料整理和歸檔的簡單工作，因此相關的規章制度制定不夠完善。一些基礎性的水文、氣象資料并沒有及時、真實、準確地進行收集和整理，甚至常常出現資料缺失的現象，進而對于水利工程的建設帶來不利的影響。與此同時，個別工作人員只注重工程現場的管理情況，對于檔案資料的管理流于形式，大部分水利工程項目在工程快要竣工的時候才進行相關資料的收集整理，而很多關鍵之處的數據全部是亂寫，造成資料失真，對于后續的水利工程管理帶來負面影響。個別時候，工作人員借閱檔案時登記制度不健全，使得檔案資料存在丟失現象。

（二）檔案管理意識不強。大部分檔案管理工作人員對于自身崗位工作的認識不夠全面，重視程度不足。再加上個別水利工程檔案管理部門的硬件設施投入不足，很多地方通風采光很差，受潮嚴重。對于十分重要的水利工程檔案沒有加密，使得其安全保密性不強，沒有經過審批就隨意被借閱出去。

（三）檔案管理人員素質不高。目前大部分水利檔案管理部門缺乏檔案管理專業畢業的人才，老一輩檔案管理人員的知識結構大都老化，尤其是信息技術的引入使得老員工不能夠熟練操作各項系統。對于電腦不熟悉，對于影像資料不了解，重要資料沒有及時進行備份。還有個別部門對于檔案資料的維護缺少現代化管理方法，沒有構建統一的信息系統，進而影響到檔案管理的效率和質量。

（四）檔案管理缺乏有效監督。檔案管理工作離不開有效的監督，這使得在實際工作過程中，工作人員對于檔案管理抱著散漫、消極的工作心態，使得工作效率和質量得不到保障，各方面數據資料不能保證其準確性和及時性。像水利工程檔案管理這種邊緣性的工作，常常容易被領導忽視，所以檔案管理缺乏有效的監督是影響其開發利用的因素之一。再加上，越來越多的紙質檔案變成了電子檔案得以儲存，雖然這種方式能夠在一定程度上提升檔案信息資源的快速檢索和利用，但是由于網絡本身具有開放性和共享性，如果儲存方式不佳，就很容易造成檔案信息泄露，進而帶來不必要的損失。

（五）檔案管理信息化程度不高。信息技術的飛速發展，已經被廣泛運用到各行各業中去。現代水利工程的建設也需要大力引入信息技術，構建專門的網絡平臺，以此來滿足現代工程的實際需求。這不僅能夠有效解決傳統檔案管理部門物質空間使用面積大的缺點，還能夠運用網絡傳輸達到無紙化辦公的目的，大大提升了檔案管理人員的工作效率，減輕其工作負擔，解決了傳統檔案管理中滯后的管理模式。除此之外，水利工程的建設和其他的企業單位管理不一樣，相關的檔案管理模式和內容資料不一樣。由于工期的限制，個別建設單位依然使用紙質文件，有信息化意識的單位也是將紙質文件轉換成為電子文件的形式。

二、水利工程檔案開發利用的方法

（一）引入信息技術，奠定開發基礎。在信息化時代，信息資料的利用具有重要的戰略作用。檔案管理部門必須要加大信息技術的引入力度，從硬件設施到軟件系統，都要著重進行引入和管理。由此促使每個工作人員都能夠熟練操作系統，減少檔案存儲的空間，提升工作人員工作效率，促進檔案資源走向現代化和智能化。組建專門的技術檔案工作室，形成分層管理的網絡，聘請專門的技術管理人員，帶領各個小組管理好自己的檔案。加強工程建設各個部門之間的聯動機制，讓各個部門能夠進行有效的交流和溝通，由此順利開展檔案收集工作。

（二）充分整合資源，提高開發活力。要想開發檔案資料，充分整合資源是發展的重要方向。檔案管理部門要做好工程檔案開發利用規劃工作，不僅要考慮到工程建設涉及的方方面面，還需要考慮到自身規模的大小和實際發展情況。注重梳理現階段檔案管理面臨的重要問題，針對檔案信息資源進行進一步的挖掘，認識檔案在工程建設中的重要作用，由此激發檔案利用的活力，切實發揮其經濟效益和社會效益。檔案管理部門要嚴格按照相關規章條例對資料進行分類和歸檔，避免資料的遺漏和丟失，總結工作經驗，豐富檔案的編研成果，從而將分散的檔案資源進行整合，讓利用者在第一時間享受多樣化的服務，將檔案開發工作變得更加開放多樣。

（三）積極拓展手段，提高開發水平。應當立足于水利工程行業，重視各個環節的服務內容，注重檔案管理的變化以及實際對檔案的需求程度。重點開發針對性更強的檔案信息產品。例如，檔案管理部門可以在一些和水有關的活動上印刷和本工程相關的內容和圖冊，加大力度對社會進行宣傳。通過工程檔案的介紹和展覽，有效將水利工程檔案資源盤活，同時積極拓展宣傳手段，豐富宣傳方式，基于數字化檔案的基礎上，借助多種媒介吸引更多的閱讀者。相關水利單位不僅要宣傳水利工程的相關信息，還需要提醒廣大群眾注意保護生態環境，有效避免污染水資源，關注水利和人們的生活息息相關，切實提升大家對水陸一體的綠色認識。密切聯系社會動態，借助廣播電視等媒體形式完善檔案流程的對接服務，將以往的查詢檔案資料模式變成跟蹤服務，推廣檔案利用的價值和潛在功能。運用完善的網絡信息系統對工程檔案信息資源進行利用，切實增強其利用水平。

（四）全面共享資源，提高開發成效。開發利用作為水利工程檔案龐大的系統性工程，工作人員應當積極發揮其主動性和創造性，根據工程建設的緊迫性和重要次序，確定檔案開發利用的實際順序，然后按照嚴格的標準逐步開展相關工作。為了遵循檔案管理服務的基本原則，工程建設各個單位需要聯合起來，借助自身的電子信息權利，運用快捷方便的方式提供基本檔案信息服務。組織和開展工程檔案開發利用工作，運用統一的信息系統對檔案資料進行高度共享。切忌用統一的標準去衡量檔案資源的管理過程，更不能脫離實際，而是要兼顧工程建設以后的發展道路，將目標放長遠，基于各自需求和實際基礎，進一步開發適用的工程檔案信息資源。最終減少工作人員的工作量，切實提升檔案開發工作的成效。

三、結語

工程檔案管理能夠有效提升行業的建設管理水平，工作人員要積極拓展檔案開發利用手段，促進檔案工作的現代化與信息化，提高水利工程檔案開發利用的活力、水平與成效，使其更好地服務于水利事業發展和經濟社會發展。

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