不動產檔案傳統管理與數字化管理對比分析

湯安琪

【摘要】隨著我國經濟水平的不斷提升，人民群眾對于住房的改善需求以及剛性需求日益增長，需要進行登記的不動產數量也越來越多，在這樣的背景之下，選擇效率更高的檔案管理方式顯得尤為重要，數字化管理應運而生。本文就不動產檔案的傳統管理模式與數字化管理模式進行對比，分析各自的特點，以供參考。

【關鍵詞】不動產檔案;傳統管理;數字化管理

一、不動產檔案傳統管理模式特點

（一）以紙張作為信息載體。在檔案管理中，檔案信息載體主要是制作成檔案所使用的材料，在建國之前主要使用宣紙，大部分是由人工進行手寫，復印材料、油印材料以及打印材料使用頻率底。比如在不動產權屬登記申請人所提交的不動產付款票據、不動產登記委托書、不動產登記申請書以及不動產買賣合同等，都是以紙張作為信息載體，同時在登記不動產權過程中所需要的審批意見以及調查意見都是通過筆墨在紙張中進行書寫。直至上世紀70年代初，部分格式較為固定的檔案文本被人們通過油印的手段印刷在紙張中，讓登記人員逐一填寫，極大提升了不動產檔案登記與管理的效率。隨著我國科學技術水平的不斷提升，各類機械化辦公設備已經逐漸出現在日常生活中，不動產登記與管理也開始使用了這類辦公設備，通過膠印、鉛印、手工蠟紙刻板油印等方式來實現格式文本的呈現，相關登記人員以及管理人員則通過碳素墨水或藍黑墨水結合鋼筆在紙張中書寫相應的內容。由此可見，在傳統的不動產檔案管理模式中，構成不動產檔案信息的實體材料是通過書寫來實現，在新時代符合年齡相對較大的人群特點，更容易被這類人群所接受。

（二）手工抄錄查詢結果。在傳統不動產檔案管理模式中，當相關管理人員需要為客戶提供相關查詢業務時，往往需要讓客戶手寫不動產登記信息查詢申請書，并把客戶的基本信息、檢索條件、準備查詢的事項以及查詢信息用途登記在案。管理人員通過客戶所提交的準備查詢事項在紙質目錄中進行檢索，并將不動產檔案的編號進行記錄，手寫完成提檔單，接著進入存放檔案的庫房，將符合條件的檔案提取出來。提取完畢之后，還要進行不動產檔案的出庫登記，并閱讀提取的不動產檔案，記錄下客戶想要查詢的信息，并就這類信息加蓋相應的印章。

二、不動產檔案數字化管理的特點

（一）不動產檔案數字化管理的優勢。1.能夠保證紙質檔案的準確性。隨著我國信息化進程不斷提速，信息技術給人民群眾的日常生產生活帶來了較大的便利，不動產檔案管理也結合了各類信息化技術，使用了不動產檔案數字化管理模式。通過不動產檔案數字化管理模式的應用，推出了網上通辦、簡捷快辦等方式，合理利用了原有的紙質檔案，且能夠有效分離紙質檔案的實體與日常利用，最大化降低了利用紙質檔案實體的頻率，充分保護了紙質檔案實體，防止其受到外在因素的干擾而出現遺失或破損的現象，有利于紙質檔案的有效存儲。通過這樣的方式，不但充分與時代接軌，迎合社會發展需要，同時也讓不動產檔案管理的安全性、保密性得到有效的提升。由此可見，將數字化管理與傳統管理進行有機結合，能夠讓不動產檔案管理收獲較大的成效。2.能夠提升電子檔案的安全性。對不動產檔案進行管理時，安全是首要考慮因素，通過數字化管理的方式，構建政府檔案管理“云平臺”，能夠讓電子檔案的安全性得到較大幅度的提升。在數字化管理模式中，主要是采取掃描復制技術或圖片技術來對不動產信息化資料以及紙質資料進行數據化管控，且能夠在穩定的數據庫中進行保存，完成不動產檔案的數字化儲存。當相關管理人員需要對數據庫中的資料進行查找時，所耗費的時間更短，效率更高，不會出現傳統紙質檔案中頁面受損或歸檔出現差錯等問題，同時也能夠讓不動產相應數據得到有效的交互，在互聯網中可以與其余平臺完成數據信息的共享操作，整個不動產檔案顯得更加透明、公開，這對于不動產檔案管理的發展大有裨益。3.提升檔案查詢的便利程度。通過不動產檔案數字化管理模式的應用，不但能夠給人民群眾在登記與查詢方面帶來較大的便利，同時也能夠有效促進我國經濟的良好發展。數字化管理模式能夠給全部不動產管理機構提供一個行業標桿，進而推動整個行業辦事效率有效提升。由于在對產權進行管理時包含了登記、收件、落實、審核發證以及結算等內容，整個過程顯得較為繁雜，通過不動產檔案數字化管理模式的應用，能夠有效提升人民群眾以及相關管理人員進行檔案查詢的便利程度。在數字化管理模式中，構建了具備獨立功能的管理機構，其職能就是整理與收集相關材料，并確認其真實性，接著通過數據化手段將其儲存至信息系統之中，整個不動產數據資料庫具備強大的功能，且保持一定的穩定性與安全性。在該數據信息庫中，能夠充分發揮計算機的作用，檢索、組合、復制其中的數據信息，進而建立一個健全的電子獨立管理系統，這樣一來，能夠有效提升管理人員的工作效率，且保證了不動產檔案的安全性與完整性。

（二）推動不動產檔案數字化管理發展的策略。相關管理人員應當構建一個健全的不動產檔案數字化管理機制，以此促進檔案管理工作效率得到有效提升，這樣才能夠確保在管理房屋不動產相關信息時不出現紕漏，從而為人民群眾帶來最為優質的登記與查詢服務。在不動產檔案管理隊伍內部，應當充分考核相關工作人員，讓其能夠具備優秀的理論思維能力，并采取合理的措施來擴展其思想，讓其不斷吸收不動產檔案管理相關先進經驗，進而充實自身。部分不動產檔案管理人員并不熟悉數字化管理方式與手段，針對這類人群應當采取相應的措施，讓其實踐能力得到有效的提升，并根據社會發展的實際情況，制定出相應的標準，讓管理人員給自身的實踐能力提出一個發展目標，并不斷進行提升，從而迎合信息時代對于數字化管理人員的需求。嚴格貫徹“放、管、服、效”的基本方針，從最基礎的環節來實現不動產檔案數字化管理，例如對于不動產檔案的資料整理與收集、真實性確定以及安全性保證等，給后續的不動產檔案數字化管理建設打下堅實的基礎。同時，還應當加強不動產檔案數據信息安全的保護級別，提升其中的科技性，對防火墻進行優化，并對所有傳輸的數據和信息進行嚴格的加、解密，然后再依據實際的內容對所有的數據信息進行備份與儲存，定期進行檔案數據備份，完善權限分級體系，并對現有的權限進行嚴格管理，以此確保檔案數據的靈活運用及存貯便捷性。

三、結語

綜上所述，隨著我國科學技術水平的不斷進步，針對不動產檔案采取數字化管理模式已是大勢所趨。相關管理人員應當充分認識到數字化管理的作用，明確數字化管理方式的基本手段，熟悉相關基礎知識，做好數字化管理與傳統管理的有機結合。這樣一來，才能夠讓不動產檔案的穩定性及安全性有較大幅度的提升，同時也能夠增強不動產檔案管理工作效率，為人民群眾帶來更為優質的登記與查詢服務，從而促進社會的和諧發展。

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