重視檔案管理規范化

雷安妮

【摘要】隨著現代檔案管理工作的發展，管理理念與管理方式層出不窮，在檔案管理中，融入規范化理念，必須堅持實效性，不能脫離檔案管理的工作實際，讓規范化理念體系構建成為一種空中樓閣，如果對于檔案管理發展效能不能起到良好的推動作用，那么規范化理念自身就會失去價值。在推動檔案管理實踐中，一切理論創新和制度創新，都要以推動檔案管理發展壯大為目標。

【關鍵詞】檔案;管理;規范化;現代化

從內涵和目標來看，規范化理念最大的價值在于提升檔案管理效率，保障檔案管理安全，推動檔案管理向前發展。在實踐中，很多管理者和具體工作人員忽視了實效性，在推動檔案管理創新過程中過于注重形式，創新性的理念和做法沒有真正發揮作用。推動檔案管理效能不斷提升，是現代檔案管理工作的重要發展方向，要積極創新思維與理念，構建現代檔案管理體系，助力現代檔案規范化管理提質增效。

一、從思想理念方面提高對規范化管理的認識

作為檔案管理人員，要認識到規范化理念在檔案管理創新中的作用，探索科學的管理模式和管理體系，提高綜合管理效能。首先，要從思想層面提高對規范化理念的重視程度。在傳統的檔案管理中，一般都缺乏足夠的創新，對于新型管理理念和管理模式缺乏積極的探索，導致檔案管理總體效能不高。在實踐中，要加強相應的學習，特別是在現代管理體系和管理模式方面，規范化理念作為一種科學的工作思想，對于提升檔案管理效果具有積極意義。不管是領導還是普通工作人員，都要加強理念創新，充分重視規范化理念在檔案管理中的作用。其次，要強化全員思想認知，特別是對領導干部的啟發，進而自上而下推動檔案管理體系的構建，融入新型檔案管理思想，提升綜合管理水平，助力檔案管理發展。

二、形成相應的檔案規范化管理制度體系

在現代社會發展實踐中，檔案管理是重要的工作單元，在融入并探索規范化理念的過程中，要加強相應的制度建設，通過理念上的轉化與創新，將現代管理理論融入具體實踐工作中，要加強相應的探索，不能讓規范化管理創新浮于表面，而是要探索具體的實施路徑，然后通過制度建設，將規范化理念的相應內容形成制度，提升管理的科學性、針對性和有效性，構建現代檔案管理工作模式。在實踐中，加強制度建設要結合檔案管理發展的實際情況，要把握制度建設的分寸，既要起到約束的作用，同時也要充分激活檔案的作用，特別是發揮規范化理念的本質作用，通過提升檔案管理效能，適應當前工作發展趨勢。在制度建設中，要發揮制度的剛性作用，將各項措施落實到位，真正將規范化理念融入檔案管理中，提升綜合管理效能。

三、提高檔案管理內部風險防范能力

檔案管理的發展最為重要的因素就是“人”，人是檔案管理的靈魂，掌管著檔案管理的組織、運行，要想提升檔案管理的整體業務能力和水準，就必須先從人的角度去研究。我們倡導檔案管理對內部員工進行定期、定時的業務培訓及教育，對于檔案管理的各個方面都要注意進行針對性的訓練和考核，讓業務人員了解和熟悉業務流程，不能以散漫的心態去面對工作。檔案管理還要將所有流程和細節進行分類，將每一項工作都作為業務的考核指標去完成，并對其中可能存在的風險重點關注，要有提前防范措施，遇到風險要有謹慎的分析能力，不能因為經常做就產生怠慢的情緒。檔案管理在監管層面要加強管理，對于員工要有明確的獎懲措施，盡量減少疏忽大意造成的損失，在思想上不斷提醒員工加強防范，以先進的管理手段促進檔案管理工作能效的提升。

四、優化檔案管理的流程

首先，對于檔案建立有效的信用管理體系，不能完全將信任與檔案管理的業務往來掛鉤，而是要對檔案有嚴格的審核程序，并以動態的監管態度進行考察和審核，通過對檔案記錄的歷史行為進行分析和判斷，對近期的動向有明確的反饋。將檔案各方面詳細情況作為主要的分析對象。其次，對于檔案管理的調整行為要有謹慎的態度。隨著管理觀念的更新和思想意識的發展，當前檔案管理在發展過程中更加重視規范化管理工作質量。在優化檔案管理流程中，要注重與實踐相結合，針對不同的檔案類型，探索科學的管理模式，提升管理的規范化程度，一方面提升管理效率，另一方面則減少人為操作的誤差和風險，提升檔案管理的綜合效能，適應當前檔案管理的發展趨勢，提升綜合管理效能。作為檔案管理者，要創新理念與思維，從流程角度進行優化，探索科學的檔案管理路徑，助力現代檔案管理工作提檔升級。

五、創新開展檔案管理培訓工作

檔案管理培訓是提升檔案管理水平、提高檔案管理核心競爭力的有效途徑，同時在檔案管理培訓的過程中，可以更好地傳播和發展檔案管理文化，這對于夯實檔案管理發展基礎、提升檔案管理發展優勢是非常關鍵的。但是檔案管理培訓具有較強的系統性，因此要想保證培訓效果，需要制定科學合理的培訓方案，然后按照管理培訓方案有效執行。培訓過程中，時間、地點、培訓主題等內容，都是其中的重要因素，只要將這些外在因素進行明確，才能保證檔案管理培訓的順利開展。所以檔案管理在開展檔案管理培訓的過程中，應該積極聯系和溝通，確保培訓過程中的每個環節都不出現問題，避免因為外在因素的問題而影響檔案管理的培訓效果。要想實現檔案管理培訓目標，檔案管理就應該積極制定完善的培訓體系。在開展培訓之前，首先應該明確檔案管理的實際培訓需求，然后結合實際情況，制定具有針對性的檔案管理培訓方案，培訓方案應該具體詳細。另外，要做好各方面的溝通和協調工作，保證通知到位，保證檔案管理培訓的全面性。在培訓教師的選擇上，一定要選擇專業基礎較強的教師，或者業內知名度比較高的教師，這樣才能保證培訓的整體效果。在檔案管理培訓結束之后，還應該對參加培訓的人員進行效果測試和整體評價，具體的檢驗方式可以根據培訓內容來確定。

六、利用大數據開展檔案管理

從檔案管理實踐來看，數字化是現代檔案規范化管理的重要方向，而信息化則是重要的工具。在現在社會信息處理工具中，大數據是一種重要的技術類型，大數據通過數據線索的分析與維護，構建起相應的基礎數據庫，然后通過特定的算法和優化程序，構建起科學的信息分析體系，最終得到信息高速處理和篩選的目標。在現代社會工作體系中，大數據已經開始深入各個領域中，在很多領域都有著廣泛的應用。特別是對于分析預判和精準推送，都具有至關重要的意義。隨著現代互聯網信息技術的深入推廣，大數據在多個領域都得到了廣泛的應用，通過多種途徑收集大數據資源，建立基礎數據庫，更有助于大數據發揮作用，提升信息處理和維護的綜合效果。在應用大數據開展分析、研判工作時，涉及多個層面：第一是基礎數據的收集，這是大數據信息技術得以有效應用的基礎。第二是技術設備層面，大數據需要強大的存儲空間和運算能力，這是發揮大數據作用的必要條件。第三是優化的算法與數據結構，為了提升大數據應用的針對性和實效性，通過特定的算法程序優化，能夠實現檔案管理特定的數據分析目標，對于發揮大數據資源作用具有至關重要的意義，有待深入研究和探索。

七、結語

綜上所述，在現代檔案規范化管理過程中，既有機遇也有挑戰。作為相關工作人員和理論研究者，要認識到檔案工作的發展趨勢，結合檔案管理的技術特點，分析新時代檔案規范化管理的特點，構建起科學的管理體系，提升檔案規范化管理綜合效能，適應當前社會經濟發展趨勢。作為工作者，要不斷創新理念思維，結合現代信息技術發展趨勢，構建起科學的檔案規范化管理體系，提升社會對于檔案規范化管理的認知和接受程度，充分發揮數據技術優勢，避免系統性風險，提升檔案規范化管理等級，切實提升綜合管理水平，適應當前社會改革發展趨勢。

【參考文獻】

[1]周華宇.淺談檔案工作的規范化管理[J].檔案管理文化（中旬刊），2019（9）：180.

[2]董彥惠.事業單位檔案管理工作規范化探討[J].數碼設計（下），2019（9）：185.

[3]李唐華.辦公室檔案管理規范化分析[J].辦公室業務，2019（15）：185.

[4]王海鷗.文書檔案規范化管理的實踐路徑思考[J].辦公室業務，2019（18）：113-114.