現代企業檔案管理工作信息化建設探析

李麗娜

【摘要】企業檔案管理工作是企業日常管理體系的重要組成部分，通過對企業生產和運營過程中形成的相關價值文件以及資料，進行科學的保存與管理，有助于企業獲得持續發展的能力。本文探討現代企業檔案管理工作的信息化建設，具有重要的現實借鑒意義。

【關鍵詞】現代企業;檔案管理;信息化建設;措施

一、現代企業檔案管理實現信息化的意義

信息化的手段作為當前時期企業檔案管理工作的主要實現途徑，有著極其重要的作用。首先，有助于提高檔案的安全穩定性，將傳統的紙質檔案經過處理轉化成電子檔案的形式，加密儲存于硬盤中，并做好備份處理，不僅減少空間的占用，通過安全網絡傳輸數據，避免了文件丟失毀損的問題。其次，有利于減輕管理人員的工作強度，改變傳統人工收集、整理、編輯的模式，只需一次數據檔案錄入，就可以重復查詢使用。再者，有利于提高檔案管理的工作效率，傳統的紙質檔案管理程序冗繁，效率低且容易出錯，而信息化運用科學的處理方式，大大提高了工作的效率。

二、當前信息化建設中存在的問題分析

（一）信息化意識薄弱，不重視推廣實踐。現代化的企業發展迅速，檔案信息內容龐大，但是檔案管理人員信息化觀念較差，不能意識到信息化操作的高效快捷性。很多管理人員停留在簡單的電腦錄入、傳輸，不具備系統的信息化檔案管理理念。因為缺乏重視，導致企業用于檔案信息化建設的資金分配較少，進而影響檔案信息化在企業管理中的應用推廣，檔案信息化建設不能發揮應有的價值，影響了為企業發展提供完善的服務功能。

（二）制度建設欠完善，管理行為不規范。一直以來，企業并沒有形成長效的運行機制，成為檔案管理信息化的嚴重阻力。由于我國信息化建設起步較晚，應用于企業檔案管理中的信息化建設模式不夠成熟。在實際工作中，缺乏行之有效的信息化落實保障制度，對企業檔案的管理沒有統一規范的標準，難以滿足日益增加的檔案管理需求。長久以來，企業沒有專門檔案信息化管理的運營維護機構，資金、規劃、監管都不能有力保障進行，導致信息化發展緩慢，且秩序混亂。

（三）軟硬件設施落后，檔案存儲效果差。由于缺乏足夠的重視和資金，用于檔案管理信息化的軟硬件設施落實不到位，數量不足且配置較低，亟待替換和升級。硬件設施一般功能不足，識別度較低，應用到檔案管理中的存儲等軟件和技術，水平落后技術含量低，不僅存儲安全性能差，存儲量與占用量大，跟不上現代企業檔案信息化高密度處理的步伐。

（四）專業人才缺乏，管理水平較差。現代企業檔案管理人員信息化水平不足，管理團隊中大量缺乏專業技術人員，不能以科學、先進的思想指導工作開展。管理團隊中，不具備信息化管理素質的人員占絕大多數。對于檔案管理軟件不懂、不問、不學習，只能完成簡單的操作，無法將先進設備和軟件的作用發揮出來，也不能上升到科學管理的高度，嚴重影響著信息化檔案管理在現代企業的應用程度。

三、現代企業檔案管理信息化建設的對策

上面主要對當前企業在檔案管理信息化建設中存在的問題進行了分析，在借鑒相關理論及實踐成果的基礎上，本文嘗試以問題為導向，從以下幾個方面來探討今后現代企業檔案管理信息化建設的優化策略。

（一）樹立企業檔案信息化觀念。企業檔案管理工作不僅有助于保存企業重要的文件資料，對于提升企業知識資源的統籌與規劃，提升企業的核心競爭力也有著極為重要的現實意義。因此，在今后企業日常的運營和管理過程當中，企業負責人應該在思想層面高度重視企業檔案管理信息化建設，樹立企業檔案信息化觀念，不斷加大對企業檔案信息化建設所需要的投入力度，為企業檔案信息化建設營造良好的氛圍。例如，煙臺南山集團將企業的檔案信息化管理納入企業重要的發展戰略。通過不斷完善檔案信息化管理的組織建設、支持體系，該企業檔案管理工作取得了豐碩的成果，在企業發展戰略的制定以及綜合運營水平的提升等方面做出了不少的貢獻。

（二）加強對企業檔案信息化的規劃和指導。為了更好地促進企業檔案信息化建設的水平，在今后的企業檔案管理優化和升級過程當中，應該在國家相關部門頒布的企業檔案管理條例的指導下，不斷在企業檔案信息化的規劃和指導方面進行系統的優化。一方面，結合企業自身的檔案管理實際制定相應的檔案管理政策和體系，為企業檔案管理信息化建設指明方向。在具體的規劃與指導過程當中，應該充分發揮信息化的技術手段，促進企業檔案信息管理的科學化水平。另外，還應該從宏觀的頂層設計以及微觀的應用細節等方面來進行實施，從而為今后企業檔案管理信息化發展提供方向層面的指導。

（三）建立健全企業檔案信息化法律規章與標準。企業檔案信息化管理是一個科學系統的過程，需要建立在相關的規章與標準基礎上。一方面，企業應該從信息化時代的要求出發，不斷按照現代檔案管理信息化的相關標準，提高企業檔案管理的安全性、完整性、效果性;另一方面，企業應該完善相關的檔案管理監管制度，明確崗位負責制度，對于檔案管理中存在的問題第一時間進行解決，降低其在問題中造成的不良影響。例如，中石油集團在企業檔案信息化規章與標準的制定方面取得了不錯的成績。該公司嚴格落實國家制定的相關檔案保密制度，在此基礎上，結合公司自身的檔案管理需要，對檔案的登記制度、查閱制度等方面都進行了更加明確的制定，除此之外，還對電子檔案的相關系統進行升級與完善，最大限度地提升檔案管理的安全性，該公司在檔案信息化規章與標準層面的有益經驗值得推廣與借鑒。

（四）重視企業檔案信息化人才建設。目前，在我國企業檔案管理信息化建設過程當中，影響其建設效果與水平的主要因子是人才的缺乏，因此，企業應該從檔案信息化建設的長遠發展角度出發，不斷加大對企業檔案管理信息化建設人才的引進力度：一方面，通過提供優良的條件來吸引檔案管理信息化專業人才的加入。企業可以積極與高校進行戰略合作，根據企業檔案管理信息化建設的需要實施“訂單式”人才培養策略，為企業今后檔案管理信息化水平的提升提供必要的人力資源支持;另一方面，通過搭建良好的信息化人才管理平臺，引導廣大企業檔案信息化人才，發揮自己的聰明才智，為企業檔案管理信息化水平的提高作出貢獻。總之，在今后的現代企業檔案管理信息化建設過程當中，應該不斷從觀念層面、科學規劃方面、法律規章與標準制定方面以及人才建設方面進行系統的改進與提升，只有這樣，今后的現代企業檔案管理信息化建設才會不斷朝著科學化方向發展。

四、結語

現代信息技術的飛速發展給企業檔案管理工作帶來了巨大的發展契機，如何利用信息化的手段來提高企業對檔案資料的收集、整理和開發是當前我國諸多企業檔案管理工作改進的主要方向。在企業檔案管理信息化建設的過程當中，需要企業充分認識到檔案管理信息化建設的意義，不斷在制度層面、人員崗位設置等方面進行必要的優化與完善，從而促進企業檔案管理工作信息化建設水平的提高。

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