加強城建檔案管理信息化建設的對策研究

趙希

【摘要】隨著互聯網的不斷發展，信息化技術被城建檔案管理所應用，該技術能夠使城建檔案實現大范圍的信息共享，大大方便了相關工作人員的查詢工作，并且該技術也能保證檔案信息記錄、上傳的準確性，并有效地提高其整理效率，減輕了檔案管理人員的負擔。但是城建檔案管理信息化建設還存在很多問題，其信息化管理體系、監督體系等有待完善，相關設施還待引進，且隊伍建設不完全，從而使檔案信息化管理工作不能正常進行，也無法在城市發展過程中發揮自己的作用。

【關鍵詞】城建檔案管理;信息化建設;存在問題;對策

城建檔案管理的信息化建設能夠提高工作人員的工作效率和質量，優化了其檔案管理方式，能很好的支持各項科研工作，從而有效推進城市化發展的進程。但是城建檔案信息化管理的工作模式還有待完善，所以相關管理人員和工作人員應該積極完善檔案信息化管理體系和監督體系，引進更多先進的硬件設施、軟件設備，建立健全管理隊伍，并且加強安全管理力度，使得城建檔案能夠更好地服務于城市。本文主要分析了檔案信息化管理存在的問題及解決對策，希望能夠促進城建檔案管理工作系統的完善，從而使其工作效率和質量提升，也能夠在城市發展過程中作出一份貢獻。

一、城建檔案管理信息化建設的必要性

（一）有效提升檔案管理人員的工作效率和質量。在傳統的紙質城建檔案管理中，當工作人員查找某一信息時，檔案管理人員需要查詢很多檔案，任務繁重，工作量也比較大，從而給管理人員帶來了很多工作負擔。但是城建檔案的信息化管理能很好地解決以上出現的問題，能夠擺脫紙質檔案管理模式的束縛，將檔案的相關信息上傳到網絡上，當工作人員查詢信息時，可以通過查找、掃描等來尋找自己想要的信息，這就為工作人員提供了極大的工作便利，也能使他們的工作效率有所提升，從而為相關單位節省了很多人力、物力、財力等資源。

（二）優化城建檔案管理方式。城建檔案信息化管理系統能夠很好地完善檔案管理工作，如使城建檔案逐漸面向大眾，加強大眾對檔案管理的監督力度，從而使檔案的各項工作能夠正常進行。信息化建設能夠優化城建檔案管理方式，使其更加科學、合理。

（三）保證科研工作能夠高效完成。當進行科研活動時，其科技城建檔案成了主要參考依據。城建檔案的信息化管理能夠很好地完善檔案內容，保證其內容的正確性，也方便了管理人員的整理、查詢等工作，所以科技檔案信息化的管理效率和質量均有所提升，有效提高了科研項目對該科技檔案的利用效率，從而對科研工作起到了促進作用。

二、城建檔案管理信息化建設存在的問題

（一）其硬件設施和軟件設施有待完善。在城建檔案管理信息化建設過程中，其檔案館所擁有的硬件設施不完善，軟件建設水平也不高，這就使城建檔案的信息化管理系統存在落后性，不利于信息化系統在檔案管理中作用的發揮。如城建檔案中包含著很多圖片、視頻、文字等信息，而其信息處理水平并不高，軟件建設還不完善，這就導致城建檔案的信息得不到很好的整理、儲存，影響到城建檔案的管理效率，使得城建檔案不能很好地為城市的建設與發展貢獻力量。

（二）城建檔案信息化建設過程中的管理體系和監督體系還不完善，監管力度也不高。我們知道，城建檔案的信息化管理大大方便了工作人員的工作，也能夠提高檔案管理的效率和質量。但是城建檔案信息化建設過程中的管理體系并不完善，這就使得很多工作缺乏一個正確、穩定的管理指標，容易導致檔案管理工作混亂，也不能使工作人員的行為得到約束，做不到有規可依、違規必究，從而影響檔案管理的工作效果。并且城建檔案信息化的監督體系也不完善，其監督力度不高，使得檔案管理在信息化建設過程中缺乏實時的監管，影響其管理工作的準確性，并且讓一些工作人員抓住監管力度不高這一漏洞，不認真完成自己的工作任務，不利于檔案管理工作的正常進行。

（三）其安全保密性較差。城建檔案管理的信息化建設能夠使檔案很好地擺脫傳統紙質形式的束縛，可以將檔案信息上傳到電腦上，大大方便了工作人員的信息查看。電子城建檔案的安全保密性比較差，這是因為一個網絡終端設備能夠獲取相關的檔案信息，可以將檔案信息發送到不同的網絡終端上，這就給城建檔案管理帶來了一定的安全隱患，也給了一些不法人員可乘之機，使得城市的相關信息泄露出去，不利于城市的進一步建設。并且相關管理部門對電子城建檔案的安全管理力度不高，相關安全管理體系也不完善，這就導致了檔案信息化管理安全保密性差的結果。

三、加強城建檔案管理信息化建設的對策

（一）加強對城建檔案信息化管理硬件設施和軟件設施的建設。為了加強城建檔案信息化管理硬件設施的建設，可以對檔案館舍進行合理的改造，提高館舍的安全性，也可以在檔案館舍中配備相應的消毒設備和空氣凈化設備，是檔案信息得到更好的保存。為了提高城建檔案信息化管理的軟件建設水平，需要做到以下兩點：第一，完善檔案信息的網絡建設，相關工作人員應以網絡為基礎，加強其信息化的軟件基礎建設，從而使其軟件建設水平有所提高。第二，提高其信息處理水平，使檔案信息得到很好的管理、儲存。可以從軟件的承載形式、預覽形式等方面著手，根據城建檔案信息的特點，有效提高軟件信息處理水平。

（二）完善檔案管理信息化建設的管理體系和監督體系，加強監管力度。為了完善檔案管理信息化建設的管理體系和監督體系，要參考相關工作人員的意見，從而使管理體系和監督體系能夠很好地應用于工作中。并且為了加強檔案管理信息化建設的相關監管力度，管理人員可以采取獎懲制度，如對于嚴格執行監督工作的人員實行一定的精神或物質獎勵，反之，對于不嚴格執行監督工作且出現一定工作失誤的工作人員則實施一些懲罰措施，從而有效地提高了工作人員的監督積極性，營造良好的監督氛圍，從而有利于檔案管理信息化建設過程的正常進行。

（三）加強對檔案管理信息化建設的安全管理力度。在城建檔案信息化管理過程中，為了抵御黑客、病毒等的侵襲，加強殺毒軟件的設置非常必要，這樣能很好地避免因黑客入侵而使檔案館的珍貴信息泄露的現象的發生。并且城建檔案的相關管理單位應該加強對檔案的管理力度，完善其安全管理機制，并且為檔案館配備先進的消防設施、防盜設施等，從而使檔案信息化管理工作能夠正常進行下去，避免了很多事故的發生。

四、結束語

綜上所述，城建檔案管理信息化建設是其發展的必然之路，能夠很好地提升檔案管理的有效性、完善管理模式、減輕工作人員的負擔，使得城建檔案內容能夠得到很好的完善，也能幫助檔案發揮其作用。但是在建設過程中會受到很多因素的影響，使其建設效果并不明顯。所以城建檔案管理人員必須要緊跟時代發展的步伐，時刻關注科技發展，不斷創新城建檔案的信息化管理工作，使其更好地符合城市發展的需求，從而推進城市的進步與發展。

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