信息系統(tǒng)下業(yè)財(cái)融合的會(huì)計(jì)處理

劉方超

制造業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)經(jīng)營與財(cái)務(wù)管理脫節(jié)問題由來已久，筆者所在企業(yè)為年產(chǎn)值25億元的汽車零部件制造公司，旗下有兩家年產(chǎn)值10億元的控股子公司，擁有員工2000余人，涉及上萬種汽車零部件的生產(chǎn)加工。產(chǎn)品由八個(gè)車間進(jìn)行生產(chǎn)，產(chǎn)品加工工序分為單步驟和多步驟，主要工藝過程有焊接、裝配等；表面處理委托外部廠家進(jìn)行，物料流轉(zhuǎn)較為復(fù)雜。其會(huì)計(jì)處理使用金蝶K3總賬模塊、固定資產(chǎn)模塊，物料管理使用某倉存管理軟件，其他工作基本處于手工錄入狀態(tài)。為了解決日益復(fù)雜的管理工作，提高效率，節(jié)約成本，該企業(yè)于2017年4月啟動(dòng)了全面信息化升級(jí)工作，統(tǒng)一財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、物資管理、生產(chǎn)管理、供應(yīng)鏈管理。在搭建業(yè)財(cái)一體化的過程中，筆者遵循以業(yè)務(wù)經(jīng)營牽引財(cái)務(wù)發(fā)展，財(cái)務(wù)發(fā)展支撐業(yè)務(wù)經(jīng)營的核心理念，主要通過基本核算設(shè)置、采購賬務(wù)處理、銷售賬務(wù)處理、費(fèi)用報(bào)銷賬務(wù)處理、存貨核算賬務(wù)處理、收付款賬務(wù)處理、報(bào)表取數(shù)成型幾個(gè)方面總結(jié)了一些經(jīng)驗(yàn)同讀者進(jìn)行分享以拋磚引玉，共同進(jìn)步。

一、基本核算設(shè)置

（一）物料計(jì)價(jià)方法

根據(jù)企業(yè)實(shí)際管理情況，原材料采用計(jì)劃成本法，產(chǎn)品成本采用加權(quán)平均法進(jìn)行核算。因此要在物料采購過程中能夠使用計(jì)劃成本法的憑證模板，則必須啟用“外購入庫生成暫估沖回憑證”功能。

（二）物料用量單位與BOM清單

物料單位設(shè)置采用件、公斤、平方米等，由于企業(yè)采購的按照重量計(jì)量的物料是以實(shí)際過磅數(shù)作為入庫數(shù)量，而按照?qǐng)D紙尺寸計(jì)算的理論重量比實(shí)際稱重?cái)?shù)值要大，因此在BOM清單中有關(guān)重量的定額必須采用圖紙凈料重量并給予一定的合理損耗系數(shù)確定，如果使用消耗定額，將導(dǎo)致以重量為計(jì)量單位的物料庫存出現(xiàn)負(fù)數(shù)。

（三）核算項(xiàng)目設(shè)置

為方便后續(xù)的成本費(fèi)用分配，費(fèi)用核算項(xiàng)目按照部門設(shè)置，而借款類管理按照員工進(jìn)行核算項(xiàng)目設(shè)置，采購、銷售分別按照供應(yīng)商、客戶名稱進(jìn)行項(xiàng)目設(shè)置。

二、采購賬務(wù)處理

（一）一般外購入庫賬務(wù)處理

一般外購入庫賬務(wù)處理指的是，物料一經(jīng)入庫，供應(yīng)商即可根據(jù)入庫的數(shù)量開具發(fā)票，進(jìn)行物料采購掛賬。在這項(xiàng)業(yè)務(wù)中，物料采購訂單由采購部門根據(jù)MRP運(yùn)算結(jié)果確定并下達(dá)給供應(yīng)商。供應(yīng)商按訂單配貨送抵現(xiàn)場(chǎng)后，先進(jìn)行報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)，報(bào)驗(yàn)合格后由物料管理部門生成“外購入庫單”，經(jīng)審核后，入庫手續(xù)才予以辦理完畢。臨近月末，采購部門收到供應(yīng)商根據(jù)入庫數(shù)量開具的增值稅專用發(fā)票，核對(duì)無誤后，在系統(tǒng)中，找到對(duì)應(yīng)的外購入庫單，執(zhí)行下推步驟生成系統(tǒng)中的采購發(fā)票，補(bǔ)充填寫付款日期并核對(duì)數(shù)量，然后將發(fā)票及其附件傳遞至財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部進(jìn)行復(fù)核后對(duì)采購部門在系統(tǒng)中提交的采購發(fā)票點(diǎn)擊審核通過。會(huì)計(jì)員在供應(yīng)鏈模塊下的憑證生成界面，點(diǎn)選該采購發(fā)票生成記賬憑證，此時(shí)根據(jù)預(yù)先設(shè)置好的憑證模板，完成財(cái)務(wù)賬務(wù)處理。

（二）使用后結(jié)算的入庫（VMI）賬務(wù)處理

該項(xiàng)業(yè)務(wù)的處理與一般外購入庫類似，區(qū)別在于通過VMI結(jié)算單下推生成采購發(fā)票然后進(jìn)行賬務(wù)處理。此項(xiàng)賬務(wù)處理重點(diǎn)在于VMI結(jié)算單的生成，該企業(yè)選擇的是使用VMI庫向生產(chǎn)車間庫的調(diào)撥單生成VMI結(jié)算單。其后下推發(fā)票及賬務(wù)處理流程與一般外購入庫相同。

值得注意的是，無論在一般外購入庫采購模式下還是VMI結(jié)算模式下，時(shí)常由于各種原因，供應(yīng)商對(duì)一張入庫單據(jù)并未開全發(fā)票。此時(shí)，在下推采購發(fā)票前需要對(duì)入庫單執(zhí)行拆分業(yè)務(wù)操作，否則后期在存貨核算時(shí)將會(huì)導(dǎo)致發(fā)票鉤稽出錯(cuò)。

（三）非物料采購業(yè)務(wù)賬務(wù)處理

由于本項(xiàng)業(yè)務(wù)無出入庫單據(jù)，因此可以根據(jù)采購申請(qǐng)直接提交采購發(fā)票后即可進(jìn)行賬務(wù)處理。

（四）固定資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)賬務(wù)處理

固定資產(chǎn)采購?fù)ㄟ^固定資產(chǎn)模塊以卡片形式進(jìn)行賬務(wù)處理。由于未經(jīng)過供應(yīng)鏈系統(tǒng)，在付款時(shí)，將會(huì)出現(xiàn)只有付款單而沒有采購發(fā)票的情形，致使核銷無法進(jìn)行。要解決該問題，我們可以采取在新增固定資產(chǎn)的當(dāng)月，增做其他應(yīng)付單并設(shè)置其憑證號(hào)與固定資產(chǎn)的憑證號(hào)相一致，其后即可進(jìn)行核銷處理。

通過上述過程，整個(gè)采購業(yè)務(wù)從入庫到財(cái)務(wù)賬務(wù)處理形成了一個(gè)完整的體系，不再是傳統(tǒng)方式下，各部門單獨(dú)進(jìn)行各項(xiàng)操作，即采購部門送交采購發(fā)票，財(cái)務(wù)部進(jìn)行人工賬務(wù)處理。業(yè)財(cái)一體化即可打破傳統(tǒng)業(yè)務(wù)經(jīng)營與財(cái)務(wù)管理運(yùn)行的壁壘，提升會(huì)計(jì)核算的系統(tǒng)性與時(shí)效性，過程操作簡(jiǎn)潔快速，提高了工作效率，促進(jìn)了企業(yè)業(yè)務(wù)的精細(xì)化管理，能夠預(yù)防與降低企業(yè)在經(jīng)營過程中存在的部分風(fēng)險(xiǎn)。

三、銷售賬務(wù)處理

（一）產(chǎn)品銷售賬務(wù)處理

本業(yè)務(wù)由銷售部門根據(jù)銷售出庫單下推生成銷售發(fā)票提報(bào)至財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部審核后根據(jù)系統(tǒng)的銷售發(fā)票開具增值稅專用發(fā)票，轉(zhuǎn)交客戶后在供應(yīng)鏈模塊中生成銷售收入憑證。過程與采購業(yè)務(wù)類似但方向卻相反。

（二）勞務(wù)銷售賬務(wù)處理

因勞務(wù)提供不涉及產(chǎn)品出入庫，因此在業(yè)務(wù)完畢后，直接由勞務(wù)提供部門在系統(tǒng)中根據(jù)合同等信息提交銷售發(fā)票，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核后開具正式發(fā)票并進(jìn)行賬務(wù)處理。

通過本過程，將銷售業(yè)務(wù)從貨物發(fā)出到財(cái)務(wù)賬務(wù)處理連接成為了一個(gè)整體，確保了財(cái)務(wù)記賬、物流發(fā)貨、銷售部門賬期記錄與客戶收貨記錄保持一致性。

四、費(fèi)用報(bào)銷賬務(wù)處理

本過程主要使用費(fèi)用管理模塊進(jìn)行操作。實(shí)際操作中一般都使用多級(jí)審批，在進(jìn)行該項(xiàng)業(yè)務(wù)的業(yè)財(cái)一體化設(shè)計(jì)時(shí)，考慮到較多業(yè)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)科目的判斷與使用存在會(huì)計(jì)專業(yè)方面的欠缺，因此我們將采用如下流程進(jìn)行操作：

（一）業(yè)務(wù)報(bào)銷人員首先將有關(guān)報(bào)銷的票據(jù)進(jìn)行粘貼，并在系統(tǒng)中提交費(fèi)用報(bào)銷單，可以不填寫相關(guān)會(huì)計(jì)科目、核算項(xiàng)目等內(nèi)容，直接點(diǎn)擊“保存”。

（二）完成步驟（一）的業(yè)務(wù)報(bào)銷人員將粘貼好的紙質(zhì)報(bào)銷單據(jù)送交至財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)人員進(jìn)行單據(jù)審核，無誤后，在系統(tǒng)中進(jìn)行報(bào)銷單完善填寫，對(duì)會(huì)計(jì)科目、核算項(xiàng)目進(jìn)行補(bǔ)充更正等操作。然后點(diǎn)擊“啟動(dòng)”審核，跳轉(zhuǎn)至信息化系統(tǒng)，在系統(tǒng)中完成后續(xù)多級(jí)審批環(huán)節(jié)。移動(dòng)設(shè)備電子審批，使業(yè)務(wù)辦理流程化、電子化與高效化。

五、存貨核算賬務(wù)處理

（一）無價(jià)單據(jù)檢查

每期在存貨核算各項(xiàng)操作前，必須檢查無價(jià)單據(jù)并給出物料的單價(jià)，該項(xiàng)工作需要采購部門的密切配合，以免在存貨核算過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤。

（二）設(shè)置車間庫

在產(chǎn)成品成本核算中，期末需要進(jìn)行在制品盤點(diǎn)，而在連續(xù)生產(chǎn)模式下，若每期都對(duì)在制品進(jìn)行盤點(diǎn)，則會(huì)對(duì)生產(chǎn)產(chǎn)生一定的沖擊。為解決該項(xiàng)問題，我們?cè)O(shè)置了車間庫。在實(shí)際操作中，物料管理部門根據(jù)車間的物料需求，向車間庫進(jìn)行調(diào)撥物料操作，生產(chǎn)領(lǐng)料按照BOM資料進(jìn)行領(lǐng)料操作。而在科目屬性上，車間庫物料歸入“原材料”類，這樣，期末賬務(wù)在形式上不存在在制品，實(shí)質(zhì)上將其歸入原材料進(jìn)行管理，按照設(shè)定的周期對(duì)車間庫進(jìn)行盤點(diǎn)，然后根據(jù)盤點(diǎn)的差異對(duì)產(chǎn)成品庫存進(jìn)行成本調(diào)整。一方面滿足了成本核算的要求，一方面可以對(duì)盤點(diǎn)周期進(jìn)行靈活控制，減少對(duì)生產(chǎn)的沖擊，同時(shí)也滿足了對(duì)在制品物資的監(jiān)控與管理要求。

六、收付款賬務(wù)處理

（一）日常收入款操作

由于啟用應(yīng)收應(yīng)付模塊后，往來科目已屬于受控科目，收付款業(yè)務(wù)賬務(wù)必須通過收付款單進(jìn)行，收付款單經(jīng)審核后，需要與先前的掛賬發(fā)票進(jìn)行核銷處理，以便確保應(yīng)付款賬期報(bào)表取數(shù)的正確性。

（二）銀行承兌收付款的特殊處理

在銀行承兌收付款業(yè)務(wù)中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)從客戶處收取一張大面額銀行承兌匯票，而在付款時(shí)卻需要拆分為若干小面額承兌匯票的情況。我們對(duì)該類業(yè)務(wù)進(jìn)行了如下設(shè)計(jì)：

1．在系統(tǒng)中設(shè)置“應(yīng)收賬款—票據(jù)拆分”二級(jí)科目，用以進(jìn)行票據(jù)拆分業(yè)務(wù)的過渡；

2．收到銀行承兌匯票時(shí)（現(xiàn)在一般都為電子承兌匯票），出納員根據(jù)收取的承兌信息在系統(tǒng)中登記收取的票據(jù)并生成收款單，審核后會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行核銷與收款賬務(wù)處理；

3．拆分票據(jù)時(shí)，先在系統(tǒng)中將本張大面額承兌匯票“背書”至“應(yīng)收賬款—票據(jù)拆分”二級(jí)科目，待收到拆分好的小面額承兌匯票時(shí)，再將該部分金額從“應(yīng)收賬款—票據(jù)拆分”中收回。

在上述步驟的操作下，一張票即變成了多張票，完成了在信息系統(tǒng)下票據(jù)拆分業(yè)務(wù)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用。

（三）應(yīng)收/應(yīng)付票據(jù)科目的特別設(shè)置

由于該企業(yè)還需對(duì)外提供含承兌的現(xiàn)金流量表。而在金蝶K3中，只能進(jìn)行一次流量制定，在報(bào)表取數(shù)階段無法同時(shí)提取“不含承兌”和“含承兌”的現(xiàn)金流量表。因此需要在“不含承兌”的現(xiàn)金流量表的基礎(chǔ)上，通過科目余額增減變動(dòng)完成“含承兌”現(xiàn)金流量表的取數(shù)。為此，我們對(duì)“票據(jù)”科目做了如下設(shè)計(jì)并明確了記賬規(guī)則（下面以應(yīng)收票據(jù)為例）：

1．應(yīng)收票據(jù)下設(shè)三個(gè)二級(jí)科目，依次為銀行承兌、經(jīng)營活動(dòng)、非經(jīng)營活動(dòng)；

2．應(yīng)收票據(jù)-銀行承兌科目：借方核算票據(jù)回款，貸方核算票據(jù)貼現(xiàn)和拆分業(yè)務(wù)；

3．應(yīng)收票據(jù)-經(jīng)營活動(dòng)、非經(jīng)營活動(dòng)科目：借方核算拆分好的票據(jù)收回業(yè)務(wù)，貸方核算票據(jù)付款業(yè)務(wù)。

經(jīng)上述操作，通過科目余額將票據(jù)付款分成了經(jīng)營活動(dòng)與非經(jīng)營活動(dòng)，便于后期報(bào)表取數(shù)的設(shè)計(jì)。