新時期行政事業單位人事檔案整理工作對策研究

張鵬

【摘要】行政事業單位人事檔案整理工作質量對于國家發展和決策具有關鍵作用，因而行政事業單位在進行檔案管理工作時需要保持高度的嚴謹性，以此更好地對黨的政策性文件或政府內部的公文進行保密。即使檔案管理工作在近年來得到了相應策略的規范，但其中仍然存在著眾多問題，由此給行政事業單位人事檔案整理工作帶來了很大的安全隱患。本文主要根據當前的行政事業單位人事檔案整理工作的實際情況，給予相關的優化策略，以此推動機關檔案工作整體水平的提升。

【關鍵詞】新時期;行政事業單位;人事檔案;整理工作;對策

行政事業單位檔案管理部門是對文件進行整理、歸檔的重要執行者，其工作質量將直接關系到國家干部的正常任用，尤其對于機關內部的重要文件，更需要對其進行分類整理，并做好登記工作，以便在后續工作中方便查找、翻閱，提高工作效率。然而，調查發現，有部分行政事業單位檔案管理者往往抱著消極的態度對檔案進行管理，由此造成檔案遺失、混亂的現象。對檔案進行無序的管理不僅會影響后續的工作進程，同時也可能導致重要文件出現丟失現象，影響檔案工作的保密性。

一、人事檔案整理工作中常見的問題

（一）工作程序復雜，整理效率不高。人事檔案整理工作的文件是相對繁雜的，其不僅需要進行資料的收集和審核，同時還需要進行分類和歸檔。人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確使用相關人員的重要資料，因而在進行人事檔案管理工作時，更需要秉承認真嚴謹的態度，以此降低信息的錯誤率。而在當前情況下，盡管管理方法已得到了相應的改進，但由于工作程序步驟的復雜性，其整體效率仍然處于低下水平。在進行人事檔案管理過程中，需要進行單獨的表格制作，最終匯總成《人事檔案專項審核統計表》，便于后期調查核實、組織認定和材料收集。由此可見工作量之大，將直接影響工作效率。

（二）檔案資源缺乏，影響材料完整。由于對相關人員的檔案進行管理需要相關的資料作為支撐，但在當前情況下，在進行檔案資源收集時往往出現不完整狀態，由此影響人事檔案管理工作的完整性。例如在進行檔案材料核對時，需要相關的證明材料進行校對，而由于檔案資源的不完整性，將影響每一份檔案材料的正確性和清晰性。

（三）整理深度不夠，信息管理混亂。在現代電子信息技術不斷發展的情況下，盡管現如今越來越多的人事檔案管理處將計算機引入到檔案管理中，但仍有許多先進的技術手段還尚未開發和引用，甚至有些行政事業單位還采用手輸檔案信息的方式進行資源庫的建立，由此在很大程度上增加了檔案存儲的正確性，影響實際的工作效率。

二、人事檔案材料整理的新要求

（一）掌握排序方法。1.按材料形成的時間先后順序排列。干部人事檔案是記載干部整體行為作風的重要文件，因而在進行材料的整理上，就需要對其進行時間的排序，應從入學直至退休的順序進行。時間性是干部人事檔案材料分類、排序的最容易實施的原則之一，同時為提高檔案資料管理的有序性也提供了良好的基礎保障。在《干部檔案工作條例》中，還要求將干部人事檔案按照時間的順序分為履歷、自傳等十大類。再者，公務員（含參公人員）、機關單位人員還需要對檔案資料進行定期的審核，因而在進行排序時往往運用時間性原則，以此提高干部檔案管理的實際效率。而對于三類年度考核、九類工資材料等時間順序性較強的材料而言，從時間順序中也將對資料的完整性進行檢測，降低資料遺失的風險。2.按材料內容主次關系排序。干部人事檔案中是對干部本人整體生活的綜合記錄，因而在進行排序時，就可以按材料內容主次關系進行排序。按照內容主次進行排序能夠更好地保障每一份檔案材料都可以正確呈現干部的各項信息。例如《山東省高中畢業生登記表》是山東籍干部人事檔案四類學歷材料中頻繁出現并且具有重要性的文件，這類學歷資料是其他十余份材料的合集。因而需要對其進行主次內容的排序，讓后續十余份文件《高中畢業生登記表》《學年評語表》《體質測試表》等材料作為輔佐文件附于其后，由此提高檔案資料的完整性。3.特殊排序規則。通常情況下，檔案材料都以時間作為排序順序，而對于特殊的材料則需要按照特殊排序規則進行。例如在對干部有直接影響的資料就需要按照資料的類別進行放置，而對于與干部行為作風沒有直接關系的體檢報告等則不歸檔處理，因而在進行特殊材料管理時，依然要根據其重要性進行歸類排序，以此更好地提高檔案管理工作的有序性，同時也能為崗位對人才的應用更具有針對性。

（二）規范收集材料。1.要按時收集、整理材料。實效性是提高檔案質量的重要因素，唯有按時收集、整理材料，才能為后續的材料審核以及檔案建立提供基礎保障。其次，則是要對人事檔案材料進行及時的整理，在整理的過程中，要根據檔案材料形成的時間以及重要性進行整理。對于不同材質的資料需要進行優化處理，以此確保資料的完整性。最后在裝訂的過程中，也要做到方便后期查閱，呈現美觀大方的狀態。2.所收集的材料應規范。所收集的資料不規范，將會加重檔案管理人員的負擔。因而在進行收集過程中就需要對相關的資料文件進行及時的審查，以此減少其中來回修改錯誤所耽誤的時間，提高檔案文件管理的整體效率。其次，在不同單位之間流轉的干部檔案材料規范性也會有所不同，由此在進行資料收集時就需要對其進行認真辨別，從而降低后續的工作繁雜性，更好地執行檔案傳遞的程序和規則。3.所收集的材料應完整。干部檔案屬于十分重要的機密文件，因而在具體的操作過程中需要增強其管理的嚴謹性，對其工作流程進行規范化管理，對同類型的檔案進行分類整理、歸檔，以此提高后續工作的便利性。因而機關檔案管理人員需要嚴格按照《檔案法》中的相關規定對檔案進行管理及存放，并對其整理后的檔案進行再次檢查，對于檔案管理工作人員胡亂堆放檔案的行為要及時制止，同時要求其進行分類存放的同時貼好標簽，以便于后續登記工作的進行，以此實現干部檔案材料的有序性和完整性。

（三）加強材料鑒別。由于在進行人事檔案材料收集時往往會出現姓名相同或者經歷相似等問題，由此提高了檔案文件的錯誤率，因而在檔案資料收集完畢后，就需要對材料進行鑒別。首先，看內容，即審核材料的內容是否與人員的崗位以及學歷有直接關系，比如政審材料中所反映的內容與該人員實際的工作有直接聯系。其次，看用途，比如對于證明材料，要詳細審查此材料所證明的是否為干部本人，如果不是，則不能歸入到該人員檔案中。

三、新時期干部人事檔案整理工作的對策

（一）加大干部人事檔案新政策宣傳力度，提升依法管檔意識。為了更好地提高管理檔案的意識，就需要加大干部人事檔案新政策宣傳力度。對干部人事檔案進行新政策的專業知識學習，以此更切實地提高檔案管理隊伍的實踐能力。檔案管理事業的發展需要檔案管理人員積極地將新政策與舊政策進行比較，進而不斷地采用優化策略，創新檔案管理工作方法，以此更好地提升整體的檔案管理效率。干部人事檔案新政策的宣傳能夠在認知層面對檔案管理隊伍素質水平產生潛移默化的影響，讓其通過理論層面的知識學習，不斷將工作實際同專業理論進行對比碰撞，提高自身的檔案管理技能。

（二）健全干部人事檔案整理工作機制，提升檔案整理效率。由于干部人事檔案整理工作的程序是相對繁雜的，因而就需要結合建立干部人事檔案溝通機制，通過溝通交流減少其中的材料遺漏以及錯誤出現概率，進而切實提高材料整理歸檔效率。由于干部人事檔案管理工作流程往往涉及多個部門，而建立檔案整理工作機制可以有效地提高其中存在的溝通難題，干部人事檔案管理部門應及時地將干部檔案在一個月內形成檔案材料，并在整理完成后快速移交檔案管理部門，降低檔案材料遺失的風險。干部人事檔案管理部門還需要對檔案材料進行催交，并將符合規定的檔案材料在1年內歸入到檔案中，并在2年內打孔，裝訂入冊。

（三）積極推動干部人事檔案精細化管理，提高檔案整理水平。1.細化整理流程。在進行檔案整理的過程，資料的收集、審核和歸檔是必不可少的重要環節，而為了更好地提高檔案管理的效率，需要細化整理的流程。首先，管理人員要認真、仔細研讀《干部檔案工作條例》等相關的規范文件，在進行資料整理時還要細致辨別每一份材料的形成時間、形成原因、形成背景等信息，并將其進行歸類總結。例如有些干部的工作崗位經常發生變動，還會分別產生不同層次的人員變動、入黨情況等材料。在如此繁重的工作量下，為了更大程度地提升檔案管理的實際效率，并降低檔案資料中的錯誤率，不斷細化其中地整理流程是具有重要意義的。2.細化制度執行。在進行干部人事檔案材料收集、審核以及歸檔工作中，需要細化制度的執行程序，尤其是對干部個人檔案中存在的錯誤材料，需要對干部的入黨資料以及工作時間進行認真核對，對于其中存在的錯誤，要讓其進行手續的登記，并要退回材料形成部門重新制作。再者，則是要對材料進行本人的核對以及簽字，并要蓋上相關印章，從而使檔案材料更加準確以及完整。3.細化信息管理。對干部人事檔案進行數字化的管理，是與新時代科技相結合的重要體現。在現代社會中，計算機技術在檔案管理中發揮著不可替代的作用，因而在實際的操作中，就需要通過電子掃描等科技手段將干部的入黨時間以及從業情況錄入到電腦中，由此便于后期的查詢，同時也能建立先進的電子檔案資源庫，降低干部偽造虛假信息的可能性。將傳統的干部人事檔案工作與現代科技相結合，能夠更加有效地對文件進行保護，因而細化檔案的信息管理具有實際性意義。

四、總結

總而言之，行政事業單位人事檔案屬于政府內部重要的政策性文件，因而在其管理上需要投入更多的精力，從而使重要機密得到有效保護。唯有做好相應的檔案管理工作，才能讓干部人才得到更合理的任用。而我國行政事業單位在檔案管理工作上仍然有進步的空間。近年來，在檔案工作上仍然存在著重視意識不強的現象，從而致使檔案管理工作質量得不到保障。尤其在新形勢背景下，更需要利用現代信息技術優化基礎建設，優化整理順序，細化其中的材料管理流程，進而從根本上推動機關檔案工作整體水平的提升。

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