論醫院人事檔案管理工作的創新提升

王艷麗

摘?要：從某種程度上來講，醫院所開展的人事檔案管理工作的質量能夠反映出醫院運營的狀況，為了促進醫院的可持續發展，醫院應當強化人事檔案管理工作實效性。本文闡述了如今醫院人事檔案管理工作的現狀及問題，并在此基礎上提出了創新醫院人事檔案管理工作的幾點建議，旨在為醫院檔案管理工作人員啟發新的思路。

關鍵詞：醫院;人事檔案管理;創新提升

作為醫院開展人力資源配置與管理工作的重要依據，醫院的人事檔案能夠客觀地反映醫院工作人員的工作經歷與有關情況，其涉及到多項內容，其中包括醫院的各類人事管理資料，工作人員的績效考核結果、專業能力和業績等內容。隨著醫療市場規模的逐漸擴大，如今醫院內部的各個管理方面也產生了不同程度的變化，特別是在檔案管理層面上，信息化技術的高速發展與愈發廣泛的應用使得電子檔案信息的使用頻率逐漸提升，而傳統的紙質檔案的管理亦是不可忽視的，兩種形式檔案的混合應用就容易產生不可控因素，進而對醫院人事檔案管理工作的質量產生消極的影響。

一、如今醫院人事檔案管理工作的現狀及存在的問題

鑒于醫院的人事檔案管理工作不直接與經濟利益產生聯系，因而在很多醫院，上級領導都容易忽視對于檔案管理工作的監督與管理，人事檔案管理方面存在很多亟待解決的問題。

首先，對那些規模較小的醫院而言，缺乏健全的基礎設施，沒有能夠設置成單獨的人事檔案存儲管理室的房間，最常見的便是將人事檔案直接存放在人力資源部門的辦公室內，這就導致人事檔案的安全性以及保密性都有所降低，甚至容易出現泄露工作人員重要信息的情況。同時，醫院可能缺乏專業的人事檔案管理人員，因管理人員沒有接受過系統的、專業化的培訓，導致其缺乏較強的檔案保密意識以及檔案安全保護意識，對于檔案管理工作中涉及到的有關知識也是知之甚少的，當然更不必提對檔案管理工作重要性的認識了，這就使得檔案管理人員在完成檔案管理工作時具有較弱的主動性與積極性。

其次，部分醫院雖然配備了專業的檔案管理人員開展人事檔案管理工作，但其缺乏合理的檔案管理操作規范，且采用的傳統人工檢索的檔案管理方式已經陳舊過時，導致醫院的人事檔案管理工作效率低下，甚至出現因操作不規范而導致檔案資料遭到損壞甚至發生其他為醫院帶來損失的意外事件。

最后，醫院的人事檔案管理工作最大的問題在于檔案管理人員缺乏較強的檔案管理意識。隨著醫院規模的不斷擴大以及發展，醫院的員工數量亦呈現不斷增長的趨勢，而人員檔案的數量也在不斷增多，這必然為檔案管理工作增添了一定的難度，因而，如果不能及時地對檔案管理意識及思路進行更新與創新，就會使檔案管理工作的質量與效率停滯不前甚至每況愈下，進而引發醫院內部管理的諸多隱患。

二、創新醫院人事檔案管理工作的措施

2.1 提高醫院整體對人事檔案管理重要性的認識

妥善處理日常管理工作是醫院為社會公眾提供優質服務的關鍵前提，而日常管理注重對醫院發展思想的升華，并以“后勤、行政為臨床一線服務”為管理理念，使醫院領導人員充分地認識到人事檔案管理的重要意義與價值，并提高對人事檔案信息管理開發與利用的效率，對于醫院人事檔案管理現狀應當給予客觀的評價與分析，對其中存在的問題主動采取恰當的解決措施，防止出現因醫院人事檔案管理工作不到位而對醫院發展產生消極影響的情況。

具體來講，醫院有關領導應當提高對當前醫院人事檔案管理工作的監督與治理，在醫院內部創建專門的檔案管理隊伍，科學地健全檔案管理隊伍的考核制度和管理規范，約束醫院人事檔案管理人員嚴格按照有關規章制度來開展工作。在設置醫院人事檔案管理有關標準時，應當細分檔案管理人員的工作內容，實行個人責任追究制度;考核機制應當獎罰分明

，對于那些能夠高效完成人事檔案管理工作的人員，應當給予相應的獎勵，而對于在檔案管理工作中出現差錯的人員，應給予罰款等相應懲罰，同時應當定期組織工作人員對一定時期內的檔案管理工作進行總結，各抒己見，討論這一時期內檔案管理工作中存在的問題并加以反思，避免以后在檔案管理工作中發生類似的問題。

2.2 強化對人事檔案資料的安全保護

醫院人事檔案管理工作具有顯著的系統性、科學性以及真實性的特點，而高質量的檔案資料安全保護工作是提高人事檔案管理工作質量的關鍵前提。開展檔案資料安全保護工作應當從以下幾個方面入手：

首先，提高基礎設施建設的經費投入，采購需要的硬件管理設備，向上級部門申請專項經費來促進人事檔案管理建設。比如：設置檔案室、采購檔案儲存保險柜、計算機等，并根據醫院實際情況做好檔案室內的防火、防盜、防潮等各項工作，同時謹防檔案出現損壞、丟失等情況。

其次，醫院在開展人事檔案管理工作時，應當充分利用發達的現代化信息技術。在互聯網時代以前，檔案管理主要采用人工立卷模式，工作人員依據自己對文件種類的理解來劃分檔案資料，由于不同工作人員的觀點以及理解能力之間都存在一定的差異，極可能發生同一文件被劃分到不同種類的情況，這就為后續的檔案資料查找與使用帶來了較大的不便性。利用現代化的信息技術手段可以實現人事檔案資料的科學化分類與管理，在立卷時嚴格按照類別對所屬條目開展分類工作，在日后的查找中，僅通過檢索就可以找尋到相關的檔案資料，在降低人事檔案管理工作量的同時提高了檔案使用的效率。

最后，傳統的醫院人事檔案主要以紙質版為主，如今現代化的人事檔案大都為電子檔案，電子檔案既可以提高檔案整理工作的效率，又能提升檔案資料的存儲量，能夠有效避免檔案信息資料丟失、缺損、出錯等情況發生。

2.3 強化人事檔案管理室的環境

醫院應當強化檔案資料儲存室的環境，安排人員定期進行室內的徹底清掃，時刻保持檔案室內干凈整潔，同時，工作人員應定期檢驗檔案室門、窗的防盜情況，避免因門窗不完好而存在檔案室安全隱患;鑒于檔案室內儲存的多為紙質文件，消防安全更應當得到重點關注，工作人員要定期檢查消防安全，更換消防用具。此外，醫院應以本院人事檔案實際的管理環境為基礎來開展工作人員的消防培訓，強化安全意識以及處理特殊情況的能力。

結束語

總之，醫院人才檔案管理工作質量將影響到醫院為社會大眾提供醫療服務的水平，如今，

醫院的人事檔案管理人員應當不斷地加強自身素質的提高與專業能力的培養，提高醫院人事檔案管理工作的實效性，進而為醫院的可持續發展保駕護航。

參考文獻

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