企業數字檔案室建設方案

羅富敬

摘 要：建設方案是企業數字檔案室建設工作開展之前的計劃，是后期實施的藍圖和規劃。充分而詳盡的建設方案，可以有效指導項目執行、能明確項目目標與要求、便于與項目相關人員的溝通，達成共識，對于企業數字檔案室建設項目有效實施的指導作用有重要的意義。企業應設計科學規范、符合自身實際的具體實施方案，主要包括建設目標、建設內容、建設步驟和具體實施細節等方面。

關鍵詞：數字檔案室;企業數字檔案室;建設方案

一、總體目標

實現室藏檔案數字化管理，建立面向全體員工和相關單位（建設單位、施工單位、監理單位、行政主管部門）的室藏檔案信息服務體系，并形成網上電子文件收集、歸檔、管理、利用、定位、編研、統計、展覽等功能，基本實現各部門、各分院、各項目的應歸檔電子文件通過網絡移交進室，建立健全相關數字檔案管理室相關制度，建立網上數字檔案室，進一步提高檔案管理水平。

二、具體目標

1.基礎設施建設目標。配備符合數字檔案室運行需求的網絡、數據庫、服務器和存儲設備，引進必要的計算機操作系統和軟件，使數字檔案室有效運行。

2.數字檔案資源建設目標。按照國家標準完成增量檔案數字化工作，確保電子檔案的及時性和完整性。有步驟的開展電子文件的接收工作，并做好電子文件的真實性、完整性、有效性鑒定。

3.電子檔案管理系統建設目標。升級改造檔案管理系統，達到數字檔案室建設要求，實現檔案信息系統整合和資源共享，促進檔案服務精準有效。

4.檔案信息開發利用目標。充分發掘我院60多年建院歷史中沉睡的檔案資源，讓其中蘊含的數據和技術能提煉出來，主動給設計人員和管理層，適應新時代設計檔案新的利用需求。

5.制度規范建設目標。按照數字檔案室建設的要求建立健全業務性標準規范、技術性標準規范和管理性標準規范，通過加強頂層設計、完善法規制度、強化監督指導，保證數字檔案室建設的順利開展。

6.安全保密體系建設目標。結合數字檔案室建設完善相關的規章制度，建立數字檔案的安全保管和備份制度，做好涉密數字檔案的管理，筑牢檔案安全防線和保密底線。

三、建設內容

1.基礎設施建設。（1）機房建設。在我院現有網絡機房的基礎上，對照國家檔案局數字檔案室的要求，通過改造網絡、添置新設備的方式，建設數字檔案室運行要求的機房。（2）網絡設施。我院使用的是內部局域網絡，內外、外網分開，數字檔案系統放在內網上，不在外網公開。擁有我院OA賬號的職工，可以通過VPN接入，通過OA進入我院數字檔案系統。但隨著數字檔案室中30多萬條歷史數據的轉入、電子檔案逐步實現在線歸檔，電子檔案利用試也逐漸被利用人員接受，檔案管理工作大多是基于網絡進行，對網絡的要求很高。要求我院必段升級現有網絡，滿足電子文件收集、歸檔和電子檔案管理、利用需要。（3）硬件設備。數字檔案系統是一個專門的、專業的系統，對數據的保密性、服務器的高效穩定性要求很高，需要配置一個單獨的服務器。同時，考慮到數據安全存儲需要，還需配備穩定與適當冗余的數據存儲備份設備。（4）基礎軟件。數字檔案室所有的檔案都可以全文檢索，甚至還能實現單份檔案內的全文檢索，這就需要配備相應的軟件或工具，例如全文檢索工具、光學字符識別軟件等。

2.應用系統建設。應符合《企業數字檔案館（室）建設指南》的要求，具備電子檔案收集、整理、保存、統計、利用、系統管理以及傳統載體檔案輔助管理等功能。

3.數字檔案資源建設。首先把室藏檔案全部數字化，這是數字檔案室資源建設最重要的工作。在全部檔案數字化的基礎上，建立健全各類檔案元數據，檢查已有電子檔案質量，做好主營業務系統與數字檔案系統的對接。

我院安全鑒定、評價等業務的專題工程可以匯總形成安全鑒定專題數據庫。同時，依托現有數字資源，可建立工程技術指標庫、工程獲獎信息庫、BIM模型數據庫、測繪數據庫等工程類專題數據庫或機構沿革、黨代會、職代會等會議類專題檔案數據庫，也可以建立如抗擊非典、新冠肺炎等過程資料的突發事件檔案專題庫、

4.制度規范建設。雖然我院近年來不斷地完善各類規章制度，也修訂了一批規章制度。但數字檔案室管理方式、管理模式和工作重心都已改變，需要根據數字檔案室的具體內容制定和完善相應的規章制度。包括建設企業數字檔案室過程中需要的元數據規范、利用權限規范、文件材料歸檔范圍與保管期限表等。

5.安全保密體系建設。數字檔案室在建設和后期的運行、維護過程中，都要遵守國家的保密法規，配備相應的安全保密設備。我院各類檔案除了是生產經營活動重要的歷史記錄外，很多檔案還是我院的知識產權和商業秘密，在檔案數據的訪問權限方面要經過嚴格的討論;檔案數據的接收、移交、銷毀、備份等管理規范也需要逐一完善。

6.經費與人才保障。企業數字檔案室建設成功與否離不開強大的人才隊伍，有檔案人員、信息技術人員、安全保密人員的參與，項目才能順利完成。同時，經費的保障與落實，是項目軟硬件配置是否到位的關鍵。

四、建設步驟

1.實地調研與方案制定階段。到國家檔案局公布的第一批數字檔案館（室）建設試點單位調研或到檔案信息化發展較好的單位調研，學習數字檔案室建設經驗，結合自身業務特點及需求，制定切實可行的數字檔案室建設方案。

2.電子檔案管理系統升級改造階段。對企業檔案管理系統進行升級開發，實現電子文件采集、電子文件管理、元數據管理、工程檔案遠程歸檔、照片檔案管理、聲像檔案管理、電子文件位置管理、電子檔案統計、銷毀等功能，開發移動終端查檔系統，突破時間、地域的限制，真正實現檔案查詢的“隨時隨地”服務。

3.數字檔案信息資源補充階段。制定符合要求的數字化標準和制度，安排專人負責存量檔案數字化工作。加強接收電子文件的管理工作，歸檔電子文件按照電子文件整理規范要求分項目、階段、文件類型整理，填寫檔號標識、載體標簽和歸檔電子文件登記表。

4.制度規范建設和安全保密體系建設階段。在數字檔案室建設過程中，根據我院實際情況完善相關制度和規定。包括各種過程性制度和基于數字檔案室的電子檔案收、管、存、用等制度和標準規范。這個階段將貫穿數字檔案室建設的整個過程中。

5.檔案信息開發利用階段。利用數字化檔案信息資源和接收的電子文件，深度挖掘檔案信息資源，進行二次開發，提供多樣化的成果輔助生產、經營活動。這個階段也將貫穿數字檔案室建設的整個過程。

五、實施過程

1.成立機構。以文件形式成立“企業數字檔案室建設試點工作領導小組和項目小組”。

2.學習考察。學習借鑒第一批數字檔案室建設試點單位和其他單位的先進經驗，具備實施能力的技術支撐單位或公司也在考察的范圍內。

3.項目立項。立項包括在本單位、本系統、本地區立項，根據項目進展情況和研究深度，可以在一個或多個地方立項。項目立項前，可請教行業內的專家，對項目可行性研究報告或建設方案進行論證評審。

4.基礎業務完善與規范化。電子檔案管理與傳統紙質檔案管理不同，工作方式逐漸由線下轉移到線上，工作模式也逐漸由紙質管理轉變為雙軌制直至單軌制管理。在此過程中，檔案人員崗位設置、工作習慣、工作表單、工作流程都會發生改變。數字檔案室建設過程中要逐步梳理完善各項基礎業務，使其科學化、規范化。

5.制度標準規范制定。包括制度規范建設和安全保密體系建設。根據企業實際情況制定數字檔案室相關制度和規定。

6.硬件設備配備。全面檢視我院現有硬件設備，根據未來3至5年檔案數據增長情況、系統使用人數、安全保密需要、系統部署方式等配置。

7.電子檔案管理系統實施。開發或采購檔案信息系統。根據國家檔案局印發《電子檔案管理系統基本功能規定》，對照企業存在的問題，完善檔案系統開發。

8.傳統載體檔案數字化實施。完善數字檔案信息資源，將已數字化的存量檔案數字化成果檢查備份，安排專人負責增量檔案數字化工作和接收電子文件的管理工作。

9.檔案專題數據庫建設。加強和創新檔案工作。結合企業電子圖采集系統、工程地質勘察數字采集系統、三維設計系統探索電子檔案歸檔方式，規范數碼照片檔案管理。

10.電子文件歸檔實施。我院主營業務系統是CDMS文檔協同系統，數字檔案系統開發過程中要考慮和CDMS系統的對接，直接實現電子檔案的在線歸檔。

11.中期檢查。數字檔案管理系統上線并經過一段時間的試用和完善后，即對照企業檔案室建設相關標準進行過程性檢查。通過檢查查漏補缺。

12.項目驗收。完成所有數字檔案室建設子模塊，準備好驗收材料后，可向國家檔案局提出申請，組織項目驗收。

13.項目運維。主要包括：建立數字檔案館（室）運維工作的組織機構，確定專人負責運維。運維采用外包模式，由數字檔案系統開發單位負責，運維費用在采購時要一并考慮。

參考文獻：

[1]企業數字檔案館（室）建設指南[S].

[2]吳小競.機關數字檔案室建設研究[J].山西檔案，2018

（作者單位：廣東省水利電力勘測設計研究院檔案管理中心）