試分析如何提升公路科技檔案管理水平

趙長海

摘 要：社會經濟的不斷發展使得檔案管理成為各行各業關注的焦點且發揮的作用也越來越明顯。據不完全統計，目前我國公路行業科技檔案管理滯后，制約了我國公路管理的有序發展。本文從我國公路檔案管理的現狀出發，針對存在的問題提出科學合理的檔案管理對策，以期為提高我國公路檔案管理水平提供相關參考。

關鍵詞：公路;科技檔案;檔案管理

公路工程是國家基礎設施，自上世紀九十年代以來一直是國家重點投資項目。公路科技檔案是保證公路管理實現良性運行的基礎，是公路建設規劃、工程設計以及后期養護等提供真實有效的信息的關鍵，不僅記載研究過程中生成的圖紙和圖標，還包含書面材料和證書等，足以體現這項工作的復雜性。在當今信息時代，科學檔案管理，不能被視為只是存儲工作，必須采取有效的措施對科技檔案進行管理，使其發揮應有的作用。

一、公路檔案管理現狀

目前公路管理規模龐大，檔案資料豐富，形式多樣。這些信息和資料是有價值的，因為它們是公路從招投標、進場、施工到后期維護和管理的見證，所涉及的數據包括公路從施工招標、監理、施工隊伍管理產生的包括工程合同、公路進度、工程造價、竣工驗收等數據。可見，公路工程科技檔案對公路管理質量具有極高的價值。公路管理雖已實現了電子化管理，但在具體實施過程中仍無法滿足檔案查詢的要求，例如，在手機上查詢歸檔信息以快速獲得所需的信息就是一個迫切需要解決的問題。

二、科技檔案管理的重要性

加強科技檔案管理是尊重科研成果的重要表現。能夠實現科學技術數據的有效保護和管理，便于科學檔案的后續開發利用。

1.改變傳統檔案管理方式的必然要求。高速公路規模大，周期長，涉及到相關主體較多。因此，檔案的管理必須與項目開發過程同步。同步需求包括項目立項與文件收集同步、建設過程與檔案生成同步、后續管理和文件傳輸驗收同步。傳統的檔案管理方法難以滿足三個同步的要求。舊的項目文件管理方法存在著文件準備不規范、查詢繁瑣耗時、存儲問題頻繁等問題。因此，一直強調利用先進的計算機技術、網絡存儲技術等，開辟中國特色檔案管理的新途徑。

2.檔案服務利用的必然要求。檔案最重要的屬性是其固有的價值屬性。因此，檔案管理的目的是發揮檔案的作用，提供有價值的信息。目前，許多公路已購置或開發了各種先進的管理系統，如結算支付系統、進度控制系統、設備物資管理系統等。這些系統的使用對提高公路檔案質量起到了重要的作用。進一步開展公路在各階段、各過程的檔案信息管理，可以進一步挖掘檔案信息的價值，為以后公路的運營、改造和擴建提供科學的數據支持。

3.緩和館藏壓力的必然要求。根據交通部門有關建設檔案移交管理辦法和有關規定，公路建設完成及后續保養工程必須按規定移交部分檔案。傳統紙質檔案的轉移，逐漸給檔案的收藏能力帶來了很大的壓力。因此，檔案信息管理過程將原始材料經過處理、創建一個數據庫系統，圖像采集和壓縮記錄到存儲設備，如光盤、電子光盤、磁帶、等，報有關部門，大大提高了單位的檔案數量收集效率，減少收集成本。

4.降成增效的必然要求。行業內外職工待遇存在偏差，同工不同酬現象嚴重。這導致了嚴重的內部員工流失和頻繁的工作變動。因此，管理部門內部工作的整改周期越來越長，不利于企業的持續健康發展。基于以上分析，科學檔案管理不僅顯著提高了工作效率，而且為專項檔案驗收爭取了時間，達到了檔案服務于項目的目的。

三、公路科技檔案管理存在的問題

1.不重視檔案管理。我國逐步擴大了公路檔案管理工作的范圍，雖然取得了不少成績，但也存在不少問題。主要表現在很多部門只關心近期的利益和成效，沒有長久管理的思考，安于現狀而忽視了檔案管理，嚴重制約了系統中檔案管理的發展;在很短的時間內，當部門無法完成和實現長期發展目標不能達到令人滿意的結果時，有關領導人已經將他們的注意力從檔案管理轉移到其他問題，對于檔案管理的人財物等方面的投資大量的減少;工程技術部門忽視檔案的管理和保存，甚至缺少檔案管理崗位。即使有這樣的職位，也大多是兼職人員或外行，負責工程和技術檔案管理，導致工作質量和業務水平下降。

2.公路技術檔案管理方法滯后。隨著社會進步，公路建設和養護都要求建立信息化的檔案管理，但本應該建立的檔案管理系統都沒有建立或者建立的不完善。與其他工程相比，公路規模較大，涉及地域較廣，內容較多，建設范圍較為分散。沒有移動設施和存儲設備，相關數據和資料無法保存到檔案管理部門，由于科技檔案的系統化較為缺乏，檔案管理人員在檔案的整理和歸編過程中花費時間較久且往往會導致檔案的缺失。

3.檔案管理人員專業水平低。公路管理和建設過程中，相關資料和數據等檔案的歸納和整理人員都沒有相應的具體的培訓，管理人員的專業水平參差不齊。另外，檔案管理人員業務水平較低，不能很好地勝任相關的工作，從而無法提高檔案管理的效率。

4.檔案管理信息化方法落后。目前，社會各界都在努力加強信息管理，但公路檔案信息管理水平不高，檔案利用率較低。一些公路檔案管理部門缺乏必要的設施，嚴重阻礙了公路科學檔案管理的信息化進程。即使已建立了相應的信息化系統，但是所采用的設備和技術很多都是被市場所淘汰，不利于檔案的管理。

四、公路檔案管理對策

1.建立信息化電子檔案管理系統。新時期，公路工程建設需要加快建立電子檔案管理系統。建立檔案網絡歸檔系統，設置自動編制功能，并與現場管理人員時刻保持數據的共享和交流，若是現場管理人員熟悉精通檔案管理系統，則能登錄到檔案管理網絡存檔系統，及時歸檔檔案信息 （甲方口頭指令，和原來數據的變化等等，提供有力證據），這樣既可以保證數據的真實性和可靠性，同時也可以將現場數據轉化為電子檔案及時進行備份，提高科技檔案的整理和歸納效率。此外，一些存檔的檔案材料經過電子處理和及時備份后可以存儲在管理數據庫中。所有電子文件都需要通過網絡進行管理，并分級保密存檔。

2.加強多元化檔案人才建設。目前，社會對檔案管理的相關工作還沒有給予足夠的重視。在這種狀態下，許多員工的專業不是檔案管理，有些是通過后續學習，有些是兼職人員。因此，加強檔案相關人員培訓是有必要，大力普及檔案知識及技能。在公路工程單位，檔案管理人員還要具備公路設計、橋梁施工等科學工程或工程技術背景，才能做好檔案工作。另外，要給檔案管理部門的工作人員適當的壓力，使他們在實際學習的過程中把壓力轉化為動力，不斷提高自己。同時，公路行業要運用激勵機制對優秀檔案管理人員進行獎勵，充分調動檔案管理人員的積極性。最后建設一支高質量、多元化的檔案管理人才隊伍是公路科技檔案管理的基礎要求，讓其樹立保密意識、經濟意識、信息化意識等，不斷提高公路工程檔案管理人員的專業技能和職業操守。

3.加大資源投入。公路科技檔案管理是一項系統工程。項目管理涉及公路建設模式、檔案管理制度制定等多個方面。因此，必須加大資源投入，提高檔案管理的責任意識，將檔案業務納入重要議程，對經常遇到的問題進行深入分析和討論。切實增加檔案管理資金，購置必要設備;建立檔案館，配備必要的設備。

4.加快科技檔案管理信息化進程。加大對公路科技檔案信息建設的投入，重視對管理人員計算機知識和技能的培養，并創造良好的條件。現代管理方法的使用建立公路工程科學和技術特殊的檔案信息管理系統和科技檔案信息數據庫、科技檔案分為信息管理的范圍。充分利用現代管理模式，建立和完善公路工程檔案數據庫，不斷提高科技檔案開發利用的效率和水平。

5.檔案利用價值與憑證的有效結合。檔案部門在進行科技檔案工作時，應有效地將檔案的使用價值與憑證結合起來，科學合理地對檔案進行歸檔。首先，在滿足歸檔要求的前提下，保證原來文件的可靠性。其次，盡量降低文件備份的門檻，如果未收集到完整的原始文件，則應將其替換為書寫清晰的文件。最后，對具有較高的參考價值的原始典藏，在收集完成后進行更換，使之能直接反映科研生產活動的過程和成果。

五、總結

公路工程科技檔案工作必須跟上建設進度，保證完成數據的真實性和可靠性。針對當前科技檔案管理中存在的問題，有針對性地采取了提高檔案管理人員認知能力、建立信息化電子檔案管理系統、加大資源投入、加快科技檔案管理信息化進程、將檔案的價值與憑證結合起來和加強檔案人才多元化隊伍建設等有效措施，提高科技檔案管理水平和質量，促進公路管理實現健康發展。

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[4]趙 月.科技檔案管理存在的問題分析與對策研究 [J]. 才智， 2018

（作者單位：臨沂市公路事業發展中心沂南縣中心）