縣級事業單位檔案信息化管理策略

李朝霞

摘 要：隨著現代社會科技水平的不斷提升，社會各個行業的工作開展逐步走向現代化，其中，事業單位檔案資料的管理是現代社會運營中的重要內容，足以影響社會信息體系建設的進度。本文以縣級事業單位為例，簡要論述了基層事業單位中，縣級事業單位檔案信息化建設的意義，分析其現階段存在的主要問題，并針對問題提出相應的優化策略，以供參考。

關鍵詞：基層事業單位;檔案管理;信息化

為迎合互聯網時代背景下社會管理的需求，事業單位積極引入先進信息技術，建設并完善檔案管理的信息化，努力做到升級轉型。在這一情況下，我國仍有諸多基層單位沿用傳統方式，以紙張作為載體用于檔案的記錄，再加上原有保存的紙質檔案存量較多，嚴重影響了工作的效率與便捷性。

一、縣級事業單位建設檔案信息化管理的意義

1.調節檔案管理工作的強度

由于各類先進的信息技術在辦公領域的廣泛應用，使得事業單位檔案管理工作的開展擁有便捷性。通過互聯網技術構建有關檔案管理的網絡平臺，以數字化的錄入方式代替人工錄入方式;以網盤存儲的方式替代紙質檔案，解決了傳統檔案管理方式遺留的問題，很大程度上調節了檔案管理工作的強度。此外，信息技術能夠有效采集和儲存檔案信息，并進行科學管理，例如適當備份以免資料丟失或者進行合理排序方便使用等，在檔案管理工作中作用明顯。

2.提高檔案管理的工作效率

貫徹落實信息化檔案管理，能夠保障檔案管理工作的積極發展并為其實際操作提供先進技術支持，有效提高工作效率。將檔案信息轉變為數據，存儲在檔案數據庫中，通過計算機系統的信息檢索功能就能輕易實現相關信息檔案的實時調用，再加上相關工作局域網的建立，打破了事業單位單一部門信息閉塞的窘境，營造相互合作、信息共享的氛圍，使得異地調用信息成為可能。

3.提升檔案管理的安全性

檔案信息化管理體系的建設，能夠有效解決紙質檔案因多種環境問題而受損的問題，保證其完整性。其次，信息化管理利用數字化方式來制作電子檔案，使各部門人員檔案信息透明化，避免造假行為的出現。

4.促進檔案管理工作長期發展

事業單位實施公共管理工作的前提基礎便是檔案管理的信息化，是事業單位在現階段發展的重點參考標準。加強數字化以及信息化等技術手段在事業單位檔案管理中的作用，能夠積極推進檔案信息化管理體系的建成與完善，有利于促進檔案管理工作的長期有效發展，并為事業單位更好地為社會服務提供無限動力，從而推動我國公共事業的進程。

二、縣級事業單位檔案信息化管理中存在的問題

1.檔案管理人員管理意識淺薄

在現階段的檔案管理過程中，不少事業單位領導以及檔案管理人員對檔案管理重要性缺乏認識。尤其是基層事業單位，受社會科技發展影響相對較小，其相關人員缺少創新型的管理意識，在檔案管理中運用信息技術手段較少，信息化管理難以得到全面開展。此外，基層單位檔案的管理規劃缺乏科學性，檔案管理也只是停留在對單位內部人事檔案進行儲存的層面，沒有更深層次的理解以及相關行為措施的實施，導致檔案管理作用發揮流于形式，不利于信息化管理在此基礎上的建設。

2.基層事業單位檔案管理基礎設施未完善

縣級類的基層事業單位較上層事業單位而言，其落后之處主要在于基礎設施建設的不完善?；鶎邮聵I單位檔案管理信息化的實現，依靠基礎設施的有效支持，然而目前我國基層事業單位基礎設施建設不達標的現象普遍存在。例如，部分基層事業單位，受地域、經濟等客觀因素影響，辦公環境相對較差，檔案管理室等相關辦公場所未能達到基礎設施建設的相關標準，影響信息化建設的開展以及推進。

3.基層事業單位缺少專業人才

專業管理人才的匱乏是影響基層事業單位推進其信息化管理體系另一重要因素?，F階段，就我國基層事業單位的實際檔案管理情況而言，從事檔案管理的相關人員大多不是專業技術人員，難以滿足信息化管理的開展。檔案管理缺少專業人才主要由兩方面的原因造成，一是整個社會環境中缺乏信息化的專業人才，上層事業單位檔案管理中也存在同樣的問題，更何況縣級事業單位;二是縣級事業單位對檔案管理人員的分配有所忽視，不重視檔案信息化管理的專業隊伍的建設，較多檔案工作管理者沒有經過專業的培訓，應對較為繁瑣的工作常有心有余而力不足的情況，再加上長期使用傳統管理模式的影響，難以較快適應信息化的管理模式。以上兩方面原因，均是引起縣級事業單位檔案管理人員與其檔案信息化管理之間矛盾的關鍵所在。

4.基層事業單位檔案管理不完善

信息技術的進步，有效促進了檔案信息的采集應用和整合開發，但諸多事業單位尤其是基層事業單位在檔案信息化建設方面存在工作水平低、建設效率不高、重復加工等較為嚴重的現象，其原因主要在于對編制工作的重視不夠，再加上信息化程度不高，檔案數據庫的共享性能有所欠缺，導致檔案自身的價值未能得到有效利用。同時，檔案安全性的管理也未受到重視，未能根據不同檔案的特點使用不同的管理方式。電子檔案與紙質檔案不同，雖不易受環境因素的影響，但其使用與保存也應做到安全防護。但縣級事業單位由于能力有限，無法將涉密管理真正落到實處，影響信息的安全性，甚至還存在管理手段落后的現象，阻礙檔案信息價值的充分發揮。

5.檔案管理中信息化利用率低

就目前而言，基層事業單位為順應時代的發展，積極開展信息化建設的相關工作，但是單位內部的整體運行機制還是較為落后，無法較大幅度提升檔案管理中信息化的利用效率，使其發展較難滿足社會發展的需求，同時也難以體現事業單位服務社會的相關職能，嚴重則將無法在情況多變的市場環境中立穩腳跟。

三、縣級事業單位檔案信息化管理策略

1.加強基層事業單位基礎設施建設

縣級事業單位需要著重加強基礎設施建設，為檔案管理實現信息化奠定堅實基礎。因此，事業單位必須加大對基礎設施建設的資金投入，以確保檔案管理的信息化建設擁有充足的經費。除此以外，事業單位還需要在建立信息化檔案管理系統的基礎上，加快檔案信息數字化的進程以及優化系統的信息化管理。

2.建立優秀的檔案管理隊伍

基層事業單位的檔案信息化建設中，較為困難的是轉變傳統管理觀念，同時建設優秀的檔案管理隊伍，這就需要縣級事業單位做到以下幾點：第一，單位領導以及管理層人員轉變原有管理觀念，樹立檔案管理信息化重要性的認識理念，充分了解信息化檔案管理對于基層事業單位發展的重要意義。第二，加強對于信息技術人才的引進和培養。事業單位可以通過人才市場發掘、招聘符合檔案管理隊伍建設要求的技術人才，基層事業單位可以通過外部引進優秀人才的方式充實檔案管理隊伍。第三，定期進行能力培訓，提升相關工作人員的技能水平以及綜合素質?；鶎邮聵I單位需要更加關注對相關工作人員的計算機運用水平以及道德素質進行重點培訓，在發展其業務能力的同時，注重其思想道德培養。第四，事業單位應鼓勵管理人員以及其他相關工作人員積極使用信息技術開展檔案管理工作，逐漸擺脫人工錄入等傳統手段。此外，事業單位還應培養員工終身學習的理念，將新知識融入檔案管理過程中，積極為創新檔案管理現代化做出貢獻。

3.加強基層事業單位檔案信息資源開發的力度

檔案管理不僅僅只限于檔案的保存，檔案的有效利用也是檔案管理中的重要作用之一，因此，提高檔案信息的利用率也是促進檔案管理信息化的主要手段之一。在基層檔案信息有效開發的具體實踐中，需要基層事業單位加強對檔案信息的分類研究以及匯總分析，明確展示各類檔案信息的有效價值。在這一過程中，增加信息技術以及信息化手段的使用頻率，一定程度上能夠推進檔案管理信息化的進程。

4.強化基層事業單位檔案管理的安全保障

檔案信息以數據為載體降低了環境對于檔案資源的威脅，但檔案信息化管理又帶來網絡威脅，因此基層事業單位需要加快建立、健全安全保障體系。首先要在實際工作中，堅持做好對于信息的把控;其次，制定合理完善的檔案管理制度，規范員工日常操作行為并培養其安全操作意識;最后，貫徹落實考核工作，保障管理制度的作用發揮，規范有關檔案信息化管理的各項工作，實現檔案信息的管理安全。

四、總結

檔案信息化管理作為一項較為系統的工程，關系到事業單位的發展前景?；鶎邮聵I單位由于受諸多因素影響，導致其信息化進程較為緩慢，因此，基層事業單位面臨檔案信息化管理中的問題，需要著重關注，并需要快速找到解決方法，以減小各級事業單位信息化的差距，保障社會平穩健康安全的發展。

參考文獻：

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[2]吳桂琴.基層單位檔案管理信息化研究[J].辦公室業務，2019

[3]劉夢玲.基層單位檔案信息化管理建設途徑和策略分析[J].智庫時代，2019

（作者單位：黃陵縣人才中心）