應用型本科高校教學秘書隊伍建設面臨的挑戰與對策

（閩江學院 數學與數據科學學院，福建 福州 350108）

應用型本科高校，主要面向高校所在區域的經濟社會發展，以本科教育為主，以學科為依托，以應用型專業教育為基礎，以社會人才需求為導向，為高素質應用型、技能型人才的培養提供硬件環境與軟件環境的高等院校。[1]長期以來，大部分應用型本科高校的發展以教學環境的改善與應用型師資及雙師型人才的引進[2]為突破口，而對教學管理隊伍的科學建設重視不夠，尤其是基層教學秘書隊伍。教學秘書，作為教務管理部門與師生之間的橋梁，直接服務于教育管理一線，在促進應用型本科高校教學管理質量上起著基礎性的作用。

目前，國內應用型本科高校的教學秘書在開展教學管理工作時，尚無完善的、科學的工作體系可循，缺乏學科支撐，而主要依靠老帶新式的經驗傳授與自身的經驗積累。同時，隨著時代的發展，高校學生也隨之呈現出新特點，尤其是自我中心意識強烈、心理承受能力較弱等顯著特點，對應用型本科高校的教學管理工作提出了新的要求，也為教學秘書隊伍的建設帶來新的挑戰。

一、以M學院為例分析教學秘書隊伍的現狀

筆者以M學院為例，調查對象為17個二級學院（部）的31位教學秘書，發放調查問卷31份，回收31份。根據對問卷的統計分析和對一些教學秘書進行的訪談，發現當前教學秘書隊伍建設存在不少問題，調查情況統計詳見表1。

第一，女性占絕大多數，且年輕教學秘書呈現出了一定的流動性。教學秘書崗位要求從業者嚴謹細致、善于溝通協調，而女性在這方面具備先天優勢，因此，歷年來各學院的教學秘書均以女性為主。另外，35歲以下的教學秘書占總人數的58%，且超過一半的教學秘書工作年限在3年以下。據了解，近一年來有6位教學秘書工作一年即辭職或調崗。

第二，教學秘書隊伍學歷以本科和碩士為主，但是專業相關度較低，且缺乏系統的崗前培訓。根據M學院近3年的招聘要求，新入職的在編教學秘書要求碩士以上學歷，非在編人員要求本科以上學歷。對于專業的要求均設置為不限。另一方面，幾乎所有的人員都是“先上崗、再培訓”，缺乏系統的崗前培訓。即使是專業相關度較低的新入職教學秘書，也只能直接上崗后通過“老帶新”的方式熟悉業務流程，并在業務操作中慢慢摸索積累經驗。系統性崗前培訓的缺失，使得新入職教學秘書無法迅速進入工作狀態。

第三，崗位編制有限，職稱評定較難，晉升空間受限。M學院的教學秘書隊伍中在編僅11人，各二級學院（部）的編制平均人數少于1人。其次，新入職教學秘書在工作一年后，年度考核合格即可獲得初級職稱。尚無職稱的人員是6位工作未滿1年的補缺型新入職教學秘書。中級職稱重在考察業務能力，大部分教學秘書通過工作經驗的積累，可以獲得中級職稱。但高級職稱的評定對科研業績的要求較高，而教學秘書受工作性質的限制，較難在科研領域有所突破，因此高級職稱的比例很少。2位高級職稱人員中，有1位是通過之前在中學任教獲得的中教高級職稱轉聘的。非在編人員進行職稱晉級后工資績效漲幅較小，導致動力不足，再加上平時工作繁瑣，無暇開展科研或論文撰寫，所以大部分人員仍是初級職稱。另外，相比輔導員隊伍完善的晉升體系，教學秘書隊伍很難獲得相關崗位的晉升，晉升空間受限。渴望晉升的教學秘書只能轉崗，導致隊伍的人員流動性大。訪談中，除2位高級職稱的人員外，其他在編人員均表示出了調整崗位的意愿。

表1 M學院教學秘書基本情況統計表Tab.1 Information statistics of teaching secretary in M university

二、應用型本科高校教學秘書隊伍建設面臨的挑戰

（一）新形勢下大學生思想狀況的顯著特點給教學管理帶來的新問題

大學生在心理上正處于“準成人”階段，即正逐步成熟而又未完全成熟，受當前經濟社會和信息網絡高速發展的影響，身上帶有明顯的時代烙印。上大學前較少離開父母獨立生活的當代大學生普遍存在獨立自主能力嚴重不足的情況，無法應付復雜多變的社會環境。受自由主義、消費主義、泛娛主義等各種社會思潮的影響，其思想狀況也由此呈現出顯著特點，給教學管理工作帶來了新的挑戰。

一是自我中心意識強烈。隨著學生家庭物質條件的逐漸豐裕，從小在家長寵愛及關注下成長起來的大學生常常以自我為中心。[3]在充滿競爭的市場經濟環境下，當代大學生的競爭意識與功利意識隨之加強，也越來越意識到個人權利，卻較少注意到自己應盡的義務。在與M學院教學秘書的訪談中，有多位教學秘書提到選課時，即使教學秘書再三強調時間節點，卻仍會有若干學生沒有按時選課，后又通過各種途徑糾纏教學秘書要求選課。這些突發的額外權利訴求，不僅增加了教學秘書的工作量，也讓教學管理制度在執行過程中難以為續。

二是心理承受能力較弱。大學生在進入大學校園后，學生們突然開始獨立面對生活，家長與老師不再太多參與他們的生活和學習的規劃。這種強烈的反差，給他們帶來了一定的壓力及不適感。加之，信息化時代下，互聯網已成為他們獲取信息的重要手段。[4]互聯網為學生的學習及生活帶來便捷的同時，也讓部分學生沉迷于虛擬世界。讓他們在面臨挫折與失敗時相對脆弱，無法及時地進行心理調適。每年的“全國大學生心理健康日”即旨在呼吁全社會對大學生心理素質的關注。個別學生在由于自身原因無法按時修完學分時，采取言語騷擾、社交媒體造謠、自殘威脅等不恰當的方式表達不合理訴求，給教學管理帶來了一定的阻力。

（二）教學管理制度不完善

教育部、國家發改委、財政部等部委于2015年明確提出推動部分本科高校向應用型本科高校轉型發展。[5]可見，應用型本科高校的發展尚處于剛剛起步的階段，教學管理制度的建設還存在諸多掣肘。一方面，教學管理的模式與方法還相對比較滯后，沒有整合的管理系統，而是各部門分割管理，在一定程度上造成資源浪費。比如M學院設有教師人事系統、實驗實訓管理平臺、教務管理系統等多個系統，眾多的資源無法整合，導致教師的職稱、獲獎情況或科研成果等信息需要多個部門反復采集。在業務歸屬上，有的同一業務卻分割管理，例如：學生自行修讀在線開放課程的學分認定由教學科負責，而該門成績卻由學務科登記。實踐類課程的管理既歸屬于教學科，又由實踐科負責。另一方面，原則性的制度內容過多，缺乏操作性的表述，學生面對這些制度時往往無從下手，只能向教學秘書尋求幫助。教學秘書常常忙于大量事務性的工作，無暇進行管理技術的創新。

（三）隊伍建設投入不足

傳統的思想向來是重視教學科研，而對于管理工作不夠重視，認為教學管理無非是一些事務性的工作，性質簡單，沒有技術含量。[6]因此，高校特別是處于轉型時期的應用型本科高校，由于人力財力的限制，往往將大量的精力集中在教學、科研工作上。M學院現有的31位教學秘書中，在編人員僅11人，非在編人員比例達到65%。且教學秘書的工作往往也得不到理解與支持。根據教育部令第43號文件精神，高等學校應按不低于1∶200的比例設置專職輔導員崗位，但未對教學秘書的配比進行明確規定。結合學校教務處對各二級學院教學秘書配備情況進行的統計和其他文獻的數據[7-8]，各二級學院根據師生的數量規模一般配備1至2名專職教學秘書，配比約為1∶500。M學院約1.8萬名學生，教學秘書有31人，配比約為1∶580。教學秘書的培訓通常通過“老帶新”的經驗傳授形式展開，而非系統性的專業化規范化培訓。加之教育管理工作任務繁重，教學秘書在日常工作中疲于應付，無暇深入思考并創新以提高工作效率。另一方面，與同樣是行政人員的輔導員或機關工作人員相比，教學秘書職稱評定困難，晉升空間狹小，加上工作的繁瑣容易使其產生倦怠感，導致人員的流動性較大。

三、應用型本科高校教學秘書隊伍建設的對策

（一）建立教學秘書與思想政治輔導員之間的常態溝通機制

新時期，大學生具有強烈的自我意識，卻缺乏獨立自主的能力。同時，由于大部分應用型本科院校的教育管理工作與學生思想政治工作分別由教務處與學工部負責。兩個部門的大部分工作相對獨立，缺乏相互溝通與配合。在面對選課與學生管理一系列的教學管理工作時，頻頻發生各種突發狀況。有在選課期間無動于衷卻在報名截止之后四處奔走的，有在掛科后電話“轟炸”任課老師的，有在大四臨畢業時才發現漏選課程的，更有部分學生對自身的畢業學分要求漠不關心影響正常畢業的。遇到各種情況時，他們往往會不知所措，教學秘書需要耗費較多的時間精力去彌補這些學生的失誤。

面對新時期的大學生，針對他們思想狀況的新特點，教學秘書需主動作為，建立與思想政治輔導員之間的常態溝通機制，加強溝通協調。輔導員是大學生的人生導師，在學生管理工作中具有重要的作用，特別是應用型本科高校。輔導員工作的特殊性，使得他們更容易掌握學生的思想動態，了解班上學生的特點。因此，在展開一些比較重要的教學管理工作時，教學秘書通過與輔導員溝通，如定期向輔導員報送“學務事項周安排表”，列明每周各項學生事務工作的時間節點，從而讓輔導員能夠關注學生近期是否及時完成相關工作。一方面通過平時的班會或年級大會，輔導員可以跟班委或學生強調相關工作的截止時間，也針對班上個別忘性較大、做事馬虎或對學業不甚上心的學生進行有針對性地提醒，最大限度地避免學生遺漏相關事項。另一方面，教學秘書應及時向輔導員更新學生的學習情況，包括每學期的學生不及格率、每學年的學業預警、以及畢業班學生的學分修讀情況等，讓輔導員可以根據學生的新情況及時進行溝通指導，促進學生自省改進，從而共同營造良好的學風紀律，進一步提升教學質量。以M學院下設的數學院為例，2017—2018學年及之前學年的各項學務工作中總有一些學生忘記報名；而自2018—2019學年第一學期起，輔導員與教學秘書建立了常態溝通機制，學生的事務工作如選課、計算機等級考試報名等完成率達到了100%，有效地避免了因個別學生錯過報名時間而帶來的一系列惡性循環。

（二）完善應用型本科院校的教學管理制度

應用型本科高校正處于轉型的關鍵時期，構建科學的教學管理制度對提高院校運行的有序性，推動院校的內涵建設具有重要的意義。首先，應用型本科高校應根據教學管理工作中的各主體的職權劃分及崗位工作規范作出具體的規定，從而讓教學管理工作人員，特別是對實操性要求較高的教學秘書，在面對具體工作時有規可依、有章可循。其次，遵循應用型本科高校注重應用、服務區域經濟發展的規律，并根據教學管理中出現的新情況，不斷創新管理制度。專業設置、人才培養方案的制定、科研課題立項等應及時根據教學質量國家標準、社會經濟發展進行調整。再次，改變教學秘書在常規工作中依靠個人經驗等進行管理的落后做法，以信息論、決策論、控制論等科學方法為依托，尤其依靠不斷完善的教學管理制度展開工作。通過相關制度保障各項工作的順利開展，包括違規行為的處理與糾正。

（三）加大應用型本科高校教學秘書隊伍建設的投入

教學秘書作為最基層的教學管理人員，同時扮演著管理者與服務者的雙重角色，貫穿于教學管理工作的始末。因此，加大對教學秘書隊伍建設的投入，有利于更好地發揮其在教學管理中的作用，從而保證教學工作的順利開展。

1.嚴把“入口關”，選聘優秀的教學秘書隊伍

教學管理的工作特性要求教學秘書具備高度的責任心和主動的服務意識；具備高等教育管理學及心理學相關理論素養，掌握行政管理學、檔案管理、應用文寫作等基本的秘書專業知識，熟練計算機實用操作；具備較強的心理素質，能夠在繁雜的工作事務中學會心理調適；而且能夠發揮主觀能動性，不斷開拓創新。[9]

2.加強培訓，優化專業化結構

一是進行系統性的崗前培訓。對于新入職的教學秘書，務必針對崗位性質及職責進行集中培訓，有助于相關人員盡快熟悉工作環境，更早進入工作狀態。二是實現技能培訓常態化。通過定期的集中培訓及研討班，讓教學秘書解放于繁雜的事務性工作，不斷吸收借鑒最新的教育管理理念，適時地總結與調整，提升自身業務素質。三是設置相應的崗位進修計劃，鼓勵教學秘書等一線教學管理人員通過進修提升自己，從而不斷提高教學秘書隊伍的專業化水平。在對M學院31位教學秘書進行問卷調查中發現，有24位教學秘書在意見建議中提到，希望學校多提供培訓機會，建議學校通過定期開展學習研討班等方式讓教學秘書能夠在學習中提升職業素養。

3.完善教學秘書崗位的考核及晉升機制

可以參考教師教學競賽等活動，定期開展教學秘書業務水平評比活動，通過獎勵政策提高教學秘書的工作積極性。同時，深化專業技術職務聘任制度改革，建立科學的職務晉升機制，讓教學秘書通過良好的工作表現獲得晉升，從而提高工資待遇等。通過更加豐富的激勵措施，讓教學秘書崗位不再是一潭死水，從而吸引優秀人才投身到教學秘書的崗位中來。M學院的31份問卷調查中，有9份提到，希望能像教師或輔導員隊伍那樣，每年度舉辦教學秘書隊伍考核，評選出“優秀教學秘書”。另外，21位教學秘書提出希望在職稱評定上能考慮教學秘書的工作特點，在學術要求及工作表現考察上進行更合理的設置，完善教學秘書隊伍晉升渠道。

應用型本科高校目前正處于高速發展與轉型重塑的關鍵時期，其教學管理隊伍中的教學秘書在促進應用型本科高校的建設發展上起著至關重要的作用。因此，應用型本科高校應把教學秘書隊伍建設作為一項系統工程。本文結合應用型本科高校教學管理的特殊性，研究教學秘書與思想政治輔導員之間的常態溝通機制，并提出完善教學管理制度以及教學秘書崗位考核與晉升機制的建議，輔助教學秘書有針對性地提高業務素質，從而建設一支高素質、專業化的教學秘書隊伍，夯實高校教學管理隊伍，為學校向應用型轉型發展提供組織保證。