公務(wù)即時信息歸檔管理研究
——以昆明醫(yī)科大學(xué)為例

■ 王 媛

隨著科技的進步，信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)和社交媒體因其突出的交互性、時效性、精準(zhǔn)性等特點，成為了政府、企事業(yè)單位、社會組織等各類機構(gòu)開展業(yè)務(wù)、服務(wù)社會的重要工具。目前，幾乎每一個正規(guī)機構(gòu)都設(shè)有自己的網(wǎng)站，微信公眾號或微博等網(wǎng)絡(luò)媒體平臺，并通過這些平臺為公眾傳遞信息、提供服務(wù)。這些信息具有真實性、數(shù)字性、即時性、可靠性、可用性、全面性、多樣性等特點，能及時完整地反映主體單位的公務(wù)情況，我們姑且將這部分信息界定為“公務(wù)即時信息”并加以規(guī)范的歸檔管理。

一、公務(wù)即時信息概念

本文中的公務(wù)即時信息是指：國家機構(gòu)、企事業(yè)單位或社會組織在公務(wù)活動中，基于互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展，運用網(wǎng)頁、微博、微信等新媒體平臺，以電子數(shù)碼信息的形式，即時向公眾傳遞公務(wù)活動情況的具有保存價值的歷史記錄。

二、公務(wù)即時信息歸檔管理

（一）公務(wù)即時信息的分類

1.分類定義：指信息發(fā)布主體為達到收集、保管和利用的目的，按照信息來源、內(nèi)容、發(fā)布平臺及管理者等，按一定的結(jié)構(gòu)體系，對信息進行分門別類管理的活動。

2.分類原則：

（1）系統(tǒng)性：公務(wù)即時信息可按照來源、內(nèi)容、發(fā)布平臺及管理者等排列順序予以系統(tǒng)化，從而形成合理的分類管理體系。

（2）可擴充性：公務(wù)即時信息是實時更新，實時收集的，在分類時要滿足不斷增加和變化的需要。

（3）兼容性：公務(wù)即時信息的分類必須與相關(guān)系統(tǒng)協(xié)調(diào)一致，當(dāng)涉及一個或幾個其他系統(tǒng)時，信息類目的設(shè)置上應(yīng)盡可能與有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)取得一致。

（4）實用性：公務(wù)即時信息的分類要從日后查閱利用的角度出發(fā)，是整個檔案管理體系中的重要組成部分，在分類之初就達到系統(tǒng)最優(yōu)化。

3.分類方法：

（1）按公務(wù)即時信息的來源可分為：網(wǎng)頁公務(wù)即時信息、微信公務(wù)即時信息和微博公務(wù)即時信息等。

（2）按公務(wù)即時信息的形式可分為：文字類、圖片類、視頻類、復(fù)合類公務(wù)即時信息。其中，復(fù)合類公務(wù)即時信息內(nèi)容不僅包含文字，還可穿插圖片、視頻等表現(xiàn)形式。

（3）按公務(wù)即時信息的內(nèi)容可分為：新聞通知類、展覽展示類、相關(guān)轉(zhuǎn)載類、知識普及類、直播鏈接類等。

（4）按公務(wù)即時信息的管理者可分為：發(fā)布主體管理者和發(fā)布平臺管理者等。

（二）公務(wù)即時信息的獲取

1.獲取定義及內(nèi)容：指信息發(fā)布主體以保存利用為目的對發(fā)布在自己官方網(wǎng)站和微信、微博等新媒體平臺上的數(shù)碼電子公務(wù)信息進行收集的活動。包括品牌形象的推廣、信息政策的公開、新聞發(fā)布、產(chǎn)品信息、傳播企業(yè)文化、發(fā)布官方聯(lián)系方式、客戶服務(wù)、網(wǎng)上銷售等內(nèi)容。（以GB/T 29194-2012《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》等規(guī)范為執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。）

2.獲取原則：

（1）目的性：公務(wù)即時信息的獲取收集、歸檔管理，就是為了反映發(fā)布主體的重大事項和發(fā)展歷程，留住發(fā)布主體“記憶”，在獲取時要以此為目的進行操作。

（2）原始準(zhǔn)確性：公務(wù)即時信息是發(fā)布主體公務(wù)活動的體現(xiàn)，是與文書檔案相一致的數(shù)碼電子檔案信息，必須保持其原始準(zhǔn)確性。

（3）系統(tǒng)性：公務(wù)即時信息可以以發(fā)布平臺、發(fā)布時間、發(fā)布主體、信息形式等為內(nèi)容系統(tǒng)性獲取，以實現(xiàn)系統(tǒng)管理、系統(tǒng)存儲和系統(tǒng)利用。

（4）時效性：公務(wù)即時信息是發(fā)布主體公務(wù)活動的實時體現(xiàn)，是重大事項及時刻工作的記錄，具有很強的“即時性”，在獲取的過程中要注意發(fā)布主體的發(fā)布時間，及時獲取，體現(xiàn)時效性。

（5）全面性：為保證公務(wù)即時信息的完整性，獲取信息時應(yīng)當(dāng)本著“先獲取，再鑒定，后歸檔”的原則全面進行操作。

3.獲取方法：以官網(wǎng)網(wǎng)站為平臺發(fā)布的公務(wù)即時信息，根據(jù)網(wǎng)站的設(shè)計和編碼，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)按照一定的規(guī)則，自動獲取網(wǎng)頁數(shù)據(jù)并使用相關(guān)軟件技術(shù)解析后進行保存。以微博、微信公眾號為平臺發(fā)布的公務(wù)即時信息需要與平臺接口對接后，采用信息源推送的方式進行信息數(shù)據(jù)獲取歸檔。

4.獲取時間：為體現(xiàn)公務(wù)即時信息“即時性”的特點，避免信息積壓及網(wǎng)絡(luò)平臺的安全性問題，歸檔單位應(yīng)當(dāng)在官網(wǎng)和新媒體平臺上發(fā)布信息的24 小時內(nèi)對信息進行獲取并歸檔管理，也可根據(jù)需要自行設(shè)置獲取時間。

（三）公務(wù)即時信息的鑒定

1.鑒定的目的：信息發(fā)布主體應(yīng)當(dāng)以公務(wù)即時信息能充分反映本單位主體業(yè)務(wù)和歷史發(fā)展為目的進行鑒定。對于獲取的包括天氣預(yù)報、小笑話、智力問答等內(nèi)容，可以舍棄。所以，在公務(wù)即時信息獲取后，要對所獲取的全部信息進行逐一鑒定，將有價值的公務(wù)即時信息進行歸檔管理。

2.鑒定原則：

（1）真實性：公務(wù)即時信息一定是能真實客觀實際展現(xiàn)公務(wù)主體“記憶”的信息。

（2）價值性：公務(wù)即時信息根據(jù)發(fā)布主體的不同種類繁多，國家機構(gòu)偏重于法律法規(guī)的頒布宣傳實施、事業(yè)單位偏重于業(yè)務(wù)科研工作、企業(yè)偏重于產(chǎn)品介紹推廣、社會組織偏重于大眾服務(wù)等，信息應(yīng)區(qū)分內(nèi)容主次，判斷發(fā)布主體的主業(yè)進行有價值的信息鑒定。

（3）全面性：要全面把握被鑒定公務(wù)信息與其他檔案的聯(lián)系，不能孤立地判斷單份文件的保存價值。要全面地預(yù)測社會對公務(wù)信息利用的需要。既要考慮本單位的需要，也要考慮社會需要，既要考慮當(dāng)前的需要，也要考慮長遠需要。

（4）不重復(fù)：對于既在官網(wǎng)上發(fā)布，又在微博、微信公眾號上發(fā)布的同一條信息，或發(fā)布主體已經(jīng)通過其他系統(tǒng)及其他渠道同步歸檔的信息，本著“檔案不重復(fù)歸檔”的原則，就不再進行歸檔。

3.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：

（1）職能標(biāo)準(zhǔn)：要保存對歸檔主體職能起憑證、評價作用的以及能夠證明其存在、發(fā)展、主要職能和基本歷史面貌的公務(wù)即時信息。

（2）來源標(biāo)準(zhǔn)：以歸檔主體形成的公務(wù)即時信息為重點，外單位形成的公務(wù)即時信息涉及本單位的根據(jù)日后是否具有查考利用價值為標(biāo)準(zhǔn)鑒定。

（3）內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)：注重公務(wù)即時信息內(nèi)容的重要性和獨一性。主要看它的重要程度如何，對方針政策性的、重大事件的、主要職能的、反映全面和全局工作的、典型的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、基礎(chǔ)材料和重大事件信息都要進行歸檔。

4.鑒定方法：

（1）全面審閱法：將所有通過官網(wǎng)和新媒體公眾平臺獲取的公務(wù)即時信息逐一進行閱讀、審查，鑒定出有價值的能反映發(fā)布主體主要業(yè)務(wù)活動和歷史發(fā)展的信息。

（2）目錄檢索法：被獲取的公務(wù)即時信息是以數(shù)碼電子文件的形式存在，獲取的標(biāo)題與發(fā)布的原文標(biāo)題相同，可以采用目錄檢索法，將重復(fù)的文件放棄，進行單份歸檔。

（四）公務(wù)即時信息的編號

1.編號原則：

以DA/T13-1994《檔號編制規(guī)則》為基礎(chǔ)，結(jié)合公務(wù)即時信息的特點和屬性制定原則如下：

（1）直觀性：公務(wù)即時信息的編號應(yīng)當(dāng)直觀地體現(xiàn)公務(wù)信息的年度、種類、來源、存儲期限、排列等信息，使查閱利用者在看到編號時，就能清晰地理解公務(wù)即時信息的基本屬性特征。

（2）唯一性：隨著科技的進步，以網(wǎng)絡(luò)傳播公務(wù)信息的方式一定會被更多的單位、部門所接受和使用，公務(wù)即時信息的歸檔數(shù)量會成幾何倍的增長，所以在編號之初就要考慮到，每一條信息都應(yīng)當(dāng)是唯一的，不可重復(fù)的。

（3）簡短性：因公務(wù)即時信息數(shù)量龐大，每個信息都有一個唯一的編號，在計算機存儲中會占用大量的空間，編號時要簡單明了，能體現(xiàn)信息的基本屬性即可。

（4）可擴充性：目前公務(wù)即時信息主要有官方網(wǎng)站信息和微博、微信公眾號平臺等信息，未來，隨著網(wǎng)絡(luò)平臺的增多，會有更多的公務(wù)辦公、傳播平臺出現(xiàn)，在公務(wù)信息歸檔編號之初就要留有可以擴充編制的可能性，為日后的發(fā)展留有空間。

2.編號方案：

（1）時間優(yōu)先法：公務(wù)即時信息采用“年度-來源-責(zé)任者-保管期限-件號”的編制方法。即把信息產(chǎn)生的時間排在首位，把信息發(fā)布平臺，即來源排在第二位（網(wǎng)頁、微信、微博等），把信息產(chǎn)生的部門，比如政府、醫(yī)院、工廠及其下屬部門（可根據(jù)各單位需要，自行編號）排在第三位，保管期限可分為永久（Y）長期（C）短期（D）排在第四位，最后將件號按升序排在第五位。

例如：昆明醫(yī)科大學(xué)就采用“時間優(yōu)先法”的編號方案，對學(xué)校的公務(wù)即時信息進行了編號：

一級類目標(biāo)識公務(wù)即時信息發(fā)布的年份，二級類目按公務(wù)即時信息的來源平臺進行分類，用平臺名稱的漢語拼音首字母作為類名。一方面因為網(wǎng)頁和微信公眾號的管理技術(shù)不同，另一方面滿足未來公務(wù)即時信息發(fā)布平臺的拓展性。三級類目按公務(wù)即時信息產(chǎn)生的部門進行分類，每個產(chǎn)生部門用一個三位數(shù)的數(shù)字編號進行標(biāo)識。四級類目為公務(wù)即時信息的保管期限。最后一級類目為公務(wù)即時信息檔案的件號。

網(wǎng)頁示例：“WY”指網(wǎng)頁平臺的公務(wù)即時信息，意思為“網(wǎng)頁”，“111”為宣傳部的代碼，“y”為保管期限“永久”，最后是件號。因此，檔號為2018-WY-111-Y-1的公務(wù)即時信息檔案為：2018年學(xué)校宣傳部網(wǎng)頁上歸檔的第1件公務(wù)即時信息檔案。

微信公眾平臺示例：“WX”指微信公眾平臺的公務(wù)即時信息，“111”為宣傳部的代碼，因此，檔號為2018-WX-111-Y-1的公務(wù)即時信息檔案為2018年學(xué)校宣傳部開設(shè)的微信公眾號上歸檔的第1件檔案。

此方法的優(yōu)勢是，在查找利用信息時，可根據(jù)信息發(fā)生的時間專項查找，不必海量查找，劣勢是，如果有新的信息發(fā)布平臺出現(xiàn)，不能夠?qū)ｉT、直觀地體現(xiàn)。

（2）來源優(yōu)先法：即公務(wù)即時信息采用“來源-年度-責(zé)任者-保管期限-件號”的編制方法。此方法的優(yōu)勢是，如果有新的信息發(fā)布平臺出現(xiàn)，直接增加新平臺的編號即可，能直觀、快捷地體現(xiàn)信息來源。劣勢是，在查找利用信息時，如果根據(jù)信息發(fā)生的時間查找，需查多個平臺信息，不夠便捷。

（五）公務(wù)即時信息的歸檔

1.歸檔定義：公務(wù)即時信息歸檔是指國家機構(gòu)、企事業(yè)單位和社會組織的檔案管理部門，通過相關(guān)軟件的設(shè)計和使用，將本單位發(fā)布在官方網(wǎng)站和新媒體平臺上的公務(wù)信息通過獲取、分類、鑒定后，將具有檔案價值的以電子形態(tài)存在的信息進行歸檔管理的過程，是數(shù)據(jù)由普通文件轉(zhuǎn)為檔案的標(biāo)志。歸檔工作以DA/T 32-2005《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》為準(zhǔn)則和基礎(chǔ)實施。

2.歸檔原則：

（1）納入總體：公務(wù)即時信息歸檔工作應(yīng)納入單位信息化建設(shè)規(guī)劃，與其他檔案相同，技術(shù)與管理并重，便于利用和安全可靠原則。

（2）集中管理：公務(wù)即時信息實施全程和集中管理，確保信息的真實性、可靠性、完整性與可用性。

（3）職責(zé)明確：應(yīng)建立嚴(yán)格的公務(wù)即時信息管理制度，明確發(fā)布信息、審查信息、收集歸檔信息、管理信息、利用信息等部門的職責(zé)與分工。

（4）內(nèi)容清晰：明確以電子數(shù)碼形式存在的，不同來源的公務(wù)即時信息及其元數(shù)據(jù)的歸檔范圍、時間、程序、接口和格式等要求。

（5）監(jiān)管到位：按規(guī)范的工作程序，采取必要的手段，對公務(wù)即時信息檔案管理全過程實施監(jiān)控。

（6）存儲安全：公務(wù)即時信息檔案應(yīng)使用安全的網(wǎng)絡(luò)和離線存儲介質(zhì)實施從發(fā)布、獲取、歸檔、利用等一系列管理。

3.歸檔整理方法：

（1）單套制：首先，由于公務(wù)即時信息的整個生命周期都在網(wǎng)絡(luò)中進行，到歸檔階段再制作紙質(zhì)版進行歸檔，勢必造成很大的工作量及很大的資源浪費；其次，在信息技術(shù)和信息系統(tǒng)高速發(fā)展的今天，利用網(wǎng)絡(luò)和電腦終端對公務(wù)即時信息進行歸檔管理，已經(jīng)能滿足公務(wù)即時信息的利用需求，不僅如此，信息系統(tǒng)所具備的檢索和數(shù)據(jù)統(tǒng)計等功能，能更好地改善檔案用戶的使用體驗，所以公務(wù)即時信息采用“單套制”歸檔即可。

（2）在線歸，離線管：公務(wù)即時信息從發(fā)布之初就以互聯(lián)網(wǎng)為依托進行發(fā)布、展示、獲取、鑒定、分類、編號、歸檔、統(tǒng)計和利用等，在生成有獨立唯一檔號的檔案后，為保證數(shù)據(jù)的安全性、可靠性，應(yīng)根據(jù)電子檔案管理相關(guān)規(guī)范進行數(shù)據(jù)導(dǎo)出備份，進行離線管理。

（3）保管期限：公務(wù)即時信息的保管期限可分為永久、定期30年和10年三種，根據(jù)具體信息內(nèi)容進行判斷劃分。

4.歸檔接口：公務(wù)即時信息應(yīng)結(jié)合本單位業(yè)務(wù)及網(wǎng)絡(luò)運行實際情況選擇但不限于以下三種接口進行歸檔：

（1）Webservice 歸檔接口

（2）中間數(shù)據(jù)庫歸檔接口

（3）歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的規(guī)范存儲結(jié)構(gòu)

5.歸檔格式：公務(wù)即時信息檔案是電子檔案的一個重要組成部分，其電子文件和電子文件元數(shù)據(jù)歸檔格式嚴(yán)格按照中華人民共和國《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》GB/T 18894-2016中的標(biāo)準(zhǔn)進行歸檔管理。

（六）公務(wù)即時信息檔案統(tǒng)計

1.統(tǒng)計原則：公務(wù)即時信息應(yīng)當(dāng)采取“歸檔即時統(tǒng)計法”進行相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計，即在歸檔的同時就進行統(tǒng)計的原則，以便發(fā)布主體時時掌握網(wǎng)絡(luò)信息動態(tài)，為快速利用信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。

2.統(tǒng)計方法：公務(wù)即時信息檔案應(yīng)當(dāng)按照檔案統(tǒng)計年報的要求及本單位實際需要進行統(tǒng)計。可按照年度、來源、保管期限、形成主體、歸檔格式、件號、大小、利用人次、下載情況等多要素進行統(tǒng)計。

（七）公務(wù)即時信息檔案導(dǎo)出備份

1.導(dǎo)出備份定義：歸檔主體，通過相關(guān)軟件，將自己在官網(wǎng)、新媒體平臺上發(fā)布的公務(wù)信息即時進行在線歸檔后，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，從網(wǎng)絡(luò)在線系統(tǒng)軟件上將所有信息導(dǎo)出備份進行離線存儲和管理的過程。以ISO 13008：2012《數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換和遷移過程》和GB/T 20988-2007《信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)恢復(fù)規(guī)范》等相關(guān)規(guī)范為基礎(chǔ)實施公務(wù)即時信息導(dǎo)出備份工作。

2.導(dǎo)出備份原則：

（1）真實完整：公務(wù)即時信息檔案在數(shù)據(jù)導(dǎo)出的全過程中要確保數(shù)據(jù)的真實、可靠與完整，其檔案信息內(nèi)容，結(jié)構(gòu)、背景信息等數(shù)據(jù)要與在線軟件管理的信息數(shù)據(jù)相一致。

（2）導(dǎo)出備份時間：公務(wù)即時信息發(fā)布主體將公務(wù)信息即時進行在線歸檔后，應(yīng)根據(jù)各自信息量的多少，不小于30 天的周期內(nèi)，進行導(dǎo)出備份管理。

（3）與元數(shù)據(jù)同導(dǎo)出、同備份：參照GB/T 26163.1-2010《信息與文獻 信息元數(shù)據(jù)原則》，公務(wù)即時信息在離線導(dǎo)出備份時，要將信息數(shù)據(jù)與元數(shù)據(jù)一同導(dǎo)出備份，分別存儲。

（4）原始數(shù)據(jù)留存：公務(wù)即時信息的導(dǎo)出備份，是為了保證信息數(shù)據(jù)和其元數(shù)據(jù)的離線安全管理，為便于統(tǒng)計、查閱利用，應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)在線管理軟件中的原始數(shù)據(jù)繼續(xù)留存使用。

（5）確保安全：公務(wù)即時信息在導(dǎo)出備份的過程中，全程參照ISO 13008-2012 等相關(guān)電子檔案轉(zhuǎn)換、遷移等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，確保程序規(guī)范，數(shù)據(jù)安全。

（八）公務(wù)即時信息檔案的存儲

1.存儲原則：

（1）設(shè)備達標(biāo)：公務(wù)即時信息檔案管理主體應(yīng)為公務(wù)即時信息檔案及其元數(shù)據(jù)的存儲配備與電子檔案系統(tǒng)相適應(yīng)的、達到應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)的在線和離線存儲設(shè)備。

（2）集中有序：歸檔主體應(yīng)依據(jù)檔號等標(biāo)識符構(gòu)成要素，在計算機存儲器中逐級建立文件夾，分門別類、集中有序地存儲公務(wù)即時信息檔案及其組件，并在元數(shù)據(jù)中記錄數(shù)據(jù)的存儲路徑一并保存。

（3）定期檢查：公務(wù)即時信息檔案在線管理系統(tǒng)和離線管理數(shù)據(jù)都要定期掃描，診斷服務(wù)器、硬、磁盤等設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

2.存儲格式：以DA/T 47-2009《版式電子文件長期保存格式要求》為執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，保證公務(wù)即時信息檔案的完整和不可更改性。信息數(shù)據(jù)，包括純文檔信息、文檔圖片混合信息和純圖片信息都采用PDF的格式進行存儲。所有信息目錄使用Excel 表格進行管理存儲。

3.存儲介質(zhì)：為確保公務(wù)即時信息檔案數(shù)據(jù)的安全，應(yīng)采取光盤、裸硬盤、云端空間等多介質(zhì)存儲，如條件許可應(yīng)實現(xiàn)存儲介質(zhì)的異地存放。

（九）公務(wù)即時信息檔案的利用

1.利用原則：

（1）廣泛性：公務(wù)即時信息檔案來自于公務(wù)單位對外發(fā)布信息的平臺，比如官網(wǎng)、微博和微信公眾號等，所發(fā)布的信息都是經(jīng)過審核批準(zhǔn)的，沒有密級限制，具有公開性，所以在查閱利用的時候，它與其他檔案不同，不會受到相關(guān)查閱審批制度、程序和范圍的約束，所有使用者都可以查閱利用，具有廣泛性。

（2）便利性：公務(wù)即時信息檔案是以電子文件形式存在的檔案信息，在查閱利用時，只要輸入相關(guān)聯(lián)的關(guān)鍵詞或字，即可很快地查閱到信息，并且可通過下載、復(fù)制等方式使用，具有極強的便利性。

2.利用方法：可通過網(wǎng)絡(luò)在線展示和離線查閱等方法，采用關(guān)鍵詞、字、檔號、發(fā)布單位、發(fā)布時間等條件進行檢索，為廣大利用者提供閱覽、下載和復(fù)制服務(wù)。

綜上所述：公務(wù)即時信息的歸檔管理流程主要有：分類信息、獲取信息、鑒定信息、信息編號、信息歸檔、信息統(tǒng)計、信息導(dǎo)出、信息存儲和信息利用等九個步驟。國家機構(gòu)、企事業(yè)單位和社會組織等部門，通過以上九個步驟基本可以將本單位的公務(wù)即時信息進行及時完整的歸檔管理。昆明醫(yī)科大學(xué)通過此流程及專用系統(tǒng)軟件至2020年2月底已歸檔學(xué)校網(wǎng)頁公務(wù)即時信息檔案6506件，微信公眾號公務(wù)即時信息檔案1468件，基本實現(xiàn)了對此類信息的規(guī)范安全科學(xué)管理。