對新冠肺炎疫情防控檔案工作的幾點思考

■ 黃 慶 仝 莉 尹慶紅

對新冠肺炎疫情防控檔案工作的幾點思考

■ 黃 慶 仝 莉 尹慶紅

摘 要：本文結合貫徹落實國家檔案局、云南省檔案局關于新冠肺炎疫情文件材料歸檔有關要求，以確保文件材料應收盡收，應歸盡歸為目標，在歸屬范圍、職能職責、保障措施等方面提出作者的看法，并就做好疫情防控檔案工作提出幾點不成熟的建議，以供參考。

關鍵詞：新冠肺炎疫情 文件材料歸檔 檔案管理

2020年春，一場新冠肺炎疫情席卷祖國大地，面對疫情，黨中央、國務院高度重視，習近平總書記親自指揮、親自部署，多次作出重要指示，各級黨委政府迅速做出相關工作部署，全國上下全面貫徹落實疫情防控工作要求，抓實抓細各項防控措施，在抗擊疫情的阻擊戰中，大家眾志成城，萬眾一心，人人都是參與者，共同為打贏這場沒有硝煙的戰役貢獻著各自的力量。在這場戰役中，有許多好的做法和經驗，也有很多的教訓，這些都將成為今后處理類似突發事件的重要參考。將這些做法、經驗和教訓以文字、圖標、聲像、電子等形式按照規范固化下來，就是新冠肺炎疫情防控（以下稱疫情防控）檔案。它是國家機構、社會組織以及個人在新冠肺炎疫情防控工作中直接形成的對國家和社會有保存價值的真實記錄，是各級黨委和政府領導人民群眾抗擊疫情的客觀反映，是處理和應對公共衛生突發事件，完善重大疫情防控體制機制，健全國家公共衛生應急管理體系的重要參考和依據，對科學精準打贏重大突發疫情防控戰役，確保人民群眾生命安全和身體健康有重要的參考價值和借鑒作用。

做好疫情防控檔案工作，各級檔案部門和檔案工作者責無旁貸。2月7日，國家檔案局官網發布了《關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》指出：疫情防控檔案是黨和政府領導人民抗擊疫情的真實記錄，對工作查考研究、經驗借鑒具有十分重要的價值，各級檔案部門要加強對疫情防控材料收集歸檔工作的業務指導，積極爭取將檔案工作納入防控工作的總體部署，做到疫情防控檔案應收盡收、應歸盡歸。云南省檔案局也及時作出反應，于2月11日下發了《云南省檔案局關于做好新型冠狀病毒肺炎疫情防控文件材料收集歸檔工作的通知》，要求各級檔案部門提高政治站位，高度重視疫情防控文件材料歸檔工作，明確收集范圍，切實保障疫情防控文件材料齊全完整，加強業務指導，做好疫情防控檔案整理移交工作。

作者結合貫徹落實國家檔案局、云南省檔案局關于新冠肺炎疫情防控文件材料歸檔有關要求，以確保文件材料應收盡收，應歸盡歸為目標，在歸屬范圍、職能職責、保障措施等方面提出幾點看法，并就做好疫情防控檔案工作提出幾點不成熟的建議，以供參考。

1 歸屬范圍

《云南省檔案局關于做好新型冠狀病毒肺炎疫情防控文件材料收集歸檔工作的通知》確定了19個方面的歸檔內容，基本涵蓋歸檔范圍，但未明確歸屬范圍，這些文件材料應按照其來源、形成規律和特點，分別歸屬不同的全宗，既確保其系統性，又保證各個全宗檔案的完整性。

1.1 應對新冠肺炎疫情領導小組指揮部

本級黨委、政府領導有關疫情防控工作的批示、指示和講話；上級和本級黨委、人大、政府、政協領導檢查、督查疫情防控工作和慰問疫情防控人員形成的各類文件材料；本級黨委、政府及其指揮部在疫情防控工作形成的文件材料，包括重大決策、公告、通知、意見、通報、簡報、防控方案，工作計劃、實施方案、統計報表、動態數據、工作報告、工作總結、制度規定等；有關疫情防控期間復工復產、脫貧攻堅、農業生產、保障基本民生中形成的文件材料；召開的專門會議、新聞發布會等形成的文件材料，以及上級領導的重要批示、指示和講話等；上級黨委和政府及有關主管部門關于本地做好疫情防控工作的部署、指示、規定、通知、通報等；本地建立疫情防控工作機構、協調機制等形成的文件材料；本級關于疫情防控工作重要問題的請示與上級機關的批復、批示，下級的重要請示及本級對下級的批復、批示；有關疫情防控的各種預案、監測方案及治療技術操作規程等文件材料；對車站、機場、碼頭、出入境口岸和汽車、火車、地鐵、飛機、輪船等交通工具和流動人員進行衛生檢疫和交通管制等形成的重要文件材料；接受社會救助、捐贈及資金、物資分配和使用形成的文件材料；新聞媒體關于本地疫情防控工作的宣傳材料；與疫情防控工作有關的社會治安綜合治理、打擊制假、售假、哄抬物價、詐騙、造謠、傳謠等各類違法犯罪活動中形成的重要文件材料；在疫情防控工作中涌現的先進典型事跡及英模人物表彰材料；本級紀檢監察機關對疫情防控不力、工作嚴重失誤等的查處材料；本級援鄂醫療隊伍在援助疫情防控工作中形成的重要文件材料；疫情防控工作中產生的各類照片、錄音、錄像、磁盤、光盤、網站網頁和實物等載體的文件材料。

1.2 重點醫療機構

醫療機構在疫情防控救治具體工作中形成的文件材料，包括篩查、接收、診治新冠肺炎病人及疑似病人的總體方案、防治措施、防治方案、防治方法、疫情報告、治療方案、處方、診斷標準、病案、救治相關數據、防護指南、心理疏導守則、各類技術預案、培訓活動材料等；貫徹上級決策、部署、科技攻關、流行病學調查、新聞宣傳（含省市新聞媒體有關本單位防控救治工作新聞宣傳報道材料）工作中形成的各類材料；本單位發布的公告、通知、意見、通報、簡報、大事記、會議記錄、工作報告、工作總結、防治經驗、研究成果等文件材料；組織醫藥用品和相關物資保障和生活保障等工作形成的文件材料；本單位先進典型事跡及英模人物表彰材料，本單位網站、微信公眾號等涉及疫情防控救治的頁面材料；本單位參與一線救治工作及其援鄂的專家、醫生、護理人員個人檔案（內容見后）。

1.3 其他單位和部門

本單位在疫情防控工作中形成通知、通報、通告、規定、簡報、工作計劃、實施方案、防控措施、統計報表、動態數據、工作報告、工作總結、制度規定等文件材料；疫情防控工作的宣傳材料；在疫情防控工作中涌現的先進典型事跡及英模人物表彰材料；對疫情防控不力、工作嚴重失誤等的處理材料；本單位建立疫情防控工作機構、協調機制、制度規定等形成的文件材料；上級領導和本單位主要領導檢查督查形成的文件材料。

2 職責任務

各級檔案部門、各級領導小組指揮部、各文件材料形成部門要將疫情防控文件材料歸檔工作列入議事日程，納入工作重點，做到組織落實、責任落實、人員落實和任務落實。

2.1 檔案部門

各級檔案行政管理部門在做好本系統疫情防控工作，確保檔案安全的同時，應將疫情防控文件材料歸檔和檔案移交接收工作納入年度重點工作任務，納入崗位責任和目標考核，及早謀劃，及早介入。既做好“監軍”，也當好“戰士”。應結合本地實際及時將省確定的歸檔范圍進一步細化，形成更具可操作性的方案，印發各單位各部門貫徹執行；向同級指揮部派駐業務骨干，做好指導并具體參與文件材料收集歸檔；疫情結束后，檔案行政管理部門應及時到領導小組指揮部、醫療機構等重點部門現場，進行面對面指導，具體幫助編制檔案分類方案、制定歸檔范圍和保管期限表、確定檔案整理辦法。各級國家檔案館要做好接收準備工作，按照各自重大活動檔案管理辦法規定，及時將領導小組指揮部形成的各類檔案接收進館。

2.2 領導小組指揮部

各級領導小組指揮部應將疫情防控文件材料歸檔納入總體防控方案和各小組、相關人員職責范圍，制定歸檔制度，落實所需經費，指定專人負責文件材料收集歸檔，在做好本級指揮部文件材料歸檔的同時，要監督指導各級指揮部、各單位疫情防控文件材料歸檔和檔案移交接收；將疫情防控文件材料歸檔納入評先內容、納入年度目標考核指標體系、納入督查范圍。

2.3 各單位和部門

應將疫情防控文件材料歸檔列入議領導事日程，納入單位重點工作，納入獎懲范圍，做到人員到位、工作到位、責任到位、經費到位，按照各自的文件材料歸檔范圍和保管期限表，以及檔案管理制度，及時將疫情防控文件材料進行收集歸檔，確保檔案完整安全和有效利用。

3 建議

3.1 征集補充相關檔案

3.1.1 今天，網絡技術和媒體技術的發展，使得信息的記錄方式發生巨大的改變，形成了全民記憶的狀況，信息記錄的點更多，面更廣，記錄的形式和形態更加多樣化。各級檔案部門應注意疫情防控文件材料形式的豐富性，通過提供技術支持、發布收集指南、線上線下指導、開展征集等方式和途徑，將以疫情防控救治有關的各類文件材料（各單位歸檔范圍以外的）收集起來，確保齊全完整、真實、可用，連同歸檔范圍的檔案一起，以豐富、生動、關聯的形式展示戰“疫”全貌。檔案征集可由各地國家綜合檔案館統一征集，也可由各地領導小組指揮部征集，歸入指揮部全宗，保持疫情防控檔案的系統性完整性。

內容包括：疫情期間市民自發組織的各種公益捐款、志愿者活動等形成的有關資料；社會組織、個人捐贈物資憑證、記錄；疫情防控期間居民在家庭生活和社會生活中形成的，與疫情防控有關的視頻、音頻、圖片等；以反映、描繪、歌頌戰斗在一線的工作人員敬業奉獻、迎難而上為內容，創作的優秀文學、繪畫、書法、攝影、音樂、視頻等藝術作品；反映疫情防控期間的市情、市貌（村情村貌）等各種照片、視頻等資料；反映各地人民廣泛參與抗擊疫情感人事跡的相關文件資料，特別是一線醫務工作者的個人照片、工作影像、抗疫日記、工作日志、心得體會、“請戰書”、書信、入黨申請書等；在支援湖北武漢、咸寧中作出貢獻的人物和事跡材料；各新聞媒體、自媒體、社交媒體及影視愛好者在直播、采訪過程中形成的紀實性資料和宣傳報道材料（包括能夠完整體現某一主題的組圖和音視頻資料，對一線醫務工作者、治愈者的采訪音視頻資料等），“入網入格入家庭”調查排查、“土味”標語、大喇叭小廣播喊話等典型材料；衛生、防疫、教育、公安、交通、環保、物資供應、農村、社區等防控戰線在抗擊疫情中所形成的典型材料；具有保存價值、反映疫情防控的其他檔案資料。

3.1.2 我知道你為了誰，我也要知道你是誰。在此次疫情防控中，很多參與過2003年非典防治的專家和醫務工作者發揮了重要的作用，這也啟示我們，建立新冠肺炎疫情防控專家和醫務工作者檔案是十分必要的。采集建立在本地醫療機構開展防控救治工作及援鄂專家、醫務工作者檔案，并納入各級領導小組指揮部歸檔范圍，以便于今后處置類似突發公共衛生事件時對醫務人員的統一調配。采集內容包括姓名、性別、出生年月、簡歷、所在單位及科室、抽調單位、參加防控工作單位、專業技術職稱（職務）、專業特長、抗擊疫情業績、表彰獎勵等。

3.2 全宗劃分和類別設置

3.2.1 各級防控領導小組指揮部全部檔案作為一個全宗進行整理和管理。

3.2.2 重點醫療機構疫情防控救治檔案作為一個大類進行整理和管理。此次防控救治工作對于一個醫療機構來說，是一個系統工程，不僅涉及急癥、重癥、呼吸、感染等重點科室，還涉及黨務、行政、檢驗、后勤等保障輔助科室，所形成的檔案分散在各個部門，為確保其系統性、完整性，避免重復交叉，應在單位原檔案分類的基礎上，單獨設立一個大類進行歸檔整理。

3.2.3 其他各單位形成的文件材料歸入2020年度，材料較多的，單獨作為一類整理保管，材料較少的可以不單獨設類，可列入文書檔案。

3.3 激勵措施

在疫情防控文件材料收集歸檔和檔案管理工作中作出顯著成績的，檔案專業職稱評審機構在其申報評審高一級檔案專業技術職稱時，應給予優先。近日，云南省委組織部、省衛健委等六個部門為奮戰在抗擊新冠肺炎一線的醫務工作者、新聞工作者和科研人員，在職稱申報評審、人才評選、項目申報和表彰獎勵等方面出臺傾斜優惠九大措施，引導激勵廣大人才加入到打贏新冠肺炎疫情防控阻擊戰中來。檔案工作是整個防控工作的重要組成部分，對在疫情防控檔案工作中作出突出貢獻的檔案專業技術人員，在申報評審高一級檔案專業技術職稱中也應該給予優先。疫情防控和救治檔案工作作為評審時的重要參考，相關檔案工作總結、專題報告作為職稱評審的重要業績成果材料，適當降低論文要求，特別是評審檔案專業高級職稱的人員。受縣級以上黨委政府表彰或記功以上獎勵的先進個人，同等條件下優先評審。受市級以上表彰的防控和救治先進集體，其單位檔案收集齊全完整的，從事檔案工作的人員評審高一級檔案專業技術職稱，按照受縣級以上黨委政府表彰或記功以上獎勵的先進個人條件同等對待，同等條件下優先評審。

3.4 實事求是歸檔

推進疫情防控檔案工作，要充分考慮各地各單位的實際情況，堅持一切從實際出發，力戒形式主義和官僚主義，在確定新冠肺炎疫情防控檔案的工作標準、工作要求時，既要符合檔案法規制度，又要符合各地各單位工作實際，不能脫離實際追求所謂的高水準、上檔次。另外，新冠肺炎疫情防控檔案作為新冠肺炎疫情防控工作的原始記錄，其形成過程必須實事求是，如實反映疫情防控的進程和成果，確保疫情防控工作的整個過程可追溯、可查詢，形成什么材料就歸檔什么材料，堅決防止過后編文件，補材料，形成事實上的檔案造假。

3.5 積極實踐電子文件單套制管理

一方面，此次疫情防控所形成的文件材料內容豐富，涉及范圍廣泛，信息量大，且絕大部分都以電子文件形式出現。另一方面，經過多年的探索，電子文件電子化單套制歸檔技術日臻完善，認可電子檔案憑證效力的法律法規日益完善，在本次疫情防控檔案管理中全面運用電子文件單套制歸檔完全可行。同時，電子文件電子化歸檔可以遠程完成，不會因為疫情人員活動受限和無法面對面歸檔而影響疫情防控文件材料的及時歸檔。建議各地檔案部門在此次疫情防控文件材料歸檔工作中，積極探索實踐電子文件電子化單套制管理，并在取得經驗后在其他領域積極推廣利用。

作者單位：黃慶：玉溪市檔案館，仝莉：玉溪市婦幼保健院，尹慶紅：玉溪市人事考試院