住房公積金檔案的特點及其檔案管理探究

辛建立

摘 要：伴隨近幾年我國社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，國家級各省市地區(qū)的管理人員，已經(jīng)針對住房公積金提高了重視程度，使得我國住房公積金檔案管理也日益完善，有效推動了我國住房公積金事業(yè)不斷發(fā)展。基于此，文章主要針對住房公積金檔案特點及其檔案管理進(jìn)行深入研究，希望能為相關(guān)人士提供些許參考。

關(guān)鍵詞：住房公積金;檔案;特點;管理

住房公積金貸款，是國家針對廣大企事業(yè)繳存職工提供的福利制度，但是由于社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，住房價格正在呈現(xiàn)大幅度飆升，導(dǎo)致很多繳存職工的工資，已經(jīng)無法滿足房價的增長，很多人員面臨買不起房的情況。在此發(fā)展背景下，住房公積金成為了一種住房保障的必要手段。伴隨著我國人口數(shù)量的不斷提高，創(chuàng)設(shè)科學(xué)有效的住房公積金檔案管理工作尤為重要。因此，主要針對住房公積金檔案的特點及其檔案管理，展開以下分析。

一、住房公積金檔案的特點分析

（一）具有數(shù)量多特點

現(xiàn)如今，住房公積金檔案管理制度，已經(jīng)得到了大范圍落實，但是由于范圍的不斷擴大，使其存檔數(shù)量也在不斷增加。在住房公積金檔案管理中，不僅包含住房公積金的繳存檔案，還涉及到公積金提取業(yè)務(wù)辦理中的各種檔案，加大了公積金檔案數(shù)據(jù)數(shù)量，促使公積金在檔案管理中存有較大難度，相比較傳統(tǒng)檔案管理方式，已經(jīng)無法滿足公積金的檔案管理需求。

（二）具有動態(tài)性特點

不同于一般檔案管理工作，住房公積金檔案管理具有一定的動態(tài)性特點，可以把住房公積金檔案劃分成為貸款前、貸款中和貸款后三個階段，這三個階段在時間方面比較長。因此，應(yīng)當(dāng)從借款人員入手，當(dāng)借款人員向其單位提出貸款需求并且申請之后，在創(chuàng)建成為檔案的形式進(jìn)行管理，但是管理人員需要了解，并不是住房公積金檔案形成之后，就代表該名人員的貸款已經(jīng)還清，而是應(yīng)當(dāng)把借款人員的所有還款內(nèi)容，都記錄在檔案內(nèi)，直到借款人員把住房公積金貸款還清為止，從而確保檔案信息的準(zhǔn)確性和真實性。由此可見，住房公積金的檔案管理具有一定的動態(tài)性特點。

二、提高住房公積金檔案管理質(zhì)量的對策

基于住房公積金檔案的特點，對提高住房公積金檔案管理質(zhì)量的對策，展開較為深入的分析，其內(nèi)容包含：提高管理人員認(rèn)識、創(chuàng)建檔案管理體系和做好檔案保密工作等，促使住房公積金的所有信息，都在可控范圍內(nèi)，進(jìn)而提高檔案管理質(zhì)量和管理效率。

（一）提高管理人員認(rèn)識

縱觀我國住房公積金的檔案管理現(xiàn)況可清晰得出，很多管理人員并沒有充分意識到住房公積金檔案特點及其重要性，所以一直使用普通檔案管理的方式進(jìn)行管理公積金檔案信息，導(dǎo)致住房公積金的優(yōu)勢沒有充分體現(xiàn)。基于此，從以下幾個方面入手，提升管理人員對住房公積金檔案管理的認(rèn)識。第一，應(yīng)把住房公積金的檔案，與普通檔案進(jìn)行區(qū)分放置、管理，并且還要創(chuàng)設(shè)相關(guān)管理制度，制度的創(chuàng)設(shè)不僅能規(guī)范檔案管理人員的日常行為，還能促使檔案管理人員更好的從事于工作中;第二，應(yīng)創(chuàng)設(shè)相關(guān)的獎懲體系，在獎懲體系的約束下，不僅能讓管理人員積極參與到實際管理工作中，還能提高檔案管理效率和質(zhì)量。

（二）創(chuàng)建檔案管理體系

現(xiàn)如今很多地區(qū)的住房公積金檔案管理，都存有很多不足之處，這時，需要創(chuàng)設(shè)完善的住房公積金檔案管理體系，一方面，是通過明確檔案管理流程和具體操作標(biāo)準(zhǔn)的方式，解決傳統(tǒng)住房公積金檔案管理問題，另一方面，則是通過嚴(yán)格執(zhí)行工作程序，加強對檔案管理工作的審查力度，在全面審查現(xiàn)有制度的基礎(chǔ)上，找出創(chuàng)新檔案管理的途徑，提高住房公積金檔案管理的有效性。

（三）做好檔案保密工作

不論針對借款人員還是貸款人員而言，住房公積金的檔案都屬于私人信息，所以，需要針對住房公積金的檔案管理做好保密工作。基于此，需要做好以下幾項工作：第一，只有檔案管理人員具備保密意識，才不會把客戶信息進(jìn)行泄露;第二，人員要想對住房公積金檔案進(jìn)行查看，需要先核實檢查人員的個人信息，要是在核實期間發(fā)現(xiàn)該名人員，替代別人進(jìn)行調(diào)取和查看的話，需要調(diào)取人員出示相關(guān)責(zé)任書等;第三，在調(diào)取住房公積金檔案時，難免會有別有用心的人員轉(zhuǎn)空子，這時，需要對不明身份的人員，杜絕信息透漏，從而保證客戶檔案的私密性。

（四）加強軟硬件設(shè)施建設(shè)

第一，國家政府應(yīng)對檔案管理軟件建設(shè)加大重視，比如：創(chuàng)建檔案檢索系統(tǒng)、檔案監(jiān)測系統(tǒng)等，確保檔案管理工作能順利開展;第二，基于信息化背景下，需要針對數(shù)字化檔案管理建設(shè)提高重視程度，通過實現(xiàn)檔案無紙化管理，提高住房公積金的管理服務(wù)水平和質(zhì)量;第三，應(yīng)對住房公積金的檔案管理工作加大資金投入，并且還要根據(jù)《檔案法》中的相關(guān)內(nèi)容，進(jìn)行創(chuàng)設(shè)檔案室、改善工作環(huán)境等，確保檔案管理工作的開展擁有一定的硬件設(shè)施支撐。

三、結(jié)束語

總而言之，對住房公積金檔案管理加大重視，不僅能防范住房公積金風(fēng)險的出現(xiàn)，還能有效保證職工利益。因此，需要基于住房公積金檔案特點的基礎(chǔ)上，提出：提高管理人員認(rèn)識、創(chuàng)建檔案管理體系、做好檔案保密工作等，促使檔案管理質(zhì)量和效率有效提升。

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