淺談民辦高校學(xué)籍管理工作中的共性問(wèn)題及其對(duì)策

關(guān)鍵詞 學(xué)籍 管理 問(wèn)題 對(duì)策

作者簡(jiǎn)介：周婭琴，武昌工學(xué)院教務(wù)處學(xué)籍科科長(zhǎng)，主要從事學(xué)籍管理工作。

中圖分類號(hào)：G647 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2020.05.083

一、學(xué)籍管理的重要性

高校學(xué)生工作是整個(gè)學(xué)校管理的重要組成部分，學(xué)籍管理則是學(xué)生管理工作的重中之重。保證教學(xué)運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生的有效管理，是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。搞好學(xué)籍管理，要及時(shí)掌握教學(xué)活動(dòng)的客觀情況，穩(wěn)定教學(xué)秩序，還要引導(dǎo)教學(xué)效果和教學(xué)質(zhì)量的提高。創(chuàng)建良好的學(xué)風(fēng)，校風(fēng)和師風(fēng)。與公立高校相比，民辦高校學(xué)生從新生入學(xué)，到在校期間的學(xué)習(xí)生活，乃至學(xué)生畢業(yè)期間和畢業(yè)后的業(yè)務(wù)辦理更為頻繁。所以說(shuō)，高校學(xué)籍管理的過(guò)程，貫穿在大學(xué)生的整個(gè)學(xué)生時(shí)代。

二、新時(shí)代高校學(xué)籍管理的主要內(nèi)容及民辦高校學(xué)籍管理現(xiàn)狀

（一）學(xué)籍管理主要內(nèi)容

圖1：四個(gè)階段的主要內(nèi)容

1.按照高校學(xué)籍管理的基本流程可以分四個(gè)階段：新生階段、在校階段、畢業(yè)生階段和畢業(yè)后階段。各個(gè)階段的主要內(nèi)容如圖1所示。

2.按照民辦高校學(xué)籍管理的內(nèi)容可以分為兩個(gè)部分：

（1）學(xué)籍管理：新生的學(xué)籍注冊(cè)，學(xué)號(hào)編輯，分班，保留入學(xué)資格等;在校生的學(xué)年注冊(cè)，學(xué)籍證明，保留學(xué)籍，休學(xué)，復(fù)學(xué)，退學(xué)，轉(zhuǎn)專業(yè)，轉(zhuǎn)學(xué)，降級(jí)，專業(yè)分方向、輔修、第二學(xué)位;畢業(yè)生信息采集，畢結(jié)業(yè)審核、制證，學(xué)歷、學(xué)位注冊(cè)等。

（2）成績(jī)管理：收集整理各類型成績(jī)資料，各類非正規(guī)時(shí)間的成績(jī)錄入（參軍入伍學(xué)生、出國(guó)學(xué)生）等;畢業(yè)生成績(jī)單審核等。

（二）民辦高校學(xué)籍管理現(xiàn)狀分析

1.學(xué)生對(duì)學(xué)籍重要性的認(rèn)識(shí)不夠。民辦高校學(xué)生和公辦高校學(xué)生在整體素養(yǎng)和水平之間存在不同的特點(diǎn)。例如，民辦高校少數(shù)學(xué)生在學(xué)習(xí)中的自覺(jué)性和學(xué)習(xí)動(dòng)力較弱。其次，根據(jù)民辦高校特點(diǎn)，從事學(xué)籍管理崗位的以年輕教師居多，對(duì)國(guó)家政策和學(xué)校制度缺乏深入了解，經(jīng)驗(yàn)不足。少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)籍問(wèn)題認(rèn)識(shí)不夠，不重視開展學(xué)籍工作培訓(xùn)與提高。

2.校園信息化管理仍起步階段。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化全面覆蓋人們的生活，較為傳統(tǒng)的學(xué)籍管理模式已經(jīng)很難滿足現(xiàn)代化學(xué)籍管理發(fā)展的方向，因此，更多的高校開始轉(zhuǎn)向建設(shè)信息化科學(xué)管理方式。對(duì)民辦高校來(lái)說(shuō)，信息化建設(shè)更晚，可以借鑒的經(jīng)驗(yàn)少，過(guò)去的學(xué)籍管理方式同樣不能適應(yīng)不斷發(fā)展的學(xué)籍管理需求;已經(jīng)加入到信息化建設(shè)中學(xué)校，使用的也是不夠先進(jìn)的，甚至是已經(jīng)在陸續(xù)淘汰中的信息化系統(tǒng)學(xué)籍管理模式，這種模式存在信息量大難以科學(xué)分析、工作人員效率低、數(shù)據(jù)存在一定差異性等問(wèn)題，也不利于學(xué)校教育工作的發(fā)展。

3.學(xué)籍管理制度不完善。2017年頒布了《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》 （教育部令第41號(hào)） （以下簡(jiǎn)稱“規(guī)定”），根據(jù)“規(guī)定”。學(xué)籍管理工作要求有極強(qiáng)的政策性和原則性，若沒(méi)有健全完善的制度作為保障，工作的開展必定陷入僵局，導(dǎo)致混亂。目前，民辦高校從事學(xué)籍管理崗位的人員以年輕教師居多，缺乏豐富的經(jīng)驗(yàn)。部分民辦高校管理者對(duì)學(xué)籍管理重視程度不夠，不注重學(xué)籍管理培訓(xùn)工作。

4.宣傳力度不夠。大多數(shù)學(xué)生在對(duì)學(xué)籍管理的概念和內(nèi)容非常不熟悉，他們不了解學(xué)籍管理對(duì)學(xué)生自身的重要性。甚至一些輔導(dǎo)員和管理者認(rèn)為學(xué)籍管理和他們關(guān)系不大，那都是高校教務(wù)處的事情。學(xué)生對(duì)學(xué)籍重要性的認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)學(xué)籍管理規(guī)律缺乏必要的了解，對(duì)他們來(lái)說(shuō)，課程合格了就好。

5.人員配比少，工作繁重;業(yè)務(wù)水平不足、隊(duì)伍不穩(wěn)定。

首先，近年來(lái)，教育事業(yè)發(fā)展使學(xué)生人數(shù)的增加，高校學(xué)習(xí)形式變得更為多樣化，為民辦高校學(xué)籍的管理帶來(lái)了新挑戰(zhàn)。大量的學(xué)生信息和數(shù)據(jù)要處理，沒(méi)有根據(jù)學(xué)生比例增加學(xué)籍管理人員，工作量極大。沒(méi)有重視學(xué)籍管理的技術(shù)性和復(fù)雜性，缺乏系統(tǒng)的管理渠道和專門學(xué)籍管理人員來(lái)整理學(xué)生的信息。僅僅憑教務(wù)管理人員是無(wú)法解決的，容易造成巨大隱患。

其次，民辦高校學(xué)籍管理人員存在年紀(jì)輕，經(jīng)驗(yàn)少等問(wèn)題。平日工作已經(jīng)需要付出大量精力和時(shí)間，疲于應(yīng)付工作就很難再抽出時(shí)間精力進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和創(chuàng)新研究。學(xué)校方面也缺乏專門的培訓(xùn)，對(duì)整體素質(zhì)和專業(yè)能力的提高關(guān)注較少。

最后，民辦高校學(xué)籍管理人員評(píng)職稱比較困難，待遇比較低，容易造成隊(duì)伍不穩(wěn)定;工作幾年的學(xué)籍管理人員離職后，新人對(duì)各種政策、制度和流程不熟悉。很難對(duì)學(xué)生遇到的問(wèn)題給出準(zhǔn)確的解決方案。特別是面對(duì)特殊情況的問(wèn)題。會(huì)影響學(xué)生切身利益，嚴(yán)重的甚至殃及學(xué)校聲譽(yù)。

6.二級(jí)學(xué)院學(xué)籍管理不規(guī)范，信息化管理技術(shù)落后。民辦高校二級(jí)學(xué)院學(xué)籍管理欠缺與不規(guī)范，對(duì)學(xué)籍管理與建設(shè)缺乏應(yīng)有的重視與認(rèn)識(shí)。學(xué)校信息化管理水平低下。例如，成績(jī)錄入、學(xué)籍異動(dòng)等均可以利用教務(wù)系統(tǒng)來(lái)完成。但是對(duì)于龐大的數(shù)據(jù)信息、繁瑣處理過(guò)程、原則性和互動(dòng)性都極強(qiáng)的學(xué)籍管理卻不能使用教務(wù)管理系統(tǒng)完成。大多民辦高校學(xué)籍管理部門和學(xué)生處、財(cái)務(wù)部門及相關(guān)行政部門并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)完全網(wǎng)絡(luò)化辦公，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息查詢、學(xué)業(yè)分析和決策支持的應(yīng)用。例如，新生報(bào)到繳費(fèi)，學(xué)籍管理人員無(wú)法通過(guò)系統(tǒng)來(lái)查閱學(xué)生是否已經(jīng)繳費(fèi)，要通過(guò)財(cái)務(wù)部門按照同一時(shí)間節(jié)點(diǎn)核對(duì)統(tǒng)計(jì)后告知，然后逐一核對(duì)的方式來(lái)完成，增加工作量，大大降低工作效率。

三、加強(qiáng)民辦高校學(xué)籍管理改進(jìn)對(duì)策

（一）健全管理制度完善管理體制，加強(qiáng)工作指導(dǎo)

首先，提高把握政策水平的能力。以“規(guī)定”的實(shí)施為契機(jī)，組成專班，校長(zhǎng)帶頭整理學(xué)校已有學(xué)籍管理制度，使“規(guī)定”的精神得以理順，拿準(zhǔn)。建立或完善的制度與“規(guī)定”保持一致高度。使在學(xué)籍管理在工作中出現(xiàn)的所有細(xì)節(jié)問(wèn)題都能得到有效的監(jiān)督，做到依法治校，結(jié)合管理和教育，提升管理水平。

其次，民辦高校在學(xué)籍管理制度不斷健全的同時(shí)應(yīng)該根據(jù)學(xué)校的實(shí)際發(fā)展情況做出調(diào)整，例如，制定科學(xué)的切合實(shí)際的學(xué)籍管理制度，以便解決問(wèn)題;明確高校管理的學(xué)生主體地位，充分了解學(xué)生需求，收集學(xué)生創(chuàng)新、創(chuàng)業(yè)相關(guān)信息，實(shí)行靈活、動(dòng)態(tài)化管理。在制定學(xué)籍管理體制中充分體現(xiàn)。

（二）加大宣傳力度

大多數(shù)學(xué)生對(duì)學(xué)籍管理的概念和內(nèi)容非常不熟悉，他們不了解學(xué)籍管理對(duì)學(xué)生自身的重要性。甚至一些輔導(dǎo)員和管理者認(rèn)為學(xué)籍管理和他們關(guān)系不大，那都是高校教務(wù)處的事情。學(xué)生對(duì)學(xué)籍重要性的認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)學(xué)籍管理規(guī)律缺乏必要的了解，對(duì)他們來(lái)說(shuō)，課程合格了就好。

新生迎新期間，就開始對(duì)學(xué)籍管理規(guī)定進(jìn)行宣傳，安排有針對(duì)性的迎新教育，帶領(lǐng)新生詳細(xì)解讀學(xué)籍管理的內(nèi)容，并將《學(xué)生手冊(cè)》發(fā)至每個(gè)學(xué)生。為了加深學(xué)生的印象，組織不同形式的考試，目的是讓學(xué)生對(duì)學(xué)籍管理有更充分認(rèn)識(shí)。

制度的力量，要通過(guò)執(zhí)行的強(qiáng)度來(lái)體現(xiàn)。成立宣傳工作小組，校長(zhǎng)牽頭、教務(wù)處、學(xué)生工作處、各二級(jí)學(xué)院為成員的逐層聯(lián)動(dòng)組織。利用公告欄、校園公眾號(hào)、內(nèi)部報(bào)刊等。全員參與，以此提高認(rèn)識(shí)。

（三）穩(wěn)定隊(duì)伍建設(shè)，激發(fā)工作動(dòng)力;加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高人員素質(zhì)

隨著高校學(xué)習(xí)形式變得更為多樣化，對(duì)民辦高校學(xué)籍的管理帶來(lái)了新挑戰(zhàn)。大量的學(xué)生信息和數(shù)據(jù)要處理，學(xué)籍管理人員比例嚴(yán)重不足，工作量極大，造成正常工作時(shí)間內(nèi)難以完成任務(wù)，加班加點(diǎn)是常態(tài)。學(xué)籍管理的人員流失頻繁，影響了學(xué)籍管理隊(duì)伍的穩(wěn)定，也給工作帶來(lái)了一定的影響。

其次，提供職務(wù)晉升機(jī)會(huì)，提高薪資待遇等方面入手，建立和完善激勵(lì)機(jī)制。激發(fā)學(xué)籍管理者積極性。明確學(xué)籍管理人員的崗位職責(zé)，責(zé)任到人，把履職情況作為考核和晉升的依據(jù)，確保隊(duì)伍的穩(wěn)定，提高隊(duì)伍成員的積極性。

（四）建立學(xué)院二級(jí)學(xué)籍管理制度

二級(jí)學(xué)院的教學(xué)管理人員一般由本學(xué)院的教學(xué)秘書兼任，負(fù)責(zé)學(xué)校學(xué)籍管理部門與本學(xué)院學(xué)籍管理之間的工作和聯(lián)絡(luò)。主要工作內(nèi)容是學(xué)生成績(jī)管理和日常學(xué)籍管理，學(xué)校學(xué)籍管理部門定期組織二級(jí)學(xué)院的學(xué)籍管理人員召開：政策或?qū)ｍ?xiàng)工作的培訓(xùn)會(huì);日常工作例會(huì)和總結(jié)會(huì);工作提前布置會(huì)等。明確分工，職責(zé)分明。整個(gè)學(xué)校實(shí)行學(xué)籍管理一盤棋，形成良性互動(dòng)，使學(xué)籍管理水平上升到一個(gè)新的高度。

（五）推廣信息化建設(shè)，提升工作效率

2008年后，教育部構(gòu)建并陸續(xù)完善了全國(guó)學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)，并在各大高校推行，要求各大高校都必須在學(xué)籍管理平臺(tái)中記錄每個(gè)在校生的學(xué)習(xí)情況。平臺(tái)的出臺(tái)使學(xué)籍管理的工作大量增加。為了確保高校信息現(xiàn)代化學(xué)籍管理的需要，必須建立電子信息化管理、教務(wù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全校資源共享。

四、結(jié)語(yǔ)

民辦高校的學(xué)籍管理在新時(shí)代辦學(xué)特點(diǎn)的背景下，有了新要求。高校學(xué)籍管理是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，關(guān)系到每一個(gè)大學(xué)生的切身利益，是折射高校教學(xué)與管理質(zhì)量的一個(gè)窗口。做好學(xué)籍管理工作，一是要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視，配備必要的設(shè)備，幫助一線管理人員解決實(shí)際困難;二是從事該項(xiàng)工作的人員需要樹立愛(ài)崗敬業(yè)、樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神投入到實(shí)踐工作中去。 同時(shí)，在處理復(fù)雜的工作時(shí)，需要學(xué)籍管理人員具有更高的責(zé)任感、耐心和人文關(guān)懷。不斷總結(jié)，勇于開拓，努力成為學(xué)生與學(xué)校、社會(huì)溝通的橋梁。

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