淺談大數據背景下中職學校綜合檔案管理信息化的實現路徑

鐘虹

[摘 要]21世紀，信息技術發展日趨成熟。大數據技術加速了檔案管理信息化進程。為提升中職學校綜合檔案管理效率，有效利用檔案價值，中職學校需針對當前存在的檔案管理思維更新滯后、缺乏數據技術分析人才、大數據嵌入檔案管理缺乏統一標準等問題，采取積極的應對措施，創新綜合檔案信息化的實現路徑。

[關鍵詞]大數據;中職學校;綜合檔案管理;信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.10.089

[中圖分類號]G270.7;G647.24[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）10-0-02

0? ? ?引 言

大數據時代對中職學校綜合檔案管理信息化提出了更高的要求，如何利用大數據帶來的信息技術優勢，提升中職學校綜合檔案管理水平，成為中職學校當前面臨的現實課題。

1? ? ?大數據背景下中職學校綜合檔案管理信息化建設的必要性

1.1? ?有助于適應時代發展的需要

一直以來，國家都非常注重信息化建設，并針對信息化建設提出了一系列的改革方案，同時國家還協調相關部門加強網絡基礎設施建設，為信息化的普及工作奠定堅實基礎。此外，國家還看到5G技術帶來的機遇，加速推進5G技術普及，為中職學校綜合檔案信息化建設奠定了堅實基礎。中職學校必須看到大數據對中職學校檔案管理信息化建設帶來的影響，緊跟時代發展需求，加快中職學校綜合檔案管理信息化的建設步伐，加大中職學校綜合檔案管理信息化的資金投入力度，實現綜合檔案管理的數字化和標準化，將紛繁復雜的紙質和影像資料通過掃描、編碼、存儲等有效方式進行數據化存檔，從而更好地適應中職學校教學與科研工作的現實需要，更好地為學校建設和發展服務。

1.2? ?有助于滿足學校長遠發展的需要

中職學校綜合檔案管理涉及學生管理、行政管理、教學管理和科研管理等各方面的信息資料，通過中職學校綜合檔案信息化建設，能夠實現校內外檔案資源的信息互通，進一步提升中職學校綜合檔案利用率。從學生需求角度看，通過綜合檔案信息化建設可以將檔案信息資源上傳到網絡，學生可以通過網絡途徑查詢、下載、利用。從教師角度看，通過建立中職學校綜合檔案教學數據庫，并按照門類將教學資源進行有效整合，教師可以借鑒數據庫教學資源，進一步提升教學水平。從學校發展角度看，通過綜合檔案信息化建設，能夠將紙質檔案變成數字檔案，減少紙質檔案占有的資源，同時也有利于減輕學校管理成本;形成更加系統的檔案資源，通過檔案參數對比，了解當前學校在發展過程中存在的優勢和不足，明確未來發展方向，為學校管理者政策制定提供參考。

1.3? ?有助于提升綜合檔案管理效率

中職學校綜合檔案蘊含了大量有價值的信息，如何對這些有價值的信息進行綜合利用成為擺在中職學校面前的一道現實課題。中職學校通過綜合檔案信息化建設，可以將傳統的紙質檔案轉變為電子檔案，一方面，解決了傳統紙質檔案管理占用空間、占用資源的現實問題;另一方面，通過綜合檔案信息化建設，能夠進一步簡化檔案管理流程，提升綜合檔案管理的利用效率，同時也節省了綜合檔案管理人員的時間，方便學校管理者、教師和學生隨時提取和利用。

2? ? ?大數據背景下中職學校綜合檔案管理信息化建設面臨的困境

雖然當前中職學校綜合檔案管理信息化已經取得了階段性成就，但在具體推進過程中還存在以下幾方面的問題。

2.1? ?信息化思想意識淡薄

中職學校綜合檔案管理人員對檔案信息化建設理解不夠充分，只是從硬件層面對信息化建設進行理解，對信息化建設的目的、具體步驟和作用了解不多;將綜合檔案管理信息化建設簡單理解為購買幾臺電腦和掃描儀，將紙質檔案變成數字檔案，并沒有了解綜合檔案管理信息化建設的實質、價值和作用。加之中職學校主要領導對學校綜合檔案管理信息化建設支持力度不足，導致綜合檔案管理信息化建設進程緩慢。

2.2? ?數據存儲技術比較落后

從當前中職學校綜合檔案管理工作具體開展情況看，中職學校綜合檔案基礎設施建設比較落后，缺少相應的技術設備，很難適應當前大數據背景下對檔案信息的處理要求。同時，許多中職學校在綜合檔案管理過程中沒有建立相應的信息化管理制度，人員的綜合素質和能力相對較弱，對數字存儲技術了解不全面，導致綜合檔案數字化工作開展緩慢。

2.3? ?缺乏統一的共享平臺

中職學校綜合檔案管理涉及學校多個職能部門，既有學校發展進程中形成的檔案，也有教師形成的教學檔案，還有科研部門形成的檔案，因此在管理過程中由于檔案來源廣泛，加之缺少相應的管理規范和標準，導致檔案在收集整理過程中五花八門。盡管中職學校已經采取了檔案管理系統，但在具體運作過程中很多部門不配合，同時也沒有形成統一的標準共享平臺，效果并不明顯。

3? ? ?基于大數據的中職學校綜合檔案管理信息化路徑選擇

大數據時代，中職學校應該高度重視綜合檔案管理信息化建設，特別是主要領導要樹立數據管理意識，轉變思維方式，運用互聯網思維指導中職學校綜合檔案管理信息化建設。同時要給予綜合檔案管理信息化建設一定的政策和資金支持，加大綜合檔案管理信息化建設的技術研發力度，構建更加規范合理的綜合檔案管理信息化制度，完善綜合檔案管理共享平臺，推動中職學校綜合檔案管理信息化健康可持續發展。

3.1? ?樹立大數據管理意識，實現思維轉變

3.1.1? ?學校領導要高度重視檔案管理工作