新形勢下高職院校數字檔案館的建設及運用探索

紀紅 易仕雪

摘 要：信息化技術的出現極大地改變了人們的生活，也嚴重影響了檔案工作的開展。為了趕上信息化技術的發展浪潮，各高職院校相繼建設了數字檔案館。由此，主要針對新形勢下各高職院校如何采取有效措施建設并運用數字檔案館進行了闡述分析，希望能加快高職院校檔案館數字化建設的步伐。

關鍵詞：高職院校;數字檔案館;信息化

中圖分類號：F27 ? ? 文獻標識碼：A ? ? ?doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2020.18.025

1 簡要概述高職院校的數字檔案館建設

1.1 概念

廣義的數字檔案是存儲和利用各種檔案信息資源，其主要是一種數字檔案組的組合，其中包括多個提供檔案資源的小組、檔案信息資源處理中心和檔案用戶。狹義的數字化檔案主要利用網絡技術建設基礎設施，這種個體檔案館主要結合了軟硬件系統，涵蓋了數字化檔案，同時，也構建了組織實體，在基礎上完成檔案信息的收集、存儲和管理等方面的工作。

1.2 意義

首先，經濟成本低。和傳統使用的檔案庫房存儲紙質檔案相比，建設數字檔案館可以利用計算機存儲各種檔案信息，為高職院校節約了很大的空間。同時，數字檔案館建設可以很方便的存儲和調用檔案資料，若計算機間形成聯機系統，借調時可以直接傳文件即可，這比傳統使用人工記錄要方便得多。實施數字檔案建設可以最大化挖掘檔案的潛在意義，充分發揮其價值，為學校發展做貢獻。

其次，存儲多樣化。高職院校主要采用紙質、圖片和音像等方式存儲檔案，并按檔案類型進行擺放。而實施數字檔案館建設，可以直接用電腦構建電子檔案存儲紙質檔案，照片和音像等，以此方便相關人員直接查看。若不同部門想要同時查閱某份檔案，可以直接復制即可。

此外，儲存時間長。高職院校以往存儲檔案需要進行分類，借調時需要人工記錄借調檔案信息，但如果借調頻次過高，很容易導致檔案缺失，特別是紙質版檔案。在存儲的過程中，紙質檔案會因為時間過長而變脆，容易被破壞，從而導致珍貴資料破損。如果存儲的環境比較潮濕，影像檔案也很容易被損壞，同樣紙質檔案也會因為受潮而導致文字模糊。但實施數字檔案館建設就可以避免出現以上情況。數字檔案館可以使用電子檔案存儲掃描的檔案信息，這樣檔案原件就不會被損壞。

最后，提高檔案利用率。數字化檔案管理就是為了能方便開發和利用，因此，在高職院校中建設數字檔案館，可以隨時調閱和查詢相關資料。同時，數字檔案館還連接了復印機，因此，教師和學生可以直接復印需要的資料，以此有助于使用者開發和利用檔案資料。

2 高職院校建設數字檔案館中存在的問題

2.1 專業人才儲備量不足

有一些高職院校的檔案管理部門，仍然還是使用傳統方法管理檔案信息，因為長時間受傳統定理和根深蒂固的思維所影響，導致部分單位檔案人員不愿意接受新的管理模式，掌握的業務理論知識和操作技巧也一直落后于數字檔案館建設。

2.2 信息保密性弱，出現非法利用信息現象

利用信息技術保管檔案，很容易泄露學校重要文件。高職院校的大多數檔案信息都是私密的，其中包含了一些個人隱私。比如，一些重要科學研究項目的負責人不想公開檔案信息，怕被別人盜用。也有些教師和學生不愿意公開自己的學習和生活經驗。但是在Web2.0條件下，當用戶使用附屬于檔案的電子網站，電子公告板，虛擬論壇，P2P，社交平臺等交換信息時，這些平臺會快速反復且大范圍地提取檔案的內容，但這并非基于上先前的請求（指明了來源），這會導致文件作者承受巨大損失，侵犯其相關權益。如果高職院校的文檔管理人員和使用者并沒有“保護”好這些信息，或者由檔案館構建的網絡交流平臺上很多檔案信息沒有設置權限，致使一旦查閱機密信息或未經授權的用戶信息，就會被快速轉至網絡，受眾也在不知情的情況下就使用了這些信息。

2.3 沒有配備完整的軟件設施

現階段，數字化公司加工時，高職院校的檔案部門對軟件不統一更加煩惱和困惑，害怕未來的數字化成果無法有效聯系相同級別的檔案館。

2.4 部分高職院校對于數字檔案館建設認同度不高

首先，部分院校在數字檔案館建設速度上不太積極，認為只是正常工作的一部分。數字檔案館建設的相應設備配備不合理，尤其針對數字檔案館的硬件設備不到位，例如，電腦、打印機、掃描儀等。另外，在軟件層面上只是單純設置了計算機操作軟件，只能實施目錄搜索。以至于，大多數校領導在建設數字檔案館思想意識上很消極，認為是給本職工作增添麻煩，所以只要管好紙質檔案工作就可以了，比較安于現狀，只要遵照傳統檔案管理就可以幫助使用者查詢到自己想要的檔案，日常檔案管理按照正常操縱工序就可以。

3 改進高職院校檔案館建設的有效措施

3.1 加強檔案信息的安全防范

首先，設置全面的檔案信息安全法規。檔案機構制定相關安全法規之前，應該先了解檔案管理的實際狀況，在此基礎上制定針對性強、完善的檔案信息安全法規，并隨時依據檔案管理的變化不斷完善，確保檔案信息安全始終受到法律法規保護。

其次，使用先進信息安全技術。對于信息網絡中各種影響檔案存儲的安全因素，各高職院校檔案管理部門可以使用以下技術措施來制定安全預防措施：定期備份檔案信息的相關數據。數據服務器執行雙重備份，一旦主工作計算機出現故障，立即換備用機上崗。利用關系數據庫系統的功能進行軟件備份，備份和還原存儲文件的元數據和對象數據庫。數字檔案館可以采取以下措施保障信息安全：用戶想要查看相關信息必須要經過密碼、鑰匙和智能卡等程序，或者用指紋、語音或視網膜識別等手段;使用公安部門檢測合格的殺毒軟件預防電腦病毒;加密檔案信息的傳輸和儲存環節，加密傳輸過程是為了有效防止出現泄漏和篡改等情況。此外，還可以加密鏈接、網絡層和應用層等。設置用戶訪問權限，明確相應的訪問級別，包括制定功能和數據權限。