如何提高辦公室檔案管理效率探討

杜建平

摘要：檔案隨著時間的積累，會給我們的工作帶來非常具有參考價值的重要意義。隨著社會的進步與發展，辦公室檔案數量內容也不斷增加，它在各企事業單位中的地位也逐漸提升。在21世紀我國已經步入信息化時代，各種信息技術得到突飛猛進的發展，并且被廣泛地應用到新時期的辦公室檔案管理工作中來。因此，本文將針對以信息技術為基礎，如何提高新時代辦公室檔案管理效率進行探討。

關鍵詞：辦公室檔案管理;信息技術;效率;探討

在新時期，各事業單位與企業單位不僅僅要注重自身的經濟發展，還要重視單位辦公室檔案管理工作，為單位的發展提供保障，為我國經濟可持續性發展奠定基礎。而信息化時代的到來，極大地提高辦公室檔案工作效率，使辦公室檔案管理工作變得更加高效、有序，并且使辦公室檔案得到了合理的保存與利用，為各企事業單位的發展起到了積極地影響。

一、建立完善的辦公室檔案管理制度

建立完善的辦公室檔案管理制度，讓辦公室檔案管理工作變得有據可依，使其更具規范化、有序化、統一化。在完善辦公室檔案管理制度的過程中，要以《檔案法》、《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》為基礎，切實將檔案管理工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”納入各項工作流程中，規范各項工作流程，并將檔案管理理念進行落實與貫穿[1]。

二、加強辦公室檔案工作的重視程度

受到傳統辦公室檔案管理工作的影響，大部分企事業單位一直將奉行“經濟至上、利益至上”的原則，沒有過多地重視辦公室檔案管理工作，不了解檔案管理對企業發展的重要性。而加強辦公室檔案管理工作的重視程度，是保證辦公室檔案管理工作在新時期的背景下進行轉變的根本。這就需要加強各企事業單位管理者對辦公室檔案管理工作的認知，使其充分地了解到辦公室檔案管理工作，對企業發展的重要性。讓其認識到辦公室檔案管理工作，不僅在可以作為企業的知識儲備庫，同時還可以為企事業單位的領導者指明工作與發展的方向，為企業事業單位的可持續性發展提供依據。并從根本上認識到“企業知識資產和信息資源的重要組成部分”[2]。因此，各企事業單位管理者要加強對辦公室檔案工作的重視程度，積極地推動與加強各企事業單位的辦公室檔案管理工作的變革，為己方企業的經濟發展做出貢獻。

三、構建高效的辦公室檔案管理系統

（一）構建辦公室檔案管理信息系統

隨著信息化時代帶來的，將信息技術應用到辦公室檔案管理工作中，能有提升工作質量與工作效率。各企事業單位要增加基礎設施建設、購置配套科學設備，推動己方辦公室檔案管理工作地開展，保證辦公室檔案信息的安全性。同時辦公室檔案管理員要不斷地完善己方企業的檔案管理信息數據庫，并根據己方企業的實際需求與發展現狀，及時地對辦公室檔案信息管理系統進行調整，使辦公室檔案管理工作能得到正確的數據支持，保證辦公室檔案文件的正確性與合理性。應用信息技術構建高效的辦公室檔案管理系統，可以將辦公室檔案管理的信息檢索工作進行優化，減少傳統模式中檔案信息的查找難度，從而提升辦公室檔案信息查找的工作效率，發揮出新時期背景下的辦公室信息檔案管理優勢。同時應用信息技術，還可以為己方企業的辦公室檔案管理系統設置防火墻，增加企事業單位的檔案安全性。在信息技術的應用下，實現了辦公室檔案文件的信息共享，為工作人員在應用辦公室檔案信息時，帶來了便捷，有效地促進了己方企事業單位的穩定發展[3]。

（二）辦公室檔案管理系統的注意事項

在進行辦公室檔案管理的過程中，要按照各級機關單位內部下發的文件進行項目、層次的分類。并在檔案盒上進行標明，在檔案盒中要有該卷的大綱目錄。并將其按照時間或項目的類型進行整理，將其有順序的擺放在檔案柜中，方便在工作中的查閱。電子檔案材料的整理，要特別注意將影音資料、電子文檔、佐證等材料進行整理。并在電子檔案材料整理過程中，也要將其按照層次進行分類排序，方便日后的查閱，并且要定期升級與優化辦公室檔案信息管理系統。同時在進行辦公室檔案整理的過程中，要注意檔案字體的工整，墨水顏色的正確使用，提高檔案的利用率。并且在今進行辦公室檔案管理的過程中，至少要有兩名工作人員共同進行工作，使其在工作中互相監督與約束。對重要檔案進行加密處理，一旦發生檔案泄露要將責任落實到相關的管理人員，促進辦公室檔案管理工作的有序進行。

四、提高辦公室檔案管理人員的素質

企業內部要定期的組織檔案管理員進行學習，不斷地提高辦公室檔案管理人員的素質。并鼓勵他們進行自主學習，構建一個檔案員績效考評制度，為其建立終生學習的觀念，使其努力學習、精通技能、積累工作經驗，為提高辦公室檔案管理專業能力奠定基礎[4]。各企事業單位也要組織檔案管理員進行計算機、互聯網等技能培訓，拓寬辦公室檔案管理員的視野，構建完整的知識體系。近而創建科學的、合理的、便捷的企業辦公室檔案管理信息系統，使辦公室檔案分類更明確，檢索工作更便捷，降低檔案管理的錯誤率。再不斷地提高辦公室檔案管理人員的素質過程中，使檔案管理員的各方面能力得到不斷地提升，使其在工作中能根據己方企業的發展現狀，進行合理的工作調整，并通過信息技術制定辦公室檔案管理文件電子模板。將檔案管理的信息檢索工作進行優化，減少傳統模式中檔案信息的查找難度，發揮出新時期背景下辦公室檔案信息管理的優勢，提高辦公室檔案管理效率。

五、結束語

以信息技術為基礎，提高新時期辦公室檔案管理工作的效率，不僅減輕了辦公室檔案管理工作人員的工作任務，同時還增加了辦公室檔案使用的便捷性。實現信息化檔案管理與傳統辦公室檔案管理的融合，有效地推動了各企事業單位的經濟發展。

參考文獻：

[1]林薇.提升醫院辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業務，2019（03）：128.

[2]伍國旗.探討如何提高辦公室檔案管理工作的效率[J].辦公室業務，2019（10）：114.

[3]黃雁.淺析辦公室檔案管理工作效率提升途徑[J].現代國企研究，2018（06）：134.

[4]郜惠子.探討新形勢下如何提高醫院行政檔案管理的工作效率[J].臨床醫藥實踐，2018，27（08）：639-640.