芻議如何做好數字化檔案規范管理

陳喬輝

摘 要：隨著經濟的發展，檔案管理工作越來越復雜，在互聯網迅速發展的背景下，檔案管理也開始向數字化的方向發展。數字化管理實際上就是利用信息技術、數字化以及計算機等現代化技術來提升管理質量和效率，使得檔案管理工作更加規范、便捷、全面和迅速。因此，在數字化檔案管理下，如何提高規范性，仍然是當下需要關注的問題。本文就數字化檔案管理工作的內涵進行了簡單闡述，分析了提高檔案管理規范性的策略。

關鍵詞：數字化;檔案管理;規范性

信息化時代的發展使得檔案管理工作不斷朝數字化的方向改革，利用數字化技術，對檔案信息資源進行管理、使用，能夠有效提高資源利用率，有助于不斷豐富檔案管理的形式，提高檔案人員的積極性，推動檔案管理工作有序開展。當前，社會經濟的發展使得檔案信息更加復雜，數據庫也逐漸龐大，如何利用數字化技術不斷完善檔案管理，是各個單位需要重視的問題。

一、數字化檔案管理的內涵

數字化檔案管理是信息化發展的必然趨勢，也是當下信息技術發展的重要體現。在互聯網時代下，傳統的紙質檔案已經逐漸被電子檔案代替，檔案信息資料也變得更加豐富，文字、圖像、視頻等資料都能夠實現自動化搜集和整理，查閱、調取以及保存等工作也更加便捷，管理工作的效率有了明顯提升。而信息技術的發展使得數字化檔案信息成為了管理工作的重點，數字化信息能夠在互聯網時代快速傳播，因此加強檔案管理的規范性，深入研究數字化檔案管理技術，結合時代發展的需要，利用更加先進的手段提高檔案管理的質量，發揮檔案信息的價值，仍然是當下重要的工作。數字化檔案管理具有眾多的優點，能夠節省成本和儲存空間。提高訪問效率，也能及時對數據進行采集和歸檔，提高工作效率。數字化檔案管理能夠提高資源共享率，推動檔案管理技術的改革和更新，實現現代化檔案管理手段，強化檔案信息在社會建設和發展中的效用。另外，傳統紙質文件的頻繁調用不僅會使資料的損壞率提高，也容易導致檔案信息的泄露，而數字化檔案在共享的同時能夠進行資料備份，提高檔案信息的完整性，保障資源得到有效管理[1]。

二、做好數字化檔案管理規范性工作的策略

（一）強化責任分配制度

要全面實現數字化檔案管理，還需要對紙質檔案資料進行有序處理，單位內部要建立明確的責任制度，才能對龐大的數據和資料進行整理和歸檔，實現數字化發展。因此，要對數字化檔案管理規范性的工作內容進行細化，根據單位內部的需求，設立明確的工作崗位，明確相關的工作內容，包括對資料的分類、整理、數字化處理等過程，都要有專人負責。建立科學合理的責任分配制度，首先就要對數字化檔案管理工作的內容和環節進行明確，根據實際情況，制定更加程序化的工作流程，才能根據管理的需要，細化工作內容。在責任分配的過程中，也要明確工作的目標，除了實現全面數字化管理之外，更要保證資料的全面性、管理的規范性。比如在對檔案信息進行歸檔時，可以安排1-2人進行專門管理，用數字化技術進行有效整理，按照不同資料的類型、內容進行分類，規范格式[2]。

（二）完善數字化檔案管理機制

各單位在進行數字化檔案管理工作時，要根據國家對檔案管理的要求制定規范的工作機制，包括單位內部檔案管理的流程、檔案借用、調取以及數字化發展，完善單位內部的計算機設備配置，為數字化管理營造有力的條件。同時，要構建健全的管理系統，規范管理流程，在紙質檔案向數字化轉化的過程中，規范操作行為，建立雙重管理機制[3]。對管理人員的素質以及現代化技術掌握的水平進行考核，定期對管理工作的質量進行評價，加強對數字化檔案管理的宣傳和教育，從整體上提升員工的數字化水平，才能真正推動檔案管理工作的規范性進程。因此，除了要完善檔案管理的機制以外，還要建立人才培養機制，促進各工作人員加強對計算機以及信息技術的學習，深入了解數字化檔案管理工作的技術。當然要結合單位內部的工作性質，進行針對性學習。比如高校的人事檔案管理工作，就要針對高校的發展和教育需求，制定人才培養機制，檔案管理也要重視機密性和完整性。校領導也要重視人事檔案管理，不能局限在教育工作中，對信息資料的高效管理和利用，同樣有利于促進高校教育質量的提升。

（三）完善管理設備和管理系統

數字化檔案管理工作需要利用計算機網絡信息技術和相關設備，更需要安全可靠的信息系統進行保障。一方面，單位和相關部門需要認識到數字化檔案管理的重要性，加大經濟投入，以構建健全的管理環境。引進先進的計算機軟件和技術設備，配備專業的信息技術人才，為檔案管理向數字化推進提供更加良好的保障。另一方面，要結合計算機網絡技術構建科學的檔案管理系統，針對數字化檔案信息資料的特點，加強對信息資料的管理，提升安全性和嚴密性。比如單位內部可以建立特殊的檔案管理網站，以實現內部檔案的調用、查閱，以免被外來病毒侵犯，威脅檔案的安全性。另外，嚴格控制檔案數字化管理流程，以確保每個工作內容都在系統機制內執行。

三、結語

綜上所述，當前數字化檔案管理工作已經成為了許多單位重要的工作內容，在信息化時代，數字化檔案資料已經成為了主要的趨勢。各單位要重視數字化檔案管理工作的發展，構建完善的系統，規范管理工作，強化資料信息的管理流程，提高資源的利用率，才能推動社會的發展。

參考文獻：

[1]羅淑蘭.做好新時期數字化檔案管理工作的思考[J].辦公室業務，2017（10）：14.

[2]李偉春.檔案數字化發展對高職院校檔案管理工作的影響[J].現代職業教育，2017（12）：43-44.

[3]愛如娜.高校檔案管理數字化發展研究[J].科學與信息化，2019（94）：125-126.