大數據技術在檔案管理中的應用

魏東奎

摘 要：將大數據技術應用于檔案管理中主要依靠提取和篩選的有價值的數據，促進企業開展正確的決策，促進各項事業協調發展，為社會的多種經濟活動提供需要的依據和參考信息。大數據技術作為網絡信息技術的一種，要顛覆傳統檔案管理的弊端，更新檔案管理的理念和工作方式，要充分突出檔案資料的價值。本文首先對大數據技術的內涵進行了闡述，指出了大數據技術應用在檔案管理的重要性和存在的問題，提出了改進的建議和對策。

關鍵詞：大數據技術;檔案管理;應用對策

大數據的應用有助于建立先進的檔案管理理念，有助于建立正確的檔案觀，開辟了新的檔案管理路徑，現階段，我國各單位和企業的檔案資料規模逐年增大，檔案資料數量逐漸增多，檔案存儲安全和應用問題至關重要。檔案管理單位，或基層檔案館等要建立科學的檔案管理思維，爭取快速實現辦公自動化與檔案管理的有效融合，建立檔案管理數據平臺，加強對檔案管理人員的培訓和教育，提高其業務能力和全面素質，加強檔案管理監管，促進檔案管理的穩定發展。

1 大數據技術的內涵

1.1 大數據技術的概念

大數據是一種大規模的數據，是指在一定時間和空間內利用一些工具和軟件采集的數據，這種數據是一種資產，利用大數據可以獲得足夠的信息，實現數據采集，有助于為決策提供科學的信息和依據。大數據就是海量的數據，信息呈現快速增長的特點，以計算機技術為基礎，采用一些科學軟件進行數據處理，對數據的分布、類型等進行分析和處理。大數據的數據結構較為復雜，數據多元化明顯，數據庫的建立是一種主要的依托形式，通過計算機設備和網絡可以對大數據進行存儲和分類，實現對未來的預測。

1.2 大數據技術的特點

大數據技術是一種非結構性的數據處理技術，可以提取有價值的信息，處理數據的規模較大。從人類文明產生之后印刷材料存儲量較小，個人計算機硬盤容量有所提高，互聯網企業或系統存儲容量更大，且數據處理能力較強。網絡存儲中的惡大數據資源十分豐富，類型較多，包括文字、圖片、音頻、視頻等資料。利用大數據技術可以對大規模的信息和數據進行分析和提取，運算效率較高，可以從海量數據中心選出所需的和有價值的信息和數據。大數據技術的計算和分析對象是大規模的網絡數據，大數據的特點是十分鮮明的。

2 大數據技術應用于檔案管理的重要性

檔案管理工作對于單位和企業而言至關重要，目前，檔案管理存在效率較低，利用率低等問題，傳統的檔案管理模式較為滯后，且成本較高，比較依靠人工來完成，檔案資源的共享性不夠。采用大數據技術調整檔案管理的模式，有助于收集社會動態信息，有利于實現對價值數據信息的提取。大數據技術發展十分迅速，采用這種技術可以降低檔案管理成本，可以提高檔案管理效率。

2.1 有助于促進智慧城市的發展

隨著網絡信息技術的快速發展，社會信息化進程逐漸加快，智慧城市這一概念應運而生，智慧城市建設體現在城市基礎設施建設上，包括交通建設、亮化美化工程，智慧城市建設也包括檔案館的建設和管理，智能檔案管理也是重要的工作之一。傳統紙質檔案管理存在很多問題，包括容易丟失，存儲時間較短，查詢難度較大，耗時費力，這樣電子檔案和數字化檔案管理就顯示出了更大的優勢，因此，大數據技術應用在檔案管理中對于智慧城市的發展具有顯著的作用。

2.2 有助于促進檔案管理信息化

傳統檔案管理模式較為落后，比較依靠人工的形式，紙質檔案資料較多，紙質檔案容易受外界環境因素的影響，包括氣候、溫度、濕度、檔案室條件等等，紙質檔案容易被腐蝕、容易發生風化，且傳統檔案資料查詢提取難度大，大數據技術可以將檔案資料進行分類，進而做好編目、檢索的工作，大數據技術是一種可以滿足多元化檔案管理需要的技術，另外，大數據技術的應用可以促進檔案管理的信息化和數字化。

2.3 有助于實現檔案存儲的數字化

檔案的存儲問題是至關重要的問題之一，現階段，檔案資料數量和規模不斷增加，檔案資料中的關鍵信息和數據也在不斷增加，結合檔案資料的實際情況，實現最檔案資料的存儲是具有較為現實意義的。大數據技術的應用可以建立強大的數據庫和云端檔案庫，可以對檔案資料進行線上存儲，實現檔案資料的傳遞和共享，還可以分析檔案資料背后隱藏的信息，可以挖掘更深入的數據，可以提高檔案管理的效率，提高檔案的使用率。

3 基層檔案管理存在的問題

3.1 檔案資源信息化開發不夠合理

從目前我國有關部門到基層檔案管理部門或檔案館的檔案管理實際工作來看，大數據技術的應用還不夠普及，部分經濟欠發達地區檔案管理信息化建設嚴重落后，資金投入較少，基礎設施建設力度不足，最基本的檔案管理所需的硬件都不具備，且檔案資源信息化開發不合理，開發力度較小，這是現階段，我國檔案管理面對的主要問題之一。部分地區大數據技術被應用到檔案管理之中，但是檔案管理信息化發展不夠全面，檔案資源開發與利用聯系不夠緊密，存在脫節的問題，檔案管理信息化發展腳步緩慢，難以實現檔案管理的全面化發展。檔案管理目前與辦公系統自動化聯系不足，檔案資料的管理效率較為低下，大數據技術應用缺乏科學性和普遍性，檔案管理一體化和現代化發展緩慢，資源的利用率有待進一步提高，檔案的精細化管理和集成化管理還有很長一段路要走。

3.2 檔案管理數字化安全性有待提高

部分單位和企業的檔案管理是具有私密性的工作之一，部分檔案資料是具有較高保密級別的，這些檔案資料或重要文件信息等必須要進行安全管理，避免檔案資料被盜取或被篡改，要保證檔案資料的完整性和安全性。運用計算機實現對檔案資料的管理是一種高效率的管理模式，采用大數據技術也是有效實現數據和信息科學管理的手段，但是安全問題一直是社會各界比較關心的問題，但部分檔案管理人員對于檔案的私密性和安全性不夠重視，導致檔案資料的管理不夠嚴格，檔案資料的查閱和借閱管理較為松散，管理制度不夠全面，檔案資料的提取和數據庫的登錄賬戶管理不夠嚴格，導致部分檔案資料和重要數據信息泄露，嚴重威脅到單位員工的人身安全和財產安全，嚴重的威脅國家事業的開展。

部分基層檔案管理部門針對計算機的運用缺乏安全管理意識，檔案數據庫的管理不夠嚴格，很多人都可以隨意登錄檔案資料局域網進行查詢和復制的鞥，部分地區電子檔案缺失嚴重，紙質檔案轉化成電子檔案時受多種因素影響，檔案資料的安全性受損。

4 大數據技術應用于檔案管理的對策

4.1 檔案資源挖掘中大數據技術的應用

在大數據技術發展如火如荼的今天，檔案管理工作也有了較好的發展趨勢，那就是結合網絡信息技術和大數據挖掘技術等，提高檔案資料的收集、分類、編目和檢索的效率。檔案資料室海量的，這與大數據的特點類似，采用大數據技術可以對紛繁復雜的檔案資料進行分類處理，可以對很多的數據信息進行壓縮處理，提取出有價值的關鍵信息，進而提高檔案資料資源挖掘的效率，保證查詢的精準性，極大的節約了時間和經費，降低了檔案管理的成本。

4.2 檔案用戶信息挖掘中大數據的應用檔案大數據系

檔案管理信息平臺的建立可以提高檔案管理的效率，系統可以將編目、索引集成在一起，便于搜索需要的檔案資料，這一平臺的架構要依賴于大數據技術，包括數據采集、處理功能，運用大數據模塊技術，十分對檔案資料的分類存儲，同時借助于多媒體技術等實現對信息的分析和篩選，提取出需要的信息和數據。大數據技術的應用可以分析出檔案資料主要的用途是什么，分析出檔案的用戶群，進而實現檔案資料的合理使用，提高其利用率。

4.3 檔案信息資源服務中大數據技術的應用

大數據技術還可以應用在檔案資源只能檢索等方面，還有檔案資料個性化服務上，進而實現檔案信息的定制處理，大數據技術以其強大的計算和分析功能，根據檔案類型和實際用途判斷出其用戶的實際需求，為用戶提供檔案資源的線上下載，線上查閱等功能，當然，主要針對一些比較公開透明的檔案資料，保密的檔案資料不在此范圍內。

4.4 運用云存儲和云服務提高檔案利用率

隨著大數據技術和云計算技術的廣泛應用，檔案管理工作也要實現質的飛躍，提高其管理效率，要積極引入云存儲的技術，做好海量檔案資料的網絡空間存儲，例如建立云端存儲庫或數據庫，定制云存儲服務器，實現資料的上傳和保密，提高檔案處理能力。其次，采用云服務技術，提高檔案資料的利用效率，提高檔案管理水平。

5 結語

綜上所述，大數據技術是網絡信息技術的一類，是針對海量數據的一種處理技術，應用于檔案管理中，主要作用在于對于檔案資料的分類、編目、存儲和提取等，提高這些過程的效率，促進檔案傳統模式的變革，提高檔案資料的實際價值，為發揮檔案的作用搭建一種平臺，充分運用現代技術，實現精細化和規范化檔案管理方式的建立。

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