國企辦公室秘書溝通協(xié)調(diào)的技巧及其要點探討

林蘇陽

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674- 1145（2020）01- 093- 02

摘 要 隨著近年來我國社會經(jīng)濟發(fā)展水平的不斷提升，國企的發(fā)展也相應(yīng)的產(chǎn)生了一定的變革，在國企辦公室當中，秘書起著重要的溝通橋梁作用，特別是在國企中領(lǐng)導人員和其他部門之間的交流溝通，或者是企業(yè)和其他公司的相互交流，在這其中秘書都扮演著一個重要的溝通角色。對于國企辦公室秘書而言，他們需要很強的溝通協(xié)調(diào)能力才可以更好的完成相關(guān)工作，協(xié)助辦公室領(lǐng)導進行信息的整理和傳達。因此說，在未來的發(fā)展過程當中，秘書也要不斷的進行溝通技巧的提升，對于溝通協(xié)調(diào)的要點內(nèi)容加以探究，爭取在國企辦公室中發(fā)揮出更強的橋梁作用。

關(guān)鍵詞 國企辦公室 秘書 溝通協(xié)調(diào)技巧 要點

就我國社會當前的實際發(fā)展狀況來看的話，社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展取得了越來越大的進步。當前市場對于人才的要求也越來越高，不僅需要他們具備更強的專業(yè)素質(zhì)，而且對于他們的情商和綜合素養(yǎng)也提出了越來越高的要求，尤其是對秘書這個職業(yè)來說，他們的主要工作內(nèi)容也相應(yīng)產(chǎn)生了變化。在國企辦公室當中，對于秘書溝通協(xié)調(diào)的能力提出了更高的要求，可以說秘書的溝通能力和協(xié)調(diào)能力會直接關(guān)系到辦公室工作的順利進行。在傳統(tǒng)的國有企業(yè)當中，秘書主要是負責處理一些文件工作，或者是為領(lǐng)導安排簡單的活動，但是在當前經(jīng)濟深入發(fā)展的背景之下，秘書的工作范圍也相應(yīng)的有了擴展，對于他們的溝通協(xié)調(diào)能力也提出了更高的要求，所以說國有企業(yè)辦公室的秘書也要積極的擁抱當前新的發(fā)展形勢，不斷地對自身素養(yǎng)加以提升，主動的進行溝通協(xié)調(diào)技巧的探索，對于溝通協(xié)調(diào)的要點內(nèi)容加以學習，進而實現(xiàn)自己綜合素質(zhì)的提高。

一、國企辦公室秘書溝通協(xié)調(diào)的技巧

（一）秘書和辦公室領(lǐng)導的溝通協(xié)調(diào)技巧

就國有企業(yè)自身的組織結(jié)構(gòu)來看的話，辦公室秘書其實處于一個企業(yè)的樞紐位置，一方面，他需要在領(lǐng)導和同事之間進行信息傳達，另一方面也需要負責客戶和領(lǐng)導之間的溝通，對客戶和領(lǐng)導之間的關(guān)系加以協(xié)調(diào)，這樣一來可以維系國企工作的正常運轉(zhuǎn)。在和領(lǐng)導進行溝通的時候需要注意一定的溝通協(xié)調(diào)技巧，首先來說，秘書需要對自己的身份和工作有一個正確的定位，秘書是領(lǐng)導的助理，因此在進行溝通的時候不能超過自己的職權(quán)范圍。其次在和領(lǐng)導進行工作匯報的時候，要做一個更加全面的準備，匯報的內(nèi)容需要簡潔明了，并且富有條理性，這樣有助于領(lǐng)導從匯報的內(nèi)容當中找到工作的重點，國企辦公室領(lǐng)導每天要處理的工作內(nèi)容是很多的，所以說往往背負著很大的工作壓力，因此，秘書就要結(jié)合領(lǐng)導的實際工作安排來對領(lǐng)導的工作內(nèi)容進行篩選，在進行內(nèi)容安排匯報的時候要簡潔明了，抓住重點內(nèi)容，經(jīng)過篩選的信息會在很大程度上減輕領(lǐng)導的工作負擔。最后辦公室秘書在和領(lǐng)導進行溝通協(xié)調(diào)的時候還需要具備較高的情商，比較善于做和人打交道的工作，對于不同類型的領(lǐng)導要采取不同的溝通技巧，對于國企辦公室秘書來說，由于國有企業(yè)發(fā)展規(guī)模的龐大，辦公室秘書往往要和不同性格的領(lǐng)導進行溝通，所以在日常的工作過程當中，要注重自身溝通能力的培養(yǎng)，學會在不同類型的領(lǐng)導面前采取不同的溝通協(xié)調(diào)方式，善于觀察領(lǐng)導日常的工作，從中獲取到更多的信息，對于領(lǐng)導的性格和處事風格進行分析。此外，秘書在進行日常工作的時候，還需要時常向領(lǐng)導征求意見，在遇到事情的時候不能隨意自己做決定，這樣一來，不僅能夠提高辦事的效率，而去也能夠更好的契合領(lǐng)導的要求[1]。

（二）秘書和國企同事的溝通協(xié)調(diào)技巧

對于國企辦公室秘書來說，同事是工作當中主要交流的對象，做好和同事之間的溝通協(xié)調(diào)工作，能夠提高信息傳達的質(zhì)量，對領(lǐng)導所提出的要求，可以及時的傳達給同事，并且將同事的意見及時的反饋給領(lǐng)導，這樣一來，秘書的工作效率就會得以提高，因此，對于國企辦公室的秘書而言，在和同事進行交流的時候，也需要掌握一定的溝通協(xié)調(diào)技巧。首先來說，在和同事進行溝通協(xié)調(diào)的時候必須要做到誠信和寬容，在人際交往當中，誠信是最基本的原則，秘書在和同事進行溝通協(xié)調(diào)的時候，也需要遵循社交的基本原則，在面對工作內(nèi)容的時候，不能輕易的做出承諾，在答應(yīng)同事要求之前需要考慮自己是不是有能力可以勝任，對于無法做到的事情要及時的和同事說明原因，并且要征求同事的諒解，此外在和同事進行工作溝通協(xié)調(diào)的時候，還需要保持一顆寬容的心，一旦由于同事的原因而出現(xiàn)問題的話，需要從對方的角度來進行問題的考慮，理解對方的難處，并且及時的進行問題解決，防止更大損失的發(fā)生。其次，秘書在和同事進行溝通協(xié)調(diào)的時候，還需要具備一定的團隊精神，國有企業(yè)就是一個團隊，在進行事物處理的時候，秘書必須把國有企業(yè)的利益放在最前面，樹立全局意識，國有企業(yè)當中的員工是很多的，辦公室的秘書也不是一個獨立的個體，秘書的日常工作需要和不同部門的同事進行交流，如果辦公室秘書缺乏團隊意識的話，那么就無法很好的融入到團隊工作當中，也無法對自身所需要承擔的責任進行承擔，在遇到事情的時候，不能斤斤計較，這樣才有利于企業(yè)內(nèi)部氛圍的提高，對于工作效率提升也會產(chǎn)生積極影響。最后，秘書在和同事進行溝通協(xié)調(diào)的時候，需要對他人尊重，待人隨和，不能太傲慢，尊重是人和人交往的一個基本原則，秘書和同事在工作上是處于一個平等位置的，并且尊重他人既是溝通協(xié)調(diào)的一個技巧，也是日常社交的一個禮貌，在工作過程當中，秘書要對自身的言語表達加以注意，不能亂開玩笑，把握和同事交往的之間的一個度，平等、公平的溝通協(xié)調(diào)才能夠產(chǎn)生更加融洽的同事關(guān)系[2]。

（三）秘書和國企客戶的溝通協(xié)調(diào)技巧

國企辦公室秘書還有一個重要的工作職責，就是和客戶之間進行溝通協(xié)調(diào)，在和客戶進行溝通的時候，秘書代表的就是國有企業(yè)的形象，因此必須要具備一定的素質(zhì)。首先來說，秘書要重視溝通協(xié)調(diào)的禮儀，保持微笑是最基本的，在和客戶的交流過程當中需要注意自身良好形象的保持，對每一個客戶都要有禮貌，客戶和企業(yè)之間的關(guān)系是經(jīng)濟上的往來，并且和領(lǐng)導同事進行比較的話，和同事之間是屬于陌生的關(guān)系，陌生人之間的交流和溝通是更需要遵循一定的社交溝通禮儀的，如果秘書的態(tài)度太過無禮的話，那么將會使對方之間的溝通陷入僵局，并不利于工作內(nèi)容的開展，因此秘書在和客戶交涉的時候，需要用周全的禮節(jié)來盡可能給客戶留下良好的印象。其次，秘書在和客戶的溝通協(xié)調(diào)過程中還需要做到換位思考，由于和客戶之間會有經(jīng)濟利益上的往來，因此，在進行溝通的時候，對于客戶所提出的問題要盡可能地對其進行解答，站在客戶的角度上進行問題思考，為客戶提出更加專業(yè)化的服務(wù)，客戶對企業(yè)內(nèi)的工作內(nèi)容是陌生的，但卻要和企業(yè)展開合作，所以需要加強對國企發(fā)展的了解，客戶往往會根據(jù)雙方之間的合作內(nèi)容來提出相應(yīng)的問題，秘書的合理解答能夠增強客戶對于雙方之間合作的信心，展現(xiàn)國企的形象和文化，對國企的發(fā)展提升信任的程度，進而促進雙方的合作，達成經(jīng)濟上的往來。

二、國企辦公室秘書溝通協(xié)調(diào)的要點

（一）秘書在溝通協(xié)調(diào)要態(tài)度謙和

就溝通協(xié)調(diào)本身來說，這可以說是一種藝術(shù)，在國企辦公室當中，溝通協(xié)調(diào)不僅僅是對話，而是藝術(shù)性的對話，秘書所具備的溝通協(xié)調(diào)技巧可以幫助他們更好的協(xié)調(diào)人際關(guān)系，對于各項工作的開展是會起到積極促進作用的。溝通協(xié)調(diào)是面對面的進行信息傳達的過程，謙卑的態(tài)度會拉近溝通雙方之間的距離，更好的協(xié)調(diào)和對方之間的關(guān)系，有助于信息傳達工作更順利的進行，對于秘書來說，無論他面對的對象是領(lǐng)導、同事還是客戶，在進行溝通協(xié)調(diào)工作之前，都需要確立起一個明確的自我意識，以謙卑的態(tài)度來和他人進行交流，這在溝通協(xié)調(diào)的過程當中可以讓對方感受到尊重，也可以更好的傾聽到他人的心聲，進而促進溝通效率的提高，通過協(xié)調(diào)工作的進行，可以更好的促進工作的開展，提高工作的效率。

（二）秘書的語調(diào)需要委婉

在進行溝通協(xié)調(diào)的過程當中，說話的語氣也是一個很重要的內(nèi)容，秘書在進行溝通協(xié)調(diào)的時候，不僅要對自己的語言表達加以重視，而且還要注意自己的語氣表達，無論溝通協(xié)調(diào)的對象是領(lǐng)導還是客戶、同事，都要注意語氣的委婉性，也可以給對方帶來一種更加舒服的感覺，過于強硬的語氣是不適合溝通需要的，因此秘書無論面對什么樣的對象，自己的語氣都需要注意，有效的規(guī)避諸多矛盾的發(fā)生，樹立起國企更加優(yōu)化的形象。

（三）秘書在溝通協(xié)調(diào)時信息傳達要精準

秘書在國企辦公室當中是起到重要的上傳下達作用的，他們需要將辦公室領(lǐng)導的相關(guān)命令進行傳達，也需要及時的將工作人員的相關(guān)意見向領(lǐng)導進行反饋，因此說秘書在進行溝通協(xié)調(diào)的時候，必須要確保相關(guān)信息內(nèi)容的精準性，一旦在進行傳達的時候出現(xiàn)錯誤的話，那么對最終的工作成果也一定會產(chǎn)生不利影響，精準的信息可以讓工作人員高效率的完成工作內(nèi)容，也可以讓領(lǐng)導根據(jù)具體的信息反饋來對相關(guān)決策及時的做出調(diào)整。秘書在進行溝通協(xié)調(diào)的時候還必須要將信息當中的重點內(nèi)容加以精準把握，尤其是在向領(lǐng)導進行匯報的時候，領(lǐng)導本身的工作內(nèi)容是比較多的，每天都需要處理諸多的事務(wù)，所以秘書就要幫領(lǐng)導將那些無用的信息進行篩選過濾，告訴領(lǐng)導應(yīng)該要去做的重點內(nèi)容，該向領(lǐng)導說什么，這需要秘書結(jié)合信息特點和自身工作素質(zhì)去進行尺度的合理把握。

三、結(jié)語

綜上，對于國有企業(yè)來說，它的規(guī)模一般是比較大的，所以說員工的數(shù)量也比較多，在日常的工作過程當中會出現(xiàn)很多交流協(xié)調(diào)方面的問題，國企辦公室秘書主要負責的是領(lǐng)導和其他部門、或者是客戶的交流，往往會擔負起一個橋梁的作用。秘書溝通協(xié)調(diào)能力會直接關(guān)系到企業(yè)內(nèi)部關(guān)系的協(xié)調(diào)性，包括和領(lǐng)導、同事以及客戶關(guān)系等等，這就要求辦公室秘書要不斷的提升自己的溝通協(xié)調(diào)能力，靈活的運用溝通協(xié)調(diào)的技巧和方法，進而可以在實際的工作中取得更佳的成果，更好的勝任國企辦公室秘書這一工作。

參考文獻：

[1]湯全.簡議國企辦公室秘書工作的溝通協(xié)調(diào)[J].企業(yè)文化（下旬刊），2018（5）：157.

[2]李娜.國企辦公室秘書溝通協(xié)調(diào)的技巧及其要點思考[J].中國集體經(jīng)濟，2017（6）：95-96.