企業養老保險檔案的信息化管理探析

羅茜

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674- 1145（2020）01- 087- 02

摘 要 企業養老保險的檔案管理工作是關系企業職工養老保險管理繳納的重要內容，因此需要予以格外的重視。企業養老保險檔案管理的一個重要的原則就是保證養老保險檔案的完整性、真實性和安全性，為企業職工提供優質的參保服務，對于完善社會保障制度具有重要的意義。文章正是基于這個背景，對當前企業養老保險檔案管理工作中出現的問題進行分析，并在此基礎上有針對性的提出相關的解決措施，期望能夠為相關專業人士提供參考。

關鍵詞 企業養老保險 檔案 信息化管理 探析

隨著社會保障制度的不斷完善和人們對于社保的意識覺醒，目前養老保險已經成為了人們關注的重點。尤其是對于企業而言，如何確保所屬職工能夠全面參保，成為了關系企業職工切身利益的重大事項。企業的養老保險管理工作是一項非常細致規范的工作，尤其是對于養老保險檔案的管理。隨著信息化技術的不斷發展，目前在養老保險的管理中，信息化手段正在發揮著重要的推動作業，目前養老保險檔案管理也不斷邁向信息化管理時代。文章就針對企業養老保險信息化管理過程中存在的問題進行細致分析，并在此基礎上提出一些解決措施。

一、養老保險檔案信息化管理的重要意義

企業養老保險檔案信息化管理，就是將企業職工的養老保險檔案以數字化的方式進行存儲和管理，為企業養老保險管理提供更加便利的服務。利用信息化手段進行檔案管理的一個主要的優勢就是可以利用數字化的便利性對檔案資料等進行方便的查詢和操作，借助計算機系統的強大功能對檔案進行輔助管理，從而大幅提高檔案管理工作的效率。相較于傳統的紙質化檔案管理工作，數字信息一方面有利于數據信息的保存和讀取，另一方面也可以借助計算機系統對其進行便利的操作，節約了大量的人力、物力和財力。具體而言，養老保險檔案管理信息化管理的重大意義主要體現在以下幾個方面。

（一）便于檔案查詢和利用

相較于傳統的紙質版存檔，養老保險檔案數字化存儲后，可以借助計算機系統在實現在檔案查詢系統中通過關鍵字進行快速搜索，極大地提升了檔案的查詢和利用效率。此外還可以通過數字加密技術對檔案信息進行加密，從而能夠有效確保檔案管理的保密性。養老保險檔案實現信息化后，還可以提升檔案的保存時間，使紙質檔案的壽命得到延長。

（二）提升檔案管理的科學性

利用計算機和網絡技術，通過檔案管理系統的功能設計，從而能夠協助形成一套良好的管理體系。檔案信息資源利用的效率是檔案管理工作的關鍵，采取信息化管理的手段能夠有效提升檔案管理的科學性，利用開放的工作平臺和規范的操作程序提升管理工作的科學性。此外，系統還能夠通過其功能流程設計，幫助相關工作人員在檔案操作中規范其處理流程，進一步提高檔案管理的科學性。

（三）支持養老保險管理決策和管理工作

通過信息化管理手段，能夠利用計算機系統進行大量養老保險檔案信息的統計和分析，從而為養老保險管理工作提供有效的決策支撐。通過系統功能的不斷增強，數據的分析結果不斷更加合理精確，同時可以直觀地展現在管理人員面前，進而提升管理決策的準確性。此外，也能夠利用計算機信息化系統進行檔案的輔助管理工作，從而大量減少人員參與的工作量。

（四）提升企業養老保險管理的時效性

檔案數字化、信息化后，就可以利用網絡和計算機對其進行實時訪問和修改，有效提升管理工作的時效性。具體來講，一方面管理人員可以在聯網情況下在任何地點訪問數據庫進行管理辦公，另一方面信息的便捷訪問處理也使得信息的更新速度也相較于紙質化的檔案有了明顯的提高。

二、當前企業養老保險檔案信息化管理存在的問題

（一）相關的管理人員對檔案信息化管理認識不足

當前企業養老保險管理工作已經逐步引入了信息化的管理手段，并且得到了良好的應用效果，信息化管理方式已經成為了檔案管理的趨勢。目前看來，企業的養老保險管理人員對于檔案信息化管理的重要作用和意義認識不到位，對于信息化管理方式還不能夠積極學習和融入，導致企業養老保險檔案的信息化管理工作無法真正有效推進。有的檔案管理人員存在認識偏差，認為將檔案信息輸入到計算機系統中，完成數據的數字化存儲工作就實現了檔案管理的信息化，其實殊不知這只是信息化管理的基礎和前提。實現檔案信息的數字化后，更重要的是通過計算機系統和互聯網通信系統對檔案信息進行管理，從而真正利用好信息化管理的優勢。目前來看，企業相關管理人員的思想認識還需要進一步提高。

（二）企業養老保險檔案信息化管理工作內容有缺失

在實際的養老保險檔案信息化管理工作中，對于檔案信息的起草、修改和打印等操作都是利用電腦、網絡和檔案信息管理系統進行相關的操作，此外檔案信息的存儲也是以電子檔案的形式保存在信息系統中。養老保險檔案的電子化存儲和管理也帶來了一些弊端，尤其是電子信息復制簡單、可以被輕易修改，對于原始信息的留存沒有痕跡，導致許多管理人員在管理過程中容易產生懼怕的心理，擔心檔案信息被隨意更改，原始信息不能夠保留，因此許多管理人員在實際的管理工作中，還是會借助紙質化的手段進行檔案信息的管理甚至是主要依靠紙質化檔案進行管理，導致檔案信息化管理的內容不全面，存在缺陷。

（三）養老保險檔案信息化管理制度還不完善

檔案信息化管理工作相較于傳統的檔案管理工作有很多工作方式和工作內容上的革新，因此在管理制度上也應當有所變化，才能夠適應當前信息化管理工作的需求。檔案信息化管理制度是保證養老保險檔案管理工作的根本遵循，也是促進養老保險管理工作正規化的重要措施。制度不完善的情況下，有可能導致檔案信息管理系統在電子檔案存儲格式、檔案共享性等方面存在很多不一致、不規范的情況，因此就很難進一步發揮信息化管理的效果。

（四）企業養老保險檔案信息化管理人員缺乏

目前企業養老保險管理工作本身所設置的崗位就較少，檔案管理人員崗位設置也不多，這就導致管理人員力量較為薄弱。尤其是對于檔案信息化管理工作而言，其需要管理人員掌握一定的檔案信息技術知識和檔案管理知識，才能夠充分勝任信息化管理崗位。目前看來，企業除了本身信息化管理專業人才較少外，自身的人才培養能力也較為遲滯，在工作中不注重對人才的培訓教育，無法保持管理人才隊伍的健康成長，最終導致企業的養老保險檔案信息化管理人才匱乏，影響企業最終的養老保險檔案信息化管理的成效。

三、提升企業養老保險檔案信息化管理工作質效的措施

（一）加強對企業養老保險檔案信息化管理工作的重視程度

企業養老保險檔案信息化管理工作是一項基礎性、細致性的管理工作，在企業的生產經營過程中雖然沒有直接產生很多的利潤和效益，但是卻是關系企業職工切身利益的關鍵內容，因此需要企業管理者對其給予高相當的重視，這樣才能夠保證在企業養老保險檔案管理工作中有足夠的人力、物力和財力投入到企業中去。例如在企業的預算中增加專門的設備經費項目，做到專款專用，確保相關的采購設備能夠直接用于養老保險檔案管理工作中，從而促進相關信息化管理設備的更新，提高檔案信息化管理的效率。只有企業重視了這項基礎性的工作，才能夠在客觀上形成促進管理工作向好發展的環境，從而為提高檔案信息化管理工作質效提供保障。

（二）完善企業養老保險檔案信息化管理工作方式

隨著信息化技術的不斷發展，其在企業的生產和管理中發揮著越來越重要的作用，對于養老保險檔案管理工作而言，引入信息化管理手段也是其實現工作效率提升的必然選擇。要想推進企業養老保險檔案管理工作向信息化管理不斷發展，就需要在轉變當前的檔案管理方式，加強當前企業養老保險檔案信息管理系統的規范性和統一性，從提升管理人員思想、強化系統操作規范等方面入手，從而實現檔案信息化管理工作方式的轉變。

（三）加強企業養老保險檔案信息化管理人才的培養

任何管理工作的主動因素都是人，因此應當將信息化管理人才培養作為一項重要工作來抓，才能夠為提高管理質效提供有效的人才保障。一方面，企業要制定專門的檔案信息化管理人才培養計劃，將人才培養工作作為一項重點來抓；另一方面，企業要在日常的工作中結合工作實踐注重培養人員的管理思維和管理技能，還可以通過與其他單位的管理人員進行經驗交流、相互學習先進的經驗做法，提升企業檔案管理信息化水平。

（四）建立并完善企業養老保險檔案信息化管理機制

工作機制是界定崗位職責、明確工作關系、推動各項工作穩定運行的基本遵循。在養老保險檔案信息化管理的過程中，要向提高管理工作的質量就必須建立一套規范的工作機制，提高信息化管理的安全性，對工作機制中不合理的部分進行及時調整，從而形成崗位權責清晰、工作流程順暢的良好工作機制。

四、結語

養老保險管理工作是企業管理工作中一項重要的組成部分，關系著企業員工的切身利益。文章針對企業養老保險檔案信息化管理工作進行探討，針對目前企業養老保險檔案信息化管理工作中出現的問題，提出了一些見解，期望能夠提高養老保險檔案信息化管理工作的質量和效率，推動企業養老保險管理工作的進步。

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