畢業(yè)生檔案信息化管理策略探析

摘? 要：畢業(yè)生檔案是記錄學(xué)生成長過程中思想道德、政治覺悟、學(xué)習(xí)能力、專業(yè)水平、行為特點(diǎn)等的原始記錄材料。在多元化的就業(yè)方式下，傳統(tǒng)的畢業(yè)生檔案管理機(jī)制存在諸多弊端，如權(quán)利模糊、質(zhì)量下降、主體弱化等。該文旨在探討將信息化技術(shù)引入到畢業(yè)生檔案管理中，在明確畢業(yè)生檔案的主體地位、支配權(quán)的基礎(chǔ)上，樹立正確的人才檔案觀，利用信息技術(shù)構(gòu)建檔案多級管理聯(lián)動(dòng)機(jī)制，充分發(fā)揮學(xué)生與學(xué)校的能動(dòng)性，提高畢業(yè)生檔案的管理水平與管理成效。

關(guān)鍵詞：高校畢業(yè)生? 檔案資料? 信息化管理

中圖分類號：G642 ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1672-3791（2020）04（c）-0204-02

畢業(yè)生檔案是全過程記錄其整個(gè)受教育過程中各類重要節(jié)點(diǎn)信息的原始記錄材料，用于直觀且清晰地反映畢業(yè)生在校學(xué)習(xí)期間的思想道德、政治覺悟、學(xué)習(xí)能力、專業(yè)水平、行為特點(diǎn)、優(yōu)勢與不足等相對完善的綜合素養(yǎng)與綜合能力[1]。因?qū)Ξ厴I(yè)生能力與素養(yǎng)的全面、客觀刻畫與表達(dá)，畢業(yè)生檔案成為了其進(jìn)入社會(huì)、進(jìn)入工作崗位的重要敲門磚，準(zhǔn)確且完備的畢業(yè)生檔案材料可以幫助用人單位在以簡歷為依據(jù)審視、考評應(yīng)聘人之外，以更為詳細(xì)的畢業(yè)生成長情況初始材料考量與佐證應(yīng)聘人與工作崗位的適配度，也可作為應(yīng)聘人后續(xù)升職加薪、轉(zhuǎn)正定級、職稱評定的重要依據(jù)[2]。因此，對于高校畢業(yè)生而言，檔案是比簡歷更為豐富的且詳細(xì)的推介“名片”，更是跟隨其一生、伴隨著其受教育與工作變化不斷更新的“記事本”[3]。當(dāng)前，我國對于高校畢業(yè)生的檔案管理采用“檔隨人走”的模式，理論上，當(dāng)畢業(yè)生離開高校前往用人單位后，其檔案也會(huì)相應(yīng)地從高校轉(zhuǎn)出到用人單位或其所在人才市場，一旦畢業(yè)生在離校之際尚未能找到工作單位，則畢業(yè)生的檔案將會(huì)被轉(zhuǎn)回原籍。這種管理制度與管理模式在實(shí)際踐行的過程中會(huì)因各種突發(fā)情況而難以預(yù)期，使得紙質(zhì)化的畢業(yè)生檔案在“轉(zhuǎn)遞”與“落戶”方面存在著較大的不確定性[4]?？紤]到當(dāng)前畢業(yè)生檔案管理機(jī)制、模式存在的諸多問題以及其給用人單位與畢業(yè)生帶來的諸多不便，將信息化技術(shù)引入到畢業(yè)生檔案管理中，通過高效、便捷的信息管理模式改善當(dāng)前畢業(yè)生檔案管理過程中的種種弊端與不足，對于提高畢業(yè)生檔案管理成效具有重要意義。

1? 畢業(yè)生檔案管理中存在的問題剖析

1.1 檔案權(quán)利模糊

畢業(yè)生檔案用于詳細(xì)記錄其在校期間的行為表現(xiàn)，以準(zhǔn)確刻畫學(xué)生在政治、專業(yè)、能力方面的綜合表現(xiàn)。學(xué)生畢業(yè)后若是能夠無縫接軌到用人單位，則畢業(yè)生檔案可以直接轉(zhuǎn)遞到用人單位作為入職員工的人事檔案。在檔案管理實(shí)踐中，受到當(dāng)前“萬眾創(chuàng)新大眾創(chuàng)業(yè)”號召，很多大學(xué)生在畢業(yè)之后會(huì)選擇不去用人單位就業(yè)而自主創(chuàng)業(yè)，則受到當(dāng)前檔案管理制度的限制，畢業(yè)生的檔案無法及時(shí)轉(zhuǎn)化為獨(dú)立的人事檔案，未能對畢業(yè)生檔案進(jìn)行明確的定性與分類[5]。作為主體的高校畢業(yè)生，作為高校畢業(yè)生的教育與管理單位，在我國人事檔案規(guī)范中并未賦予高校畢業(yè)生明確的檔案所有權(quán)，檔案的管理主體在學(xué)生畢業(yè)期間存在著嚴(yán)重的不穩(wěn)定性，相應(yīng)的管理成本與經(jīng)濟(jì)支出也未有明確規(guī)范，導(dǎo)致不少未及時(shí)就業(yè)的畢業(yè)生檔案存在“死檔”“棄檔”等現(xiàn)象。

1.2 檔案質(zhì)量下降

當(dāng)前畢業(yè)生的檔案資料在完備性與詳細(xì)度方面存在不足，畢業(yè)生檔案材料整理通常只關(guān)注學(xué)生在小學(xué)、中學(xué)、大學(xué)教育期間的入學(xué)登記表、學(xué)籍關(guān)系、獎(jiǎng)懲記錄、入團(tuán)志愿資料、入黨志愿資料以及畢業(yè)生登記表等關(guān)鍵性原始記錄，忽視了對畢業(yè)生成長過程中的細(xì)節(jié)信息與資料的整理與歸納，例如學(xué)生參與的實(shí)踐活動(dòng)、志愿活動(dòng)、所發(fā)表的論文、發(fā)明專利等體現(xiàn)學(xué)生主觀能動(dòng)性、創(chuàng)新思維能力與愛心善心的材料存在缺失，在一定程度上弱化了畢業(yè)生檔案這一“記事本”的完備性?？v觀同一班級畢業(yè)生的檔案，甚至?xí)l(fā)現(xiàn)不同學(xué)生的輔導(dǎo)員評語存在較大的重復(fù)性，這種“千篇一律”的對于學(xué)生在校表現(xiàn)的評論與總結(jié)對于畢業(yè)生以及用人單位而言參考價(jià)值較低。

1.3 檔案管理機(jī)制不完善

畢業(yè)生檔案管理機(jī)制主要包括檔案在校管理機(jī)制與畢業(yè)后檔案轉(zhuǎn)遞機(jī)制兩部分。學(xué)生未畢業(yè)之前，其檔案由高校加以管理，各個(gè)高校負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理的部門不盡相同，有的高校組織檔案館對學(xué)生檔案加以單獨(dú)分類與管理，有的高校組織檔案館將學(xué)生檔案與教職員工檔案統(tǒng)一管理，有的高校則組織學(xué)生培養(yǎng)單位專門對學(xué)生檔案進(jìn)行收集與管理。不同的管理部門與管理方式使得畢業(yè)生在校檔案管理機(jī)制存在較大的差異，也影響到畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作開展的效率。學(xué)生畢業(yè)前簽訂三方協(xié)議并順利進(jìn)入用人單位，則畢業(yè)生檔案需派遣轉(zhuǎn)遞到用人單位或其所在人才市場，若無用人單位則轉(zhuǎn)遞到畢業(yè)生生源地的人才市場進(jìn)行檔案托管，根據(jù)相關(guān)檔案轉(zhuǎn)遞規(guī)范，在這一轉(zhuǎn)遞過程中檔案不得經(jīng)由本人接手，需要由專人送取或者采用交通轉(zhuǎn)遞的方式，此轉(zhuǎn)遞方式在具體實(shí)踐時(shí)存在較多不便之處，不符合當(dāng)前畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的實(shí)際情況，因此，當(dāng)前檔案轉(zhuǎn)遞仍然存在本人自帶的情況，這在一定程度上會(huì)影響畢業(yè)生檔案的真實(shí)性與嚴(yán)肅性。

2? 畢業(yè)生檔案信息化管理的對策

2.1 轉(zhuǎn)變檔案觀念，樹立人才檔案觀

畢業(yè)生在校檔案管理由所在高校負(fù)責(zé)，這是高校日常工作的重要構(gòu)成部分，也是高校與社會(huì)人才市場所達(dá)成的共識(shí)，高校在學(xué)生入學(xué)之初接手學(xué)生檔案，根據(jù)檔案管理規(guī)范對學(xué)生檔案單獨(dú)分類，并在學(xué)生受教育過程中跟蹤其學(xué)習(xí)情況、生活表現(xiàn)與成長經(jīng)歷，對檔案資料加以細(xì)化、收集、整理、鑒定、保管與統(tǒng)計(jì)，嚴(yán)格落實(shí)高校對畢業(yè)生檔案的收集整理職責(zé)。在檔案管理觀念方面，高校畢業(yè)生檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹立人才檔案觀，深刻認(rèn)知高校畢業(yè)生是高校經(jīng)過大量的教育自然投入而產(chǎn)出的各類專業(yè)型、應(yīng)用型人才，而檔案是記錄畢業(yè)生受教育過程中個(gè)人表現(xiàn)與能力的原始實(shí)物載體，在檔案收集、整理與保管過程中需要將畢業(yè)生的角色從“人員”角度提高到“人才”角度，為用人單位后續(xù)接管檔案、運(yùn)用檔案提供完備齊全的資料。當(dāng)然，考慮到高校每年畢業(yè)的學(xué)生人數(shù)眾多、完備的畢業(yè)生檔案所需的材料繁雜，畢業(yè)生檔案管理部門應(yīng)當(dāng)以制度提高管理效率，制定與高校實(shí)情相匹配的學(xué)生檔案管理細(xì)則，為畢業(yè)生檔案管理的實(shí)際操作提供可行的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。

2.2 豐富材料內(nèi)容，完善檔案形制

畢業(yè)生檔案材料來源不同、類別不同、視角不同、粗細(xì)粒度不同，給檔案收集、整理與保管人員帶來了較大的工作難度。將信息管理技術(shù)引入到畢業(yè)生檔案管理中，一方面可以借助計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的存儲(chǔ)能力周到全面、事無巨細(xì)地記錄下畢業(yè)生在校期間的思想道德、政治覺悟、學(xué)習(xí)能力、專業(yè)水平、行為特點(diǎn)、優(yōu)勢與不足等信息;一方面可以利用信息管理技術(shù)的快速索引與查詢技術(shù)為海量畢業(yè)生檔案的快速查詢與分析提供便捷的渠道;另一方面，檔案信息化管理有利于無縫銜接畢業(yè)生在不同成長期的檔案資料，形成對畢業(yè)生成長過程的全程化跟蹤與記錄。鑒于信息化技術(shù)在畢業(yè)生檔案管理中的諸多益處，各級院校應(yīng)當(dāng)加快推進(jìn)學(xué)生檔案管理數(shù)字化與信息化步伐，構(gòu)建起小、中、大學(xué)聯(lián)動(dòng)的信息化檔案管理機(jī)制，形成規(guī)范性的學(xué)生檔案立卷目錄與細(xì)則，明確設(shè)計(jì)學(xué)生檔案所記錄的具體內(nèi)容，包括學(xué)生的學(xué)業(yè)成績、日常表現(xiàn)、個(gè)性特征、道德素質(zhì)、誠信記錄、心理素質(zhì)、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、獎(jiǎng)懲記錄、特長與優(yōu)勢等，以全面且完整地對學(xué)生的能力與素養(yǎng)加以過程化追溯。在具體形制方面，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，對以電子文檔形式出現(xiàn)的檔案自產(chǎn)生、編輯、處理至保存加以規(guī)范化管理，檔案的查閱與轉(zhuǎn)遞需要具有法律效力的手寫簽名，以責(zé)任到人的方式保證電子檔案的質(zhì)量與可利用性。

2.3 強(qiáng)化畢業(yè)生的主體地位，明確檔案權(quán)屬

畢業(yè)生檔案本質(zhì)上是圍繞畢業(yè)生這一主體所記錄并形成的一系列原始數(shù)據(jù)與資料，是畢業(yè)生成長過程與受教育過程的真實(shí)印照。因此，畢業(yè)生檔案管理應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化畢業(yè)生的主體地位，在保證檔案真實(shí)性、嚴(yán)肅性與原始性的基礎(chǔ)上，提高畢業(yè)生對個(gè)人檔案的管理能動(dòng)性，讓畢業(yè)生在擁有并踐行個(gè)人檔案支配權(quán)的基礎(chǔ)上充分認(rèn)知到檔案的價(jià)值與用途，引導(dǎo)學(xué)生參與到檔案資料的收集、整理與轉(zhuǎn)遞工作中，在高度重視個(gè)人檔案的基礎(chǔ)上能夠做到自主式地緊盯個(gè)人檔案整理與轉(zhuǎn)遞過程，減少檔案轉(zhuǎn)遞出現(xiàn)“死檔”“棄檔”或檔案丟失現(xiàn)象的發(fā)生。在具體的信息化檔案管理應(yīng)用中，可以借助信息技術(shù)的權(quán)限管理功能約束與調(diào)控學(xué)生對個(gè)人檔案的管理功能，學(xué)生可在線查閱其個(gè)人檔案，并傳輸相關(guān)佐證資料供檔案管理人員審核，以對其檔案加以更新與修改。這種依托信息化技術(shù)明確檔案編輯、查詢權(quán)力歸屬以及強(qiáng)化學(xué)生主體地位的做法可以極大地減少畢業(yè)生檔案管理工作人員的工作壓力，提高其對畢業(yè)生檔案管理的效率與成效。

3? 結(jié)語

畢業(yè)生檔案的信息化建設(shè)與管理有助于提高高校檔案資料的完整性、檔案轉(zhuǎn)遞的靈活性以及檔案運(yùn)用的有效性，在“檔隨人走”的檔案管理原則下，畢業(yè)生檔案信息化以小、中、大學(xué)多級管理機(jī)構(gòu)的聯(lián)動(dòng)機(jī)制為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)對學(xué)生成長經(jīng)歷的統(tǒng)一化、規(guī)范化管理，促進(jìn)社會(huì)檔案管理的現(xiàn)代化，有力地保證了畢業(yè)生檔案管理的真實(shí)性與原始性，為畢業(yè)生靈活就業(yè)以及高層次人才跨區(qū)域流動(dòng)提供了良好的檔案管理模式。

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基金項(xiàng)目：吉林省教育廳“十三五”社會(huì)科學(xué)研究項(xiàng)目《畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)狀及對策研究》（項(xiàng)目編號：JJKH20181400JY）。

作者簡介：李季（1980，3—），女，漢族，吉林長春人，碩士，副研究員，研究方向：大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)、畢業(yè)生檔案管理。