建設(shè)工程咨詢企業(yè)知識管理與知識庫建設(shè)

陳佳妮

同濟大學(xué)建筑設(shè)計研究院（集團）有限公司

1 引言

隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)的價值將更多地體現(xiàn)在企業(yè)對知識的掌握、運用和創(chuàng)新能力上。尤其對于建設(shè)工程咨詢企業(yè)這種典型的知識密集型企業(yè)，知識既是原材料，又是成果產(chǎn)品，各項業(yè)務(wù)流程和工作環(huán)節(jié)均圍繞知識展開。可以說，知識資產(chǎn)是工程咨詢企業(yè)的核心資產(chǎn)，知識管理能力將直接影響企業(yè)競爭力。

傳統(tǒng)管理模式下的工程咨詢企業(yè)，其項目咨詢服務(wù)團隊有多個，是獨立開展工作的。團隊之間缺少溝通，知識交流、傳播和隱形知識顯性化存在較大難度，團隊自身的知識和經(jīng)驗也缺乏力量總結(jié)、梳理、積累，嚴(yán)重制約了工程咨詢在知識經(jīng)濟時代中的發(fā)展。為了提升知識管理層次、增強企業(yè)核心競爭力，積極探索研究適合工程咨詢企業(yè)的信息化知識管理模式、方法和手段。

2 建設(shè)工程咨詢行業(yè)知識特征及知識管理需求

2.1 工程咨詢行業(yè)知識量多面廣、提煉難，保密性高

業(yè)內(nèi)普遍認為，工程咨詢行業(yè)知識存在以下三個特征。

2.1.1 數(shù)量多，種類龐雜

工程咨詢行業(yè)是一個涉及國民經(jīng)濟基礎(chǔ)行業(yè)，宏大至寰宇，細微至末梢，涉及知識面十分廣泛。即便是某一專業(yè)的工程咨詢服務(wù)，也需要諸如金融、工程、法律、技術(shù)、經(jīng)濟等大量相關(guān)專業(yè)的支撐。

2.1.2 隱形知識難以提煉

隱性知識，特別是經(jīng)驗，在工程咨詢中有重要作用。經(jīng)驗需要時間積累，且常難以提煉和恰當(dāng)表達。正因為如此，長期積累的經(jīng)驗容易隨著這些經(jīng)驗的載體——人離去而散失。將經(jīng)驗提煉沉淀共享出去，從而降低企業(yè)知識資產(chǎn)風(fēng)險，是一個需要解決的問題。

2.1.3 保密要求高

工程咨詢成果用于輔助客戶決策，在提供咨詢服務(wù)的過程中，咨詢公司能接觸到客戶一部分不宜公開的內(nèi)部信息。這些信息既是項目資料也是經(jīng)驗知識。因此，此類知識管理時既要做好保密工作，又需滿足項目信息經(jīng)驗知識能夠在咨詢企業(yè)內(nèi)部傳遞共享。

2.2 服務(wù)模式創(chuàng)新促使工程咨詢企業(yè)提高知識集成化水平

隨著我國固定資產(chǎn)投資項目建設(shè)水平逐步提高，為更好地實現(xiàn)投資建設(shè)意圖，投資者或建設(shè)單位在固定資產(chǎn)投資項目決策、工程建設(shè)、項目運營過程中，對綜合性、跨階段、一體化的咨詢服務(wù)需求日益增強。對此，國家和地方陸續(xù)近期出臺一系列全過程工程咨詢相關(guān)政策，意圖改變以往工程建設(shè)管理分階段及分塊管理的模式，在全生命周期內(nèi)提供“包含設(shè)計和規(guī)劃在內(nèi)的涉及組織、管理、經(jīng)濟和技術(shù)等各有關(guān)方面的工程咨詢服務(wù)”，以提高資源配置效率。政策中明確鼓勵工程咨詢企業(yè)提供綜合性、跨階段、一體化的“一站式”咨詢服務(wù)，越來越多的工程咨詢企業(yè)蓄力向此方向發(fā)展。這對眾多工程咨詢企業(yè)來說，此次服務(wù)模式創(chuàng)新改革是機遇也是挑戰(zhàn)。但毫無疑問，提升企業(yè)知識集成化水平是工程咨詢企業(yè)勝任全過程咨詢服務(wù)的先行工作，建設(shè)工程咨詢知識管理平臺可能成為重要抓手。

3 工程咨詢企業(yè)建設(shè)知識管理的重要作用

作為典型的知識密集型企業(yè)，知識是工程咨詢企業(yè)的立足之本、服務(wù)之源。企業(yè)的服務(wù)產(chǎn)品質(zhì)量高低與否、咨詢業(yè)務(wù)種類是否多樣，在很大程度上主要是依靠咨詢?nèi)藛T的知識和經(jīng)驗。因此，要想在激烈市場中實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，工程咨詢企業(yè)必須加強自身的知識管理。知識管理對工程咨詢企業(yè)的重要性主要體現(xiàn)在以下三個方面。

3.1 提高工作效率，減少重復(fù)勞動

工程咨詢服務(wù)涉及多行業(yè)、多專業(yè)的知識，需要從業(yè)人員具備大量知識儲備。其中大部分為基礎(chǔ)知識，具備一定的通用性。知識管理通過知識收集、分類、共享，可以有效減少項目個人團體之間重復(fù)收集整理同類知識的時間，從而提高工作效率。

3.2 充分挖掘歷史知識，加速“迭代”創(chuàng)新

建設(shè)項目的唯一性決定了咨詢服務(wù)只有相似性無重復(fù)性。咨詢?nèi)藛T在服務(wù)新咨詢項目時，不可能完全照搬照抄，只能在借鑒歷史經(jīng)驗的基礎(chǔ)上創(chuàng)造新知識解決新問題。知識管理可以幫助用戶從歷史知識經(jīng)驗中挖掘可借鑒的新知識，加速企業(yè)知識庫迭代創(chuàng)新。

3.3 隱性知識顯性化，減少知識資產(chǎn)流失

知識除了已表述的顯性知識之外，還有很重要的一部分是存在于人腦中的隱形知識。這部分隱形知識往往代表著企業(yè)核心價值。知識管理的重要用途在于挖掘這部分隱形知識，使其顯性化后充分共享，從而提高企業(yè)競爭力。

4 工程咨詢企業(yè)知識庫建設(shè)

現(xiàn)實中，企業(yè)在知識管理中通常會存在知識的流動與共享體系不完善、知識創(chuàng)新不足、知識管理信息化程度不高等問題。對此，知識庫是知識管理信息化的應(yīng)用工具，可以有效解決以上問題。

好的應(yīng)用工具是貼合需求之結(jié)構(gòu)和便利使用之功能的結(jié)合體。因此，下文通過知識分類框架和配套知識服務(wù)功能兩個方面展開論述。

4.1 知識分類框架

在知識碎片化時代，充斥著大量的無用信息，盲目累積知識是零散無效的，首先要構(gòu)建知識框架，使知識具有系統(tǒng)性。知識庫框架具化體現(xiàn)為分類和索引。工程咨詢知識庫構(gòu)成可以是：資訊、品牌經(jīng)營、技術(shù)知識、綜合知識、分享報告、文檔模板等。各個知識模塊功能分析如下。

4.1.1 資訊

工程咨詢行業(yè)需要接受大量資訊，這是了解各行各業(yè)的絕佳途徑。由于獲取時間、途徑的不確定性，資訊往往是零散的知識，容易遺忘，需要分類收藏整理。資訊可以包括對重大事件或政策的解讀、行業(yè)的關(guān)鍵資訊等。

4.1.2 品牌經(jīng)營

該分類模塊既是對外宣傳展示企業(yè)實力的窗口，也是內(nèi)部員工了解企業(yè)、獲得價值認同的途徑。品牌經(jīng)營可以包括業(yè)務(wù)范圍、企業(yè)文化、獲獎記錄、經(jīng)典業(yè)績、特色團隊及專家資源等。

4.1.3 技術(shù)知識

技術(shù)知識是知識庫的核心模塊，數(shù)據(jù)量大種類多，建議進行二級以上分類整理。按照全過程工程咨詢的業(yè)務(wù)種類大致可細分為前期咨詢、造價咨詢、招標(biāo)代理、設(shè)計咨詢、項目管理、工程監(jiān)理、驗收咨詢等，具體視實際業(yè)務(wù)種類而定。按照知識屬性可分為政策法規(guī)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計圖集、造價文件等。

4.1.4 綜合知識

包括人力知識、財務(wù)知識、日常管理知識等，主要服務(wù)于日

常管理，并為企業(yè)正常運營做支撐。

4.1.5 分享報告

在知識爆炸、行業(yè)愈加開放的今天，獲取優(yōu)秀知識成果的渠道不斷變寬。所謂“他山之石，可以攻玉”，同行或跨行業(yè)學(xué)習(xí)往往能激發(fā)創(chuàng)新。此版塊下可分享內(nèi)外部深度研究，旨在促進共同學(xué)習(xí)、不斷創(chuàng)新。

4.1.6 文檔模板

標(biāo)準(zhǔn)化是企業(yè)管理的重要基礎(chǔ)工作，對提高生產(chǎn)效率和質(zhì)量有積極作用。用戶可以在此版塊找到業(yè)務(wù)類、經(jīng)營類、日常管理等方面的標(biāo)準(zhǔn)化模板，在模板的基礎(chǔ)上做“加法”，兼顧規(guī)范和定制的要求。

4.1.7 標(biāo)簽索引

知識資料往往是多屬性的，可能同一篇文章可以歸屬于多個模塊中。因此，僅靠以上一級模塊分類只能就其單一屬性進行了簡單分類，知識資料之間缺乏聯(lián)系，導(dǎo)致用戶對知識產(chǎn)生片面理解。對此，我們可以借助標(biāo)簽，建立二級索引，構(gòu)建多維度立體知識結(jié)構(gòu)，使知識鏈轉(zhuǎn)變成知識網(wǎng)。

圖1 標(biāo)簽索引知識結(jié)構(gòu)示意

4.2 知識服務(wù)功能

知識框架結(jié)構(gòu)只是第一步，還需有相應(yīng)的知識服務(wù)功能，才能讓庫中的知識運轉(zhuǎn)起來，進而產(chǎn)生效益。知識服務(wù)功能包括但不限于以下幾點。

4.2.1 知識搜索

搜索是最基礎(chǔ)、最重要的服務(wù)功能，幫助用戶快速找到所需知識。實際應(yīng)用中可以通過多種數(shù)據(jù)庫混合存儲，并采用交叉索引實現(xiàn)快速檢索。

圖2 混合存儲交叉索引示意

4.2.2 知識專輯

充分利用細分標(biāo)簽索引，可針對某一類知識點建立知識專輯，適合用于深度學(xué)習(xí)。

4.2.3 知識問答

作為一個問答交流平臺，一方面可以培養(yǎng)用戶發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的能力，另一方面也有助于營造共同學(xué)習(xí)和集體協(xié)作的企業(yè)氛圍。

4.2.4 知識推送

如果“知識搜索”是人找知識的方式，那“知識推送”反之為知識找人的方式。基于用戶搜索、瀏覽數(shù)據(jù)，智能分析場景，主動推送關(guān)聯(lián)知識給用戶。

4.2.5 統(tǒng)計分析

對搜索、收藏等后臺數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，采用圖表展示統(tǒng)計結(jié)果，可供決策層輔助分析業(yè)務(wù)趨勢。

4.2.6 權(quán)限設(shè)置

知識庫應(yīng)以共享為主，限制為輔的原則設(shè)置權(quán)限。知識負責(zé)人或者管理員應(yīng)根據(jù)知識的保密級別設(shè)置權(quán)限，決定是全公司共享、部門共享，還是少數(shù)人共享。

5 結(jié)束語

作為知識密集型性企業(yè)，知識管理有助于促進工程咨詢企業(yè)自身的發(fā)展和完善。尤其在技術(shù)不斷發(fā)展進步、業(yè)主對咨詢服務(wù)要求越來越高的當(dāng)下，傳統(tǒng)知識管理無法實現(xiàn)知識高效運轉(zhuǎn)，知識管理信息化是工程咨詢企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必經(jīng)之路。本文由知識管理入手，從服務(wù)知識管理的角度出發(fā)，探討了工程咨詢知識庫的框架功能，以期用戶可以方便快捷獲取業(yè)務(wù)所需的專業(yè)知識，提高工作效率和專業(yè)水平，進而提高企業(yè)的創(chuàng)新能力和競爭力。知識管理是一個長期的過程，知識庫只是信息化應(yīng)用工具，想要真正落實好知識管理，還需營造學(xué)習(xí)型企業(yè)文化、構(gòu)建企業(yè)組織結(jié)構(gòu)來推動企業(yè)知識的良性循環(huán)。