淺談建設(shè)工程合同管理

摘 要：建設(shè)工程合同是工程建設(shè)的行為指南，是保證建設(shè)項目按照既定目標順利實施完成的責(zé)任書，由建設(shè)過程中各參與方簽訂的保證各方權(quán)利與義務(wù)關(guān)系并具有法律效力的書面協(xié)議。在建筑工程行業(yè)競爭日益激烈的市場環(huán)境下，建設(shè)工程合同管理直接關(guān)系到企業(yè)的自身利益和長遠發(fā)展，逐漸受到企業(yè)的高度重視。隨著行業(yè)的逐步發(fā)展，建設(shè)工程合同管理存在的系列問題也清晰可見。完善建設(shè)工程合同管理體系、采取有效合同管理措施、加深合同管理意識、提高合同管理能力對建設(shè)工程管理和企業(yè)發(fā)展具有重要意義。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程;合同管理;管理措施

在市場經(jīng)濟大環(huán)境下，建設(shè)工程參建各方之間的責(zé)、權(quán)、利關(guān)系主要通過合同方式予以確立，使得合同管理貫穿于工程實施的整個建設(shè)周期、涉及到工程實施的方方面面，并為各項工作的指南，對建設(shè)工程項目的實施起到整體控制和建設(shè)目標保障的核心作用。建設(shè)工程合同管理對規(guī)范工程管理、提高工程管理效率、提升建設(shè)工程質(zhì)量、加強成本控制、提高企業(yè)利潤將起到顯著的促進作用。

1 合同管理內(nèi)容

建筑工程合同管理是指對項目合同的簽訂、履行、變更、中止、解除等過程予以執(zhí)行與監(jiān)督管理，按照合同約定進行建設(shè)工程履約、對履行過程中發(fā)生的爭議或糾紛進行處理，以確保合同依法訂立和合同義務(wù)的全面履行，其后并建立完善的合同檔案管理。合同管理主要目標有三條：一是使工程項目在控制的成本范圍內(nèi)達到規(guī)定質(zhì)量要求;二是使工程項目在經(jīng)批準的施工方案和依法合規(guī)的施工下滿足工期約定，達到建設(shè)方投產(chǎn)運行目標;三是有效保證在項目實施過程中減少爭議，項目各參建主體間行為約束與指導(dǎo)、相互協(xié)調(diào)并建立友好合作關(guān)系，實現(xiàn)各方的預(yù)期目標。

1.1合同簽訂

簽訂合同必須遵守國家的建設(shè)工程法律法規(guī)及地方行政主管部門的有關(guān)規(guī)定。對外簽訂合同，除法定代表人外，必須是經(jīng)其授權(quán)的法人委托人，法人委托人在授權(quán)委托范圍內(nèi)已法定代表人身份辦理合同簽訂等工作并對本企業(yè)負責(zé)。簽約人在簽訂合同之前，必須認真了解對方當(dāng)事人的簽約主體資格，作為承包人必須具備企業(yè)法人資格且必須具有履行合同的能力，即必須具有營業(yè)執(zhí)照和由建設(shè)行政主管部門核準的資質(zhì)等級。簽訂合同必須貫徹“自愿、平等、公平、誠實信用”原則。不同于合同訂立形式的多樣化，建設(shè)工程合同一律采用書面格式，由國家及相關(guān)行政主管部門發(fā)布統(tǒng)一合同范本，由合同各方當(dāng)事人在合同范本基礎(chǔ)上進一步明確特殊要求。

1.2合同履行

合同一經(jīng)簽訂生效后即對于合同當(dāng)事人各方均具有法律約束效力。合同當(dāng)事人應(yīng)按照合同賦予的權(quán)利與義務(wù)進行合同履約，若一方出現(xiàn)合同違約行為，則應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。企業(yè)合同履約管理的主要要求為：1）明確自身合同義務(wù)并嚴格按約定履行合同條款，避免違約行為發(fā)生;2）督促與監(jiān)督合同其他簽約方按合同履行其義務(wù)，當(dāng)合同其他當(dāng)事人在履約過程中有不符合或嚴重違反合同約定的行為，要予以關(guān)注，及時作出反應(yīng)，同時收集其不符合合同或違約的相關(guān)證據(jù)，為合同糾紛的處理做好支撐材料的準備。

1.3合同變更

建設(shè)工程的周期性長、工程規(guī)模大、影響因素多、不可預(yù)見性高等特點造成大量的工程實踐中，由于工程建設(shè)的條件變化，合同變更幾乎不可避免，而合同條款則是變更的變更根本依據(jù)。如果合同當(dāng)事人不理解合同條款，對其權(quán)利與義務(wù)掌握不全面，造成未嚴格執(zhí)行合同條款、履約偏差或違約行為，則將難以保障自身權(quán)益并可能承受違約損失、付出高昂代價、造成企業(yè)損失。

合同變更一般處理程序如下圖：

合同變更是施工過程合同管理的重中之重，任何工程變更將導(dǎo)致合同價格的調(diào)整是影響各方成本與利潤空間的因素之一，因此成為合同各方的管控焦點。于是，當(dāng)變更事件發(fā)生后，準確識別并按照相應(yīng)程序處理好工程變更，既有利于減少各方不必要的爭議與糾紛，確保項目順利實施與友好合作關(guān)系的維護，又有利于合同當(dāng)事人控制工程成本。

1.4 索賠管理

工程索賠是考驗合同管理水平的一項高標準測試，反應(yīng)了合同管理人員、項目團隊乃至企業(yè)對施工技術(shù)與標準、行業(yè)先進水平、合同知識、法律法規(guī)等多方面知識的掌握與運用水平，是一項的能創(chuàng)造企業(yè)效益的經(jīng)營管理活動。在工程實施條件多變情況下，建設(shè)工程索賠十分常見，它是合同各方合理主張其自身權(quán)益的手段。索賠事件處理流程如下：

1.4.1索賠意向通知

在索賠事件發(fā)生后，有經(jīng)驗的承包商會立刻抓住索賠機會，迅速啟動索賠流程。索賠目的一般分為工期索賠和費用索賠。承包商應(yīng)在索賠事件發(fā)生后的28天內(nèi)向工程師遞交索賠意向通知，聲明索賠事件并對此提出的索賠訴求，該意向通知應(yīng)以合同、建設(shè)過程合同各方紀要、簽證等文件為支撐依據(jù)，索賠意向通知應(yīng)做到有理有據(jù)。合同當(dāng)事人應(yīng)注意索賠具有時效性，如果索賠意向通知超出期限，工程師和業(yè)主有權(quán)拒絕其索賠。

1.4.2索賠的準備

當(dāng)索賠事件發(fā)生，承包商即應(yīng)對此索賠事項進行準備，直到正式向工程師和業(yè)主提交索賠報告期間，包含很多具體的工作，主要有1）識別索賠事件，即挖掘索賠點。通過對履約過程的了解、分析、判斷，對照合同條款發(fā)現(xiàn)索賠機會，在進行了詳細的調(diào)查后，全面了解事情前因后果、發(fā)展經(jīng)過，準確掌握事件的發(fā)展時間節(jié)點與歷程，真實反應(yīng)事件發(fā)生情況。2）索賠事件責(zé)任分析，即造成索賠事件的責(zé)任方，責(zé)任由誰承擔(dān)，損失由誰承擔(dān)，承包商通常對非其原因造成的索賠事件或明確由業(yè)主承擔(dān)的事件提出索賠。3）索賠支撐依據(jù)與證據(jù)搜集，即索賠理由，最主要的索賠依據(jù)為合同條款、過程中各方會議紀要、往來文件等書面記錄。承包商應(yīng)參照合同條款判斷是否滿足索賠條件或工程師和業(yè)主履約過程是否違反合同，索賠事件是否有合同或書面依據(jù)。4）損失統(tǒng)計，即索賠事件的不利影響分析。通常索賠事件發(fā)生后主要造成承包商工期的延誤或成本的增加。損失統(tǒng)計主要是收集、分析、對比索賠事件發(fā)生與否對施工進度、工程成本和費用方面的差異分析與影響，據(jù)此提出對工期和費用的索賠訴求。5）提出索賠報告，索賠報告是將上述內(nèi)容整合形成的書面文件，表達了承包商的索賠意向和索賠依據(jù)，索賠報告內(nèi)容完整性與質(zhì)量是索賠要求能否準確傳達到業(yè)主并獲得業(yè)主審批同意關(guān)鍵。

1.4.3索賠報告遞交

承包人應(yīng)在發(fā)出索賠意向通知書后28天內(nèi)，正式遞交索賠報告;索賠報告應(yīng)詳細說明索賠理由以及要求追加的付款金額和延長的工期，并附必要的記錄和證明材料。

若索賠事件具有持續(xù)影響的，承包人應(yīng)按合理時間間隔繼續(xù)遞交延續(xù)索賠通知，說明持續(xù)影響的實際情況和記錄，列出累計的追加付款金額和（或）工期延長天數(shù)。

在索賠事件影響結(jié)束后28天內(nèi)，承包人應(yīng)遞交最終索賠報告，說明最終要求索賠的追加付款金額和延長的工期，并附必要的記錄和證明材料。

1.5 檔案管理

合同檔案管理是提高合同管理水平，保證檔案完整性和保密性，逐步實現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的管理過程，并能準確地反映公司各項工作完成情況，是企業(yè)合同管理的一個重要環(huán)節(jié)。

合同資料檔案管理，可以保存合同有關(guān)所有材料，一旦發(fā)生合同爭議與糾紛，可以及時查找檔案記錄的合同資料，依法維護公司的合法權(quán)益。在合同資料收集、整理、歸檔過程中，需要對合同資料實時掌握和記錄和分析，若發(fā)覺歸檔信息對合同履行有影響，則能夠及時作出調(diào)整和處理、保障公司順利履約。

合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后，項目部按檔案管理規(guī)定的分類形式、格式標準整理合同檔案，并按檔案管理要求的時間及方式移交檔案部門歸檔。合同檔案一般包括：? 1）合同簽約背景材料，如招標文件、投標文件;2）簽約主體資格文件及資信文件;3）合同審查評審文件;4）合同正本（含附件）;5）授權(quán)委托書正本（如有）;6）經(jīng)簽約各方確認的會議紀要等文件;7）合同變更、解除的相關(guān)文件;8）簽約各方的往來電函和協(xié)商文件;9）與合同有關(guān)的其他文件。

2? 加強合同管理措施

2.1強化合同管理意識

合同管理貫穿于工程項目建設(shè)的全過程，也貫穿于企業(yè)履約期間，合同管理體現(xiàn)在履約的每一個環(huán)節(jié)，是整個過程、整個項目團隊和公司層級的管理工作。合同管理要求企業(yè)參與合同甚至參建的每一個員工都具備合同管理觀念，通過對合同管理知識的學(xué)習(xí)，對合同管理概念的強化，達到增強合同履約管理意識的目的。

企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身經(jīng)驗，參照不同項目的特點，找到合同管理的共同點和管理的核心與重點，積累經(jīng)驗和教訓(xùn)，營造合同管理的重視氛圍，提高企業(yè)整體合同管理與履約能力。

2.2建立健全崗位責(zé)任制度

對合同管理人員及項目實施團隊實行崗位責(zé)任制與項目目標責(zé)任制，明確項目目標、個人職責(zé)、權(quán)限和獎罰標準，積極推進針對合同管理人員和項目管理團隊的“管理對標”機制，增強內(nèi)部競爭意識，促進一崗多職和專業(yè)性與綜合型人才培養(yǎng)，提升合同管理人員、項目管理團隊、企業(yè)的管理能力。同時，合理明確的激勵制度和獎懲制度有助于促進人才的快速培養(yǎng)。賞罰分明，對表現(xiàn)優(yōu)秀和有貢獻、創(chuàng)造效益的合同管理人員和團隊予以適當(dāng)激勵，對工作倦怠且多次失誤及管理不善的合同管理人員一定的教育、培訓(xùn)和懲罰。

合理且健全的崗位責(zé)任制度、加之適當(dāng)?shù)募罨颡剳椭贫鹊膬?yōu)化，將全面提升企業(yè)員工的積極性、工作熱情和專業(yè)水平。

2.3落實責(zé)任分解制度

大型企業(yè)有明確的合同交底制度，以使合同目標清晰的傳達到每位參加者，將責(zé)任進行分解、落實到各執(zhí)行者，使得部門之間、崗位人員之間明確其工作范圍及責(zé)任。在合同管理部門之間，將合同責(zé)任落實到個人，使得合同管理任務(wù)完整全面的分配到個人，不遺漏任何一項履約要求，做到滴水不漏。

2. 4加強人才培養(yǎng)力度

人才是歷來是競爭力的核心資源，具有豐富的工程經(jīng)驗、掌握合同相關(guān)法律法規(guī)、財稅知識的綜合型人才是做好合同履約管理重要保障。綜合型、專業(yè)性人才培養(yǎng)不僅限于形式化的培訓(xùn)，應(yīng)該具有針對性和進行案例深入分析，強化管理理念和提升綜合運用能力。另外，工程行業(yè)是實踐性非常強的專業(yè)，要投入工程建設(shè)的前線崗位，在工程建設(shè)過程中積累一定的實踐經(jīng)驗，才能真正發(fā)揮人才應(yīng)有的作用和促進人才培養(yǎng)。

企業(yè)要以人為本，加強人才培養(yǎng)力度，重視對人才的選拔。優(yōu)秀的人才不僅具有能獨自發(fā)揮自身作用，更能將其責(zé)任心和工作能力傳遞到建設(shè)團隊中，成為建設(shè)團隊和企業(yè)的排頭兵與領(lǐng)班人物。

2.5完善合同管理評估制度

企業(yè)在進行合同履約管理時要重視評估的重要性。企業(yè)建立評估制度的作用在于定期對企業(yè)整體合同履行情況進行總體分析評估，尤其對重大合同的具體情況進行全面分析。在分析評估的過程中發(fā)現(xiàn)合同履行不足時，應(yīng)及時采取有效的措施加以彌補。還應(yīng)當(dāng)對企業(yè)合同進行周期性的管理工作，以便在日后的工作中能隨時找到檔案記錄。

2.6創(chuàng)新和完善合同管理模式

“創(chuàng)新是人類進步永恒的主題”。合同管理人員應(yīng)不斷從知識、技術(shù)、組織、制度、觀念、文化和管理等方面創(chuàng)新，合同管理方法不能墨守成規(guī)，要根據(jù)環(huán)境、政策等的變化不斷地提升、完善，建立具有企業(yè)特色的合同管理模式，推動企業(yè)健康長期的發(fā)展。

3? ?結(jié)語

通過對合同管理的簡要分析，有助于合同管理人員及與工程參加的所有相關(guān)人員掌握合同管理的內(nèi)容，在實踐中增加合同管理意識、提高合同履約質(zhì)量、共同促進項目履約，有效減少或避免合同糾紛，為企業(yè)謀求最大利益，推動企業(yè)更好發(fā)展。

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作者簡介：

余欣榮，女，工程建設(shè)管理公司合同采購管理室成員，2016年6月畢業(yè)于三峽大學(xué)工程管理系。

（中國電建集團中南勘測設(shè)計研究院有限公司，湖南 長沙 410000）