淺談“互聯網+ ”背景下獨立學院教學檔案信息化建設

盧瑩

摘要：“互聯網+”概念的提出、智慧校園的建設和“雙一流”本科建設為獨立學院教學檔案信息化建設提供了新契機。教學檔案也呈現了數字化、集成化和虛擬化的新特征，但也存在教學檔案的管理模式相對落后、缺少教學檔案信息化管理系統、信息化建設基礎設施較薄弱、教學檔案的開發利用不夠等諸多問題，“互聯網+”背景下獨立學院教學檔案信息化建設的核心是建立教學檔案信息管理系統，并配備規章制度、檔案資源、設備技術和專業人才保障措施，加大對教學檔案的開發利用力度，加強對教學檔案信息管理的安全防護，最終實現教學檔案的信息化。

關鍵詞：互聯網+；獨立學院；教學檔案；信息化

互聯網技術的飛速發展給社會生產生活帶來了便利，同時也促使人們改變生產生活中落后的管理模式以適應互聯網技術帶來的沖擊，高校教育教學也不例外。獨立學院作為高校教育的重要延伸和補充力量，應該勇敢迎上互聯網技術日新月異的浪潮，接受互聯網技術與教育教學不斷融合的挑戰。教學檔案作為記錄一切與教學活動或人才培養有關的過程與結果的重要支撐材料，理應成為獨立學院教學信息化建設特別是教學檔案信息化建設的重要內容。然而目前獨立學院教學檔案受傳統管理理念和管理模式的影響，信息化建設進程緩慢，難以適應“互聯網+”環境下用戶對教學檔案的多種需求。本文著重研究在“互聯網+”背景下，獨立學院如何基于互聯網提供的技術支持建立教學檔案信息管理系統，如何讓互聯網技術與教學檔案深度融合從而創新教學檔案管理和開發利用，提高獨立學院教學檔案的管理水平和服務能力。

一、“互聯網+”背景下獨立學院教學檔案信息化建設的新契機

1.“互聯網+”教育的提出

2015年3月5日十二屆全國人大三次會議上，李克強總理在政府工作報告中首次提出“互聯網+”行動計劃，鼓勵將互聯網的創新成果深度融合于社會生產生活的各領域之中。2017年1月19日，國務院印發《國家教育事業發展“十三五”規劃》，提倡積極發展“互聯網+教育”，提出進一步改善基礎條件、推動信息技術與教育教學深度融合等要求。2017年12月15日，第二屆“互聯網+教育”峰會在江西上饒舉行，峰會從多維度闡釋“互聯網+”在教育領域的應用和發展，共同推動中國“互聯網+教育”邁向深度整合、智慧創新的新階段[1]。

2.智慧校園的建設

智慧校園指的是在互聯網環境下將學校的教學、科研、管理和校園生活進行充分融合的一體化環境，從而實現全校的數據共享與交換集成。教學檔案集學生在校資料查詢、教師教學檔案記錄、學院教學研究分析等功能為一體，理應將教學檔案的信息化建設放到獨立學院智慧校園建設一盤棋中統籌考慮、合理規劃、科學建設，最終建成教學檔案綜合服務平臺。通過教學檔案的信息化建設，促進獨立學院各教學部門將紙質檔案的分散歸檔變為數字檔案的集中存貯，將傳統的“檔案信息鏈”改造成“互聯網+”時代的“檔案信息環”，最終內化升級為立足于互聯網技術與應用的“檔案信息生態圈”，據此逐步形成更為便捷、完善、智能的教學檔案信息系統。

3.“雙一流”的建設

獨立學院的一流專業和一流課程的“雙一流”建設，既是獨立學院自身發展的需要，更是獨立學院應該抓住的機遇。獨立學院的“雙一流”建設需要內容豐富、形式多樣的教學檔案作為材料支撐，而信息化建設下的教學檔案正好滿足了這樣的需要，提供了獨立學院“雙一流”建設中諸如教學理念、教學團隊、教學成果、教學內容、教學組織、教學管理、教學評價及持續改進等過程性材料，教學檔案的重要地位也在此突顯。獨立學院教學檔案的信息化建設為獨立學院“雙一流”本科建設提供了現代化的教學檔案信息支撐，彰顯了互聯網背景下教學檔案的利用價值。

二、“互聯網+”背景下獨立學院教學檔案的特征

1.教學檔案數字化

獨立學院教學事業的不斷發展使得需要歸檔的教學檔案不斷增多，傳統的紙質歸檔方式顯然不能滿足獨立學院日益發展的需要。數字化的教學檔案摒棄了傳統紙質檔案的缺點，受到廣泛歡迎。教學檔案數字化指的是利用信息技術，將原有紙質教學檔案和接收的電子文件轉化為數字化數據，實現計算機對教學檔案的管理[2]。在教學過程中產生的一切教學檔案均可以進行數字化，如學生的成績檔案、教師的教學錄像、專業的發展歷程等，數字化后的教學檔案具有節省空間、使用便捷、利用高效的優點。教學檔案的數字化提高了獨立學院教學檔案的管理水平，推動了教學檔案的數字化進程。

2.教學檔案集成化

教學檔案的集成化則是基于大數據和新興網絡技術，把校內各級各類教學檔案資源納入動態、有機的體系之中，并且能夠實現校際教學檔案資源的系統整合、開發與利用[3]。教學檔案集成化改變了獨立學院以往教學檔案分散、凌亂、標準不統一、收集不齊全的狀況，將各部門和各二級學院的教學檔案歸為整體，經過計算機的信息處理后合理地開發與利用。教學檔案集成化推動了各部門在智慧校園教學檔案建設中的分工協作，使教學檔案從產生開始就進入標準化和智能化的管理，提升了獨立學院教學檔案信息化建設的整體水平。

3.教學檔案虛擬化

教學檔案虛擬化是指教學檔案脫離傳統的物質載體，利用先進的信息技術，通過虛擬數字檔案館在網絡環境中及時調用。用戶可以在虛擬數字檔案館中查詢或使用教學檔案信息，實現了教學檔案在網絡環境中按需流動、即需即取，彌補了傳統教學檔案利用受地域限制的缺陷。教學檔案虛擬化管理是對傳統教學檔案管理的有效補充，也是對傳統檔案實體保護、開發、利用的革新。教學檔案虛擬化使獨立學院教學檔案對用戶的服務變被動為主動，使用戶在不同時間、不同地點都能夠查閱和調用所需教學檔案，提高了獨立學院教學檔案信息化服務質量和服務能力，使獨立學院在應對各類教學評估和加強自身內涵建設中能夠游刃有余。

三、“互聯網+”背景下獨立學院教學檔案信息化建設存在的問題

筆者通過對江蘇省部分獨立學院教學檔案信息化建設情況進行調研，發現目前部分獨立學院教學檔案管理仍然以人工為主，信息化程度不高，沒有在“互聯網+”背景下思考如何建設教學檔案的信息化，主要表現為以下幾點：

1.教學檔案的管理模式相對落后

目前，獨立學院教學檔案雖然在教學活動中的作用日益凸顯，但信息化程度并不高，以傳統模式管理教學檔案依然是普遍現象。從教學檔案采集方式看，教學檔案依然是分散在各部門、各二級學院，采集的標準不統一，歸檔內容存在重復性；從教學檔案歸檔對象看，歸檔對象比較單一，以紙質檔案為主，電子檔案數量不多，對檔案的數字化重視程度不高；從教學檔案的管理過程看，依然是以在電子表格中編制檔案目錄對紙質檔案和部分電子檔案加以管理為主，輔助以檔案管理的小程序，而真正購買或開發專門教學檔案信息管理系統的少之甚少。

2.缺少教學檔案信息化管理系統

面對內容繁多、數量龐大的教學檔案，如果沒有一個現代化的數據處理系統進行統一管理的話，就如同一部電腦沒有了中央處理器，缺少了最重要的指揮系統，系統就會報錯而不能正常工作，獨立學院教學檔案信息化建設亦然。現階段，大部分獨立學院還沒有建立教學檔案統一管理的信息系統，沒有基于系統分析對教學檔案的進與出進行標準化的流程管理。獨立學院的教學檔案管理顯得力不從心、沒有章法，虛擬數字檔案館的建設更是遙遙無期，距離教學檔案的信息化建設要求相去甚遠。

3.信息化建設基礎設施較薄弱

現階段，獨立學院教學檔案信息化建設配套所需的基礎設施仍比較薄弱，還沒有建成設施齊全的教學檔案信息化環境，如良好的網絡環境、專業的教學檔案管理軟件、供軟件運行的大容量計算機和相關配套保障措施，這就造成了獨立學院教學檔案管理設備利用不足、數據處理能力不強、檔案管理效率不高，無法適應“互聯網+”背景下教學檔案信息處理和存儲的需要，不能滿足用戶在不同地域快速查詢和使用教學檔案的需要。此外，獨立學院的運轉資金主要來源于學生的學費，而政府補助的財政資金非常有限，使得獨立學院教學檔案信息化建設投入不足，這在一定程度上制約了獨立學院教學檔案信息化發展，使其處于被動地位。

4.教學檔案的開發利用不夠

獨立學院教學檔案的開發和利用應拓展廣度和深度，從而為獨立學院教育教學發展提供具體的參考依據和政策指向。目前，大部分獨立學院教學檔案的開發仍處于萌芽階段，只是簡單的對教學檔案進行查詢與核對，缺乏教學檔案管理系統對信息數據深層次地整合與挖掘。獨立學院的教學檔案要形成成熟的信息化建設階段性成果還需要一個較漫長的過程，這也使得獨立學院教學檔案的開發程度不深和利用率不高，教學檔案僅僅發揮了原始證明材料的作用，而沒有發揮更重要的價值，如教學檔案對學生和教師成長的指引價值，對專業綜合評估和一流本科建設的支撐價值，對各專業建設和獨立學院自身發展去向的借鑒價值等。

四、“互聯網+”背景下獨立學院教學檔案的信息化建設

1.建立教學檔案信息管理系統

“互聯網+”背景下獨立學院教學檔案信息化是一個綜合各方教學檔案信息資源建立的體系，需要各相關單位互相配合、相互合作。獨立學院教學檔案信息化建設中最核心的部分莫過于教學檔案信息管理系統，如圖1所示，此系統由教學檔案信息來源、信息形成和信息運用三個部分組成。

教學檔案信息來源于提供教學檔案的各個部門，如院辦、教務處、人事處等職能部門，各二級學院和檔案室，這些部門按照教學檔案采集的統一格式和標準將教學檔案信息通過信息采集端口報送到教學檔案信息庫，從而完成了教學檔案的信息采集。接下來是教學檔案信息形成階段，教學檔案信息庫將匯聚、整理、加工得到的上述信息，形成教學檔案初始信息庫，在規定的時間內，教學檔案信息提供部門可以登錄教學檔案初始信息平臺查詢各自的教學檔案信息是否屬實、是否完整、能否發布，如果有修改或有補充，可以向專門的信息處理平臺反饋相關信息，信息處理平臺確認后再將信息進行修正，同時將修正的信息傳遞給教學檔案初始信息平臺，經過系統校驗后，再將數據導入最終的教學檔案信息平臺，形成可以對外發布的教學檔案信息庫，此時，用戶（學生、教師、部門、專家等）可以通過各自賬號登錄教學檔案信息平臺查詢或打印所需的教學檔案信息，進入教學檔案信息運用階段。

2.教學檔案信息化建設的保障措施

“互聯網+”背景下，教學檔案信息系統在獨立學院教學檔案信息化建設中的地位，猶如血液之于人體，是至關重要的。而教學檔案信息化建設中的保障措施如規章制度、檔案資源、設備技術、專業人才等，猶如血管之于血液，使血液能夠在人體中正常流通并不斷循環。

第一，規章制度保障。沒有制度不成方圓，規章制度規范了教學檔案信息化建設的流程，規定了信息化建設的原則并指明了基本方向。規章制度包括國家層面的教學檔案信息化管理法律法規和獨立學院層面的教學檔案信息化建設管理辦法總則、細則，其中管理辦法細則需要制定教學檔案的立卷、歸檔、保存、開發、利用、共享等相關制度，保證獨立學院教學檔案信息化建設中的每個環節都落到實處，為教學檔案信息化建設保駕護航。

第二，檔案資源保障。在“互聯網+”背景下，教學檔案資源建設包括：開展教學檔案目錄和全文信息資源庫建設，滿足機讀目錄檢索和共享利用的需要；加快室藏教學檔案的數字化工作，加強對珍貴教學檔案的保護，滿足教學檔案內容網絡查詢利用的需求[4]。教學檔案資源是用戶查詢教學檔案信息的原始來源，也是教學檔案信息化建設的成果展現，是教學檔案信息化建設最基礎的內容，因此務必確保教學檔案資源的真實性和完整性，同時兼顧用戶在查詢或使用教學檔案信息時的便捷性和共享性，保證教學檔案信息在不同網絡環境中的兼容性和安全性。