探討搭建數字化不動產檔案管理利用發展平臺

張玉君

中圖分類號：G270.7 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）01-085-02

摘 要 21世紀被譽為信息化時代，數字化技術與信息化技術不斷向各行各業滲透，并成為人們生產、生活中不可或缺的重要組成。在檔案管理領域，數字化檔案管理是檔案管理發展的趨勢，不動產檔案管理亦是如此。數字化不動產檔案管理發展平臺能夠幫助不動產檔案管理實現信息化和數字化，于提高不動產檔案管理的效率和質量能夠產生積極影響。本文圍繞“搭建數字化不動產檔案管理利用發展平臺”展開討論，希望能夠對推動數字化不動產檔案管理有所助益。

關鍵詞 數字化 不動產 檔案管理 發展 平臺

不動產是個人財富中比較重要的財產，需要嚴格遵循相關記錄登記。不動產登記是國家的要求，也是保護個人財產的一種有效手段。由于個人財產具備一定的獨有性和特殊性，而地區政府的不動產管理具備一定差異，這使得不動產檔案管理存在較多不可控因素，進而容易影響不動產檔案管理的整體質量。數字化不動產檔案管理即借助現代化的數字技術和設備對不動產檔案信息進行的包括收集、整理在內的所有工作的總和。搭建數字化不動產檔案管理利用發展平臺，有利于統一檔案管理的標準，對提高不動產檔案的利用價值、推動不動產檔案管理發展等均能夠產生非常積極的影響，相關方必須重視此項工作，積極設計策略推動建設工作展開。

一、概述數字化不動產檔案管理

利用現代化的數字技術及設備對不動產檔案信息進行收集、整理、存檔等，并借助數字技術實現相關檔案的管理即“數字化不動產檔案管理”。在數字化不動產檔案管理模式下，不動產檔案以數字狀態被存儲或使用，進入計算機網絡系統進行信息檢索，數字化的系統能夠使得檔案信息的搜索更加全面，有利于提高檔案管理工作的速度和質量。搭建數字化不動產檔案管理利用發展平臺，是立足于數字化不動產檔案管理構建數字化平臺，實施數字化不動產檔案的科學管理。

二、數字化不動產檔案管理利用發展平臺特點

（一）依托計算機網絡系統

與傳統的人工檔案管理相比，數字化不動產檔案管理利用發展平臺依靠計算機網絡系統實施檔案管理，檔案管理更現代化，效率和質量大幅度增長。

（二）運用數字化存儲技術

在數字化不動產檔案管理模式下，檔案管理人員需要利用數字化存儲技術將相關檔案信息存入檔案信息庫，此舉能夠有效地提升不動產檔案信息的安全性，有效地防止信息篡改、信息丟失等問題發生。與此同時，數字化存儲技術的使用使得不動產檔案信息的類型具備了多樣性特征，不動產檔案信息的類型得以豐富，除了傳統的文字檔案外，還可以包括聲像檔案以及其他類型的動態檔案。

（三）利用計算機信息檢索

在數字化檔案管理模式之下，相關人員可以利用平臺查詢不動產檔案信息，計算機檢索系統為用戶提供了借助關鍵詞快速檢索的途徑，信息的快速搜索得以實現，極大程度地保證了信息查詢的準確性和便捷性。與此同時，一些重要的數字化不動產檔案可以借助相關技術進行加密，查詢者只有在獲得一定訪問權限時才能夠獲得相關信息，此舉很好地保證了不動產檔案的安全，提高了檔案的質量，保證了檔案的使用價值。

三、數字化不動產檔案管理的利用原則

（一）需要遵循國家的相關規定

與一般的管理工作相比，不動產檔案管理十分嚴謹，必須保證相關工作有效、相關信息資源可靠，否則檔案管理的效力發揮較難以保證。為了保證上述要求，在進行檔案信息資源建設管理時，相關人員必須嚴格遵循國家的相關規定，嚴格按照數字化不動產檔案管理的相關標準和程序落實操作，以保證檔案管理規范化。與此同時，由于不同城市的不動產可能存在差異性，因而在進行不動產檔案管理時，還需要充分的考慮城市建設的實際情況，要協調管理工作，以保證不動產檔案管理兼顧國家規定和城市建設發展。

（二）必須保證信息完整真實準確

精準的不動產檔案信息對城市建設意義巨大，因此，數字化不動產檔案管理應該保證檔案信息的完整、真實、準確，必須確保檔案信息在城市建設中發揮應有的參考價值。當前階段，信息技術的發展不斷加快，相關技術的應用不斷拓寬，城市建設對不動產檔案信息的真實性、完整性、準確性要求越來越高，因此，在落實數字化不動產檔案信息管理時，相關人員必須確保檔案搜集全面，整理出的檔案信息完整、真實、準確。

（三）要保證檔案資源的長期使用性

作為城市建設的重要依據，不動產檔案是必須要進行長期保存的。為了保證不動產檔案資源能夠隨時發揮自身的作用，檔案管理必須堅持長期保管和利用原則，且必須要根據發展平臺建設不斷完善。與此同時，為了防止檔案信息丟失，在日常的檔案管理中，相關人員必須及時地對數字化的檔案信息進行定期維護，必須對檔案管理平臺進行及時的升級。

四、建設數字化不動產檔案管理利用平臺的策略

（一）提高檔案管理意識

意識決定行為，所以，建設數字化不動產檔案管理利用平臺應首先提高相關人員的檔案管理意識，要使之有不斷完善不動產檔案管理利用發展平臺的思想，推動數字化不動產檔案管理在城市建設中發揮自身作用。首先，數字化不動產檔案管理的領導階級需要發揮自身的模范帶頭作用，要引導管理人員正確認識信息化不動產檔案資源管理工作，嚴格遵循相關操作完成管理。其次，檔案管理人員需要明確自身在數字化不動產檔案管理過程中扮演的角色，明確自身的責權。最后，普通人員應該了解數字化不動產檔案管理對城市建設、我國經濟發展等的重要作用，在相關工作開展過程中，應該予以及時的幫助，要盡可能地減少數字化不動產檔案管理落實的阻力，推動數字化不動產檔案管理利用發展平臺建設，盡可能地幫助相關人員優化不動產檔案管理的各個環節。

（二）進一步推動信息化建設

優化不動產檔案資源的信息化建設是建設數字化不動產檔案管理利用發展平臺的客觀需求，在現階段信息化格局下，融合不動產檔案管理與信息技術是實現檔案信息共享、發揮檔案信息化建設效力的最有效手段。因此，加強檔案信息化建設意義巨大，而在落實此項工作時，需要關注三點問題：第一，應借助計算機網絡系統及時開展人工錄入或掃描不動產檔案信息，實現不動產檔案信息的數字化存儲。要根據不動產檔案的類型將數字化檔案信息分類整合，要及時建立子目錄或子文件，對檔案信息進行細致分類，全面的囊括圖片、信息、文字、視頻類信息，以便捷信息的后續調取、使用；第二，為數字化不動產檔案信息建立索引，借助計算機網絡系統實現不動產檔案信息的自動化處理，促成檔案信息的快速檢索；第三，完善數字化不動產檔案管理需要的網絡設施，為相關部門共享不動產檔案資源、實現檔案遠程傳輸等提供路徑，全面提高不動產檔案資源的使用價值。

（三）強化數據庫建設

數字化不動產檔案管理形式下，不動產檔案以數據信息形式存在，對應的數字化不動產檔案平臺能夠為數據信息形式的檔案傳遞、處理提供路徑。為了確保涉及類型眾多的不動產檔案管理信息能夠被有效處理，必須為之提供完備的數據庫，一方面方便存儲檔案信息，一方面方便各級管理部門調用信息。建設的數據庫要能夠包含不動產檔案信息的全部內容，還要能有完善的數據庫對之進行分類，要配置專業的人員對數據庫進行定期維護，及時進行新的不動產檔案信息錄入等，要確保檔案信息能夠及時地完善和更新，確保數字化檔案具備完整性和安全性。

（四）構建信息安全保障體系

數字化的不動產檔案便捷了不動產檔案管理工作，然而也使得信息安全問題不斷嚴峻。為了保證不動產檔案信息的真實性，數字化不動產檔案信息利用平臺必須具備較強的檔案信息安全保障體系，要重點關注如下幾點：第一，要能夠有效防止黑客進攻或者病毒攻擊；第二，對于檔案訪問者，需核實身份，對于重要的檔案需建立密匙管理；第三，信息網絡系統的監控管理必須強化，計算機防火墻及各類殺毒軟件必須及時更新；第四，數字化的不動產檔案需要進行及時的備份，要積極防范檔案遺失問題出現，盡可能地保證檔案信息安全。

（五）全面提高相關人員的素質

無論是數字化的不動產檔案管理還是數字化不動產檔案管理利用平臺建設都需要有專業的人才負責相關事宜。因此，必須加大專業人才的培養力度，要提高檔案管理人員的專業技能，豐富其檔案管理相關知識，使之能夠勝任數字化的檔案管理。與此同時，應該加大優質計算機管理人才的引入力度，要為不動產檔案管理及平臺建設提供充裕的人力資源。

五、結語

綜上所述，數字化不動產檔案管理能夠為社會各方提供巨大的便捷，如可以便捷個人實時查詢檔案、提高檔案查閱的速度；如可以提高檔案管理人員的工作效率、降低其工作負擔，推動我國檔案管理整體發展。毋庸置疑的是，數字化不動產檔案管理是符合事物發展規律、檔案管理發展趨勢的一大必然，數字化不動產檔案管理利用發展平臺建設不僅完善了檔案管理部門的體系，方便了檔案管理相關人員的工作，還為檔案管理部門與公民進行檔案信息交互提供了路徑，有利于推動檔案管理工作公開、透明發展，不動產檔案數據的安全和系統的穩定得以保證，數字化不動產檔案管理的作用得以發揮，也才能夠更好地服務于社會大眾。

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