機關事業單位人事檔案管理探析

王殿利

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）01-083-02

摘 要 機關事業單位的體制機制改革正在深入推進，要實現機關事業單位的機構精簡、運行高效，實現工作效率和服務質量的提升，對于人才的培養和使用至關重要。人事檔案管理工作作為人才信息管理的主要載體，是各機關事業單位進行人力資源配置的根本依據，因此各機關事業單位必須要加強對人事檔案的管理，建立健全相應的人事檔案管理制度，規范人事檔案管理工作流程，推進人事檔案管理信息化建設，確保機關事業單位人事檔案信息的真實性、全面性和準確性。本文就主要以縣級市社會保險管理局為例，探討和研究事業單位內部的人事檔案管理工作的特點、重要性、存在的問題以及優化改進建議。

關鍵詞 機關事業單位 人事檔案 管理研究

隨著我國社會保障體系的不斷完善，社會保險的覆蓋面不斷擴大，我國社會經濟的發展成果惠及到更多的人民群眾，在這樣的背景下，縣級市社會保險管理局需要承擔起自身的責任，為廣大人民群眾提供必要的咨詢服務，做好社保人員情況調查與統計，促進下崗人員再就業，做好離退休人員的社會化管理等各項工作。社會保險管理局要想切實地提高自身的工作水平和服務質量，就必須要從內部人員管理入手，做到知人善用、人盡其才、崗位和職能配置科學合理，提升人事管理工作水平。人事檔案管理作為人事管理的基礎性工作，人事檔案記載著每個工作人員的個人身份、學習經歷、教育程度、工作表現、思想品德作風等方面的內容，這些是事業單位對內部工作人員進行考察和選拔任用的重要依據，因此必須要抓好社會保險管理局內部的人事檔案管理工作，將其作為人才選拔、人力資源優化配置的重要抓手。

一、機關事業單位人事檔案管理的特點

（一）真實性

縣級市社會保險管理局作為重要的機關事業單位，其相應的人事檔案管理工作同普通的企業人事檔案管理存在著一定的區別，首先就是機關事業單位的人事檔案管理具備真實性的特征。機關事業單位的工作人員屬于事業編制，屬于國家工作人員，因此在進行人事檔案管理的過程中具備非常嚴格的信息審查要求，人事檔案當中記錄的工作人員的個人信息都是經過核實的，人事檔案與工作人員的工資待遇、勞動福利保障以及人員組織關系等都有著密切的聯系，因此機關事業單位的人事檔案又具有一定的法律效用。除此之外，對于機關事業單位人事檔案管理又具有較高的機密性，在將檔案資料借閱、修改以及審查的過程中都要執行嚴格的保密制度。這些都是保障機關事業單位人事檔案真實性的關鍵所在。

（二）專門性

人事檔案管理事關事業單位內部的人事調動以及個人發展，因此必須要時刻的維護好人事檔案的完整性和安全性，這也就使得許多機關事業單位的人事檔案是進行專門化管理的。人事檔案同其他的工作檔案、文書資料檔案進行分門別類的管理，以縣級市社會保險管理局為例，就建立有專門的人事檔案資料室，目的就是保證各類檔案資料之間不會出現相互混亂的現象，同時對人事檔案也制定有一套專門的收集、整理、轉遞、查閱、補充流程，從而保證了人事檔案信息的機密性。

（三）動態性

由于事業單位的人事檔案中需要真實和詳細的記錄工作人員個人的各項基本信息，而內部工作人員又具備一定的流動性特征，不管是工作崗位的調動還是個人能力的發展和業績的變化，都需要被詳細和完整的記錄到人事檔案之中，隨著時間的推移，工作人員個人的檔案信息也在不斷地補充和完善，因此人事檔案管理工作需要實時地進行更新和補充，也就具備相應的動態性特征。

二、機關事業單位人事檔案管理的重要性

（一）改善人力資源結構

機關事業單位加強人事檔案管理，就有助于改善事業單位內部的人力資源結構，真正地實現職能、崗位和人才的有機結合。當前事業單位的管理模式在不斷優化，事業單位內部進行了一定的崗位和職能調整，在這個過程中必然需要對內部的工作人員進行一定的調動和調整，在進行人事調動時就需要借鑒人事檔案中的各項信息資料來對工作人員做出全面和準確的分析和評價，對工作人員的個人能力和實際工作表現進行綜合評定，這樣才能夠實現人力資源的優化配置，使事業單位內部人力資源結構得以改善，真正地做到人盡其才。

（二）提升人事管理效率和水平

人事管理工作除了必要的人事調動之外，包括組織人員培訓和是考評，而人事檔案中的各項資料會將每位工作人員的學習情況、職稱情況、崗位表現和個人經歷進行最為直觀的呈現，這樣就方便事業單位人事管理部門可以直接根據這些檔案資料信息來有針對性的組織工作人員進行培訓，同時依據檔案資料信息可以為人事考核提供重要的參考和借鑒，最終的考核結果又會被記錄到人事檔案之中，因此利用好單位內部的人事檔案，發揮其人事信息的支撐作用，都能夠切實地提高人事管理工等的效率。

三、機關事業單位人事檔案管理中存在的問題

（一）缺乏對人事檔案管理工作重要性的認識

當前機關事業單位在進行人事檔案管理工作的過程中，還存在著一些問題和不足，首先就是表現在部分機關事業單位缺乏對人事檔案管理工作的重要性認知。同樣以縣級市社會保險管理局為例，在執行日常管理工作的過程中，相應的檔案資料管理也大多是文書資料管理和工作資料管理，使得人事檔案管理經常被忽視，這也就直接導致了事業單位內部人事檔案管理制度不夠健全和完善。在進行人事檔案信息收集、轉遞、整理與補充方面都存在著諸多不足，只是單純地認為人事檔案只要做好保存與管理工作即可，對于人事檔案的完整性、可利用性缺乏足夠的認識。

（二）人事檔案管理工作的信息化程度不高

隨著信息技術的不斷發展和互聯網絡的普及，事業單位必須要實現管理手段和管理方式的優化和升級，相應的人事檔案管理工作也應當加快推進信息化建設，用信息管理平臺來代替當前的手工編輯和檢索的方法。但是就目前多縣級市的機關事業單位運行情況來看，由于缺乏必要的資金投入和技術支撐，使得許多機關事業單位仍然采用傳統的紙質檔案整理和保存方式，忽視了人事檔案管理的信息化和數字化建設，使得人事檔案管理工作質量和水平不高。

（三）事業單位人事檔案管理工作人員綜合素質有待提升

機關事業單位的人事檔案管理工作這一項機密性、政治性和專業性兼具的工作，再加上人事檔案直接同事業單位內部工作人員的福利待遇和等級評定相掛鉤，因此在開展人事檔案管理工作時不可有半點馬虎。但是就目前的情況來看，機關事業單位在進行體制機制改革的過程中，出現了一定的人事調動，由于缺少對檔案管理工作重要性和專業性的認知，機關事業單位會調派一些非專業工作人員到檔案管理部門任職，這部分人員由于沒有經過專業和系統的學習，對待人事檔案管理工作可能不夠嚴謹，一旦出現了信息錄入失誤或者是信息遺漏，都會影響人事檔案信息資料的真實性和完整性，不僅會降低自身的工作質量，還會影響相關工作人員的個人發展。

四、機關事業單位人事檔案管理的優化策略研究

（一）建立健全人事檔案管理制度

機關事業單位又提升人事檔案管理水平，就要在強化思想認知的基礎上，建立健全事業單位人事檔案管理各項規章制度，實現人事檔案管理的專業化和規范化，提升管理服務水平。首先就是要求事業單位必須要明確人事檔案管理部門的工作內容，建立相應的人事檔案收集制度，做到人事檔案管理的常態化和長效性，確保信息資料收集的全面。其次是要建立健全人事檔案轉遞制度，嚴格規范轉遞手續，保證轉遞過程的保密性。再次是要建立人事檔案管理監督機制，成立專門的人事檔案監督管理小組，對于檔案資料的管理情況進行定期的審查，確保檔案內容無泄露和遺失。最后就是要健全人事檔案管理崗位責任制度，一旦發生檔案資料信息丟失、信息遺漏等的問題要進行追責，從而保證人事檔案管理各項工作的有效落實。

（二）優化創新人事檔案管理方法

機關事業單位必須要結合時代特征來優化和創新人事檔案管理方式方法，事業單位要改變以往人事檔案管理分散化的局面，投入必要的資金來加強人事檔案管理的基礎設施建設，搭建相應的檔案信息綜合管理平臺和信息管理系統，購置和使用先進的管理軟件，建立人事檔案電子資料庫，逐步的實現紙質檔案像數字化檔案的轉變，做好新舊檔案之間的銜接，改變以往單純地依靠人工進行收集和傳遞的工作方式，借助于信息管理平臺實現線上的信息收集、分類整理、快速檢索和加密傳遞。同時通過建立電子檔案庫，可以利用海量的云空間來進行存儲，也能夠節省一部分檔案室建設資金投入，切實提高機關事業單位人事檔案管理效率和人力資源管理水平。

（三）提升人事檔案管理人員的綜合素質

機關事業單位要提高人事檔案管理水平，確保人事檔案的充分和有效利用，就必須要不斷地提升人事檔案管理工作人員的綜合素質，發揮工作人員的能動性，保證人事檔案管理各項工作的有序和順利開展。首先就要求機關事業單位在進行崗位調動和人才配置的過程中，必須要對相關工作人員進行嚴格的考核和選拔，必須要使其能夠符合檔案管理工作崗位的資質和要求，用競聘上崗機制來代替推薦上崗機制。其次是要加強對人事檔案管理工作人員的業務培訓，除了必要的思想政治培訓、政策培訓，提升工作人員的責任心之外，還要重視對檔案管理工作人員的技術培訓，提高他們的信息素養，使其能夠掌握先進信息技術和綜合信息檔案管理平臺的應用，從而使其能夠更好地適應人事檔案管理信息化建設的需求。

五、結語

機關事業單位要做好人事檔案管理工作，認識到人事檔案管理的重要基礎性作用，為事業單位人力資源管理提供必要的信息平臺，構建人事檔案管理動態長效機制，提升檔案管理服務質量，事業單位的健康和穩定發展提供保障。

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