虛擬團隊這樣管

尉艷娟

有人說，新冠肺炎疫情將重新定義這個時代。全球新冠肺炎疫情之下，不少人被迫在家辦公，《虛擬領導力》（Virtual Leadership）火速成為暢銷書。該書暢銷的背后是項目從業者的困惑：虛擬團隊面臨的挑戰如何克服？如何建立虛擬心態？如何激勵虛擬團隊成員？如何高效召開虛擬會議？虛擬領導力如何展現？如何創建虛擬工作文化？帶著以上疑問，本刊記者有幸采訪了該書作者佩妮·普蘭（Penny Pullan）博士。

虛擬團隊挑戰：參與和信任

記：領導虛擬團隊面臨哪些挑戰？如何克服這些挑戰呢？

佩妮·普蘭：領導虛擬團隊有很多挑戰。最大的挑戰是如何讓遠程團隊成員參與進來。在整個虛擬會議期間，你可以使用視覺工具并定期對團隊成員點名。開會之前，宣布這些虛擬會議的基本規則，這樣每個人都知道你會叫到他們。另外，作為一個項目團隊，你們可以一起做一些有趣的事情，并使用盡可能多的感官。

另外一個重要的挑戰是在沒有機會親自了解對方的情況下如何在團隊成員之間建立信任。我發現成員之間還存在語言和文化上的障礙。花時間一對一地了解每個團隊成員是非常有幫助的。當他們了解、喜歡并信任你作為他們的項目經理，事情就會變得容易。當團隊成員了解你的工作方式、興奮點、關注點和文化時，這將有益于項目。同時，你也應該去了解每個成員的這些東西。

虛擬心態：促進性

記：我們應該如何建立虛擬心態呢？

佩妮·普蘭：現在，人們不得不采取虛擬工作方式，在這種情況下，重要的是要超越技術層面進行思考。我們不能認為視頻會議連接就能解決虛擬工作的問題。事實上，技術只是一個推動者。一個團隊要能夠有效地協同工作，完全需要另一個層次！

一個重要的因素是人們在領導虛擬團隊時的心態。有些領導者試圖控制和微觀管理，這是錯誤的，很可能導致團隊成員脫離。一個更有效的方法是建立一種促進性的心態（Facilitative Mindset），在這種心態下，領導者可以創造條件使團隊合作變得更容易。這意味著要吸引和激勵團隊中的其他人，了解他們的喜好和優缺點并了解你自己，還要建立共同點，留出時間建立關系和信任。

另外，團隊成員的心態也很重要，在他們心中，這應該是一個促進、支持性的團隊，每個成員在盡力完成自己工作的同時，幫助其他人盡可能地做到極致。

虛擬團隊激勵建議：目標、掌握和自主

記：項目領導者或項目經理應如何激勵團隊成員呢？

佩妮·普蘭：了解你的團隊成員——他們想從你們一起奮斗的項目中得到什么？他們的愿望是什么？這些愿望如何符合項目的需要？如果你能將這些聯系起來，你就更有可能激勵和取悅團隊成員。

丹尼爾·平克（Daniel Pink）所著的《驅動力》（Drive）一書中總結的知識型員工的動機非常適用于相關方和虛擬團隊成員管理。他說，在報酬足夠好、不讓人分心的情況下，目標、掌握（Mastery）和自主是重要的。所以，項目經理首先要清楚地表達項目的目標及它將給人們和世界帶來的影響。然后，還要讓虛擬團隊成員在他們喜歡掌握的領域發展技能。并且，要鼓勵團隊成員自主工作，對需要做的事情事先達成一致意見，然后在沒有微觀管理的情況下提供支持。

虛擬團隊參與法寶：多感官、可視化

記：我們應如何提高團隊成員的參與度？

佩妮·普蘭：沒有一個靈丹妙藥可以解決這個問題，需要聯合使用不同的方法。我發現有時間互相了解和建立共同點很有幫助。傳遞信息時，盡量使用敘述形式，如故事，而不是長列表。當然，敘事形式不一定是童話。當你以故事的方式呈現信息時，人們會從頭聽到尾。另外，我發現在虛擬會議中分享視頻也是有益的，因為人們能看到彼此的肢體語言和面部反應。我們還可以在共享屏幕上進行實時繪制。

記：您強調了“視覺元素的力量（Power of Visuals）”。請您詳細介紹一下好嗎？

佩妮·普蘭：作為人類，我們處理視覺信息的速度比處理語言信息的速度要快得多。項目變得越來越復雜，我們需要在虛擬團隊工作中適當使用視覺元素來支持溝通，有很多方法可以做到這一點，我們應該鼓勵團隊成員通過學習如何繪制簡單的人物圖形來克服他們對繪畫的恐懼。

我們有五種感官，但是在電話或電話會議中，通常只使用其中一種：聽覺。要創建更豐富的交流，我們需要添加一些視覺提示，如會議中顯示每個人臉的視頻。在需要共享詳細信息的情況下，可以使用共享屏幕并在屏幕上進行實時繪制或批注。如果屏幕上的東西在移動和變化，人們的專注力更持久。

記：在虛擬環境中，我們應該如何確保關鍵相關方最大限度地參與？

佩妮·普蘭：如上所述，要去真正了解這些關鍵相關方——他們對項目的訴求是什么？你能做些什么與他們建立信任關系？他們對虛擬溝通的偏好是什么？你可能需要基于他們的偏好而非你自己的偏好來調整溝通方式。

記：您多次提到建立信任的重要性。那么，在虛擬環境下，您建議使用哪些方法來建立信任？

佩妮·普蘭：建立信任沒有捷徑。關鍵是要記住，信任是別人給的，而不是你自己創造的。如果人們了解你并且喜歡你，就有可能產生信任。如果他們發現你可信又可靠，那就更好了。

至于方法，我建議你一對一地去了解別人，言出必行，在與虛擬團隊成員打交道時保持一致和公平。雖然信任需要一段時間才能建立起來，但別忘了它會毀于一旦。

虛擬團建：面對面團建虛擬化

記：虛擬團隊建設并不容易。您能分享一些虛擬團隊建設的技巧嗎？

佩妮·普蘭：是的，你說得對，遠程團隊建設并不容易，你不能帶大家去水上漂流或一起出去聚餐。但是有很多方式可以幫助我們相互了解并在團隊中建立共同點和聯系。你可以把需要親自參加的團建活動調整成虛擬的，如虛擬聚餐，你帶上一盤食物或一杯可口的飲料，和你的團隊聊聊工作之外的事情。你甚至可以舉行小型篝火會議。為此，給每個人快遞一支蠟燭、一些巧克力餅干和一個棉花糖。然后大家點上蠟燭，融化棉花糖，夾在巧克力餅干中間吃。另外，一起玩網絡游戲也是不錯的選擇。

虛擬團建的另一種方法是在項目的核心部分一起完成一些出色的任務。

虛擬會議：可視化、敘述方式、簡短

記：在舉行虛擬會議時，我們需要特別注意什么？

佩妮·普蘭：首先，我們要弄清楚我們是否真的需要開會。我發現新的虛擬團隊在會議上花的時間太多了。整天盯著屏幕，一個視頻會議接著一個視頻會議地開，不利于身體健康或工作效率。正確的方法是，在虛擬會議與異步進行的有效工作之間取得平衡，使用協作型工具讓員工在適合自己的時間段訪問共享空間中的討論和文檔。

記住，與面對面會議相比，虛擬會議通常需要更多的準備。我發現在任何虛擬會議開始時都要完成以下六個“神奇”的陳述。

（1）“我們來這里是為了……”。這是會議的總體目的——聚在一起的意義。

（2）“今天，我們將……在這里，我提出五個目標……”。這是幫助實現總體目標的具體目標。

（3）“我們的計劃是……”。這是會議的時間計劃。

（4）“誰將做什么……”。這是每個人的角色和責任劃分。

（5）“我們合作的方式是……”。這是基本規則，在虛擬會議中，基本規則包括，在嘈雜的環境中使用靜音，在發言前先報上自己的姓名。

（6）“下一步是……”。在這里，重要的是闡述這次會議的結果。

記住，虛擬會議要以可視化和敘述方式進行，并且盡可能簡短。人們往往在一小時后就可能走神。

虛擬領導力：促進者

記：在您看來，虛擬領導力有哪些特點？

佩妮·普蘭：有效的虛擬領導力是指領導者為團隊其他成員服務，使每個人盡可能容易地為團隊實現最佳績效。領導者充當“促進者”（Facilitator）的角色，字面意思是“讓事情變得簡單的人”。他們創造了整個團隊和每個人都能茁壯成長的環境。有趣的是，這種領導方式在團隊中的每個成員（而不僅僅是官方領導者）都實踐時效果才最好。

記：虛擬團隊領導者應該具備哪些品質呢？

佩妮·普蘭：我認為虛擬團隊領導者應該具備這些品質：尊重他人，包括其文化、國籍、語言、背景、觀點；對他人的想法持開放態度；正直、透明和避免隱藏的議程；平等和公平地對待團隊，分擔痛苦，例如，不要總是讓遠程員工熬夜開會；關心和同情，對虛擬團隊中的其他人表示體諒；對自己的能力和判斷力有信心；遵守承諾，言出必行；聽，我喜歡中國字的“聽”，它既包括耳朵，也包括眼睛和心，這是傾聽團隊成員該有的樣子；有組織；在壓力下保持冷靜，能夠處理項目中出現的棘手情況。

上面的列表并不詳盡，但這些品質都是非常有用的。

虛擬工作文化：支持、自主、有意義

記：組織應該如何創建有利于虛擬工作的文化呢？

佩妮·普蘭：過去，許多組織將虛擬工作視為次要選擇。隨著新冠肺炎疫情的出現，在許多情況下虛擬工作是唯一選擇。我認為，如果被迫投入這種新工作方式的人們發現虛擬工作很適合他們，這種經歷將改變他們未來的做事方式。

正如我之前所述，當領導者采取專制的、“命令和控制”型的領導風格，試圖對團隊進行微觀管理時，虛擬工作就不能很好地開展。如果你的組織是這樣的文化，那么虛擬工作將是困難的。更有利于虛擬工作的文化是這樣的：團隊成員在領導和同事的支持下盡最大努力，能夠自主完成任務，他們可以做自己喜歡的、有意義和目標的事情。

結語

全球化浪潮下，虛擬工作乃大勢所趨，新冠肺炎疫情的肆虐加速了這一趨勢。新冠肺炎疫情的肆虐雖然帶來了諸多不便，但它讓我們有機會真正去嘗試和了解這種全新的工作方式，也許正如佩妮·普蘭所說，我們會發現這種之前沒機會或者不敢嘗試的工作方式也是高效工作的不錯選擇。