企業(yè)經(jīng)濟合同信息化管理模式思考

李海榮

摘? ? 要：隨著企業(yè)面臨的經(jīng)濟運行環(huán)境壓力越來越大，對經(jīng)濟運行質量的要求也越來越高，而合同是經(jīng)濟運行的重要載體和體現(xiàn)，貫穿整個經(jīng)濟運行過程的始末，對合同的風險管理就顯得尤為重要。本文從新視角下對當前企業(yè)合同管理的問題進行梳理的基礎上，為企業(yè)經(jīng)濟合同信息化管理模式提出了一些建議，對企業(yè)的合同管理具有較大的借鑒意義和實用價值。

關鍵詞：企業(yè);內部控制;合同管理;信息化管理模式

一、引言

企業(yè)經(jīng)濟合同管理，是指企業(yè)內部為了保證合同得以完全實現(xiàn)的、貫穿于從簽約開始到服務結束，整個過程中的控制、協(xié)調和監(jiān)督管理工作。因此合同內容明確了合作雙方的相互關系、職責、義務和權利，合同管理是保障企業(yè)履行約定義務，獲得應有權利的重要手段，因此經(jīng)濟合同管理是企業(yè)管理工作中的核心內容。而提高合同管理水也是提髙企業(yè)管理水平和管理效率的重要體現(xiàn)。

二、企業(yè)經(jīng)濟合同管理現(xiàn)狀和問題

由于我國經(jīng)濟體制、法制環(huán)境和社會關系的影響，許多企業(yè)對經(jīng)濟合同的管理并不是十分重視，導致出現(xiàn)了許多問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

首先是合同示范文本不規(guī)范，模式單目前來說我國企業(yè)經(jīng)濟活動中的合同管理主要有國家工商局頒布的《經(jīng)濟合同示范文本管理辦法》和國務院頒布的《合同法》兩個法規(guī)，覆蓋了合同管理內容、雙方權利義務、合同履行與違約責任等等內容。但是隨著經(jīng)濟活動的多元化，法規(guī)中的內容條款和職責劃分等都不夠明確，落后于時代的發(fā)展。而且許多企業(yè)并不會根據(jù)這些法律法規(guī)來進行，甚至存在口頭上的“君子協(xié)定”，不簽訂書面的經(jīng)濟合同。另外還體現(xiàn)在合同簽訂和履行過程中，沒有一個規(guī)范的范本，內容和條款的簽訂的主觀性較強。

其次是對經(jīng)濟合同管理不嚴。例如許多企業(yè)在合作中，漠視經(jīng)濟合同的法律效力，合同內容條款不健全;或者為了偷逃國家稅款，而故意不簽訂合同;又或者在經(jīng)濟合同需要變更、解除時，不會按照法定的形式進行辦理，讓經(jīng)濟合同管理流于形式。增加了經(jīng)濟合同管理的風險。

第三是經(jīng)濟合同管理管理手段落后。我國企業(yè)在開展經(jīng)濟活動的過程中更重視生產(chǎn)活動，而忽略了經(jīng)營活動。在合同的管理中處于分散管理模式，雖然會對合同進行歸檔處理，但是卻缺乏監(jiān)管制度。而且在筆者調查中，發(fā)現(xiàn)許多企業(yè)并沒有專門的人員來負責合同管理，一般采用的是誰簽訂、誰管理的方式，一旦遇到經(jīng)濟合同糾紛，合詞管理人員缺乏專業(yè)技能和法律素養(yǎng)來履行其合同管理責任，因此主動維權意識淡薄，導致雙方出現(xiàn)經(jīng)濟損失的現(xiàn)象。

二、加強企業(yè)經(jīng)濟合同信息化管理模式的有關建議

（一）合同管理信息系統(tǒng)集成思路

為提高合同管理信息系統(tǒng)的使用效益，發(fā)揮其強大的管理功能，考慮與其他業(yè)務管理系統(tǒng)集成，以達到信息共享，互聯(lián)互通。集成的基本思路是：與企業(yè)門戶系統(tǒng)集成，共享門戶系統(tǒng)中組織機構、人員信息，實現(xiàn)賬戶統(tǒng)一管理、單點登錄管理。與主數(shù)據(jù)系統(tǒng)集成，共享主數(shù)據(jù)系統(tǒng)中的項目管理信息。與物流系統(tǒng)集成，在付款合同起草階段共享物流系統(tǒng)中的采購訂單等信息。與財務報賬管理系統(tǒng)集成，在收付款合同履行階段共享財務報賬管理系統(tǒng)中的合同收付款結果信息，作為合同履行數(shù)據(jù)。與招標系統(tǒng)集成，合同草擬階段，對于應招標的合同，選定招標系統(tǒng)的中標通知書編號進行業(yè)務關聯(lián)，共享合同招標結果信息。另外，考慮到單位信息化總體規(guī)劃的建設需要，要具備與其他的業(yè)務信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口功能。

（二）提高參與和同制定和管理的人員的專業(yè)素養(yǎng)

合同承辦和管理人員的素質與和同管理工作能否有效執(zhí)行息息相關，所以，必須要提高他們的專業(yè)素養(yǎng)和知識。一方面，可以定期開辦培訓講座，采取請相關的專家進行授課、結合實際案例進行分析等方法提高相關工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。另一方面，可以明確規(guī)定合同承辦和管理人員所承擔的責任，建立相應的考核機制，對于不負責或業(yè)務能力不足的人員采取適當?shù)膽土P措施。

（三）加強合同基礎管理工作

首先，規(guī)范使用合同標準文本。下發(fā)符合經(jīng)營需要的種標準合同文本，要求合同雙方必須使用標準合同文本簽訂合同。其次，加強授權管理。嚴格執(zhí)行?授權管理辦法?，要遵循一事一授權原則，在簽訂合同時，嚴禁隨意轉授權。對各單位需要辦理轉授權事項的，必須報公司審批同意。再次，建立合同網(wǎng)上運行管理制度。最后，強化監(jiān)督考核。各單位按照管理的各項要求，嚴格、細致地對所有業(yè)務執(zhí)行情況進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)內部控制體系運行中存在的問題，進一步規(guī)范內部控制管理工作。要加大責任追究力度，堅持將體系運行考核納入本單位業(yè)績合同，實現(xiàn)內部控制體系持續(xù)有效運行。

（四）加強合同履行動態(tài)管理

首先，抓好合同履約管理。各單位要嚴格監(jiān)督檢查每一筆合同的履行情況，合同執(zhí)行部門、財務管理部門以及合同管理部門要準確掌握合同履行中資金支付、交提貨次數(shù)、財務付款憑證和交提貨情況。每月對合同履行情況進行檢查，規(guī)范填寫合同履行結果確認表，如實寫出合同履約情況書面報告。其次，嚴格合同結算。要保證簽訂合同單位與結算單位名稱一致，結算金額與合同金額一致。再次，做好合同履約率評價工作。各單位每季度應對本單位合同履約情況進行自我評價，形成季度履約率評價報告，合同管理歸口管理部門，由企管處對各單位合同履約率做出總體評價。

通過上述措施，來進一步加強合同的管理和信息化管理，降低或避免合同在論證、簽訂、執(zhí)行、管理等方面的風險，促進企業(yè)健康平穩(wěn)運行。

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