醫院會議管理創新研究

董星

摘要：在醫院的會議管理過程中，管理人員需要妥善處理會議室可預約數量統計、會議全程管理以及人員簽到統計等工作，但傳統的會議室管理在實際使用中，經常會發生不合理的占用以及使用沖突等。因此，為提高醫院會議室的使用效率以及辦公質量，改善傳統醫院會議管理過程中存在的問題，本文針對醫院會議室使用的各個步驟分別進行了探析，并提出了加強醫院會議室管理質量的措施。

關鍵詞：醫院;會議管理;創新

隨著信息化時代的到來，醫療領域內的信息化發展蓬勃。傳統的醫院管理過程需要大量的人力來管理相關信息，這會造成人力物力的一定浪費并加大工作失誤出現的幾率。我國醫院各個管理部門的信息化程度已經較高，但還存在一定的管理死角例如會議室管理等被管理人員忽視的領域。當會議室管理較為紊亂時，無論是參加會議的人員還是會議室本身都會得到一定程度的浪費，甚至會引起工作上的沖突，因此，分析醫院會議中的步驟，建立完善的信息化會議管理體系成為了目前醫院整體管理中的重點任務。

1 醫院會議管理中的各項步驟分析

我國目前醫院會議中的大部分管理模式都處在較為松懈的狀態，從會議的預訂、會議人員的通知以及人員簽到等方面，均存在一定程度上的問題。

1.1 會議的預訂

目前大部分醫院的會議預定還處在較為初始的狀態，即通過紙質申請的方式進行會議室的預訂。在預定之前首先需要填寫會議預訂申請表，表中內容包括會議時間、會議時長、會議地點、會議題目以及會議人員等，在表格完成后需要提交到醫院會議室管理部門進行審批，整體過程較為繁瑣，消耗了較多人力物力。當會議室預訂發生改變時，例如領導臨時決定更改時間或者人員時，申請人員需要重新修改申請表再進行審批，整體過程較為繁瑣，大大降低了工作效率。

1.2 會議的通知

在會議預訂人員申請會議室使用通過后，則需要進行參會人員的通知，目前使用較多的方式是通過郵件以及口頭通知，這種通知方式在實際使用中不太嚴謹，同時，當會議發生變動時，需要申請人員再次進行通知，耗費了太多的精力。

1.3 會議簽到管理

在會議開始之前需要進行人員的簽到工作，一般是有會議管理人員進行參會人員簽到表的打印，在會議開始之前根據參會人次逐一簽到，這種簽到方式效率較低，并且還會因為部分參會人員的粗心大意造成簽到的漏簽、錯簽等，大大降低會議的管理質量。

2 信息化支持的醫院會議管理創新

隨著醫院信息化的不斷蓬勃發展，我國目前有部分醫院已經上線了醫院會議管理系統，其在會議的預訂、人員通知以及會議簽到等方面都有良好的表現。

2.1 會議管理系統中的會議預訂

在會議管理系統中，會議申請人員只需要在自己工位上打開會議室預訂系統，然后選擇會議室、會議時間、會議部門以及會議時長等條目，再點擊確定申請即可完成一次會議申請。申請通過醫院內網傳遞給管理部門進行核實，核實完畢后通過即可進行會議。通過會議管理系統，申請人員可以迅速的完成會議申請，并且當會議發生時間以及人員等的變動時，會議管理人員可以及時在系統上進行修改，大大降低了管理人員的工作量，提高了工作效率。

2.2 會議管理系統中的通知管理

在醫院會議管理系統中，當會議申請通過后，會議管理人員需要對參會人員進行通知。在會議管理系統中，參加會議的人員都已經錄入在醫院職工數據庫中，只需要點擊會議管理系統中的一鍵通知即可將通知發送給參會人員，當會議發生變動時也可進行信息同步的傳達。

2.3 會議管理系統中的簽到管理

會議管理系統的基礎是醫院員工在醫院數據庫中的個人信息，在會議的簽到過程中，會議管理系統能夠接收會議室指紋簽到的信息，即參會人員進入會議室之前使用指紋簽到即可完成會議的簽到，會議管理系統能夠將簽到信息上傳并保存要醫院數據庫，省去了紙質簽到表簽到所需要的時間，提高了整體會議質量。

3 加強醫院會議管理創新質量的措施

在醫院會議管理的創新過程中，需要針對一些不足提出改善措施，從醫院會議的管理模式、管理人員以及管理軟件上進行優化。

3.1 優化醫院會議管理模式

信息技術促使醫院內大量的信息資源得到了整合，信息化程度高的醫院還能擁有計算機應用技術支持下的網絡管理平臺，極大程度上提高了醫院的行政管理能力。醫院會議各個方面的管理內容多種多樣，傳統的會議管理模式無法全面的處理和應對這些管理信息，而信息化程度高的醫院中所擁有的高素質計算機應用技術人才可以通過網絡平臺完成大量信息的整合以及處理，大幅提高醫院管理效率。會議管理系統優化了醫院會議的管理模式并使其形成了信息化的管理流程，促進了醫院整體管理的規范化和現代化。

3.2 提高醫院會議管理人員素質

會議管理人員是醫院會議管理系統建設的重要推動力之一。管理人員對計算機應用技術的實用水平直接影響醫院會議管理系統的建設程度。高度信息化的醫院管理部門對于計算機人才的要求也是相對較高的，所以達成醫院管理信息化目標的首要任務是加強對醫院內員工的計算機應用技術培訓，經過一定程度的培訓，會議管理人員就能熟練的適應以及掌握基礎的信息化會議管理工作流程。

3.3 優化醫院會議管理軟件

醫院會議管理信息化的媒介就是會議管理軟件，隨著經濟水平的不斷提高，市面上浮現出了很多五花八門的會議管理軟件，這些軟件都是行政信息化在不斷發展的過程中出現的衍生品。因此，醫院行政管理人員要不斷適應市場對于他們的要求，不斷更新自己的知識履歷以適應不斷變化的市場要求。隨著新行政管理處理軟件的出現，醫院工作人員也應該與此同時去學習使用新管理軟件所需要的行政信息化管理知識。

4 結語

在醫院會議管理過程中，管理人員需要進行會議的預訂、人員的通知以及人員簽到等工作，傳統的會議管理模式中，無論是會議的申請還是會議的管理都需要管理人員消耗較多的時間去周旋，而會議管理系統的上線則大大提高了醫院會議管理的效率。除此之外，醫院會議管理的不斷創新，對于醫院整體的信息化發展也有著積極的作用。

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