民辦高校檔案管理規范化的實踐探究

摘 要：隨著教育事業的發展以及高校教育改革的不斷深入，民辦高校也越來越重視對高校檔案的規范化管理。本文將根據高校檔案管理規范化的要求來分析當前民辦高校檔案管理規范化實踐中存在的問題，并基于此探討相應的優化措施，以此來保障民辦高校檔案管理規范化的確切落實。

關鍵詞：民辦高校;檔案管理;規范化實踐

一、引言

對于民辦高校來說，在自身發展的過程中落實檔案管理規范化，可以使其自身在開展教學、管理、科研等工作時的效果得到明顯提升，并在此基礎上保證高校檔案在應用后的完整與安全。為此，需要對民辦高校檔案規范化實踐展開探究，以提高其工作效率與質量。

二、民辦高校檔案管理規范化實踐中存在的問題

（一）檔案管理理念問題

一些民辦高校在發展時，因為缺乏對檔案管理工作的正確認識，在進行檔案管理工作中，仍舊采取傳統的檔案管理工作措施，缺乏對現代化檔案管理理念的理解。而且由于一些民辦高校將自身的發展重點放在了對師資力量與教學資源的建設工作中，使其在進行檔案管理的優化過程中，缺乏相應的資金投入，認為高校的檔案管理無法為民辦高校帶來收益，也不能提升教學水平，從而導致高校在進行檔案管理規范化實踐的過程中出現多種問題。例如，在進行高校檔案管理時因為沒有對內部基層部門的相關資料進行立卷歸檔，導致檔案資料出現信息遺漏、數據不全等問題，并將檔案管理規范化作為額外的負擔，使得檔案管理沒有足夠的經費支持，影響檔案管理工作落實后的有效性。

（二）信息化水平低

互聯技術與電子技術的發展使得檔案管理工作在技術水平上實現了不斷提升，并且傳統紙質檔案向電子化信息檔案進行轉變已經成為高校檔案管理規范化的重要內容[1]。這就使得落實檔案信息化管理成為當前民辦高校檔案管理工作規范化的重要內容。目前，雖然大部分民辦高校都應用了相應的信息化檔案管理技術，但是其在整體建設的效果上，往往難以得到保障，并且與教學系統、課堂軟件、電子圖書館等信息化建設相比，檔案信息建設往往存在有滯后性、檔案數據庫管理尚需健全、檔案查詢效率有待提升的問題，

（三）隊伍建設不足

在規范檔案管理工作的過程中，隊伍建設問題是保障其自身規范化效果的重要內容。但是當前部分民辦高校在進行檔案管理隊伍建設工作時，往往不是由專人專員進行管理而是由教務人員兼職管理。然而這些教務人員雖然能夠在原有工作崗位上，保持良好的工作狀態與工作效率，但在進行檔案管理的過程中，由于其自身沒有經過專業且規范化的學習與培訓，導致專業檔案管理工作的效果難以得到保障。例如，在對一些交叉學科、新興學科的教學檔案進行管理時，因為對相關業務流程尚不熟悉，導致兼職教師在進行整理歸檔的過程中，無法保障整體工作的合理性，從而會影響檔案管理工作的執行效果，使檔案的價值無法得到充分發揮。

三、加強民辦高校檔案規范化效果的實踐措施

（一）轉變檔案管理工作觀念

在規范民辦高校檔案管理工作的過程中，民辦高校管理人員應當及時轉變自身的檔案管理工作觀念，并在此基礎上通過將以人為本的觀念落實到實際的檔案管理工作中，來完成對高校檔案的統合整理。民辦高校應根據招生、教學、科研、管理等工作的具體需求，轉變檔案管理工作觀念的內涵，使其逐漸具備系統性、持久性、連續性、長期性的特征。同時，在規范管理制度與政策法規制度的過程中，民辦高校要堅持以人為本的管理理念，使檔案管理工作的效果得到充分發揮。此外，在轉變檔案管理工作觀念的過程中，民辦高校需要通過采取對應的措施來對檔案管理人員進行規范與約束，同時要尊重檔案管理人員個人的發展需求，使其可以積極主動地參與檔案管理工作，提升檔案管理人員的工作效率，并以此為基礎使檔案資源的需求者可以提供人性化、專業化的檔案服務，逐漸健全民辦高校的檔案服務體系，使民辦高校檔案管理的規范化效果得到明顯提升。

（二）做好檔案管理宣傳工作

民辦高校要想進一步提升檔案管理的質量和效率，必須做好檔案管理宣傳工作，積極組織并構建專業化的檔案管理隊伍。同時，民辦高校應在人力、物力、資金、技術等方面給予支持，幫助檔案管理部門構建更加先進的檔案管理平臺，并通過定期維護與宣傳，來轉變檔案管理工作人員的觀念，提升高校檔案管理工作的專業管理水平，最終實現高校檔案資源管理信息共享[2]。

（三）完善檔案管理制度

為了保障檔案管理工作的效果，需要從制度上進行約束與調整，以此使其標準化與規范化水平得到提升。而且為了保障高校檔案管理制度的調整能夠實現對檔案在整理、收集、儲存、利用等環節上的優化，民辦高校有必要將檔案管理制度落到實處，并通過多元化的培訓方式來提升檔案管理人員的工作能力，重視增強檔案管理人員的責任意識與法律意識，使其在檔案管理規范化實踐的過程中，做到依法辦事、循規辦事。同時，想要落實檔案管理制度，提高規范化管理水平，各級領導也需要完善并制定監督制度，做到嚴格檢查、量化考核，通過制定獎懲措施，在規范員工日常工作行為的同時對其進行激勵，使民辦高校規范化管理的質量得到提升。例如，在大連市某民辦高校落實檔案管理規范化的實踐過程中，便根據當前高校在檔案管理規范化的需求，對檔案管理工作涉及的相關內容進行了量化處理，并以此對檔案管理人員的工作效果進行評定，保障檔案管理規范化能夠得到確切落實。

（四）提升信息化建設效果

在高校檔案規范化管理的過程中，通過提升信息化建設的效果，能夠提高檔案管理的效率和質量。為此，民辦高校需要通過引入現代化、信息化辦公設備以及改進工作方法，達到提高檔案管理規范化水平的目的。以天津市某民辦高校提升信息化建效果的實踐過程為例，其通過積極引入現代化辦公設備，實現了教務檔案網絡化、檔案信息數據化的管理目標，以此減輕了檔案管理工作者所需要承擔的工作量，并降低了勞動強度，有效提升了檔案管理規范化后的工作效率。同時，為了使檔案管理人員能夠適應網絡化的工作環境，民辦高校應當定期組織學校中的檔案管理人員參加網絡化、信息化的工作流程培訓，使檔案管理人員逐漸掌握電子檔案管理工作涉及的存儲、傳遞、調取、歸納等工作內容;可采用個人與集體學習相結合的實踐培訓方法，定期對專職、兼職檔案管理人員的業務知識和技能進行培訓，以改善其知識結構，實現提升綜合素質的目標[3]。

四、結語

在對檔案進行規范化管理的過程中，民辦高校在管理理念、信息化水平、隊伍建設等方面仍然存在很多問題。為此，民辦院校需要根據當前民辦高校的實際發展狀況，采取轉變檔案管理工作觀念、做好檔案管理宣傳工作、調整制度、提升信息化建設效果等策略，使民辦高校的檔案管理規范化得到落實。

參考文獻：

[1]趙東龍.高校檔案管理規范化建設的實現路徑與保障措施[J].山東檔案，2019（5）：47-49.

[2]王海珍.高校檔案規范化管理的有效途徑[J].城建檔案，2019（8）：81-82.

[3]楊宏峰.民辦高校中教學檔案管理工作存在的問題與對策[J].農村經濟與科技，2018，29（24）：292.

作者簡介：黃莉琴（1982—）女，漢族，四川眉山人，本科，中級職稱，研究方向：高校檔案管理。