檔案管理中紙質檔案與電子檔案應并存發展探討

徐曉雪

摘 要：檔案與我們每個人息息相關，在歷史的長河中，先輩們留下的許許多多檔案幫助我們了解了歷史真相，弄清了人類發展歷程，對我們的生活有著極其重要的幫助。隨著科學技術的發展，電子檔案應運而生，一邊是幾千年文化傳承下來的產物，一邊是現代科技創造的產物，我們應該在兩種檔案之間如何選擇？本文通過對兩種檔案的詳細探索，發現兩種檔案地融合才是我們需要的。文章將對紙質檔案管理與電子檔案管理的融合做出相關闡述。

關鍵詞：電子檔案;紙質檔案;融合

科學技術的發展，電子檔案登上了歷史舞臺，檔案對于個人、企業和國家都有著極其重要的意義。在現代生活中，電子檔案被更多的個人和企業應用，而紙質檔案憑借自身其特點并沒有被拉下歷史舞臺。通過對兩種檔案的仔細分析，我們有理由相信紙質檔案管理與電子檔案管理的融合才是一條可持續道路，文章接下來將對電子檔案和紙質檔案進行相信介紹，闡述兩者融合的具體意義。

1 電子檔案的特性

我們通常所說的電子文件是一種能夠被計算機識別和處理，并且能夠儲存在移動設備上的數字代碼。電子文件經過鑒定后確認有保存價值，然后歸屬到電子檔案。電子檔案和紙質檔案都是一種文件形式，是能夠被儲存和利用的信息載體。電子文件是計算機和網絡發展下的產物，具有濃厚的時代氣息，它改變了傳統紙質檔案的記錄、管理和檢索方式，用更加高效的方式記錄信息、管理信息和提取信息，能夠滿足當今時代的發展需求。電子檔案雖然給人們的生活和工作帶來了快捷和方便，不過也暴露出了一些問題。由于電子檔案的共享性和開放性使得數據更加容易丟失或者被改動，讓電子檔案的安全性大打折扣。

2 紙質檔案管理的弊端

紙質檔案為了更加便于檢索，在進行管理時需要按照類別、大類目、子類目和時間進行劃分，加上紙質檔案需要占用大量的儲存空間，因此在進行檔案整理時需要花費大量的人力和物力。另外紙質檔案的載體是紙張，因此想要保障紙質檔案的壽命，對儲存環境提出了很高要求。整個紙質檔案環境不能含有酸堿化學試劑，另外還需要做好防火防水和防潮工作，這些因素都能夠對紙張造成嚴重破壞。

3 電子檔案與紙質檔案的區別

紙質檔案的接收工作需要進行：內容鑒定、內容分類、歷史聯系和儲存管理，需要花費較大的時間和人力。電子檔案的接收工作則比紙質檔案的接收工作更為復雜，因為電子檔案可以通過計算機對檔案信息進行全方位的搜索，使得電子文件之間的各個聯系就更加全面和具體，產生的信息量也大大增加。不過電子檔案的接收方式則要簡單很多，可以通過U盤、光盤或者檔案部門提供的網址進行移交。

在檔案整理上，紙質檔案需要對已經立卷歸檔的案卷進行分類、排列和編號等系統化的整理，用編制案卷目錄的方式固定整理結果。這樣的整理方式，方便查閱檔案時找到檔案與檔案之間聯系。電子檔案能夠通過計算機系統快速整理，可以按照不同的需求進行自由排序，在歸檔之前就能使電子文件處于有序狀態，最后根據編號建立資料庫即可。

4 電子檔案與紙質檔案的鑒定方法

紙質檔案的鑒定分為兩個階段：歸檔前鑒定和歸檔后鑒定。歸檔之前的需要對紙質文檔進行價值鑒定、保管期限鑒定和保管價值鑒定;歸檔之后需要對紙質文件進行價值復查，也就是價值鑒定。電子文件的鑒定從文件建立之初就需要進行跟進，與紙質檔案鑒定的相同點在于保存價值的鑒定，不同點在于電子文檔需要進行內容形式分析和技術分析，技術分析影響了電子文檔的保存價值，主要確保電子文件的可讀性、無毒性和載體穩定性。另外電子檔案還要對沒有進入檔案室電子文件進行觀測，確定其保存價值。

5 電子檔案與紙質檔案的利用方法

紙質檔案具有相對穩定性，紙質檔案的文字內容具有明顯的個人特征，因此增加了更改或者偽造的難度，極大增強了檔案的真實性，因此可以通過紙質檔案原件的副本滿足用戶的需求。電子文檔不受時間和空間限制，因此用戶可以進行原件閱讀，并且可以對信息進行分類打印滿足使用需求。

6 電子檔案管理與紙質檔案管理融合的優勢

經過對兩種檔案的詳細對比，不難看出電子檔案具有更多的優勢，不過從長遠眼光看待檔案管理，只有兩者的結合才能使檔案管理的發展更加具有意義。具體原因如下：一、電子檔案是建立在傳統檔案的基礎下，雖然電子檔案整理和使用起來更加便利，但是改變不了傳統檔案存在的價值，而且電子檔案也無法完全取代紙質檔案;二、電子檔案的真實性和安全性比不上紙質檔案，對于電子檔案信息的丟失和改動，需要紙質檔案提供參考依據。在檔案記錄過程中，紙質檔案的配合才能讓整個檔案變得更加真實和安全。

中國經濟發展理念是先富帶動后富，發展的現狀是東部發達西部落后。因此電子檔案可能在中國東部應用較廣，但是紙質檔案在中國西部落后地區肯定要比電子檔案更加適用。電子檔案需要工作人員具有一定的計算機技術，而在落后的地區人才和設備的要求顯然還無法得到滿足。另外，傳統檔案具有一定的文化價值，能夠為未來留下一筆豐富的文化檔案。

7 兩種檔案的管理互動

兩種檔案各有其優點和缺點，這需要管理人員進行管理時需要根據實際情況做好主次管理，充分發揮兩種檔案的優勢，補足其短板，讓兩種檔案相輔相成互相推進，然后一同趨向完善。電子檔案能夠加速優化紙質檔案管理的流程，推動了檔案一體化的進程。電子檔案的快速檢索功能能夠快速確定紙質檔案位置，讓用戶根據自己的喜歡查閱兩種檔案。紙質檔案能夠完善并保證電子檔案的真實性，兩種檔案的相得益彰，對檔案管理的發展具有重要意義。

8 結束語

快捷、完善、真實和安全的檔案是推動國家經濟發展的基礎。將計算機網絡技術與檔案管理工作相結合，極大促進了中國檔案管理的發展和進步。電子檔案與紙質檔案是我們當今工作與生活不可缺少的重要組成部分，兩者的融合提高了我們工作和生活的效率，先進科學的檔案管理讓我們的生活變得更加美好。

參考文獻

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