信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的運(yùn)用策略

摘 要：新時(shí)期下隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理活動(dòng)也朝著信息化、電子化方向發(fā)展。在學(xué)校檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，可以有效提高檔案管理效果，能更好的發(fā)揮出檔案本身的價(jià)值，有助于學(xué)校檔案管理效果提升，因此在實(shí)踐中需中學(xué)學(xué)校要特別注重檔案管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);中學(xué);檔案管理;運(yùn)用

在中學(xué)管理中心，強(qiáng)化檔案管理可以為廣大師生提供增加豐富教學(xué)資料，同時(shí)也能增強(qiáng)學(xué)校的文化底蘊(yùn)，具有十分重要的意義。將信息技術(shù)應(yīng)用到學(xué)校檔案管理中，不僅可以實(shí)現(xiàn)學(xué)習(xí)檔案管理的智能化、電子化，還可以有效降低檔案管理工作難度，有助于學(xué)校檔案管理質(zhì)量提升。

1 信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢

在學(xué)校檔案管理中注重信息技術(shù)的應(yīng)用可以獲得良好的效果，其主要表現(xiàn)在：

1）提高檔案管理效率，在傳統(tǒng)的檔案管理中，主要是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，這對(duì)檔案管理人員來說無疑是一項(xiàng)很重的工作，耗時(shí)費(fèi)力，同時(shí)還需要特別注重檔案的防火、防潮等。將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理 中，可以實(shí)現(xiàn)檔案資料電子化管理，極大的節(jié)省了檔案管理成本，提高了檔案管理效率。

2）便于檔案查閱，在以往的檔案管理中，由于檔案資料比較多，相關(guān)使用者在查閱相關(guān)檔案信息時(shí)，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，同時(shí)還有可能找到很多沒有價(jià)值的檔案資料。而信息技術(shù)的應(yīng)用，可以讓相關(guān)使用者直接檢索關(guān)鍵詞，從而快速找到自己所需要的檔案資料，降低了尋找檔案資料所耗費(fèi)的時(shí)間，為檔案信息使用者提供了便捷的資料查閱服務(wù)。

3）拓展服務(wù)，在以往的檔案管理中，由于資料大多是紙質(zhì)，使用者在借閱時(shí)會(huì)受到時(shí)間、地區(qū)的限制。而信息技術(shù)的使用可以構(gòu)建一個(gè)數(shù)字化檔案平臺(tái)，使用者可以隨時(shí)登陸平臺(tái)來查閱自己所需要的資料。同時(shí)信息化檔案管理平臺(tái)也可以為使用者提供更加人性化的服務(wù)，而使用者也能上傳自己的資料，提高了檔案資料使用率。

2 中學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

就目前而言，在中學(xué)檔案管理中，還存在一定問題，其主要表現(xiàn)在：

1）學(xué)校檔案閱讀率及管理效率比較低，對(duì)于檔案管理部門，涉及學(xué)校的所有信息，包括學(xué)校的日常動(dòng)態(tài)及廣大師生的資料，可以說檔案管理部門是學(xué)校后勤中十分重要的一個(gè)部門，同時(shí)學(xué)校檔案管理部門的工作量也十分龐大。但是在當(dāng)前學(xué)校檔案管理中，依然是以人力管理為主，而檔案管理人員精力有限，很難有效的對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理，這就造成了檔案管理效率比較低，進(jìn)而影響到檔案查閱效果。

2）學(xué)校檔案維護(hù)更新難度大，在檔案管理中，檔案維護(hù)、更新是十分重要的工作內(nèi)容，但是在實(shí)際中，人工操作是很難完成學(xué)校檔案更新維護(hù)工作的，極有可能出現(xiàn)檔案折舊、腐蝕、破損等情況，影響到檔案管理效果，同時(shí)也加大了檔案管理成本，造成了資源浪費(fèi)。此外，在檔案管理中，還需要充分考慮到防火、防潮等工作，這也在一定成上加大了學(xué)校檔案維護(hù)更新難度。

3）檔案信息安全性不強(qiáng)，在學(xué)校檔案中，有一部分涉及師生的身份信息，這些信息必須做好保密工作，但是人非圣賢孰能無過，在傳統(tǒng)的人工管理模式下難免會(huì)出現(xiàn)一些漏洞，從而造成檔案信息泄露的情況，無法確保檔案信息的保密性、安全性，影響到檔案管理效果。

3 學(xué)校檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用策略

1）樹立全新觀念。在學(xué)校檔案管理中，如果沒有充分意識(shí)到信息技術(shù)對(duì)于檔案管理活動(dòng)的重要性，那么很難將各項(xiàng)措施應(yīng)用到實(shí)踐中。所以在實(shí)際中，學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須提高對(duì)檔案管理的重視力度，要投入更多的資源在檔案管理中，并堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的原則，注重先進(jìn)的信息化技術(shù)在檔案管理活動(dòng)中的應(yīng)用。樹立開放、合作的思維觀念，打造全新的檔案服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理、服務(wù)的電子化與信息化。要特別注重檔案管理工作的改革創(chuàng)新，構(gòu)建完善的檔案管理創(chuàng)新體系，確保學(xué)校檔案管理活動(dòng)可以科學(xué)、有序的進(jìn)行。

2）提高信息化水平。在實(shí)際中，信息技術(shù)在檔案管理活動(dòng)中的應(yīng)用并不僅僅是學(xué)校檔案管理部門的職責(zé)，還需要學(xué)校各個(gè)部門緊密配合。檔案部門要加強(qiáng)與信息部門的溝通，構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理中心，將所有檔案資料錄入到數(shù)據(jù)庫中，并對(duì)訪問者進(jìn)行身份限制，注重檔案信息資料的保護(hù)。由于信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用需要相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備支撐，所以學(xué)校還需要確保相應(yīng)信息設(shè)備的完整性，學(xué)校要加大對(duì)計(jì)算機(jī)信息設(shè)備的采購?fù)度耄Y(jié)合信息化檔案管理要求，選購適宜的設(shè)備，并強(qiáng)化學(xué)校局域網(wǎng)建設(shè)，為檔案管理信息化開展提供良好基礎(chǔ)。

3）注重檔案分級(jí)管理。在中學(xué)檔案管理中，為了規(guī)范檔案管理活動(dòng)，可以開展檔案分級(jí)管理活動(dòng)。具體來說，可以將檔案資料分成兩種情況，一種是將材料目錄看做是基本編制，另一種是特殊檔案則需要利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息錄入。這樣就可以快速的掌握檔案材料分類序號(hào)，能提升檔案的錄入速度，同時(shí)也便于了使用者檔案信息檢索。此外，要注重檔案材料的及時(shí)歸檔，并制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，包括檔案丟損制度、查閱制度、獎(jiǎng)罰制度等，便于檔案管理活動(dòng)的規(guī)范進(jìn)行。

在實(shí)際中為了便于檔案使用者的查詢使用，要注重對(duì)檔案進(jìn)行分門別類，并強(qiáng)化檔案之間的關(guān)聯(lián)性，這樣使用者在查找檔案時(shí)可以很輕松的找到與之相關(guān)的檔案資料，從而獲取相應(yīng)的信息。檔案人員進(jìn)行檔案資料歸檔前，需要對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類、排序，并按照其可利用程度、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分級(jí)保管。同時(shí)檔案還需要按照可利用性、保密性實(shí)現(xiàn)分級(jí)管理，結(jié)合檔案重要程度來安排人力資源強(qiáng)度，從而提高檔案管理效果。

4）提高檔案管理人員信息素養(yǎng)。信息技術(shù)在檔案管理活動(dòng)中的應(yīng)用雖然有諸多優(yōu)勢，但是對(duì)檔案管理人員來說卻是一個(gè)新的挑戰(zhàn)，其必須具備良好的計(jì)算機(jī)操作能力，所以在實(shí)際中，中學(xué)還應(yīng)該注重檔案管理人員信息素養(yǎng)的培育。要結(jié)合當(dāng)前檔案管理人員的綜合能力，制定相對(duì)應(yīng)的信息化培養(yǎng)方案，定期對(duì)其進(jìn)行信息化培訓(xùn)教育，不斷提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力，使其可以熟練的應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，以此減輕檔案管理人員的工作強(qiáng)度，提高其工作效率，促進(jìn)學(xué)校檔案管理水平提升。

4 總結(jié)

總而言之，做好中學(xué)檔案管理工作具有十分重要的意義，而從當(dāng)期中學(xué)檔案管理實(shí)際看，還存在一些不足，這也在一定程度上影響到中學(xué)發(fā)展。所以在實(shí)際中，必須注重信息技術(shù)在中學(xué)檔案管理中的良好運(yùn)用，借助信息技術(shù)的優(yōu)勢，提高中學(xué)檔案管理效果，充分發(fā)揮出檔案資源的價(jià)值，為學(xué)校良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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作者簡介

陳可勝（1963-），男，漢，山東省青島市平度市，專科，助理館員，研究方向：中小學(xué)校舍檔案管理。