創新檔案管理模式 增強檔案服務能力

蔣燕芳

摘 要：檔案管理工作一直以來都是十分重要的工作，檔案管理人員需要嚴格按照管理的要求進行管理，這樣才能夠更好地提升檔案的說服力。實際工作過程中，為了能夠更好地提升檔案的說服力就需要不斷創新檔案管理模式，對檔案管理情況進行深入的分析，并且不斷優化檔案管理的模式，這樣才能夠更好地發揮檔案的作用。

關鍵詞：檔案管理;服務能力;管理模式

1 檔案服務功能

1.1 參考信息

在檔案管理中較為關鍵的一項內容就是合理充分地利用檔案信息，可以為單位的各項決策部署，提供相關信息和參考依據。檔案工作需要重視人力資源的管理與開發，構建完善的檔案信息管理系統，通過信息系統處理，實現聯網查詢以及網絡檢索，整理信息內容，拓展要求，通過科學化的方式與手段，對檔案進行系統的管理與應用

1.2 為決策提供憑證

檔案工作具有非常重要的基礎性地位檔案管理作為生產、科研等活動的真實記錄和一項基礎性工作，保存了在各項工作中產生的原始信息記錄，歸檔信息可以實現歷史查考與法律憑證作用。高素質的干部隊伍可以增強單位的核心競爭能力。而檔案對工作人員的工作經歷、年齡、業務能力、知識水平、政治思想等進行了全面、綜合的評價分析，可以為各項決策提供精準、全面的信息參考。為了更好地滿足時代發展的需求，增強核心競爭能力，檔案管理工作需要對自己的工作內容進行思考與分析，檔案管理工作需不斷地調整與完善，檔案工作與單位同步發展，檔案工作的開展不滯后于單位發展速度，并為單位綜合業務、研究工作的開展不斷發揮積極作用。

2 創新檔案管理模式，增強檔案服務能力的策略

2.1 創新檔案管理制度

創新的檔案管理制度能夠使檔案管理方式更科學、更合理，以及提高檔案管理工作的質量，因此，單位應明確提出創新的檔案管理制度，具有創新性和科學性的檔案管理制度主要包括以下幾點：1）將檔案管理工作分為幾部分，由不同級別的管理人員，指定完成相應的工作內容，也就是說按照劃分的工作量，完成檔案管理工作，以此確保檔案管理人員的工作量均等，并做到各司其職，以免因不公平的分工而影響管理人員工作情緒。2）落實責任制，將工作職責細致劃分到每位管理人員的身上，有效增強管理人員對待本職工作的責任感。3）落實獎懲機制、考核機制，定期考核管理人員的同時，對于違反管理規定的管理者予以嚴厲處罰，起到警示的作用，能使管理人員認真做好檔案管理工作。4）要求檔案管理部門的所有工作人員相互監督、管理、相互合作、互幫互助，有利于增強檔案管理人員之間的凝聚力，進而做好檔案管理工作，說明創新檔案管理制度的重要性。

2.2 明確檔案工作目標

在開展檔案管理工作的過程中需要結合實際情況開展，為管理工作創設明確的目標，這樣也能夠更好地建設檔案網絡化。所以，在工作中要不斷加強檔案工作信息化的發展，為檔案信息的查詢提供更多的便利條件，同時還要加強對檔案信息資源的有效整合，為資源信息的高效應用提供依據。所以，實際工作中需要結合單位的實際情況為檔案管理工作制定更為完善的發展目標以及檔案工作的目標，為檔案發展與完善制定發展的規劃，這樣才能夠保證檔案的同步發展，推進單位現代化的發展，提升檔案管理的網絡化與信息化的發展，促進檔案管理的現代化的發展。

2.3 檔案管理中做好保密工作

首先，每個單位應要求檔案管理人員保密檔案，如果發現管理人員不注重保密檔案、文件，致使檔案內容泄露，需要求檔案管理人員承擔責任和后果，進而使管理人員明確工作職責，從而高度注重保管、保密檔案，以此防止有人盜竊檔案，并杜絕出現檔案丟失、檔案泄露的現象，以做好檔案保密工作。其次，單位應明確提出檔案管理工作中需創新檔案保密方式，檔案管理人員清楚要求后，積極改變落后的保密方式，從而在加密檔案時，管理人員注重設置檔案文件的密碼和權限，只有獲取動態密碼和權限才能查找檔案內容，未獲得權限和密碼，打不開檔案、文檔，進而增強檔案的嚴密性，有效杜絕出現檔案被泄露的情況，因此，檔案管理人員除了更新檔案管理理念，還應依照要求和規定落實創新的檔案保密方式，以全新的方式和方法加密各類檔案，有利于做好檔案保密工作和檔案管理工作，說明創新檔案保密方式有著重要意義。

2.4 檔案管理信息系統的合理應用

2.4.1 引進先進的管理技術與設備

在網絡環境中加強對檔案的管理就需要在管理中引入信息化的管理系統，整合人力資源管理系統的實際情況，對檔案管理實現無縫銜接，這樣也為人力資源管理的信息化發展奠定更為堅實的基礎。所以，在檔案實際工作過程中需要加大對資金成本的投入，利用先進的技術與手段構建更加完善的網絡信息管理平臺。硬件設備是檔案信息化管理過程中的關鍵，這也是保證檔案信息進行順利傳輸與分享的基礎，所以，在實際的工作過程中需要加強信息化的建設，利用系統的設備加強檔案管理，進而更好地推動檔案信息化的進一步的發展。

2.4.2 加強網絡建設

在網絡建設中，根據具體的管理權限能夠逐層地建設檔案管理網絡，實現信息的連接，對檔案進行網絡化的管理，增強檔案管理的有效性，實現檔案的現代化。所以，實際工作中需要構建完善的信息管理中心，凸顯出技術的職能，不斷對檔案信息渠道進行規范，將信息管理中心作為信息的收集者與發布者。同時，檔案管理這一工作的基礎是對信息資料的管理，信息內容呈現動態化的發展，信息的流量具有較大的需求，并且所涉及的內容較多，所以，實際工作中需要將檔案管理與信息庫進行更為充分的結合。整合與處理基礎信息以及動態信息，這樣才會更好地實現各項工作的有序開展。

2.4.3 構建完善的大數據檔案管理體系

在檔案管理中需要將檔案管理工作內容與法律相關知識點結合起來，提升檔案管理人員維權的意識，認識到檔案管理工作高效性的意義。此外，大數據背景下，檔案管理這一工作還需要加強對工作人員的培養，加強對檔案管理人員專業素養的提升，構建較為完善的大數據檔案管理體系。大數據背景下，檔案管理中還需要對工作模式不斷進行創新，采用先進的技術開展實際的檔案管理工作，這樣也能夠為今后的檔案管理工作奠定更好的工作基礎。

3 結束語

對檔案管理模式進行創新可以更為有效地提升檔案的說服力，更好地增強檔案管理的效果與質量，將檔案所具有的價值凸顯出來。所以，實際工作需要與實際情況結合起來，對信息資源進行更為合理的應用，不斷高效地整合網絡中的資源，構建檔案網絡信息平臺，應用智能化與現代化的方式加強檔案管理，這樣才能夠將檔案所具有的作用發揮出來。

參考文獻

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