加強人才服務機構檔案信息化建設的途徑

劉璟

摘 要：近年來在經濟快速發展的新形勢下，人員跨區域流動更為頻繁，流動方式更具多樣性，這也對人才服務機構和檔案管理工作帶來了較大的挑戰。為了能夠更好的發揮人才服務機構檔案管理的效能，人才服務機構需要加快推進檔案信息化建設，使其能夠更好的服務于社會和企事業單位的發展。文中分析了人才服務機構檔案信息化建設的現狀，并進一步對加強人才服務機構檔案信息化建設的途徑進行了具體的闡述。

關鍵詞：人才服務機構;檔案;信息化建設;人事檔案管理系統;信息數據庫

人才服務機構中有著數量龐大的人事檔案資料，而且存取頻率較高，通過實施檔案信息化建設，可以進一步提高人才服務機構檔案管理工作的效率和質量，為用戶查閱檢索提供更多的便利。而且對于人才服務機構而言，檔案是其重要組成內容，通過積極推進檔案信息化建設，也有利于人才服務機構電子信息建設和檔案管理標準化的實現。由于人才服務機構檔案管理中涉及流動人才的檔案進、管、出等流程，通過開展檔案信息化建設，可以更好的掌握檔案的具體情況，并對檔案管理模式進行優化，全面提高檔案管理和服務水平。

1 人才服務機構檔案信息化建設的現狀

1.1 軟件系統更新滯后于硬件設施建設

近年來人才服務機構加快了硬件設施建設，這也使當前硬件設施與人事檔案總量具有較好的匹配性，但相較于硬件設施，軟件和系統上還相對滯后，存在較大的提升空間。特別是近年來各人才服務中心人事檔案呈現出幾何倍的增長， 但應用的檔案管理服務系統更新和升級卻相對滯后，這也導致人才服務機構相應檔案服務工作無法實施，給檔案管理服務工作帶來了諸多的不便。

1.2 信息化程度不高制約服務水準提升

雖然當前人才服務機構也實施了檔案信息化建設，但隨著畢業生數量的不斷激增，人才服務機構每年接收的畢業生檔案數量呈現出不斷增長的態勢，而且這些檔案使用頻率較高，檔案托管人更習慣通過網絡來實現對檔案信息的利用。但由于人才服務機構整體檔案信息化建設水平相對滯后，這也使檔案信息在利用過程中與網絡化和智能化利用存在一定的差距，線上能進行的服務相對較少，多數檔案服務工作仍需要通過窗口開展，這不僅增加了工作人員勞動強度，而且還嚴重制約了檔案服務質量和水平的提升。

1.3 人事檔案資源存在浪費問題

由于長期以來檔案管理工作的封閉狀態，使人們對檔案缺乏有效重視。同時人才服務機構檔案管理程度和服務渠道相對滯后，這就導致部分當事人對于個人檔案缺乏重視，這也是近年來“死檔”和“無人檔”檔案數量增長的主要原因。另外，部分民營企業對于員工檔案缺乏重視，實際工作中對員工人事檔案利用率低，這也使人才服務機構中的檔案信息無法得到有效的利用，檔案的價值無法發揮出來，檔案信息資源存在嚴重浪費問題。

2 人才服務機構檔案信息化建設的途徑分析

2.1 積極構建完善的人事檔案管理系統

當前人才服務機構檔案數量急劇增加，面對龐大的檔案信息，人才服務機構需要加快構建人事檔案管理系統，實現對檔案信息的高效管理，為人才服務機構檔案服務水平的提升打下堅實的基礎。并基于人事檔案管理系統的基礎上，針對檔案信息資源整合，建立人事檔案信息數據庫，全面提高檔案信息利用的效率。而且通過利用遠程管理系統將檔案信息上傳到網絡服務后臺，可以為檔案利用者提供實時檔案信息查詢服務，為檔案信息共享目標的實現打下堅實的基礎。

2.2 加快推進檔案信息數據庫的建設

目前人才服務機構在檔案管理工作中也越來越重視現代信息技術的應用，并與先進的管理理念和管理方式相結合，檔案管理效率有了較大程度的提升。而且在現代技術支撐下，人才服務機構也加快了檔案硬件和軟件的開發，并通過構建高質量的檔案信息數據庫，用戶能夠及時獲取到所需要的檔案信息。而且人才服務機構基于各行業的實際需求，積極構建聯動機制，為各行業的發展提供人才檢索服務，全面促進人事檔案服務效率和質量的提升。

2.3 人才服務機構與企業實現有效對接

人才服務機構通過與企業之間建立良好的溝通機制，基于企業需求來為其提供檔案信息服務。在做好已有基礎業務的基礎上，能夠為企業提供更為便捷和高效的檔案信息服務，并有效的解決各種新的需求服務。同時還要制定各種針對性的檔案服務方式，根據企業需求和人才特性實現智能匹配，實現人才服務機構與企業之間的有效對接。目前企事業單位用人需求發生了較大的變化，因此人才服務機構也需要強化自身檔案管理服務的針對性，更好的突出人才的特點和自身的優勢，實現對檔案的個性化管理，積極推進人才檔案社會化服務的進程。

2.4 整合資源提高檔案服務水平

在當前信息化時代背景下，信息獲取渠道更具多元化。在這種新形勢下，人才服務機構需要基于自身檔案信息資源的基礎上，借助于網絡來加快整合資源。人才服務業務為人才服務機構的主要服務內容，在實際工作中，可以將流動人員信息在人才檔案管理系統中進行錄入，并對各機構業務領域的信息進行整合，不斷的豐富檔案數據庫的信息。這樣企業在人才招聘時可以在檔案數據庫中搜尋與其相匹配的人才信息，不僅能夠縮短招聘周期，同時也能夠降低招聘成本。在具體人才培訓工作中，通過分析入庫流動人員信息，制定具有針對性的培訓計劃，全面強化培訓的實效性。另外，還可以根據人才培訓的情況，向企業推薦一些優秀的人才，從而實現多方共贏的局面。

2.5 提升檔案管理人員信息化水平

人才服務機構檔案信息化建設離不開素質過硬的檔案管理隊伍。在當前新形勢下，檔案管理人員要具備扎實的專業知識，同時還要能夠熟悉應用各種先進的技術和信息化設備，具備系統和網絡安全防護意識和能力。這就要求人才服務機構要重視對檔案管理人員的專業技能和信息化技術知識的培訓，并將培訓內容與檔案信息化建設積極配合，努力提升檔案管理人員的專業技能和業務水平，使其以高度的責任心和使命感完成自已的本職工作，全面促進人才服務機構檔案信息化水平的提升，更好的發揮出人才檔案的價值和作用。

3 結束語

人才服務機構在當前社會發展中承擔著人才檔案管理的職責，人才成為各行業競爭的重要資源，因此人才服務機構需要充分的發揮出人才檔案的重要價值，在實際工作中通過提升檔案信息化水平，打造高效和高質量的檔案信息服務，以此來實現檔案信息資源的開發利用，并促使人才服務機構檔案管理工作能夠邁上一個新臺階。

參考文獻

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