淺析檔案整理工作的主要內容和基本原則

彭高娃

摘 要：在事業單位中，保存各項信息最方便的方法就是檔案，這樣能夠將每位工作者的具體信息錄入在檔案中，所以檔案的重要性是不言而喻的。檔案是一種憑證，能夠記錄一些歷史事件、人物信息和社會活動，具有很大的利用價值，并且檔案整理工作是檔案管理工作中的重點。因此，文章以檔案整理工作的具體程序和內容為出發點，重點分析了檔案整理工作的基本原則和主要內容，希望對相關的檔案整理工作人員有一些幫助。

關鍵詞：檔案整理工作;主要內容;基本原則

利用科學的手段來整理檔案，能夠使檔案更加系統化，而且具有條理性。因為一些事業部門或者企業收集的檔案本身就比較零亂，數量也比較多，成分復雜，內容多種多樣，這種情況下，就會對一些工作產生不良的影響。但是通過對檔案進行整理，能夠更好的實現對檔案的管理和使用，更能提升檔案的價值，為推進一些工作的順利進行提供保障。所以，本文就筆者的經驗和實踐，重點分析檔案管理工作的原則和內容，進而完善檔案管理工作。

1 檔案整理工作的意義

如果檔案比較散亂，那么就不能體現出檔案的真實特點，難以清晰充分的反映出一些工作活動的聯系，在許多的檔案中，如果不利用科學的檔案管理方法，那么想要查找一項檔案也是十分困難的事。此外，如果不能把有關聯的檔案聯系起來，那么檔案的利用價值就降低了，因此，只有通過系統的整理，才能為檔案的管理和利用創造良好的條件，最終推進一些工作的順利進行。

2 檔案整理工作的程序和內容

2.1 檔案整理工作的具體程序

在進行檔案整理工作時，有一些嚴格的程序和內容：首先，整理者要對整理工作的基礎程序和步驟有細致的了解，然后根據了解的情況按照不同的類別給這些檔案排列、分類，同一類的放在一起，這樣更方便利用。此外，一些特殊的檔案也要交由不同的人來整理，這樣才能提高檔案管理工作的高效性。檔案整理工作并沒有特定的順序要求，可以在實際工作中根據工作的需要進行。

2.2 檔案整理工作的具體內容

在日常檔案室的工作中，相關的檔案負責人需要接收一些部門交上來的案卷，這就需要檔案整理者對檔案室的了解更加細致，這樣才能進行系統的整理，對檔案進行排列，做好檔案的整理工作。 如果一些檔案已經被檔案室保存了，但是在具體的工作中發展該方案與所規定的要求不符合，那么在這種情況下，就要對該方案做進一步的加工處理，對不合理的部分進行調整，從而可以提高檔案整理的質量和水平。此外，如果一些檔案保存的時間比較長，也要根據實際情況對這些方案做出調整，這樣才能使檔案管理體系更加完善。在日常工作中，檔案室不可避免的會收到一些零散的文件，這就需要相關的檔案管理人員對檔案進行細致的整理。從這些工作內容就可以看出，要想做一名合格的檔案工作管理人員，就要對整個檔案管理程序進行熟悉、有效的掌握。

3 檔案整理工作的基本原則

3.1 保持檔案之間的歷史聯系

一些歷史事件以及人物的情況都被清晰的記錄在檔案中，因此，一些單位或者工作部門的檔案文件之間一定存在著一些聯系，例如，檔案的時間、內容等，都具有特定的聯系。所以，檔案管理人員在檔案整理工作中，千萬不能把有聯系的檔案分開處理，而是要將有聯系的文件放在一起，這樣才能更好的發揮檔案本來的作用，能夠真實的反映情況，有助于相關工作的開展。此外，檔案之間的有機聯系也要保持，因為這能體現出不同檔案的不同特點，因此，這就要求相關的檔案管理人員在進行檔案整理工作時要保持這種特定的聯系，不能隨意割裂。

3.2 在原有基礎上進行整理

在檔案整理工作中，要秉承一定的原則。比如，一些先前就整理好的檔案，如果再對其整理時，也不能打亂原有的基礎，而是要在原有基礎上進行整理匯總。在進行檔案整理工作中，還要有效的利用原有的整理成果，因為只有這樣才能保持檔案原來的狀態，能夠體現出對檔案來源的尊重。

3.3 在檔案整理工作中，加強對檔案的管理和利用

在檔案整理過程中，需要保持文件之間的歷史聯系及尊重檔案來源的原則下，還需要充分的考慮到檔案的保管和利用的方便性，所以需要采用有效的整理方法使其能夠更好的滿足檔案保管和利用需求。

3.4 區分不同檔案的價值

每份檔案都有每份檔案自己的價值，區別不同檔案的價值指的就是通過分析此檔案的保存和利用價值，統一劃分檔案保存的時間，在整理檔案時也要做到因地制宜，不同類型的檔案要區別對待。這種管理方法，能夠節約時間，減輕人力，最重要的一點就是能夠提高具有保存價值檔案的整體質量，為其創造更好的管理和保管條件。

3.5 便于保管和利用

各個單位對檔案整理都十分重視，因為檔案管理的根本目的是方便管理和利用。當然，在整理過程中，不能切斷檔案間的聯系，要區分不同的利用價值，按照一定的順序給檔案編號。

4 對檔案管理工作的具體要求

4.1 培養檔案管理方面的專業人才

培養專業的人才是增強檔案管理工作效率的重要手段和方法。因此，筆者總結了幾個措施：首先，相關的檔案管理工作人員的工資水平不能太低，這樣不僅不能吸引優秀的人才來該崗位工作，也不會提高事業單位內部人才工作的積極性。其次，資金分配的問題也要引起重視，管理人員要傾向于檔案管理部門，如果事業單位內部的資金比較充裕，還可以建立現代的管理模式，這樣可以使檔案管理部門的工作中在現代化因素的影響下更好的工作，增強工作的水平和能力。最后，員工的綜合素質和能力，是提高管理能力的關鍵。所以，事業單位內部還要加強對相關管理和工作人員的培訓和考核，這樣能夠提升管理人員的能力，進而提高檔案管理工作的水平。

4.2 建立完善的檔案管理工作系統

完善相關的檔案管理工作系統，能夠促進事業單位中檔案管理體系的近代化。要完善檔案整理設備，讓檔案管理工作更加信息化。所以，這就要求事業單位中的每個員工都要學習先進的技術，利用現代化方式將人事檔案分類管理，進而提升檔案管理的效率。其次，還要建立新式的數字化管理庫，增強管理人員的專業水平。通過采取這種方式，能夠提高檔案管理工作的效率。

4.3 提高檔案管理人員的意識

要想做好相關的檔案管理工作，就要從改變人的心態上下手，所以要讓單位中的每位工作人員充分認識到檔案管理工作的重要性，這樣才能更好的推進該工作的進行。通過這種方法，能夠為檔案管理工作提供人才，進而提高檔案工作的效率。所以，事業單位中的任何人，都要改變自己的錯誤認識，做好自己的工作，最終要給檔案管理工作部門做匯總。

5 結束語

檔案整理工作是檔案管理的基礎，因為只有有效的整理檔案，這樣才有利于檔案的保存和利用，進而提升檔案管理工作的水平。隨著各行各業的發展，檔案數量不斷增加，所以，檔案管理人員需要在不斷的工作中積累經驗，探索新的方法，更好的做好檔案整理工作，確保檔案更好的發揮其應用價值，推動工作的順利開展和進行。

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