淺談企業發展的行政規范化管理

劉洋

隨著經濟的快速發展，改革開放進入深水區，企業也面臨著改革和內部結構調制。在此契機下，企業內部行政管理問題凸顯。傳統行政管理方式已經不能適應企業發展的需要，進行一定的改革和創新才能更好地適應企業發展。基于此，本文以中小企業為例，研究企業行政管理發現的問題，并找到解決對策，促進企業更好的發展。

一、引言

企業管理是一個與許多頂級行業相關的廣闊領域，包括金融經濟學，人力資源，市場營銷，運營管理，信息系統，食品服務管理，辦公室管理和醫療保健管理。業務管理的主要目的之一是主持組織的日常運營，以最好地確保事情順利，高效和盈利。企業的目的是調動人力、物力生產出產品或服務來與客戶交換價值，賺取利潤。而在這個過程中會產生許多事務性工作，比如：辦理各種證件執照、租賃辦公場所、裝修裝飾、軟硬件維護、出入管理、物品采購等，這些事務讓研發、生產和銷售人員兼職來做不僅機會成本較高，還會造成重復工作，效率低下。為了解決這個問題，把這一類“雜七雜八”工作專門分工給一些人進行處理，這就是行政部的由來。

二、企業行政管理的重要性

行政管理是一個由規則，法規和個人關系組成的框架。它定義了官員的權限，實現組織目標的責任和義務。一般行政管理工作是在企業綜合部和各個職能部門處理部門的具有事務，如：起草簡單公文、收發文件、整理文檔、統計報表、督辦催辦、后勤保障、商務接待、對外公關等，一般是文員崗位。如果綜合素質比較強，工作能力很強，可以升值為主管或綜合部的經理。行政部門通過參與和保障企業的經營活動，讓專業崗位從事務性工作中脫離出來，提高人力資源和物質資產的利用效率來實現本部門存在的意義。

企業行政管理是企業管理與行政管理的結合。公司的行政管理與一般政府的行政管理不同。在廣度、深度、重要性、敏感性等方面與其他方面不同，具有相當的延展性。企業管理重視內容和質量，減少繁復的流程，強調人員結構設置與企業經濟效益的相關性，為企業的有效管理提供理論和手段，它往往基于企業的實際需求，對行政管理的許多制度、程序、環節、涉及的文件等進行修正和調整，使其針對于具體問題微細化，實現實用化、簡明、方便的辦公流程。

三、企業行政管理存在的問題

（一）辦公室職責不清

企業辦公內容較多，相比企業的對外業務，企業行政管理更多的是比較瑣碎和繁瑣的工作，因此需要謹慎對待。然而現有很多中小企業中，部分企業存在辦公室職責不清行為，人事、財務、管理等沒有明顯的職位區分，甚至身兼數職。人員的選取、配置和使用是否合理，這是關系到企業發展成敗的大事，國內外諸多成功公司如海爾、寶潔、豐田等公司在人員的合理化配置上都下足了功夫。在全球化的經濟浪潮環境下，企業要想在現有市場與規模的基礎上有更長遠的發展，必須在適應環境的同時進一步為企業注入新的力量。國企在培訓的問題上存在錯誤認識：1、不關注培訓的具體過程，只看重結果，甚至還有的企業認為培訓費時費力，是不必要的，敷衍了事，導致目標與結果差異很大;2、培訓計劃制定不夠完善，出現培訓方法的選擇和培訓過程中的溝通不利、缺少關于培訓結果的考核機制等問題;3、培訓內容、時間、人員選擇不當，目標制訂不當，導致培訓工作無法健康運行。

（二）個人素質能力不足

行政管理作為一門繁瑣的工作，雖然與工科技術類相比專業性較低，但是作為企業發展的推動力，對穩定企業內部環境有著重要作用。然而現實中企業行政管理存在管理人員能力與職位不匹配的現象，主要表現在：（1）缺乏一定的專業性。雖然辦公室行政屬于文職類，但是仍需要對日常工作表現出一定的專業性，尤其是在處理企業的實際事物中，不能盲目、無計劃的做，需要合理規劃時間，安排行程，協調各部門之間的關系，防止出現效率過低影響企業的操作，尤其是在中小企業中，行政人員的頻繁變更導致辦公室業務不熟悉，會造成公司的經濟損失;（2）責任心不足。普遍的辦公室文職工作薪資較低，相比工作量，很多人因為各種原因難以沉下心認真做事，或者對工作環境不滿意，導致在處理工作時，存在敷衍了事、走過場的行為，消極怠工甚至罷工的現象，不僅沒有完成本職工作，更是影響了企業的綜合發展。

（三）內部監控不到位

企業的監管就是監督企業內部控制措施有沒有執行以及執行的效果等，但很多企業內部控制環節薄弱，尤其是對資金的監督控制。但企業建立的監控體制流于形式，沒有成套的評判考核制度和懲戒制度，各職能部門之間規劃不清晰，工作內容不明確，一旦出現問題就相互推諉，各行其是，普遍缺乏科學性和合理性，影響工作的順利進行。同時，企業對內部審計工作的重要性也認識不足，內審部門既要治標又要治本，查舞弊反貪污查違規，還要從根本上解決、找出發生不良現象的原因。但我國現在企業內部審計剛起步，相關制度不健全，更依賴于事后審計，問題出現之后才能察覺，這種滯后性導致企業不能及時規避風險。完善內部控制很重要，但同時還要保證執行力。發現問題及時糾正，盡可能將企業的損失降到最低，但部分企業員工執行力差、自由散漫，組織紀律性不強、缺乏時間觀念，為了改善這種狀況，就要定期檢討更新，隨著大環境的發展要及時調整。

四、提升企業行政管理對策

（一）明確責任，完善激勵機制

營造公平合理的績效考核體系和薪酬分配體系，作為員工加薪、晉升的依據。通過加強日常考核，提供展示才華的舞臺和公平競爭平臺營造人才脫穎而出的良好氛圍。針對不同的產業，采取靈活多樣的分配形式，在不同的崗位之間利用績效考核機制合理拉開收入差距，穩定和吸引人才。國企改制后在生存與發展面前面臨著許多不確定因素，而人力資源作為企業核心競爭力的重要要素，做好開發與使用，充分調動員工隊伍的積極性、主動性，才能為企業的可持續發展提供強有力的保障。

（二）提升高素質人才

提升管理人員的自身綜合素質。人力資源部門涉及范圍較廣，在各部門之間相互來往，以此來了解各人的責任和分工，因此除了專業的財務類知識，開展傳統的人力資源審閱、核對等檢查、驗證工作，還要掌握經濟管理的基本理論和方法，與人為善，通過與人交流收集材料信息，了解員工的成本管理、人事編制和配備情況等，同時建立人才培訓機制，使管理人員具備豐富的知識和技能，定期或不定期進行水平考核，開展學術交流活動，交換彼此的經驗和實踐認識，取長補短，也可以學習借鑒國外的管理技術和手段;另一方面，提高從業人員的道德品質和法律觀念，確定以人為本的管理思想和價值觀，樹立創新意識，有效地開發創造性能力，能更好地開展管理工作。

（三）完善企業內部控制

內部控制包括機構管理層采用的所有政策和程序，以確保經濟，有效和高效地實現機構的目標，確保根據適用的法律，法規和管理政策運作，以確保資源的保護浪費，濫用，錯誤管理，錯誤，欺詐和其他違規行為造成的損失，以確保開發和維護可靠的財務和管理數據及其在定期報告中的發布。此外，應在操作風險控制職能，業務線和支持職能之間分離責任和報告關系，以避免利益沖突。該框架還應闡明公司管理運營風險所需的關鍵流程。有效的人力資源政策和程序可以增強組織的控制環境。這些政策和程序應涉及招聘，定位，培訓，評估，咨詢，晉升，薪酬和紀律處分。（作者單位：北京奧依特科技有限責任公司）