新時期檔案數字化管理及其創新策略

馮源

摘 要：近年來，隨著科學技術越來越成熟，我國企事業單位在檔案管理工作這一方面也發生了很大的改變，其數字化應用越來越廣泛。很顯然，檔案數字化管理的模式是與新時期社會發展的潮流趨勢相一致的。在檔案管理工作中運用現代化的技術手段，最大限度的提升工作效率，使檔案資源能夠更加高效的利用。本文針對檔案數字化管理工作進行探討，并提出創新策略，希望能夠對有關人員有所啟發。

關鍵詞：新時期;檔案管理;數字化;創新

一般檔案館檔案材料保存的主要形式為紙張或錄音載體，這種方式的檔案資源利用效率極低。隨著科技的發展進步，檔案管理開辟了新途徑，廣泛應用計算機進行辦公，向數字化轉變。檔案數字化管理可以將紙張、物品等等轉換成圖片、視頻、文字等形式，再運用一定的技術將這些電子文件進行系統的分類并保存到計算機中，方便查詢。

1 檔案數字化管理的重要意義

1.1 符合社會發展的需求

對于檔案館來說，其檔案管理工作向數字化管理轉變是大勢所趨，同時也是新時期社會發展的必然需求。雖然現代化的信息技術發展很快，但是其在檔案管理工作中并沒有足夠的使用空間，檔案管理者同樣對于現代信息技術的重要作用沒有引起足夠的重視，這樣就會造成當需要查詢檔案信息的時候無法及時、準確的查詢到。在現代化信息技術強大的推動力之下，鄆城縣檔案館于2017年啟動館藏檔案全文數字化工作。按照“統籌規劃、循序漸進、合理適用、穩步實施”的原則，對館藏檔案進行全文數字化掃描和數據掛接，建立全文數據庫，其致力于實現各個方面的數字化管理，以此來提高檔案管理工作的水平。假如一直沿襲以往傳統的工作模式，會對檔案館的發展以及信息的管理、利用產生十分不利的影響。所以，促進檔案館檔案管理工作向數字化進行轉變，是非常符合新時期社會發展的需求的。

1.2 有效提升檔案館信息服務水平

檔案數字化管理能夠把不同的圖片、語言、文字等等進行分類匯總處理，形成檔案，鄆城縣檔案館著重選擇社會利用面廣、利用率高的檔案優先進行數字化管理，數量約為180萬頁，為社會利用檔案提供更加便捷、快速的服務，并為下一步全面實現檔案數字化管理工作奠定基礎，提供經驗。并且在向數字化管理的過程中，還需要制定明確清晰的管理標準，在實際的工作中由于分類標準有別，可能會造成在檔案立卷的過程中出現很多困難，產生不利的影響，通過運用計算機技術來進行檔案立卷，可以有效的避免這樣的情況出現，進而提高管理水平，有助于檔案館為用戶提供更優良的信息服務。

1.3 提高檔案資源的利用效率

長期以來，檔案館工作人員需要對紙質版文件妥善保管，必須確保工作環境干燥、無污染，不出現受潮發霉、蟲蛀等破壞，而這樣的管理模式會耗費大量的人力、財力，并且在查閱有關檔案信息的時候也會消耗大量的時間精力，所以傳統的管理模式已經不再適應現代化的發展需求。利用計算機技術對檔案資源進行電子化儲存管理，不但可以有效延長檔案的保存使用時間，同時也能夠避免檔案材料在保管過程中受到損害，從而有效提高檔案資源的利用效率。

2 檔案數字化管理中存在的問題

2.1 檔案存儲設備故障問題

結合目前檔案館的現狀來說，檔案信息、資料存儲變得越來越便捷，但與此同時也存在著一些不足之處。主要原因是由于檔案數字化管理需要運用一定的計算機技術以及設備等來進行信息的分類儲存，而當計算機設備在工作的過程中出現故障，就會直接導致檔案信息、材料的管理出現混亂，丟失原有的秩序。

2.2 檔案管理人員自身能力素質有待提高

大多數檔案管理工作人員還堅持著以往傳統檔案管理的工作理念和管理模式，在實際工作中沒有真正做到創新應用，因此，這就會使得整體的管理工作水平難以適應新時期檔案數字化管理的發展趨勢。此外，現階段檔案數字化管理對工作人員應用各類計算機技術提出了更高的要求，只有能夠靈活掌握運用各個軟件，能夠最大程度的提高工作進度和管理質量。然而，現在很多的管理工作人員并沒有對此有深刻的認識，并且有一些年齡尚大，對于應用計算機軟件很不熟悉，在實際工作中容易出錯。

2.3 檔案信息的安全隱患

在檔案數字化管理中運用高效的技術手段，雖然有助于工作人員更好的開展工作，但是同時也存在著一定的隱患。這主要是因為在互聯網環境下，計算機設備很容易受到非法黑客、病毒的威脅，一旦出現任何不良情況很容易造成檔案信息出現差錯，這對于檔案數字化管理來說是非常大的風險，而且還會成本損失。

3 提高檔案數字化管理的有效措施

3.1 強化數字化檔案管理重要性的宣傳

隨著信息技術的不斷創新發展，檔案數字化管理的重要性已經越來越凸顯，因此，在新時期下，面對出現的新機遇、新挑戰，檔案管理工作人員要轉變工作思維，推陳出新，與此同時，還要加大對檔案數字化管理重要性的宣傳，提升檔案管理的整體效益。

3.2 加大投資力度

若想更好的提升檔案館檔案數字化管理的質量和效果，就需要投入更多的資金來支持，購入更多先進設備技術，加強檔案數字化管理的硬件設施建設，為工作人員提供更好的技術支持，以便更好的開展工作。同時，還要加強對設備的后期維護管理工作，定期檢查、維修，避免出現故障。

3.3 加強對檔案管理工作人員綜合素質的培養

在檔案館檔案數字化管理過程中，工作人員的素質、能力能夠對管理工作的效果起到非常重要的影響，根據發展工作的實際需求對工作人員開展有針對性的培訓管理，使工作人員能夠了解掌握數字化管理的基礎知識、技能以及處理問題的方法措施，并建立一定的獎懲機制，不但要鼓勵工作人員進行創新，同時對消極懈怠的人也要給予一定的懲罰，以此來激勵工作人員能夠更好的提升自己，端正工作態度，從而提升檔案館整體服務質量。

3.4 實現檔案數字化資源的共享

要加強對檔案資源安全性的保護，利用互聯網技術構建網絡安全保障體系，阻止網絡黑客的非法入侵以及病毒的危害，避免檔案數據信息發生外泄。檔案館要注重對電子檔案信息材料的備份以及加密保護工作，并且要能夠實現數據恢復，一旦出現安全事故能夠最大程度的保護檔案資源的安全，降低不必要的損失。

4 結束語

綜上所述，隨著科技發展，為檔案數字化管理工作提供了更多的發展途徑，這就意味著檔案數字化管理過程中挑戰與機遇并存，要從實事求是的角度出發，不斷實現知識與技術的融合，分批次對館藏檔案進行數字化掃描加工，按照“館藏檔案存量數字化、接收進館檔案增量電子化”工作要求，實現館藏檔案全部數字化。為社會各界決策和信息服務打造一流的優質、高效大數據服務平臺。

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