網絡環境下檔案管理工作策略

王勇

摘 要：在當前網絡時代，網絡信息技術得到了廣泛的應用，在人們的日常生活工作中已經離不開網絡技術。在網絡環境中，人們可以更加方便地對信息進行獲取，同時信息獲取的質量與效率也得到進一步提高，這給檔案信息服務提供了較多的發展機遇。檔案在管理工作中要與時俱進，對互聯網的優勢進行充分利用，從而促進檔案信息服務創新。本文對網絡環境下檔案管理工作進行探討。

關鍵詞：網絡環境;檔案管理;策略

1 網絡環境背景下檔案信息服務與傳統檔案信息服務的比較

從根本上講，傳統的檔案信息服務與網絡環境背景下的檔案信息服務本質上相同，其服務工作的主要目的就是為了方便用戶查詢自己所需的檔案信息。首先，傳統的檔案信息服務相比于網絡環境背景下的檔案信息服務，其在查詢檔案信息時的程序更加繁瑣，用戶要親自去相應的查詢地點才可以進行檔案信息查詢，這樣不僅會給用戶帶來不必要的麻煩，還給相關的檔案信息管理企業帶來諸多不便。而網絡環境背景下的檔案信息服務可以為用戶提供線上服務，用戶可以通過互聯網對檔案信息進行查詢，從而為用戶節省了許多時間，同時也可以根據所需查詢的檔案信息進行個性化分類，以便可以在用戶下一次查詢時提供幫助。其次，從服務的根本上來說，網絡環境背景下的檔案信息服務更加實用，更具現代化理念，通過網絡的方式將檔案信息提供給大眾，用戶可以隨時隨地對檔案信息進行查詢，在更大程度上滿足了用戶對檔案信息的需求，同時也提高了相關檔案信息管理企業在用戶心里的位置。最后，傳統的檔案信息服務對資源和人力的消耗較大，在建設檔案信息服務中心時，需要購入大量的設備，還要聘用大量的人員對用戶進行服務，同時還需對檔案服務人員進行培訓，以便能夠確保檔案信息服務工作的工作效率。但是網絡環境背景下的檔案信息服務在實際應用的過程中可以最大限度地減少資源以及人員的消耗，無需建設檔案信息服務中心，用戶在互聯網上就可以隨時隨地查詢檔案信息，并且只需對客服人員進行培訓，就可以正式投入應用，同時也可以在用戶查詢信息后設置相應的評分項目，這樣一來就可以了解用戶對網絡環境背景下的檔案信息服務是否滿意，同時也會提升相關檔案信息管理企業的發展空間，從而促進其可以更加穩健地發展，并且對網絡環境背景下的檔案信息服務進行創新。

2 網絡環境背景下檔案信息服務創新的主要作用

在網絡環境背景下，創新檔案信息服務的主要作用就是能夠為用戶提供更加方便快捷的服務。首先要在對檔案信息服務進行創新的同時確保檔案信息服務的透明化，使用戶可以更加了解檔案信息服務的相關企業，增加大眾對檔案信息管理企業的了解程度，從而拉近了用戶與企業之間的距離。對檔案信息服務進行創新可以使用戶在查詢檔案信息的過程中監督企業的行為，只有不斷創新才能確保檔案信息管理企業在激烈的競爭中尋找到自己的發展空間并持續發展。企業在網絡環境背景下要對檔案信息服務進行合理的創新，為用戶提供多元化、個性化的服務。

3 網絡環境下檔案管理工作策略

3.1 加強網絡檔案信息安全建設

1）對檔案相關管理人員的安全意識進一步提高。檔案管理工作在完成與網絡技術的結合以后，相關管理人員對檔案管理工作中潛在的風險要有充分的認識，并且要時時保持自身具有高度警惕，使得自身檔案信息安全的意識有全面提高，并且在工作中進一步做好檔案信息維護工作。在對檔案信息進行查詢、更新的時候要嚴格遵守相關流程規定，進而使檔案信息服務中的風險有效降低，對檔案信息安全有更好的保障。

2）進一步做好檔案信息保密工作。首先，檔案管理人員在開展工作的過程中，要嚴格遵守保密制度，在使用過程中，保證檔案信息不會有泄露情況發生。其次，完善網絡檔案信息安全管理體系，健全制度。對檔案文件信息的安全性要進行嚴格的風險評估，并對其存在的風險因素進行詳細分析，將網絡信息安全等級設置到檔案文件當中，并有科學合理的管理措施，從而構建完善的網絡檔案信息安全管理體系，給檔案信息安全提供有效保障。

3.2 創新檔案信息服務網絡

1）建立檔案信息資源數據庫。該數據庫的建設重點就是電子文件數據庫的建立。在完成數據庫的建立以后，相關檔案管理人員對電子文件通過網站進行利用和管理，從而在根本上實現檔案信息網絡數字化。建立完善的檔案信息資源數據庫，檔案管理人員可以更加方便地建設檔案目錄，并開展有效的檢索、視頻檔案的存儲、歸檔，從而推動檔案利用工作順利開展。

2）電子文件要具有自動上傳的功能。在當前網絡環境中，大量的電子文件要經過上傳形式、下載形式。在這種情況下，檔案管理部門可以改變傳統的檔案管理方式，如紙質檔案的收集、上傳等，研究出一套完整的電子文件自動上傳歸檔系統，將該軟件系統在計算機中進行應用，那么在檔案管理工作窗口中就會出現電子文件自動上傳的功能，完成收集的檔案可以及時上傳到檔案信息系統當中。這樣利用人就可能隨時隨地對檔案進行查找使用，進一步提高了工作質量與工作效率。

3）開展在線服務。在當前網絡環境中，檔案管理工作部門的工作方式有待改變，如在使用檔案的時候必須要到檔案部門，尤其是到檔案部門利用檔案原件的方式，必須要進行改變。隨著網絡技術的普及覆蓋，人們的生活、工作以及學習都離不開網絡技術，同時也發生較大的變化。在當前網絡環境中，人們對信息的時效性以及質量有較高的關注度，他們希望通過網絡系統及時獲取各個方面的信息。因此，現代化的檔案信息服務方式必定會被傳統被動的、手工的檔案服務方式取代。檔案管理部門可以通過網絡，將相應專題編匯、電子信箱服務、數據庫查詢等服務方式在網頁上進行展示，從而使人民群眾更好更快地對檔案信息進行查詢與閱覽，另外還可以提供在線咨詢服務，在網絡上與用戶進行交流，對用戶提出的問題進行及時回答。

4）提供現行文件閱覽服務。在改革開放不斷深入推進的背景下，越來越多的人們到檔案室對文件進行查詢閱覽。隨著社會的不斷進步，人們的投資意識不斷增強，并且為了對自身合法權益進行更好的維護，希望對國家政府的相關政策有更加充分更加便捷的了解。為了對新形勢的發展需求有更好的滿足，對工作有進一步轉變，使得工作效率得到進一步提高，并對人民群眾的合法權益有較好的維護，各單位以及各部門要將現行文件都上交到檔案部門，同時檔案部門要對現行文件的接受工作較好完成，搞好現行文件資料的閱覽服務。

3.3 開展網絡化信息服務環境建設

首先，較好地完成經濟建設相關的信息服務建設工作。相關檔案管理人員自身要具備完善的基本產業意識、服務意識，從而在經濟建設市場中有效開展檔案信息服務工作。其次，建立完善的反饋途徑。檔案管理人員想要對檔案信息的社會價值有充分的了解，必須要建立完善的檔案信息使用效果反饋途徑，檔案部門加強對反饋信息的分析與總結，從而對信息的使用情況以及使用方向及時了解，給檔案信息服務工作的開展提供有效條件。

4 結束語

綜上所述，在當前社會快速發展的背景下，各行各業想要得到較好的發展必須要有效開展創新工作。在檔案信息服務工作中，要加強對檔案網絡服務理念、服務環境的創新，并不斷提高檔案管理人員的網絡安全意識，給檔案信息服務的創新提供有效條件。

參考文獻

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