論機關事業單位檔案管理工作的服務創新

劉麗麗

摘 要：隨著社會經濟的快速發展，檔案管理工作備受人們的關注。檔案管理是機關管理工作中的重要組成部分，規范化的檔案管理可提高整個單位的工作效率。因此，本文從機關檔案如何做到規范化的管理現狀出發，探討現階段機關檔案如何做到規范化管理中存在的問題，在文中最后提出解決措施，促進我國機關事業單位檔案管理工作的進一步發展。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理工作;創新

從概念上分析，機關事業單位的檔案工作，主要包含了單位用于服務的一系列文件與資料素材，也是單位歷年來積累形成的各種資源與文件，其中比較多的主要是經營檔案與人力資源檔案。隨著大環境的沖擊與影響，事業單位的檔案管理工作須進一步創新與完善，新的管理體系也需要全面開展與提升，在加強檔案管理工作的同時，也要創新管理體系，完善新的管理體系，對一些未曾出現的困難與挑戰防患于未然，這對檔案管理工作的快速發展有著承上啟下的作用。

1 機關事業單位檔案管理基本概述

檔案管理是機關事業單位的一項非常重要的基礎性工作，對機關事業單位的運作起到很重要作用，社會對機關事業單位檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應不斷增長的社會需求。通過建立完善檔案管理模式，能夠提升機關事業單位的公共服務管理意識。大數據時代的到來，要求機關事業單位檔案具有多種形式化，多種數據化的特點，要進行多種服務創新才能滿足大數據的要求，因此檔案管理工作要從傳統的紙質記錄轉變為現代化的計算機數字化管理。健全機關事業單位檔案管理工作，將檔案管理的隱蔽化，單一化逐漸變換成服務大眾的信息公開化，將檔案內容讓普通大眾接受監督，這樣會增加檔案管理的服務大眾意識，有助于增加群眾對政府的公信力度。

2 機關事業單位檔案管理所存在的問題

2.1 缺乏對檔案管理的重視

1）認識上存在誤區。部分人員認為檔案管理中只有保存好檔案，不出現丟失與損壞的現象即可，如此則導致檔案管理工作受到影響。2）檔案的價值主要體現在使用階段。正因為沒有從本質上認識到檔案管理的重要性，且在檔案管理中缺乏主觀能動性，所采取的檔案管理手段比較落后，導致檔案整體利用率低下，無法體現出價值與作用。3）檔案管理部門未做好檔案管理工作的宣傳，未形成和諧的工作氛圍。據了解，在機關事業單位檔案管理部門有少部分人員并非檔案專業，在日常工作中只能按部就班工作，因缺乏專業的理論知識，沒有對檔案的行政作用、傳承作業、業務作用加以宣傳，進而未形成良好的工作氛圍。

2.2 檔案管理制度不完善

這里所說的檔案管理制度不完善指的是電子檔案管理系統管理方面的缺陷，目前流行的電子檔案管理模式大大減輕了工作人員的壓力，檔案的查詢效率也得到提升。但是電子管理系統依然有不完善的地方，比如檔案查詢權限不明確，電子檔案監督管理制度的缺失等等，這些缺陷導致檔案管理工作中違法不良事件時有出現，對機關事業單位整體的形象造成負面影響。

2.3 檔案管理人員素質不高

檔案工作是一項業務性很強的工作，檔案管理者素質的高低直接影響檔案管理工作質量，尤其隨著計算機網絡技術的進一步發展，檔案管理也從傳統的管理模式向數字化、信息化模式發展，對檔案管理人員提出了更高的要求。當前，機關事業單位的檔案管理人員存在的問題主要表現在：一是主動服務意識不強。檔案管理人員大多在檔案材料收集上都是被動地等材料而不是主動收集材料，被動提供利用而不是主動服務。二是業務素質不高，專業技術知識匱乏。他們中很多都沒有受過專業培訓，從傳統檔案材料收集、檔案的整理、檔案的鑒定、檔案的保管、檔案的編目與檢索、檔案的編輯與研究、檔案的統計和檔案的利用到電子文件的組件、分類、排列、編號、編目等環節掌握得都不深不透，導致在實際運用中經常出現問題，給檔案管理工作帶來很多弊端。三是缺乏開拓創新精神，工作安于現狀，對新鮮事物不愿意接受。比如對館藏信息資源、利用情況進行檔案編研;歸檔電子文件的格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲;數字化、信息網絡化等現代化管理手段在檔案管理中的開發應用，這些都是檔案管理人員需要學習研究的重要課題。四是政治素質還有待于提高，保密意識還需要進一步加強。

3 完善機關事業單位檔案管理服務創新的途徑

3.1 加強對檔案管理工作的認識與重視

1）做好檔案宣傳工作。讓每一位人員都能夠清楚地認識到檔案管理的重要性，擴大檔案管理的影響力，在宣傳上可以采取全員宣講，或者借助單位內網進行宣傳，如此可在無形之中提高檔案管理的整體地位。2）對《檔案法》加以宣傳。讓每一位檔案人員都能知法與懂法，進一步增強自身的檔案法律意識。3）積極做好檔案開發利用工作。這是檔案價值的最終體現，不僅要做好檔案收集與保管，并且還需要針對實際的情況編制可行的檢索工具，滿足檢索要求。

3.2 完善檔案工作體制機制，健全各項檔案管理制度

完善檔案工作體制機制，就是要真正形成各部門、各單位共同參與檔案工作的格局。各機關事業單位要以加強綜合檔案室建設為基礎，根據實際工作需要，各科室配備兼職檔案工作人員，負責本科室檔案材料的收集整理工作，形成以綜合檔案室為中心，各科室為分支覆蓋整個單位的檔案管理工作機構，保證檔案材料收集工作的完整。綜合檔案室集中收集保管本單位各類檔案材料并提供利用，按規定向上級檔案館移交檔案。此外，健全完善切合實際的各項檔案管理制度、工作職責也是非常必要的。當前，隨著檔案事業的不斷發展，一些機關事業單位檔案制度、工作職責不健全、不完善、可操作性差等現象比較突出。各機關事業單位都要依據檔案法的有關規定結合本單位實際，健全、完善各項行之有效的檔案管理制度和工作職責。包括檔案歸檔立卷制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統計制度、檔案管理人員工作職責等，建立的規章制度要簡明適用、可操作性強。

3.3 加強工作人員技能培訓

檔案分類可以提高檔案管理的安全性。從現代科學技術的能力來看，也離不開人為的操作，人才是整個檔案管理工作的關鍵。只有對檔案管理人員的技能加以培訓，檔案管理工作的效率才能根本得到優化。在人員培訓過程中，整個過程要進行全程監控，選拔合格的人才去勝任這個崗位，人才到位了才能改善機關檔案管理工作的不良現狀，管理效率才能得到提升。

4 結語

通過以上分析論述可知，綜合檔案管理工作在事業單位中有著非常重要的意義，通過分析得知，目前檔案管理工作中存在著諸多的問題并未得到解決，作為檔案管理工作人員，我們必須加強完善檔案管理工作的體系與制度，不斷探索與實踐，打破之前的傳統管理模式，合理利用信息化管理模式，進一步提升管理水平與效率，當前這項工作無疑是繁瑣復雜的綜合性工作，工作人員不但具備過硬的專業知識，還要有足夠的耐心與服務熱情去面對未知的諸多問題，為提升檔案工作打好基礎，為實現信息化檔案管理工作模式做出努力。

參考文獻

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