企業(yè)檔案管理中推行精細(xì)化管理的措施

劉玉平

摘 要：近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展也十分迅速。對(duì)于企業(yè)管理來(lái)說(shuō)，檔案管理是其中非常重要的一部分，其直接關(guān)乎到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益。基于此，本文主要針對(duì)精細(xì)化管理在企業(yè)檔案管理中心的應(yīng)用進(jìn)行了詳細(xì)的分析，希望能夠更好的實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案服務(wù)功能的最大化。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;精細(xì)化管理;措施

尤其是在當(dāng)前信息化時(shí)代飛速發(fā)展的趨勢(shì)下，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)更加頻繁，產(chǎn)生的檔案資料繁雜多樣，這給檔案管理工作人員帶來(lái)了極大挑戰(zhàn)。精細(xì)化管理理念，能夠有效應(yīng)對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案管理的困境，保障檔案資料的真實(shí)性與全面性，為企業(yè)工作開(kāi)展提供可靠的支撐。本文將通過(guò)分析企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題，探索企業(yè)檔案管理中推行精細(xì)化管理的策略，為管理人員提供參考與建議。

1 精細(xì)化管理在企業(yè)檔案管理中的意義

1）精細(xì)化管理可以為檔案管理創(chuàng)造有利條件。在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，通過(guò)實(shí)施精細(xì)化管理模式可以更好地使檔案管理人員之間形成有效的連接，不斷提高協(xié)作效率，這樣可以化解在傳統(tǒng)模式下檔案管理可能存在的風(fēng)險(xiǎn)與矛盾，為構(gòu)建完善的檔案管理體系奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，同時(shí)也對(duì)常態(tài)化的檔案管理具有極大的促進(jìn)作用。

2）明確檔案管理人員的職責(zé)。為了使精細(xì)化管理真正落實(shí)到位，首先需要加快規(guī)章制度的建設(shè)，通過(guò)規(guī)章制度更好地明確檔案管理人員的職責(zé)，這樣才能使檔案管理井然有序。其次，對(duì)檔案管理中的各項(xiàng)資料文件也要做好日常處理，這樣才能為檔案管理體系建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，使得個(gè)人的責(zé)任變得更加清晰。

3）有助于形成良好的檔案管理文化。在精細(xì)化管理模式下，企業(yè)需要加強(qiáng)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)，通過(guò)業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)形成良好的企業(yè)管理文化，這樣可以落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度，進(jìn)而不斷提高整個(gè)檔案管理水平。與此同時(shí)，還可以促使檔案管理工作逐步朝著制度化的方向發(fā)展，通過(guò)制度做好管理。

2 企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

1）檔案管理制度不完善，管理水平薄弱。很多企業(yè)檔案管理制度與職責(zé)都十分模糊，沒(méi)有完善的檢查考核措施，同時(shí)也沒(méi)有將檔案管理與企業(yè)發(fā)展建設(shè)同步規(guī)劃、共同發(fā)展。大部分企業(yè)在近期與遠(yuǎn)期規(guī)劃發(fā)展中，通常都會(huì)對(duì)企業(yè)規(guī)模、設(shè)備、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員以及人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行全面且詳細(xì)規(guī)劃，但是對(duì)檔案管理以及檔案設(shè)備的投入完全沒(méi)有融入到規(guī)劃范圍內(nèi)，導(dǎo)致檔案管理不能與企業(yè)共同發(fā)展，很多重要資源檔案收集不全面，造成企業(yè)檔案資料不完整，不系統(tǒng)。另外，由于管理混亂原因，很多重要檔案難以查找，進(jìn)而使得檔案作用不能全面發(fā)揮。這種滯后的檔案管理方式會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)整體管理水平的提升，同時(shí)也會(huì)影響基礎(chǔ)技術(shù)水平的有效提升。

2）檔案管理模式較為落后。很多企業(yè)在檔案管理的職責(zé)和制度上不夠完善，沒(méi)能全面的進(jìn)行措施的檢查考核，同時(shí)還沒(méi)有將其納入企業(yè)建設(shè)中。在當(dāng)前新時(shí)期背景下，大多數(shù)企業(yè)在發(fā)展規(guī)劃中，一般都會(huì)將各個(gè)方面詳細(xì)的進(jìn)行分析，例如企業(yè)規(guī)模以及人員結(jié)構(gòu)等方面，而在設(shè)備投入以及檔案管理方面則是比較忽視，從而使得很多檔案資源收集不完全。又或者是管理較為混亂，查找起來(lái)非常的困難，難以將檔案的作用充分的發(fā)揮出來(lái)。在這種情況下，企業(yè)管理水平很難得到有效的提升，發(fā)展也會(huì)嚴(yán)重受阻。

3）企業(yè)檔案管理隊(duì)伍培養(yǎng)力度薄弱。企業(yè)檔案材料形成部門(mén)的檔案意識(shí)不強(qiáng)，加之管理水平限制，嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案工作的過(guò)程監(jiān)督與檔案質(zhì)量控制。目前隨著企業(yè)發(fā)展體系的不斷改革，導(dǎo)致檔案管理工作不斷被弱化、削減，培養(yǎng)工作未能受到企業(yè)重視，進(jìn)而使得大量人才流失。另外，由于企業(yè)檔案管理人員長(zhǎng)時(shí)間忙于瑣碎事務(wù)，缺少系統(tǒng)性培訓(xùn)，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力與企業(yè)整體發(fā)展不適應(yīng)，使得檔案管理工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)狀態(tài)。如檔案管理人員在接收檔案資料之后，經(jīng)常無(wú)法準(zhǔn)確判斷其系統(tǒng)排列整理情況，主要原因就是缺少專(zhuān)業(yè)知識(shí)培養(yǎng)，只能被動(dòng)接收檔案資料，對(duì)所接收的檔案文件缺少判斷力，進(jìn)而導(dǎo)致檔案歸檔與實(shí)際檔案文件資料不相匹配。

3 精細(xì)化管理在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用措施

1）加強(qiáng)精細(xì)化檔案管理制度建設(shè)。當(dāng)前，對(duì)企業(yè)檔案管理體制予以完善已慢慢成為促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平和管理效率提高的關(guān)鍵措施。要想和當(dāng)前企業(yè)發(fā)展趨勢(shì)及要求相符，實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體管理水平的提升，就必須確保企業(yè)檔案管理工作的高效性，而把企業(yè)檔案管理工作做好的關(guān)鍵，即對(duì)檔案管理制度予以完善。運(yùn)用精細(xì)化理念開(kāi)展檔案管理制度建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的最佳化，并基于此，確保管理標(biāo)準(zhǔn)和管理內(nèi)容的規(guī)范性，企業(yè)管理者要借助合理方法和措施完善檔案管理制度，要竭盡所能將檔案管理的有效性增強(qiáng)。此外，相關(guān)部門(mén)也要對(duì)檔案管理中各個(gè)步驟和環(huán)節(jié)進(jìn)行合理劃分和分配，并選擇某一固定時(shí)間考核管理人員，這樣既能在一定程度上促進(jìn)管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和職業(yè)水平的提高，同時(shí)還能把管理人員的工作效率提高，從而為企業(yè)之后順利開(kāi)展日常工作提供方便。

2）優(yōu)化檔案管理流程。在當(dāng)前企業(yè)生產(chǎn)模式逐漸改變的情況下，檔案管理的服務(wù)對(duì)象、工作任務(wù)和管理模式等都有所不同，尤其是隨著現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用，極大地促進(jìn)了檔案管理流程的優(yōu)化。為了提升檔案存儲(chǔ)與利用價(jià)值，需要加強(qiáng)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，對(duì)于文件歸檔的有效性進(jìn)行合理控制。根據(jù)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的要求，促進(jìn)檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化和適時(shí)化，滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作需求。與此同時(shí)，精細(xì)化管理的重點(diǎn)是量化管理，因此應(yīng)該盡可能制定詳細(xì)的量化指標(biāo)，對(duì)管理工作進(jìn)行約束與監(jiān)督，以提升檔案管理流程的順暢性和規(guī)范性。

3）增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)。精細(xì)化管理屬于一種全新的現(xiàn)代化管理理論，所以對(duì)于很多企業(yè)檔案管理人員來(lái)說(shuō)較為陌生。因此要想在企業(yè)檔案管理中更好的實(shí)施精細(xì)化管理，那首先就得針對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的崗前培訓(xùn)。在實(shí)際培訓(xùn)過(guò)程中，企業(yè)需要注重理論和實(shí)踐的有效結(jié)合，并且加強(qiáng)精細(xì)化管理的指導(dǎo)，以此來(lái)使得所有檔案管理工作人員的心中都能夠牢固的樹(shù)立這一理念。除此之外，還應(yīng)該定期的組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，充分的考慮到企業(yè)檔案管理具體情況，以此來(lái)有效的提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)他們的創(chuàng)新意識(shí)和理論研究能力，只有這樣才能夠更好的保證精細(xì)化管理可以切實(shí)落實(shí)。最后就是科學(xué)的建立激勵(lì)機(jī)制，通過(guò)各種方法將精細(xì)化管理逐漸的轉(zhuǎn)變成為員工的自覺(jué)行為，這樣必定能夠極大的提升企業(yè)檔案管理的水平，并且對(duì)于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)也有著很大的促進(jìn)作用。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，將精細(xì)化管理理念融入檔案工作之中，既是為科研生產(chǎn)服務(wù)的現(xiàn)實(shí)需要，更是檔案工作可持續(xù)發(fā)展的重要途徑。所以，所有檔案管理人員都要將高度的使命感和責(zé)任感樹(shù)立起來(lái)，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，促進(jìn)檔案管理能力的提高，積極實(shí)施企業(yè)檔案的精細(xì)化管理理念，大膽實(shí)踐和探索，在企業(yè)發(fā)展的道路上將自身的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，為企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]謝家祝.檔案精細(xì)化管理在檔案管理中的實(shí)踐應(yīng)用[J].城建檔案，2019（06）：75-76.

[2]宮曉東.我國(guó)企業(yè)檔案管理理念問(wèn)題分析[J].檔案學(xué)通訊，2019（03）：12-15.

[3]王巍.關(guān)于企業(yè)檔案管理精細(xì)化的探討[J].辦公自動(dòng)化，2019，21（23）：51-55+59.

[4]張?jiān)伱?精細(xì)化管理在高校檔案工作中的實(shí)踐與探究[J].管理觀察，2018（29）：131-132.

[5]張旭利.精細(xì)化管理在科技檔案工作中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，10（27）：105-105.