醫(yī)院檔案管理在促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中的作用探析

惠洪海

[摘 要] 醫(yī)院文獻檔案的內(nèi)容相對復(fù)雜，包括病例個案、財務(wù)信息及人事信息等方面，檔案工作肩負著記錄醫(yī)院演變發(fā)展全程的責(zé)任，對促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的有重要作用。檔案管理作為醫(yī)院日常工作的主要組成部分之一，其工作效率與檔案信息利用率密切相關(guān)，一旦忽略其管理環(huán)節(jié)則無法發(fā)揮作用。本文以醫(yī)院檔案管理為切入點，分析其促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的作用，進一步提出具體的管理措施，旨在為相關(guān)從業(yè)人員積累更多的實踐經(jīng)驗。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院檔案 管理 醫(yī)院 持續(xù)發(fā)展

醫(yī)院檔案指醫(yī)療機構(gòu)日常工作中所形成具有保留價值的歷史記錄，其保存形式包括文字、圖表及聲像等。從本質(zhì)上看，醫(yī)院檔案全面客觀記錄醫(yī)院于不同時間段及不同社會背景條件下所發(fā)生的事件、所參與的活動及所獲得的成績，往往被視為醫(yī)院發(fā)展歷史的見證[1]。同時，做好醫(yī)院檔案管理工作不僅能大幅度提升醫(yī)院各項日常工作的效率，增強總體醫(yī)療技術(shù)水平，更能保證醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層決策的合理性及科學(xué)性，為醫(yī)院管理機制改革提供強有力的參考依據(jù)。由此可見，充分利用醫(yī)院檔案信息資源能為醫(yī)療機構(gòu)科研及管理等工作作出貢獻，有助于實現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展的目標(biāo)。本文針對“醫(yī)院檔案管理在促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中作用”進行分析研究具有重要的價值意義。

一、醫(yī)院檔案管理促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的作用分析

（一）推動醫(yī)院進步

信息時代之中科學(xué)技術(shù)水平趨向成熟，而醫(yī)院可持續(xù)性發(fā)展無法脫離創(chuàng)新科學(xué)技術(shù)的支持。由此可見，將臨床實踐與科學(xué)技術(shù)相結(jié)合，能突出臨床實踐的應(yīng)用優(yōu)勢，創(chuàng)造出全新的技術(shù)成果，而上述技術(shù)應(yīng)用過程屬于良性循環(huán)，能全面記錄于檔案信息之中[2]。從科技檔案內(nèi)容角度來看，所包含的信息技術(shù)及實踐經(jīng)驗可能成為新興技術(shù)被大范圍推廣的參考依據(jù)，為醫(yī)院科學(xué)技術(shù)水平得到深層次提升提供強有力的支持及保障。

（二）提升服務(wù)質(zhì)量

病歷檔案作為醫(yī)院檔案的主要組成部分，具有內(nèi)容復(fù)雜及管理難度大等鮮明特點，并且病歷檔案與廣大人民群眾切身利益間存在著密切聯(lián)系，一旦管理水平不佳則直接影響疾病防控及群眾日常保健的效果[3]。由此可見，做好病歷檔案整理歸檔工作在醫(yī)院檔案管理工作有著極其重要的地位及作用，往往需要管理人員第一時間收集與群眾密切相關(guān)的健康信息，予以歸類分析，提取有效的醫(yī)療信息，有助于大幅度提升醫(yī)療機構(gòu)水平，保證醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。

（三）深化技術(shù)改革

設(shè)備檔案占據(jù)著醫(yī)院檔案管理極其重要的地位及作用。從本質(zhì)角度來看，設(shè)備檔案往往被視為醫(yī)院固定資產(chǎn)的重要參考依據(jù)，而查閱設(shè)備檔案能幫助醫(yī)療機構(gòu)全方位掌握大中型醫(yī)療設(shè)備的使用狀況。例如，使用頻率、運轉(zhuǎn)現(xiàn)狀及使用年限等，為醫(yī)療設(shè)備再次購置提供相應(yīng)的參考依據(jù)[4]。同時，做好設(shè)備檔案管理工作不僅避免出現(xiàn)資源浪費，更能為全新醫(yī)療設(shè)備引進提供參考依據(jù)，做到真正意義上的深化醫(yī)院技術(shù)改革，提升服務(wù)條件。

（四）保證合理決策

與其他部門相比，醫(yī)院檔案管理部門肩負著妥善保存所有醫(yī)院檔案信息的職責(zé)，為促進醫(yī)院可持續(xù)性發(fā)展提供相應(yīng)的參考依據(jù)。以分配房屋為例，貫徹落實以人為本的工作原則，利用提供住房來吸引更多的專業(yè)人才，此時檔案查詢的作用充分發(fā)揮，能從中綜合考量醫(yī)務(wù)人員工齡、職稱及學(xué)歷，最大限度保證房屋分配的合理性。同時，利用檔案查詢手段能了解醫(yī)務(wù)人員論文發(fā)表及執(zhí)業(yè)證書的基本情況，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)層決策。

（五）營造建設(shè)氛圍

醫(yī)德檔案不同于其他類型檔案，其演變形成無法脫離醫(yī)院正常運行的支持，往往被視為約束醫(yī)務(wù)人員日常行為的檔案。醫(yī)德檔案內(nèi)容相對復(fù)雜，不止包括醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)在管理制度，更囊括了相應(yīng)的獎懲考核機制，甚至包括患者醫(yī)療滿意度等評價指標(biāo)。由此可見，醫(yī)德檔案的綜合性相對較強，而妥善使用及合理管理醫(yī)德檔案能明顯改善原本緊張的醫(yī)患關(guān)系，有助于營造良好的醫(yī)療氛圍。

二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)存問題分析

（一）管理人員問題

從目前我國醫(yī)院檔案管理水平來看，普遍存在忽略檔案管理環(huán)節(jié)的問題，尚未從根源上認識到檔案管理的必要性及重要性，甚至極個別醫(yī)療機構(gòu)可能出現(xiàn)交由非專業(yè)人員開展檔案管理的情況，由于這些人員對于檔案管理業(yè)務(wù)的了解程度遠遠不足，無法調(diào)動其工作熱情及積極性，不具備崗位敬業(yè)精神[5]。同時，醫(yī)院大多數(shù)檔案管理人員往往身兼數(shù)職，流動性較強，一旦遭遇緊急醫(yī)療任務(wù)則極易抽調(diào)管理力量，造成檔案管理工作空崗空待的現(xiàn)狀。此外，極個別管理人員深受自身管理水平局限的影響，錯誤認為檔案管理等同病歷整理，難以充分調(diào)動其工作熱情及積極性，導(dǎo)致檔案信息保管不全，直至喪失檔案憑證。

（二）管理制度問題

醫(yī)院科室多，有大量檔案信息需要歸檔整理，而且檔案信息類型多樣，例如：音像類、檔案類及原始病歷類等，而醫(yī)院僅僅將檔案交付于某個科室，尚未制定科學(xué)合理的規(guī)范化管理系統(tǒng)，無法取得令人滿意的管理效果。同時，受缺乏統(tǒng)一歸檔標(biāo)準的影響，其匯總信息量少且不存在監(jiān)督檢查環(huán)節(jié)，造成目標(biāo)考核環(huán)節(jié)喪失原本的作用，最終形成雜亂無章的管理現(xiàn)狀，造成極其被動的管理局面。此外，大多數(shù)醫(yī)院檔案管理仍沿用傳統(tǒng)手工模式，完成信息檢索及信息收集的任務(wù)，計算機技術(shù)應(yīng)用水平相對滯后，無法實現(xiàn)信息化檔案管理目標(biāo)。

三、醫(yī)院檔案管理的實踐措施分析

（一）搭建管理組織

在實際管理的過程中，相關(guān)醫(yī)院以充分調(diào)動管理人員工作熱情及主觀能動性為前提條件，轉(zhuǎn)變其傳統(tǒng)檔案管理意識，提高崗位責(zé)任感，讓員工從根源上認識到開展檔案管理工作的必要性及重要性，持續(xù)豐富檔案管理手段，搭建專業(yè)化的檔案管理組織，并且加大對于日常檔案信息收集環(huán)節(jié)的重視程度，綜合考慮檔案信息類型日趨多樣化的特點，不斷健全檔案管理模式。同時，盡量優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)及管理流程，側(cè)重于關(guān)注動態(tài)化檔案信息的變化情況，方可滿足醫(yī)院各個部門、患者及社會層面的使用需求，最大限度提高醫(yī)院檔案的利用率，為促進醫(yī)院可持續(xù)性發(fā)展提供強有力的支持。

（二）規(guī)范管理流程

在實際管理的過程中，相關(guān)醫(yī)院必須持續(xù)健全各種管理機制，圍繞檔案管理相關(guān)法律法規(guī)搭建完善健全的管理系統(tǒng)，不得脫離醫(yī)療機構(gòu)具體情況，突出其管理機制的科學(xué)性及合理性，并且側(cè)重于貫徹落實管理機制，充分發(fā)揮管理機制的作用，真正做到約束檔案管理工作的錯誤行為。同時，遵循相應(yīng)的考評準則及獎懲機制，調(diào)動管理人員工作熱情及積極性。例如，針對管理行為準確且工作態(tài)度負責(zé)的工作人員予以適當(dāng)?shù)木癃剟罴拔镔|(zhì)獎勵，針對管理行為錯誤且工作態(tài)度疏忽的工作人員予以適當(dāng)?shù)膽土P，確保檔案管理工作有序開展，大大提高其檔案管理的規(guī)范性及科學(xué)性。

（三）融合信息技術(shù)

隨著科學(xué)技術(shù)蓬勃發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作也應(yīng)貫徹落實與時俱進的原則，大力推行科學(xué)化發(fā)展道路，方可實現(xiàn)信息化檔案管理目標(biāo)。因此，在實際管理的過程中，相關(guān)醫(yī)院必須適當(dāng)加大投入比重，加強對檔案管理的重視程度，將檔案管理與醫(yī)療服務(wù)放置于同樣位置，納入財政預(yù)算體系，并且主動融合信息技術(shù)手段，做好高科技檔案管理設(shè)備的采購工作。例如，采購掃描儀及微機等設(shè)備服務(wù)于檔案管理工作。而融合信息技術(shù)手段無法脫離操作簡單且可行性強管理方法的支持，盡量細化其管理流程且具體至個人，以達到激發(fā)管理人員主觀能動性的目標(biāo)，進一步促進醫(yī)院可持續(xù)性發(fā)展。

四、結(jié)語

本文通過探究，認識到醫(yī)院檔案管理是一項相對復(fù)雜系統(tǒng)的工作，肩負著記錄醫(yī)院演變發(fā)展全程的工作職責(zé)，對于醫(yī)院長遠發(fā)展的影響深遠。因此，相關(guān)管理人員必須秉持實事求是的工作原則，以持續(xù)提升自身管理水平及業(yè)務(wù)知識為前提條件，樹立廣大職工崗位責(zé)任感及使命感，從根源上認識到檔案管理的必要性及重要性，爭取更多的資金支持。同時，醫(yī)院加大對于管理人員崗位培訓(xùn)的重視程度，方可大幅度提升醫(yī)院檔案管理工作水平，為實現(xiàn)推動醫(yī)院深層次發(fā)展目標(biāo)提供強有力的支持。

參考文獻：

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