從城建檔案利用實例探究檔案的開發利用工作

劉蓉

[摘 要] 城建檔案是城市建設的真實記錄，隨著城市建設化進程的不斷加快，城建檔案在城市發展建設中占據著重要的位置。因此，做好城建檔案的開發工作和利用具有重大的意義，本文以郴州市為例，對城建檔案開發利用工作進行了研究探討。

[關鍵詞] 城建檔案 實例 檔案開發 檔案利用

城建檔案管理的重點工作主要在于接收檔案、管理檔案以及利用檔案，接收和管理檔案的最終目的也是為了便于社會各界對城建檔案的利用，因此需要對城建檔案進行合理的開發和利用，這樣才能夠在最大程度上實現城建檔案管理工作的意義。郴州市城鄉建設檔案館自1985年成立以來，為廣大群眾提供了便利的服務，直接或間接的幫助群眾解決了實際問題。下面筆者以2019年度檔案利用典型實例予以分析

一、檔案利用實例記錄

（一）城建檔案為城市規劃、產權糾紛、辦理手續等工作提供依據

1.辦理產權手續方面

2019年6月底，我館接待了多位市民，經了解得知，市民都是來館中查詢建房檔案的，因為自家小孩需要辦理入學手續，而手續中必須要有相關的房產證明才能夠確定小孩的入學區域，可是因為都是自建房，建房當時并未辦理相關的房產手續，而有關的資料自己又沒能保存好，導致資料丟失，只有來到我館尋求幫助。我館的工作人員在了解到事情的緣由之后，立即為市民調閱并復印了建房檔案，為市民辦理產權手續提供了依據，幫助市民有效解決了小孩上學的問題。

2.產權糾紛方面

2019年5月底，郴州市蘇拖小區的業主來到了我館，拿著介紹信表示要調閱相鄰小區的整體規劃圖，我館工作人員在了解其目的之后得知，原來是蘇拖小區和相鄰棕櫚園小區的消防通道歸屬問題沒有處理好，導致如今蘇拖小區暫時沒有消防通道，蘇拖小區的業主更是擔心小區內的消防問題，此次特來我館了解小區的整體規劃情況。我館工作人員也立即為蘇拖小區的業主調取了小區規劃紅線圖和小區規劃平面圖，經過我館工作人員的回訪，蘇拖小區業主已經將收到的證明材料上報給了政府相關部門和郴州市規劃局，此后規劃局的工作人員也去現場進行檢查。小區業主還反饋，相關部門會進一步核實情況并對消防通道進行整改，且會時刻監督整改情況。我館的工作讓蘇拖小區的業主放心，也為市民維權提供了有效依據[1]。

3.城市規劃方面

2019年5月，因為郴州市需要開展排水系統調查和研究工作，郴州市市政設計研究院、湖南省建筑設計院的工作人員相繼來到我館，主要是為了查詢郴州市中心城區的地下管線資料，相關工作人員在與我館簽訂了保密合同之后，隨之拷貝了相關的數據。通過我館提供的數據，工作人員進行了現場勘查工作，同時為摸清城市排水系統的問題，深入地進行了分析，提出了針對性的解決方案。這樣一來便鞏固了城市污染防治效果，彌補了城鎮排水設施的缺陷，從而進一步推進了城市排水系統的增效提質，同時促進了城市規劃的發展，實現了郴州市城鎮化的發展[2]。

（二）城建檔案為城市工程改（擴）建、維修、管理等工作提供依據

1.工程改（擴）建方面

郴州火車站建設于1988年，至今運營時間超過了30年。隨著時間的推移，火車站的外觀逐漸破舊，火車站內相關設施簡陋，候車條件差，給廣大旅客帶來了極大的不便。在2019年4月，中鐵上海設計院集團有限公司、郴州市發展投資公司的工作人員來到我館，主要是為了改建郴州火車站客運設施的工程，工作人員在我館中查閱并復制了郴州火車站相關的工程檔案和火車站片區地下管線資料，該資料和檔案為城市建設、鐵路站房建設提供了相應的幫助，且進一步幫助郴州火車站提升其綜合運輸能力[3]。

2.房屋裝修方面

2019年3月，湖南省電力郴州蘇仙分公司的技術人員李先生來到了我館，咨詢了電力公司綜合樓竣工圖的存檔情況，我館工作人員詳細地向他詢問了查閱資料的原因。他表示，電力公司綜合樓建設于2006年，因時間太久，綜合樓內部的設施已經逐漸老化，需要重新進行改造和裝修，但是他們卻無法確定房屋承重梁以及房屋承重墻的位置，因此來到了我館查詢相關資料。我館工作人員立即為李先生調取了6卷電力公司綜合樓的竣工圖。后經回訪，李先生從我館中調取的資料幫了大忙，為綜合樓的裝修改造提供了極大的幫助。

3.解決消防隱患方面

2019年1月，郴州市和府物業服務有限公司的工作人員曹女士來到了我館，稱要調取北湖商業城項目的竣工圖，我館工作人員向其詢問了情況。經過了解，曹女士稱為迎接消防部門的消防檢查，需在我館調取商業城的相關工程資料，以此了解北湖商業城中消防設施設備的實際情況，便于進行整改和維護。我館工作人員立即為曹女士調取了8卷北湖商業城的檔案，并為其復印了相關的圖紙，為項目的整改工作節約了大量的時間。此后，我館工作人員對曹女士進行了回訪，了解到物業公司已經根據我館提供的檔案對北湖商業城進行了自檢，并在之后順利通過了消防檢查，在此過程中城建檔案為商業城消除安全隱患提供了一定的依據[4]。

（三）城建檔案為工程評優等工作提供依據

湖南省每年一度的“省優質工程”的評優活動拉開序幕之后，在2019年1月份到3月份，湖南省郴州建設工程集團有限公司、湖南省郴州市第二建筑工程公司的工作人員也與城建檔案館取得了聯系，希望尋找相關資料。在湖南省優質工程的申報程序中必須要用到以下材料：工程全貌和工程主要部位質量情況的彩色照片、工程項目消防驗收資料、工程項目竣工驗收備案資料等。因為有的資料單位檔案部門保管不妥當，而導致資料丟失，但是部分資料需要城建檔案館出具檔案驗收的相關證明之后才具有一定的效用，種種原因就導致公司的工程評優工作陷入了困境。城建檔案館的工作人員對他們熱情的接待，并為他們提供了參與評優工作的驗收佐證資料，同時幫助他們調取了悅秀名城、紫宸瀾山、玫瑰園、錦繡東城、龍泉名邸、西城美域等工程的歸檔驗收資料等，共計30余卷。在此之后，城建檔案館對公司進行了隨訪，了解到調取過資料的工程均被評選為了湖南省最優工程，部分樓棟還評上了湖南省“芙蓉獎”?？梢姡墙n案對于建設工程來說，是進行核查的主要標準[5]。

（四）城建檔案為城市建設科學研究、總結經驗等工作提供依據

1.城市建設總結經驗方面

2019年9月，郴州市檔案局（館）聯合蘇仙區檔案館、北湖區檔案館和我們城鄉建設檔案館共同承辦了“壯麗70年奮斗新時代——慶祝中華人民共和國成立70周年圖片展”，在活動開展過程中，城鄉建設檔案館也提供了許多老城區的檔案照片，通過這些老照片，與現今郴州市發展的照片進行比較，展示了郴州市70年來社會、經濟發展上的變化。

2.城市建設科學研究方面

2019年6月，郴州市規劃設計院的工作人員來到了城鄉建設檔案館，希望尋求我們的幫助，為了解郴州市城市建設情況提供相關的文獻資料，也為城市編制空間規劃提供科學研究的信息。我館為其提供了1992年的《郴州市建設志》和1993年的《郴州市志》等資料，通過了解文獻來充分認識郴州市城市建設的歷史，也同時探究了城市規劃發展的規律，通過科學決策、弊短揚長，為城市空間規劃提供了相應的參考[6]。

二、檔案開發利用工作的分析

從上述利用實例可以看出，城建檔案不僅僅是城市建設、城市工程改（擴）建、城市規劃、城市管理以及城市重建的信息來源，還是維護市民合法權益的有效依據。檔案作為一種原始記錄，它所含的信息資源具有巨大的開發利用價值。筆者認為要做好開發利用，就要充分認識檔案的信息價值，深入開發檔案資源，使其充分發揮作用。

（一）加大檔案宣傳，轉變服務理念

檔案利用率與人們對城建檔案工作的認知度和重視度有關，檔案管理部門要轉變觀念，檔案工作者要放下“倉庫保管員”的身份，樹立主動服務意識，通過走出去、請進來等方式，利用各種渠道去宣傳引導，提高人們對城建檔案工作的重視。

（二）充實館藏資源，豐富館藏載體

豐富的館藏資源是開發利用檔案的前提條件，城建檔案管理部門要按照規定接收和收集所屬范圍的所有檔案，并注意檔案的系統性和連貫性，檔案載體可包含紙質、電子、音頻、視頻、3D模型等多樣化形式。

（三）加快信息化建設，提高利用效率

隨著大數據時代的到來，我們要打破傳統的檔案資源管理模式，加強檔案資源數字化建設，打造信息服務平臺，實現各業務部門信息資源互通共享，為人們提供安全、高效、便捷的檔案查詢利用服務。

（四）加強隊伍建設，提升檔案人員素質。

新時代背景下，城建檔案資源的開發利用涉及建筑、規劃、安全保密、信息化技術、數據分析處理等多元知識結構，這也對檔案管理人員提出了更高的要求，城建檔案管理部門需要強化檔案管理人員的責任意識，加強檔案管理相關專業知識和信息化技術的學習，針對崗位內容進行專業培訓和經驗交流，提升檔案人員工作能力和業務水平。

三、結語

總體來說，城建檔案管理工作的重要性不容忽視，開發與利用城建檔案的信息資源，對于促進城市規劃工作的開展，有著重要的意義，對社會和經濟的發展也有重要作用和價值。如何進一步開發和有效利用城建檔案，是相關管理人員必須重視的工作。管理人員應該不斷加強自身專業管理能力，學習先進管理手段，為扎實做好城建檔案管理工作，全面提升城建檔案管理的水平，順利實現城建檔案資源的開發和利用目標。

參考文獻：

[1]聶敏環.城建檔案開發利用面臨的挑戰及其對策[J].城建檔案，2019（11）：41-42.

[2]劉琳.城建檔案管理及開發利用探究[J].赤子，2019（25）：201.

[3]高黨莉.芻議城建檔案信息資源的開發利用[J].辦公室業務，2019（14）：77.

[4]杜厚勤.城建檔案業務工作數字化管理辦法[J].裝飾裝修天地，2019（23）：119.

[5]宋曉艷.城建檔案的文化屬性及其開發利用探究[J].卷宗，2019，9（19）：43.

[6]劉磊.信息化條件下如何做好城建檔案的開發利用[J].建筑工程技術與設計，2019（15）：6018.