紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合探討

伍小軍

摘 要：在信息技術(shù)快速發(fā)展背景下，電子檔案管理得到了社會各界的廣泛認(rèn)可，此種管理方式與傳統(tǒng)紙質(zhì)管理方式之間具有明顯差異，只有促進(jìn)二者互相融合，才能提升檔案管理方式科學(xué)性。本文首先對紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理特點(diǎn)作出闡述，然后對紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理差異進(jìn)行分析，最后結(jié)合實(shí)際情況，對紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合展開探討。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案;電子檔案;融合

紙質(zhì)檔案管理方式具有悠久的使用歷史，在長期使用中，可以發(fā)現(xiàn)其具有明顯優(yōu)勢，但也同時存在一定弊端，電子檔案管理是新時代技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，其應(yīng)用便捷性較為明顯，但同時也會面臨網(wǎng)絡(luò)干擾等問題，只有積極促進(jìn)紙質(zhì)檔案管理、電子檔案管理有效融合，才能讓兩種方式做到取長補(bǔ)短，共同提升管理質(zhì)量。

1 紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理特點(diǎn)

1.1 紙質(zhì)檔案管理

在紙質(zhì)檔案管理工作中，其信息存儲載體主要為紙張，因此，其具有和其他紙質(zhì)物品相似的管理特點(diǎn)。主要為：（1）信息明確。在存儲管理、信息檢索過程中，紙質(zhì)檔案可以讓信息呈現(xiàn)變得更為明確，利用索引可以對所需檔案資料信息進(jìn)行快速查閱，與此同時，在不使用信息技術(shù)、計算機(jī)設(shè)備的前提條件下，檔案管理工作人員往往可以對工作環(huán)境快速適應(yīng)，不會受到過多外部干擾。（2）存放時間長。紙張具有較好的存儲性、耐久性，在收納整理紙質(zhì)檔案之后，往往可以對其進(jìn)行長期保存[1]。

1.2 電子檔案管理

利用信息技術(shù)，可以有效完成電子檔案管理工作，其主要特點(diǎn)為：（1）管理內(nèi)容多元。和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案管理內(nèi)容要更為多元，具體包含音頻檔案、圖片檔案、視頻檔案、文字檔案等，此類檔案可以讓整體信息變得更為豐富、生動。（2）存儲量大。紙質(zhì)檔案管理所需紙張數(shù)量相對較多，在電子檔案管理中，只需U盤、硬盤、網(wǎng)盤即可完成檔案信息存儲工作，其載體體積相對較小，但存儲量較大。

2 紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理差異

2.1 環(huán)境差異

紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理在管理環(huán)境方面具有明顯差異，在紙質(zhì)檔案存儲管理過程中，其對設(shè)備要求相對較低，但應(yīng)保證其環(huán)境干燥性，陽光充足性，避免有潮濕、蛀蟲等問題出現(xiàn);在電子檔案管理過程中，其對電子設(shè)備存儲空間要求相對較高，對電子設(shè)備使用性能要求相對較高，因此，需保證其空間、性能滿足存儲要求，與此同時，應(yīng)定期對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行殺毒、升級，保證硬件、軟件環(huán)境可以對管理工作開展起到支持作用。

2.2 方法差異

紙質(zhì)檔案與電子檔案管理過程中，二者之間查閱方法具有明顯差異，在二者融合時，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理人員往往會因自身管理習(xí)慣、查閱習(xí)慣而影響融合進(jìn)程推進(jìn)。在紙質(zhì)檔案查閱中，主要是依靠人工進(jìn)行檢索，其查閱速度相對較慢，在電子檔案查閱中，主要是利用電子設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行查閱，速度相對較快。

2.3 要求差異

紙質(zhì)檔案管理過程中，需要管理工作人員保證檔案擺放有序性、整齊性，在電子檔案管理過程中，需要管理工作人員對電子設(shè)備操作做到充分熟悉，如果有需要，可以對檔案信息予以快速調(diào)出。

3 紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

3.1 共存管理

紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理在融合過程中，相關(guān)單位部門應(yīng)對二者共存管理予以高度重視。就目前發(fā)展來看，紙質(zhì)檔案在長時間內(nèi)都不會面臨淘汰，而電子檔案管理也不會在短時間內(nèi)成為唯一管理方法，二者會在長時間內(nèi)共存。其主要原因?yàn)椋海?）電子檔案的形成基礎(chǔ)是紙質(zhì)檔案，在很多情況下，都需要借鑒紙質(zhì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)才能完成電子檔案管理工作;（2）在檔案管理工作開展中，電子檔案具有易于保存、高效特點(diǎn)，但與此同時，因信息技術(shù)、人員操作等因素影響，也有可能導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息丟失等現(xiàn)象，此時，需要借助紙質(zhì)檔案對電子檔案信息進(jìn)行完善處理，彌補(bǔ)丟失內(nèi)容。現(xiàn)階段，電子檔案與紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化可以歸納為兩種情況，一是已經(jīng)構(gòu)建電子檔案的單位，需要依照具體規(guī)定、要求利用紙質(zhì)檔案當(dāng)作備份，進(jìn)而讓紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理并存;二是已經(jīng)構(gòu)建電子檔案單位在向其他單位傳輸檔案信息時，需要轉(zhuǎn)化其為紙質(zhì)版本，進(jìn)而導(dǎo)致二者管理并存[2]。

3.2 互動管理

在紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理共存的基礎(chǔ)上，二者之間的互動交流勢必增強(qiáng)，因此，在二者融合過程中，相關(guān)單位應(yīng)做好互動管理工作，促進(jìn)融合進(jìn)程加快。紙質(zhì)檔案管理、電子檔案管理固然屬于不同管理系統(tǒng)，之間差異相對較大，但只有增強(qiáng)互動配合，才能讓檔案信息完善程度、存儲水平以及管理任務(wù)完成效率得到有效提升，在具體工作開展中，首先，相關(guān)單位部門應(yīng)明確紙質(zhì)檔案管理、電子檔案管理工作方式具有互相影響特點(diǎn)，紙質(zhì)檔案管理體系可以為電子檔案管理工作開展起到借鑒作用，而電子檔案管理長處可以供紙質(zhì)檔案管理工作學(xué)習(xí);其次，相關(guān)單位部門應(yīng)保證二者互相影響具有促進(jìn)作用，在管理體系發(fā)展進(jìn)程中，應(yīng)努力讓二者形成一致性，讓紙質(zhì)檔案管理看得見的信息優(yōu)勢以及電子檔案管理先進(jìn)、便捷優(yōu)勢得到有效結(jié)合，共同提升管理工作水平。

3.3 風(fēng)險管理

為促進(jìn)紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理得到有效融合，相關(guān)單位部門應(yīng)針對不同管理方式面臨風(fēng)險展開分析，積極構(gòu)建融合風(fēng)險管理體系，并在體系中對不同管理方式風(fēng)險應(yīng)對措施進(jìn)行細(xì)化處理。現(xiàn)階段，檔案管理風(fēng)險產(chǎn)生原因主要可歸納為自然環(huán)境因素、內(nèi)部因素與社會環(huán)境因素，其中自然環(huán)境因素主要為保管場所因素、天災(zāi)因素，內(nèi)部因素主要包含軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施因素、檔案管理制度因素、系統(tǒng)設(shè)計因素，社會環(huán)境因素主要包含用戶因素、同行因素以及支持部門因素。在風(fēng)險融合管理過程中，首先，應(yīng)對工作人員進(jìn)行科學(xué)組織，完成紙質(zhì)檔案與電子檔案風(fēng)險管理融合體系構(gòu)建工作，檔案管理工作人員可以作為體系構(gòu)建主導(dǎo)人員，對體系構(gòu)建過程起到推動作用;其次，單位部門應(yīng)完成風(fēng)險管理方案制定工作，在管理方案中，主要包含調(diào)研準(zhǔn)備工作、風(fēng)險識別工作、風(fēng)險評估工作以及風(fēng)險應(yīng)對工作、監(jiān)督反饋工作內(nèi)容，在調(diào)研準(zhǔn)備過程中，需要對風(fēng)險管理范圍、風(fēng)險管理等級、數(shù)據(jù)質(zhì)量評估進(jìn)行確認(rèn)，在監(jiān)督反饋工作中，需要對風(fēng)險管理全過程進(jìn)行跟蹤，依照監(jiān)控情況，可以對風(fēng)險管理方案進(jìn)行科學(xué)制定、合理調(diào)整[3]。

結(jié)束語：

綜上所述，在我國檔案管理工作開展中，無論采用紙質(zhì)檔案管理方式還是電子檔案管理方式，都會面臨一些問題，檔案管理工作人員通過對其環(huán)境、方法、要求差異做到全面了解，并做好共存管理、互動管理、風(fēng)險管理等工作，可以對二者融合起到促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊洋.紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（23）：104-105.

[2]劉宏偉.電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理[J].中外企業(yè)家，2019（22）：131.

[3]張曉磊.信息時代背景下電子檔案管理探討[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2019（06）：30-31.