關于信息設備資產管理流程的研究與實踐

寧敏芳 謝強

摘 要：隨著社會的發展和經濟的進步，企業的辦公環境得到較大的改善，添置了大量的現代化信息設備（設備主要是指：臺式計算機、工作站、報工機、工控機、打印機等），價值極高，資產規模和數量極大。但是這些財產，對于有些個人或者集體，依然在采用著傳統的紙質人工手工記錄的方式來記錄財產的分配調撥等去向，這樣的管理方式看上去很廉價方便，但是從可持續發展的角度來考慮這件事情，就會發現這樣的管理方式已經慢慢的不能適應將來的經濟發展了。需要有效提升信息設備資產全生命周期管理水平。

關鍵詞：信息設備;全生命周期;資產管理;信息化。

概述：固定資產管理是企業管理中的一個重要組成部分，固定資產具有價值高、使用周期長、管理難度大等特點。針對這些問題，該系統通過業務流程管理的方式，從而實現固定資產的信息化管理。

一、信息設備資產管理存在的問題

（一）信息設備來源不一致

（1）在信息設備采購中，由于硬件部分經費不足（審核減少），導致計算機數量不能與各單位上報數量對應。造成后續又打申請報告追加采購現象，增加管理成本。

（2）數控設備、計量設備采購時自帶的計算機、打印機等設備，雖資產進行了整體登記，但對計算機、打印機后續管理包括建賬、使用、維修、報廢無法跟蹤，不符合安全保密要求。

（3）采購合同中貨物名稱與實物銘牌型號規格不完全一致，而資產管理中，每個班組都是獨立維護臺賬和資源信息的，存在維護分界點，且缺乏溝通，因此導致帳實不符。

（二）信息設備資產維護方式存在漏洞

在進行資產管理的過程中，每個班組都是獨立維護臺賬和資源信息的，存在維護分界點。在這種情況下就會引發一些問題。比如，維護人對對信息更新不及時，就會導致維護分界點兩邊所擁有的信息不一致，最終是信息化設備資產管理出現不合理的情況。由于信息化設備數量龐大且流動性比較強，盡管各個設備臺賬維護責任人能夠保證在日常運維工作后及時維護、更新負責的資源信息，但是，基于信息化設備的特殊性，這種方法依然存在一些弊端，比如，設備調撥簽字難跑，紙質調撥單易丟失、信息傳達不及時、帳物調整有延時性等都可能導致帳實不符的情況。

二、信息化設備資產管理流程研究

通過對信息化設備進行有效的資產管理，不僅能夠規范相關流程，還可以從根本上防止不必要的成本費用支出，最終大大提升企業的經濟效益。公司希望通過對資產管理的探究能夠實現設備管理的標準化、程序化和集中化。以網上流程的方式管理信息設備，能夠實現對信息設備資產的全過程監管，從而實現業務管理專業與信息專業兩者之間的有機融合。

（一）開展資產全生命周期管理功能

（1）資產管理流程優化

在進行資產管理的過程中，業務流程發揮著極其重要的作用，從預算、采購渠道、驗收（登記）、領用、變更、維修、報廢全流程梳理，精細每個環節，制定規范模板，要做到分工明確，并且加強各部門之間的溝通與協調，責任到人，才能最終實現高效管理的目標。

（2）信息系統集成

打通信息設備全生命周期管理系統與ERP資產業務通道，全面建立自動對應核查關系，統籌規劃計算機資產業務信息化，流程網絡化。這樣做，不僅為決策工作的有效進行提供了證據，還促進了資產管理的規范化和標準化。

（二）系統功能實現

（1）設備登記流程

該模塊主要實現對新采購設備登記錄帳管理。設備采購分為零星采購和集中采購，設備采購回來后由設備主管部門資產管理員辦理設備登記手續。

各單位零星采購：設備主管部門進行登記->信息設備管理員進行設備確認->財務部確認資產錄入ERP系統;

集中采購：設備主管部門進行登記->財務部確認資產錄入ERP系統。

（2）設備調撥流程

各單位提交設備新增、以舊換新需求計劃，報設備主管部門;

設備主管部門根據需求辦理設備調撥手續：調出單位信息設備管理員進行設備確認->調出單位會計進行資產確認->調入單位信息設備管理員進行設備確認->調出單位會計進行資產確認->設備主管部門資產管理員確認->財務部在ERP中調整資產帳;

（3）設備上交流程

各單位上交需要報廢的設備;

申報單位提交設備上交流程->申報單位審批意見（處長及以上領導）->提交設備主管部門進行技術鑒定->設備主管部門審批->資產管理員接收設備->技術人員進行硬盤處理;

（4）設備報廢流程

辦公自動化設備無利用價值，由設備主管部門資產管理員統一提交報廢申請->設備主管部門鑒定->公司領導審批->相關部門對設備進行處理->財務部進行資產銷賬;

三、資產系統化管理成效

（一）利用系統流程的方式對設備進行生命周期管理，系統自動對實物進行自動編號，進而打印實物三碼標簽，為每個資產發行“資產身份證”，同時建立資產臺賬，可以動態、實時的跟蹤設備的使用情況。

（二）實現了帳卡物統一管理，通過在資產盤點中對資產編碼、設備編碼以及資產價值信息的拆分與初始化，為公司信息化設備資產統一管理奠定了基礎。為每個資產發行“身份標簽”，保證了帳物一致。

（三）信息系統的使用帶來了管理模式的改變和企業經濟效益的提高，節省了人為各處跑簽字等繁瑣工作，提高了工作效率。

四、結論

通過對信息設備資產管理流程信息化研究與實踐，工作效率明顯提高，隊伍綜合能力得到提升，流程進一步清晰嚴謹。

基礎管理是企業生產經營的根基，盡管很繁瑣但非常重要。工作實踐中不僅需要理論指導、嚴格管理，推進過程中更需要科學管理，需要耐心、細致，領導要帶領全員參與，最后形成規范標準。對于歷史原因形成的事實，必須要客觀評價，敢于擔當的精神來處置。

計算機資產只是公司資產的一類，要全面管好資產，利用信息化手段發揮好設備資產的效能，至少還需要3～5年。資產管控好了，也為智能制造打下堅實基礎。

參考文獻：

[1]班克斯《企業自查管理和籌資風險》經濟管理出版社

[2]容焱、劉衛《固定資產無形資產核算技能與案例》2003中國財政經濟出版社

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