新時期高校二級學院行政秘書工作現(xiàn)狀及素質(zhì)提升策略

徐燕茹

新時期高校二級學院行政秘書工作繁重復(fù)雜，工作職責廣泛，是聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)、部門以及師生之間的重要橋梁和紐帶，對教育教學工作順利開展尤為重要。對工作中的各個環(huán)節(jié)都要把控到位、溝通到位、執(zhí)行到位。對此，本文根據(jù)高校二級學院行政秘書的工作現(xiàn)狀，提出了相應(yīng)的素質(zhì)提升策略，以提高工作質(zhì)量，為二級學院教育教學順利進行提供重要保障。

一、研究背景及意義

在新時期，高校要實現(xiàn)穩(wěn)步發(fā)展， 充分體現(xiàn)辦學理念和社會價值， 就必須要有高效的行政管理工作。伴隨著高等教育大眾化進程進一步加快，全國高校的辦學規(guī)模、教育層次和辦學水平不斷提高，二級學院管理的作用日益凸顯，逐步成為高校實施行政管理的重要形式。二級學院行政秘書作為高校行政管理工作隊伍的重要一員， 是高校行政管理政策的執(zhí)行者、落實者、反饋者， 是聯(lián)系學院與學校、學院與學院、學院與師生之間的重要橋梁紐帶， 在落實、完成并反饋學校管理部門與基層行政管理單位工作任務(wù)方面發(fā)揮重要作用。二級學院行政秘書工作繁雜，服務(wù)對象廣泛。因此，針對新時期高校二級學院行政秘書的現(xiàn)狀，提升秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理能力，是保障二級學院教育教學工作順利開展的有力保障。

二、新時期高校二級學院行政秘書現(xiàn)狀

（一）工作繁重復(fù)雜，效率有待提升

1.高校二級學院行政秘書工作繁重復(fù)雜，工作職責廣泛，對于學校相關(guān)部門下達的各項任務(wù)，要有針對性地傳達，并根據(jù)指示精神做出相應(yīng)的部署和后續(xù)上報及歸檔工作。同時面對廣大的師生群體，工作既要講究時效還要保證質(zhì)量。作為溝通和傳遞信息的橋梁紐帶，對于工作各個環(huán)節(jié)都要把控到位、溝通到位、執(zhí)行到位，這需要秘書有足夠的耐心和精力去完成每項工作。

2.行政秘書是校級行政部門以及師生信息的交匯點，也是各種問題和矛盾最集中的地方，積極有效地協(xié)調(diào)和溝通是行政秘書每天都要做的工作。因此，行政秘書必須得從大量的工作中整理出頭緒，要保障各項工作有序開展、按時完成，必須督促到位、關(guān)注到位，這勢必需要秘書付出更多的精力與時間。

3.二級學院在進行工作安排和溝通的過程中，缺乏對應(yīng)的規(guī)章制度，從而導(dǎo)致參與者在行動上無法保持一致性，要想妥善處理某些事情需要反復(fù)進行確認和溝通，浪費了行政秘書的時間和精力，很多時候事務(wù)的處理過度依賴人的經(jīng)驗，而不是通過規(guī)章制度進行約束，這種事務(wù)的處理方式，也是影響行政秘書工作效率的重要原因。

（二）缺乏職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提升

1.高校二級學院行政學院秘書崗位入職門檻普遍偏低，人員素質(zhì)以及專業(yè)知識水平參差不齊，同時，二級學院作為一個獨立的教學單位，在高校方針政策的指引下，各種培訓進修、職稱評聘、工作考核等都向教師教學和科研傾斜，導(dǎo)致秘書自身職業(yè)發(fā)展目標不明確，工作能力提升缺乏動力，致使人員流動性大，隊伍穩(wěn)定性差。

2.很多高校二級學院行政秘書并非專業(yè)人員，沒有系統(tǒng)的學習過秘書學、教育學和管理學，日常忙于業(yè)務(wù)工作，無暇顧及業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)和提高。行政秘書普遍缺乏自主學習的動力和毅力，沒有長遠的職業(yè)規(guī)劃，對自身專業(yè)知識學習缺乏興趣，業(yè)務(wù)素質(zhì)提升能力有限，自身在論文撰寫以及科研方面欠缺主動性，更高層次的專業(yè)理論知識儲備匱乏，有的甚至放棄職稱晉升的機會，不能積極地通過自學專業(yè)知識給自己補給來提升專業(yè)素養(yǎng)。

（三）缺乏創(chuàng)新意識，工作效率有待提高

在實際工作中，行政秘書接觸的程序化以及重復(fù)性的工作很多，這使得行政秘書很容易拘泥于傳統(tǒng)的工作模式之中，創(chuàng)新思維受限。另外，由于高校的硬件設(shè)施以及資源配置的原因，一些辦公設(shè)備老化、故障頻出，秘書又習慣于依賴這些常用的硬件辦公設(shè)施和資源，再加上秘書缺乏對現(xiàn)代化信息技術(shù)手段的了解和應(yīng)用，在處理突發(fā)狀況時不能得心應(yīng)手，直接導(dǎo)致工作的效率受到影響。

三、新時期高校二級學院行政秘書素質(zhì)提升策略

（一）提高政治理論水平，加強職業(yè)道德素養(yǎng)

高校承載著立德樹人的使命，作為高校教育管理中的一員，行政秘書必須具備政治理論修養(yǎng)，要深入學習新時代中國特色社會主義理論，用馬克思主義觀點分析問題、解決問題、實事求是。行政秘書要自覺做到遵章守制，嚴格按照流程辦事，做到謙虛謹慎。遵守職業(yè)道德，忠于職守、誠實守信，在工作中起表率作用。虛心向他人學習，認真聽取領(lǐng)導(dǎo)和同事的意見和建議，對于工作中出現(xiàn)的問題和難題，要積極尋求解決途徑，發(fā)揮好溝通和協(xié)調(diào)作用，從自我做起，提高學院員工的凝聚力，積極倡導(dǎo)和諧的工作氛圍。

（二）轉(zhuǎn)變思想觀念，改進工作方法

1.新時期行政秘書已經(jīng)不是傳統(tǒng)觀念上的服務(wù)型隊伍，行政秘書要將個人的發(fā)展和素質(zhì)能力提升融入到高校的建設(shè)發(fā)展之中，行政秘書應(yīng)該建立自我學習的常態(tài)化，加強政策理論學習，及時了解高校的實際情況，掌握基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息，學習專業(yè)知識以及與崗位相關(guān)的技能，力求多學、深鉆，使思維更活躍，促使自己在學校的不斷發(fā)展中取得新成績。

2.行政秘書不但要認真貫徹落實學院的工作部署，還要輔助領(lǐng)導(dǎo)和各行政部門完成相關(guān)環(huán)節(jié)的工作，要想提高辦事效率，就要求秘書轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，要直接性與輔助性相結(jié)合，服務(wù)性與協(xié)調(diào)性相結(jié)合，針對性與綜合性相結(jié)合，以提高工作效率和工作質(zhì)量為根本出發(fā)點，從被動輔助向積極主動配合轉(zhuǎn)化，做好溝通協(xié)調(diào)工作，依據(jù)每項工作的重要性及緊急程度，有條不紊地開展工作。

（三）增加知識儲備，提高工作能力

行政秘書要適應(yīng)高校改革發(fā)展的步伐，從教育、管理專業(yè)知識到與工作相關(guān)的心理學、法律、統(tǒng)計、辦公軟件等知識都要有所了解，做到在實際工作中靈活運用。在信息化高速發(fā)展的今天，行政秘書尤其要具備網(wǎng)絡(luò)信息處理能力和通過網(wǎng)絡(luò)協(xié)調(diào)各項工作的能力，特別要熟悉使用日常辦公軟件，善于更新和利用其高效、便捷的優(yōu)勢，在提高秘書自身專業(yè)化知識水平的同時，實現(xiàn)工作效率與處理各項事物的能力同步提升。

（四）培養(yǎng)創(chuàng)新型思維和工作模式，提高工作質(zhì)量

1.行政秘書首先要做好服務(wù)工作，在思維方式、服務(wù)方式上要提高創(chuàng)新。在服務(wù)意識上，不但要積極主動，而且要有超前服務(wù)意識，在飛速發(fā)展的信息化時代，行政秘書要對現(xiàn)實的工作進行正確的研判，根據(jù)其規(guī)律找出工作的現(xiàn)實需求和潛在需求，積極探索其工作對領(lǐng)導(dǎo)及師生服務(wù)的動態(tài)適用性。實事求是，求真務(wù)實，堅持問題導(dǎo)向，抓實質(zhì)，找準重點，勤于思考，善于反思，在工作上保持積極主動，處理問題機動靈活，提高把握政策的能力，確保工作順利完成。

2.面對自動化、無紙化的辦公潮流，要加強辦公信息技術(shù)化，摒棄傳統(tǒng)的工作思維方式和方法，充分利用現(xiàn)代化信息手段，建立有效的溝通平臺，提高信息傳達時效性以及溝通的便捷性。敢于突破傳統(tǒng)思維的局限性，根據(jù)事物的發(fā)展規(guī)律去思考問題，尋求解決途徑，要把工作想在前、做在前，重效率，重協(xié)作，做到嚴謹科學、精簡高效，切實提高工作質(zhì)量。

四、結(jié)語

新時期高校二級學院行政秘書要與時俱進，從自身發(fā)展出發(fā)，加強學習，建立學習的常態(tài)化，不但要向書本學，還要向身邊的先進學，提高服務(wù)質(zhì)量，提高團隊凝聚力，積極構(gòu)建和諧的工作氛圍。不斷更新工作思維，以提高服務(wù)質(zhì)量為出發(fā)點，積極創(chuàng)新工作方法，積極利用現(xiàn)代化信息技術(shù)提高工作效率，為二級學院教育教學順利進行提供重要保障。（作者單位：大連理工大學城市學院）